ในสนามการค้า “การลดต้นทุน” โดยไม่กระทบต่อความพึงพอใจของลูกค้า นับเป็นกุญแจสำคัญหนึ่งที่ทำให้องค์กร ๆ หนึ่งยืนหยัดอยู่ในสนามรบแห่งธุรกิจได้ หากมีองค์กรหนึ่งที่สามารถผลิตสินค้าออกมาได้โดยมีคุณภาพเทียบเท่าหรือดีกว่าคู่แข่งคนอื่น ๆ ในตลาด แต่มีต้นทุนการผลิตที่ถูกกว่าถึง 50% ส่วนต่างดังกล่าวนี้จะเป็นช่องว่างที่สามารถใช้สร้างกลยุทธ์ต่าง ๆ เพื่อสร้างความได้เปรียบเทียบในการแข่งขันได้อย่างมีนัยสำคัญ
ในทางหลังบ้านขององค์กรที่มีพนักงานเป็นดังฟันเฟืองที่คอยขับเคลื่อนองค์กร การจัดการทรัพยากรบุคคลซึ่งนับเป็นต้นทุนอย่างหนึ่งก็สำคัญไม่แพ้กัน ยิ่งในช่วงที่ทุกองค์กรต้องปรับเปลี่ยนการทำงานตามแนวคิดชีวิตวิถีใหม่ (New Normal) การจัดการทรัพยากรบุคคลอย่างมีประสิทธิภาพให้สอดคล้องกับสิ่งแวดล้อมรอบข้างและการขับเคลื่อนองค์กรจะสามารถลดต้นทุนด้านแรงงานได้ วันนี้เรามาดูกันว่า หลังจากควบคุมปริมาณทรัพยากรบุคคลแล้ว มีปัญหาใดที่องค์กรต้องพบเจอและเราจะแก้ปัญหาเหล่านั้นได้อย่างไร
สิ่งที่องค์กรต้องเผชิญเมื่อต้องลดต้นทุนด้านแรงงาน
การลดต้นทุนด้านแรงงานมีมากมายหลายวิธี เช่น การลดจำนวนพนักงานลง ไม่ว่าจะมาจากการลดการจ้างงานใหม่ การเกษียณก่อนกำหนด การลาออกของพนักงาน หรือแม้แต่การปลดพนักงาน แต่การที่จำนวนพนักงานลดลงนั้นไม่ได้หมายความว่าปริมาณงานที่ต้องทำจะลดตามลงไปด้วย บริษัทจึงต้องจัดสรรทรัพยากรบุคคลใหม่ให้พนักงานหนึ่งคนสามารถทำได้หลายหน้าที่มากขึ้น (Multitasking) คนที่ยังอยู่จึงอาจจะมีหน้าที่เพิ่มขึ้น หรือแนวโน้มการรับคนของบริษัทอาจจะเปลี่ยนเป็นการรับคนที่มีทักษะการทำงานที่หลากหลายมากขึ้นก็เป็นได้
การบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่เพิ่มพนักงาน
แต่หากมีการจำกัดปริมาณพนักงาน หรือการจำกัดงบประมาณมาเกี่ยวข้อง อาจทำให้องค์กรและพนักงานที่ยังอยู่ต้องเผชิญกับสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้
1. ความสามารถ และทักษะของพนักงาน
การจัดสรรทรัพยากรบุคคลให้สามารถทำหน้าที่ได้หลายอย่างมากขึ้น มีการเพิ่มหรือเปลี่ยนบทบาทการทำงานที่แตกต่างไปจากที่เคยทำมาตลอด พนักงานที่ได้รับมอบหมายหน้าที่ใหม่นั้นย่อมไม่ได้มีทักษะเทียบเท่าผู้ที่เคยทำมาก่อน เหตุนี้ทำให้ต้องมีการเริ่มต้นการสอนงานกันใหม่ แต่ประเด็นที่อาจจะก่อให้เกิดปัญหาตามมาคือพนักงานที่ต้องสอนงานจะมีเวลาเพียงพอหรือไม่ มาตรฐานการทำงานของผู้สอนแต่ละคนจะเท่ากันหรือไม่ หรือแม้กระทั่งเรื่องของคุณภาพของงานที่ทำโดยพนักงานที่ไม่เคยทำมาก่อนจะได้มาตรฐานหรือไม่
2. ความก้าวหน้าของโครงการต่าง ๆ ของงาน
งานที่จำเป็นต้องเสร็จตามกำหนดหากต้องล่าช้าออกไปเนื่องจากพนักงานยังอยู่ในช่วงปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลงองค์กรและบทบาทหน้าที่ อาจส่งผลต่อสินค้าและบริการที่จะไปถึงมือลูกค้าได้ ถ้ามีจำนวนไม่มากก็อาจจะยอมรับได้ แต่ถ้ามีเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง นอกจากลูกค้าจะไม่พึงพอใจจนคู่แข่งอาจใช้โอกาสนี้ทำคะแนนในสนามการค้าได้ด้วย
3. ความสับสนของกรอบการทำงาน
งานที่ยังคงอยู่ กับจำนวนคนที่หายไป วิธีที่แทบทุกองค์กรวางแผนไว้แล้วคือ การนำพนักงานจากส่วนงานอื่นหรือทีมอื่นมาทำงานแทน หรืออาจจะให้ควบรวมงาน มีบทบาทการทำงานที่มากขึ้น สิ่งที่ตามมาก็คือ ความสับสนของกรอบการทำงาน ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้
- งานที่พนักงานต้องทำมากขึ้น เป็นงานที่ไม่เคยทำมาก่อน ทำให้ไม่เข้าใจเป้าหมายของงานนั้น ๆ อย่างแท้จริง
- งานเดิม (ที่อาจล้นมืออยู่แล้ว) ทำให้พนักงานสับสนว่าจะสามารถทำงานที่เพิ่มขึ้นมาในเวลาเท่าเดิมได้อย่างไร
- วัฒนธรรมของทีมที่แตกต่างกัน: แม้ว่าองค์กรเดียวกันมีวัฒนธรรมคล้ายคลึงกัน แต่ต่างทีมกันก็มีวัฒนธรรมการทำงานปลีกย่อยที่แตกต่างกันออกไป กระบวนการทำงานที่ใช้ได้ดีในทีมหนึ่งอาจไม่เป็นที่ยอมรับในอีกทีมหนึ่ง
ที่กล่าวมานี้เป็นสิ่งที่แลกมากับการลดต้นทุนด้านแรงงาน ทาง Teachme Biz จึงรวบรวมแนวทางการรับมือเพื่อให้การลดต้นทุนแรงงานนั้นขับเคลื่อนองค์กรไปได้อย่างราบรื่น
การจัดการปัญหาเมื่อองค์กรลดต้นทุนด้านแรงงาน
1. สื่อสารกับพนักงาน
การปรับโครงสร้างขององค์กรโดยเฉพาะเหตุจากความต้องการลดต้นทุนด้านแรงงาน มักมีที่มาที่ไปและเหตุผลที่สมควรจึงมีการตัดสินใจจากผู้บริหารว่าจะลดต้นทุนด้านแรงงาน ไม่ว่าเหตุผลหลักจะมาจากเรื่องใด การลดต้นทุนด้านแรงงานนับเป็นวิธีหนึ่ง และมีความเป็นไปได้สูงที่ว่า หากไม่ปรับลดต้นทุนด้านแรงงานแล้ว ในระยะยาวบริษัทจะไม่สามารถยืนหยัดอยู่ในตลาดได้ การสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาถึงสาเหตุการลดต้นทุนด้านแรงงาน จะสร้างความเข้าใจให้กับทุกคนในองค์กร และพร้อมที่จะทำตามนโยบายขององค์กรต่อไป ทั้งพนักงานที่ต้องลาออกและพนักงานที่ยังคงอยู่
2. โครงสร้างองค์กรและบทบาทต้องชัดเจน
การปรับลดต้นทุนด้านแรงงานมีผลต่อโครงสร้างขององค์กร ในแง่ของจำนวนคน หน้าที่ที่ต้องทำข้ามแผนกหรือข้ามทีม หากโครงสร้างไม่ชัดเจน การบริหารงานจะทำได้ยาก หรือหากทำได้ก็อาจจะไม่มีประสิทธิผลมากพอ การทำให้เห็นภาพของโครงสร้างองค์กรและบทบาทหน้าที่ของแต่ละฝ่ายแต่ละคนจะช่วยให้เป้าหมายของการปรับลดต้นทุนด้านแรงงานสำเร็จได้ง่ายขึ้น คือต้นทุนลดลงแต่ได้ผลลัพธ์มากขึ้นหรืออย่างน้อยก็เท่าเดิม สามารถใช้หลักการของ “การบริหารแบบมองเห็นได้” (MIERUKA) ที่ได้พูดถึงไปในบทก่อน ๆ ก็ดีไม่น้อย
3. การฝึกอบรมที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ
เมื่อลดต้นทุนด้านแรงงานแล้ว สิ่งหนึ่งที่ลืมไม่ได้เลยคือการฝึกอบรมพนักงานเดิมด้วยบทบาทการทำงานใหม่ ๆ ด้วยเครื่องมือที่เรียกว่า Teachme Biz นอกจากจะเป็นคู่มือออนไลน์ที่แก้ปัญหาการทำงานในทุกกระบวนการ ทุกขั้นตอน ขจัดความไม่รู้ของกระบวนการต่าง ๆ ให้หายไปโดยแทบไม่ต้องพึ่งเพื่อนร่วมงานหรือรุ่นพี่เลย TeachmeBiz ยังมีฟังก์ชั่นข่วยในการฝึกอบรม (Training Function) ที่เหมาะกับการฝึกอบรมพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพในช่วงที่พนักงานเท่าเดิมแต่มีบทบาทหน้าที่ใหม่ ๆ เพิ่มขึ้นได้อย่างง่ายดายดังนี้
3.1 สร้างหลักสูตรการฝึกอบรมได้เอง
ใช้ Teachme Biz วางโครงสร้างของหลักสูตรการฝึกอบรมจากการเลือกคู่มือการทำงานต่าง ๆ โดยสามารถแบ่งให้เหมาะสมกับประเภทงานต่าง ๆ ที่เฉพาะเจาะจง หรือเป็นความรู้พื้นฐานที่พนักงานทุกคนต้องมีก็สามารถจำแนกได้อย่างเป็นหมวดหมู่
3.2 จัดเรียงพนักงานที่จำเป็นต้องฝึกอบรมใหม่เข้าสู่หลักสูตรที่จำเป็น
หากบริษัทมีการรวบรวมขั้นตอนการทำงานทั้งหมดไว้เป็นองค์ความรู้ของบริษัทอยู่แล้วนั้น กรณีที่พนักงานที่ได้รับมอบหมายหน้าที่ให้ทำงานแทนพนักงานเก่าลาที่ออกไปก็จะสามารถศึกษาขั้นตอนการทำงานหรือความรู้ต่าง ๆ ได้จากองค์ความรู้ขององค์กรได้เลย ซึ่งกรณีนี้ระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์ Teachme Biz จะเป็นตัวช่วยที่ทำให้ทุกคนสามารถจัดเก็บองค์ความรู้ในองค์กรอย่างเป็นระบบ นอกจากนั้นยังมี Training Function ที่สามารถมอบหมายหลักสูตรการอบรมแก่พนักงานได้ผ่านออนไลน์ นอกจากนี้ทั้งหัวหน้างานและพนักงานยังสามารถมองเห็นความคืบหน้าในการอบรมได้แบบ Real-time ด้วย
3.3 ตรวจสอบผลการอบรม
นอกจากพนักงานสามารถดูความคืบหน้า และประวัติการอบรมจาก Training Function แล้ว หัวหน้าทีมหรือผู้จัดการก็สามารถมองทีมหรือแผนกในภาพรวมได้ด้วยว่า หลังจากจัดสรรทรัพยากรใหม่แล้ว พนักงานที่ได้รับมอบหมายงานใหม่ ๆ นั้น มีความรู้ความเข้าใจต่องานตรงหน้ามากขึ้นหรือไม่ (จากที่ไม่เคยทำมาก่อน) ใช้เวลามากน้อยเท่าใด ครบทุกประเด็นสำคัญหรือไม่ ฯลฯ
3.4 ทำครั้งเดียวใช้ได้ตลอด
ไม่ว่าพนักงานที่มีการจัดสรรหน้าที่ใหม่จะมีกี่คน ก็สามารถให้ทุกคนเข้าถึงการอบรมผ่าน Training Function ของ Teachme Biz ได้ทั้งหมดในคราวเดียว จากการสร้างหลักสูตรเริ่มต้นเพียงครั้งเดียวสามารถเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ พนักงานจึงสามารถอบรมผ่านสมาร์ทโฟนของตัวเองที่บ้านในเวลาว่างก็ได้ ทำให้ลดเวลาการอบรม ลดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมได้มาก สามารถนำเวลาไปสร้างผลลัพธ์อื่น ๆ ได้ต่อไป
3.5 นำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อพัฒนาหลักสูตรและพนักงานต่อไป
เนื่องจากการอบรมต่าง ๆ มีการเก็บข้อมูลทั้งระยะเวลาการฝึกอบรม สถานะการฝึกอบรมของพนักงานแต่ละคน เนื้อหาการฝึกอบรมต่าง ๆ อย่างครบถ้วน เมื่อจบหลักสูตรสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์เทียบกับผลการทำงานจริงว่าผลลัพธ์เป็นที่น่าพอใจหรือไม่เพื่อนำมาปรับปรุงเนื้อหาหลักสูตรได้ ไม่ว่าจะเป็นเนื้อหา ภาพ วิดีโอ หรือเสียง ได้อย่างง่าย ๆ ผ่านเครื่องมือที่เรียกว่า Teachme Biz นี้เอง
Training Function ใน Teachme Biz สามารถตรวจสอบสถานะได้ง่าย
อ่านรายละเอียดของ Training Function ได้ที่นี่
4. การปรับเปลี่ยนผลตอบแทนแก่พนักงานอย่างเหมาะสม
เมื่อลดต้นทุนด้านแรงงานแล้ว อบรมพนักงานเป็นที่เรียบร้อย การปรับเปลี่ยนผลตอบแทนให้กับพนักงานที่ทำหน้าที่ได้ดีจากการได้รับมอบหมายงานใหม่ ๆ แม้เพียงเล็กน้อยก็สร้างขวัญและกำลังใจให้กับพนักงานได้มาก อาจจะใช้การประเมินผลจากหลักสูตรการอบรม ผนวกรวมกับผลงานจริงที่พนักงานทำได้ก็นับเป็นไอเดียที่น่าสนใจไม่น้อย เพราะถึงอย่างไรก็เรียกได้ว่าการลดต้นทุนด้านแรงงานประสบความสำเร็จ พนักงานที่ยังคงอยู่สร้างผลลัพธ์จากงานใหม่ ๆ ของพวกเขาได้เป็นที่น่าพอใจ
Teachme Biz คำตอบของการรับมือการลดต้นทุนด้านแรงงาน
ทั้งหมดนี้เป็นผลที่อาจจะเกิดขึ้นและแนวทางการแก้ไขของการปรับลดต้นทุนด้านแรงงาน และนำเครื่องมือที่ชื่อว่า Teachme Biz เข้ามาช่วย เพื่อลดต้นทุนด้านแรงงานไปพร้อม ๆ กับการพัฒนาทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังปรับปรุงแก้ไขและพัฒนาเนื้อหาได้อย่างต่อเนื่อง นับเป็นการใช้เครื่องมือที่คุ้มค่าในยามที่ทุกองค์กรต้องปรับตัวกับแนวคิดชีวิตวิถีใหม่ (New Normal) อย่างแท้จริง
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
