สู่ปีที่ 27 ของการเป็นบริษัทจัดหางานสำหรับบริษัทญี่ปุ่นแห่งแรกในไทย
—— ช่วยพูดถึงภาพรวมธุรกิจให้ฟังหน่อยค่ะ
บริษัทเราก่อตั้งเมื่อปี 1994 ให้บริการจัดหาบุคลากรทั้งชาวไทยและญี่ปุ่นเพื่อเข้าบรรจุเป็นพนักงานในบริษัทญี่ปุ่น ในตอนนั้นยังไม่มีบริษัทที่ให้บริการแบบนี้เลย บริษัทญี่ปุ่นที่มาทำธุรกิจที่ไทยต่างเจอปัญหา “พนักงานลาออกบ่อย” กันทั้งนั้น ผมก็เลยคิดว่าจะเป็นคนแก้ปัญหานั้นให้พวกเขาเอง โดยยึดถือปรัชญาในการให้บริการตั้งแต่นั้นเรื่อยมาว่าจะไม่ใช่แค่ “แนะนำงาน” เพื่อให้เกิดการจ้างแบบขอไปทีเท่านั้น แต่จะเป็นบริษัทจัดหางานที่ “แนะนำบุคคล” เพื่อให้ทั้งคนหางานและคนจ้างงานเข้าใจกันทั้งสองฝ่าย
—— ตอนนี้มีขยายธุรกิจอื่นนอกเหนือจากการจัดหาบุคลากรด้วยใช่ไหมคะ
นอกจากบริการจัดหาบุคลากร เรายังมีบริษัทในเครือที่ให้บริการล่ามแปลภาษาไทย-ญี่ปุ่น-อังกฤษ บริการออฟฟิศให้เช่า (OFFICE23) บริการจัดหาล่ามฟรีแลนซ์ สำนักงานบัญชี จัดสัมมนาสำหรับคนไทยและญี่ปุ่น รวมถึงที่ปรึกษาด้านธุรกิจด้วย รวมบริษัทในเครือด้วยตอนนี้มีพนักงานทั้งหมด 80 คน ซึ่งถือเป็นเรื่องที่ดีมากที่บริษัทมีการเติบโตขึ้นเรื่อยๆ ทุกปี
ใช้ Teachme Biz ช่วยจัดการงานที่หลากหลายมากขึ้นพร้อมกับธุรกิจที่เติบโตขึ้น
—— ช่วยเล่าที่มาของการเลือกใช้ Teachme Biz ให้ฟังหน่อยค่ะ
ผมเริ่มนำ Teachme Biz เข้ามาใช้เมื่อปลายปี 2019 แต่จริงๆ แล้วประมาณ 1 ปีก่อนหน้านั้นได้รู้จักกับคุณมาเมะดะ MD ของ Studist Thailand จึงได้รู้จัก Teachme Biz ด้วย แต่ตอนนั้นกำลังยุ่งกับงานของตัวเองอยู่จึงไม่ได้วางแผนที่จะใช้งาน แต่หลังจากนั้นพนักงานในบริษัทก็เริ่มมีการผลัดเปลี่ยนหมุนเวียนไปเรื่อยๆ ระบบภายในบริษัทจึงมีการเปลี่ยนแปลง จึงเกิดปัญหาการทำงานโดยมีการพึ่งพิงบุคคลใดบุคคลหนึ่งมากเกินไป ขั้นตอนการทำงานไม่เป็นมาตรฐานเดียวกัน แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับพนักงานแต่ละคน เป็นต้น ผมจึงคิดว่า ในอนาคตนั้น ถ้าจะพัฒนาการบริการให้ดีขึ้นได้จำเป็นจะต้องแก้ปัญหาเหล่านี้ ต้องดำเนินการขั้นตอนการทำงานแต่ละงานด้วยมาตรฐานเดียวกัน ให้บริการด้วยลูกค้าด้วยคุณภาพที่ดีอย่างเท่าเทียมกันในทุกสถานการณ์ให้ได้ ซึ่งในขณะที่คิดแบบนั้นอยู่ก็นึกถึง Teachme Biz ขึ้นมา เลยศึกษาข้อดี ค่าใช้จ่ายต่างๆ ของ Teachme Biz อีกครั้งหนึ่ง และตัดสินใจใช้งานในที่สุด
คุณ Yasushi Odahara Managing Director
บริษัท PERSONNEL CONSULTANT MANPOWER(THAILAND) CO., LTD.
—— ได้ยินว่าใช้ Teachme Biz ทำเอกสารแนะนำร้านอาหารที่เปิดขายแบบ Delivery ในช่วงทีไวรัสโควิด-19 ระบาดด้วย
ไวรัสโควิด-19 ได้สร้างความเสียหายให้กับธุรกิจหลายวงการ โดยเฉพาะร้านอาหารที่ไม่อนุญาตให้รับประทานอาหารภายในร้าน ซึ่งผมก็มองเห็นความเดือดร้อนของพวกเขาเหล่านั้น และเห็นว่าแต่ละร้านได้เปลี่ยนรูปแบบการให้บริการเป็นแบบเดลิเวอรี่ จึงใช้ Teachme Biz มาทำเป็น “รวมร้านอาหารที่มีบริการเดลิเวอรี่” ทั้งหมด 47 ร้าน (Japanese in BKK! Our Hero! Fighting!) เพราะคิดว่าอยากจะช่วยโปรโมทข้อมูลเหล่านี้ให้พวกเขาด้วย ซึ่งสิ่งที่ช่วยเปลี่ยนไอเดียที่ฉุกคิดได้อย่างกะทันหันเหล่านี้ให้เป็นรูปเป็นร่างได้ก็คือ Teachme Biz
※รวมร้านอาหารที่มีบริการเดลิเวอรี่「Japanese in BKK! Our Hero! Fighting!」
แจกแจงงานของแต่ละแผนกแล้วใช้ Teachme Biz สร้างมาตรฐาน
—— พอได้ลองใช้จริงแล้วรู้สึกว่าจุดเด่นของ Teachme Biz คืออะไรคะ
ส่วนที่โดดเด่นที่สุดน่าจะเป็นเรื่อง “ใช้งานง่าย แถมยังสร้างคู่มือได้อย่างรวดเร็ว” ครับ ที่ผ่านมาเราใช้โปรแกรมอย่าง Excel Power Point หรือ Word ในการบันทึกการทำงานของแต่ละแผนก แต่เราสร้างเอกสารโดยไม่เคยคำนึงถึงเรื่อง “การดูง่าย” เลย เอกสารที่อุตส่าห์ทำขึ้นมาจึงไม่มีใครดู ได้แต่เก็บเอาไว้อย่างนั้น แถมเอกสารเหล่านั้นเป็นเอกสารที่สร้างขึ้นตามความสะดวกของผู้สร้าง หากมีบุคคลที่สามเข้าไปแก้ไขนิดหน่อยก็อาจทำให้ตำแหน่งอักษรคลาดเคลื่อน หรือภาพที่อยู่ในเอกสารหายไปได้ เป็นเอกสารที่ใช้งานยาก แต่ Teachme Biz มีฟอร์แมตตายตัว ไม่ว่าใครจะเป็นคนสร้างก็ได้เอกสารที่มีคุณภาพเท่ากันหมด แถมยังสามารถแนบรูปหรือวิดีโอลงไปได้ง่ายๆ ทำให้สามารถ “ดู” ภาพหรือวิดีโอเพื่อทำความเข้าใจข้อมูลแทนที่จะอ่านตัวอักษรที่มักจะถูกมองข้าม เป็นบริการที่เหมาะกับบริษัทที่ต้องการสร้างมาตรฐาน เพื่อให้บริการได้อย่างเท่าเทียมกันในทุกสถานการณ์อย่างแท้จริง
—— เสียงตอบรับจากพนักงานเป็นอย่างไรบ้างคะ
ตอนนี้ยังไม่ได้ขยายการใช้งานไปยังพนักงานทุกคน แต่ก็มีพนักงานที่เคยทำงานในโรงงานอุตสาหกรรมซึ่งเข้าใจความยากของการสร้างคู่มือการทำงานเป็นอย่างดี ตกใจกับการใช้งานง่ายของ Teachme Biz แล้วบอกว่า “Teachme Biz ช่วยลบภาพจำที่เคยคิดว่าการสร้างคู่มือ = งานวุ่นวายออกไปได้หมดเลย”
คุณ Hiromi Matsumoto Senior manager จาก Y LINK CO.,LTD. KOKOKARA CO.,LTD.
—— รับบทบาทสำคัญเวลามีพนักงานเข้าใหม่ด้วยใช้ไหมคะ
27 ปีที่ผ่านมาก็มีประสบการณ์เรื่องพนักงานลาออกมาบ้าง แต่ก่อนที่จะใช้ Teachme Biz นั้นปกติแล้วคนลาออกจะต้องเป็นคนสอนงานให้คนใหม่โดยตรง แต่ส่วนใหญ่จะรับคนใหม่มาไม่ทัน คนลาออกก็ออกไปแล้ว เลยต้องให้พนักงานคนอื่นที่ไม่ใช่ผู้รับผิดชอบงานนั้นโดยตรงเป็นคนสอนงาน ทำให้รายละเอียดขั้นตอนการทำงานแตกต่างไปจากมาตรฐาน แต่ถ้ามีคู่มือการทำงานที่สร้างขึ้นด้วย Teachme Biz จะสามารถถ่ายทอดขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องและเป็นมาตรฐานได้อยู่เสมอโดยไม่ต้องให้ใครมาทำแทน ประหยัดเวลาที่ใช้ในการสอนพนักงานใหม่ได้เยอะด้วย
ตอนนี้กำลังทยอยเก็บข้อมูลจากพนักงานแต่ละคนเพื่อทำคู่มือการทำงาน นอกจากนี้ยังคิดว่าจะใช้ Teachme Biz มาทำเป็นลิสต์รายการงานที่พนักงานใหม่ต้องเรียน หรือหัวข้ออบรมสำหรับพนักงานใหม่ เพื่อรวบรวมรายการงานและหัวข้ออบรมที่ต้องให้พนักงานใหม่เรียนรู้ในช่วงแรกของการเริ่มงาน เพื่อใช้เป็นตัวชี้วัดความเข้าใจที่พนักงานใหม่มีต่องานด้วย
สร้างคู่มือการทำงานของทั้งแผนกจัดหางาน ออฟฟิศให้เช่า และแปลภาษา
—— ยกตัวอย่างให้ฟังหน่อยค่ะว่าแต่ละแผนกใช้ Teachme Biz อย่างไรบ้าง
ส่วนงานที่ใช้ Teachme Biz เยอะที่สุดจะเป็นส่วนงานออฟฟิศให้เช่า (OFFICE23) ซึ่งเป็นออฟฟิศให้เช่าที่มีการบริการพร้อมสำหรับบริษัทญี่ปุ่นที่เริ่มทำธุรกิจที่ประเทศไทย โดยปกติแล้วจะมีพนักงานชาวญี่ปุ่นประจำอยู่ ซึ่งในเบื้องต้นได้ให้พนักงานประจำส่วนงานนั้นทำคู่มือการทำงานทั้งหมดเสร็จเรียบร้อยแล้ว ที่สร้างคู่มือได้อย่างรวดเร็วน่าจะเพราะว่าเนื้อหางานส่วนใหญ่เป็นงานรูทีนที่ต้องทำเป็นประจำ เช่น การทำหนังสือสัญญา การออกใบเรียกเก็บเงินหรือใบเสร็จรับเงิน หรือการติดต่อเพื่อแจ้งการต่อสัญญากับลูกค้า เป็นต้น
หลังจากทำคู่มือการทำงานเสร็จแล้วก็ให้พนักงานชาวญี่ปุ่นลองทำงานนั้นโดยดูคู่มือประกอบ ผลปรากฎว่าได้รับฟีดแบ็กจากเจ้าตัวว่า “สามารถเข้าใจเนื้อหาของงานได้โดยไม่มีข้อสงสัยใดๆ ถึงแม้ว่างานนั้นจะเป็นงานที่ไม่เคยทำมาก่อนก็ตาม นอกจากนี้การใช้งาน Teachme Biz ยังง่ายมาก ทำให้สามารถใช้งานได้อย่างราบรื่น” พนักงานคนนั้นเพิ่งมาเริ่มงานที่บริษัทได้เพียง 3 เดือน แต่สามารถรับผิดชอบหน้าที่อัปเดตเนื้อหาคู่มือร่วมกับหัวหน้างานได้แล้ว นอกจากนี้ยังมีฟีดแบ็กจากผู้ที่ทำหน้าที่อบรมพนักงานว่า “ไม่ต้องคอยสอนงานซ้ำๆ หลายๆ รอบแล้ว ทำให้มีเวลาโฟกัสงานของตัวเองมากขึ้น”
ตอนนี้มีแผนว่าจะทำคู่มือแนะนำข้อมูลสำหรับคนที่เพิ่งเคยใช้บริการเป็นครั้งแรก กับ คำถามที่พบบ่อยด้วย และหากว่าพนักงานภายในองค์กรใช้งาน Teachme Biz ได้อย่างลงตัวแล้วคิดว่าจะมอบหมายให้พนักงานที่เมื่อก่อนเคยอยู่แต่ส่วนหน้างานได้ลองทำงานอื่นเช่นงานเซลล์ด้วย อีกอย่างนึงที่คิดว่า Teachme Biz มีส่วนช่วยเยอะคือสามารถแยกงานส่วนที่ทำด้วยตัวเองได้ถ้ามีคู่มือ กับ งานที่ต้องขอความร่วมมือจากคนอื่นได้อย่างชัดเจน
คู่มือการเดินทางจาก BTS อโศกมายัง OFFICE23 (BTSアソーク駅からOFFICE23の行き方)
—— แล้วในส่วนงานอื่นเป็นอย่างไรบ้างคะ ?
แผนกจัดหางานมีพนักงานที่ทำงานมานานแล้วอยู่เยอะ ส่วนใหญ่เลยใช้วิธีจดจำเนื้อหางานเอาไว้ในหัวของแต่ละคน เลยเกิดภาวะการพึ่งพิงตัวบุคคลมากเกินไป เช่น ถ้าพนักงานคนนี้ไม่อยู่ก็ไม่รู้เลยว่าขั้นตอนการทำงานนั้นๆ เป็นอย่างไร ตอนนี้เลยเพิ่งแจกแจงงานของแต่ละคนออกมาจนหมด และกำลังจะเริ่มกระบวนการทำคู่มือการทำงาน หากใช้วิธี “Visual Management” กับขั้นตอนการทำงานของแต่ละคนก็จะสามารถแก้ปัญหาเรื่องมาตรฐานในการทำงานได้ ก็จะสามารถยกระดับการบริการขององค์กรได้ หลังจากนั้นขั้นตอนต่อไปคือการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงาน โดยจะทำคู่มือการทำงานให้กับงานที่ต้องทำซ้ำๆ เช่น การแจ้งข้อมูลหรือกำหนดการต่างๆ ให้กับผู้สมัครงาน ส่วนคู่มือของแผนกงานแปล (ไทย ญี่ปุ่น อังกฤษ) ก็เสร็จเรียบร้อยแล้ว กำลังอยู่ระหว่างการกระตุ้นการใช้งาน สำหรับการแปลนั้น วิธีการหรือบริบทต่างๆจะแตกต่างกันไปแล้วแต่เคส แต่กฎหรือขั้นตอนของการดำเนินการพื้นฐานต่างๆ นั้นเหมือนกัน เลยตั้งใจว่าจะทำขึ้นมาเป็นคู่มือและแชร์ผ่าน Teachme Biz
ขยายขอบเขตการใช้ Teachme Biz สำหรับประกาศ แนะนำ หรือแชร์ข้อมูลต่างๆ กับคนนอกองค์กร
—— มีแผนสำหรับอนาคตอย่างไรบ้างคะ
การใช้งาน Teachme Biz ภายในองค์กรยังไม่ค่อยแพร่หลายเท่าไหร่ จึงคิดว่าจะให้ความสำคัญกับการสร้างระบบที่กระตุ้นการใช้งาน Teachme Biz โดยไม่ต้องแบ่งว่าเป็นพนักงานชาวไทยหรือญี่ปุ่น ตอนนี้ยังอยู่ในช่วงการเปลี่ยนผ่านจากวิธีการแบบอนาล็อกแบบสมัยก่อน มาเป็น Teachme Biz ตอนนี้จึงยังใช้อยู่ทั้งสองแบบ แต่ก็จะสื่อสารกับพนักงานที่หน้างานมากขึ้นเพื่อให้สามารถเปลี่ยนมาใช้ Teachme Biz อย่างเต็มรูปแบบ เพื่อจะได้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทั้งองค์กร และยกระดับการบริการให้ได้ นอกจากนี้ยังคิดว่าจะขยายขอบเขตการใช้งานไปยังการแชร์ข้อมูลหรือแนะนำวิธีการใช้บริการของบริษัทให้กับลูกค้าภายนอกผ่าน Teachme Biz ด้วย
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
