มาตรฐานการทำงานสูงเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกองค์กรต้องการให้พนักงานปฏิบัติตาม เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีคุณภาพและประสิทธิภาพสูงสุดอย่างสม่ำเสมอ อย่างไรก็ตามการสร้างแรงจูงใจ หรือผลักดันให้พนักงานทำงานได้มาตรฐานสูงตามที่องค์กรคาดหวังนั้นอาจมีความท้าทายอยู่ไม่ใช่น้อย
Teachme Biz จึงมาแชร์เทคนิคดีๆ ว่าจะทำอย่างไร และใช้เครื่องมือแบบไหน ที่จะช่วยส่งเสริมให้พนักงานสามารถตอบสนองคาดหวังที่องค์กรตั้งไว้ได้อย่างสูงสุด
1. สื่อสารเพื่อสร้างความเข้าใจ
เริ่มต้นด้วยการสร้างสื่อสารเกี่ยวกับมาตรฐานของการทำงานให้กับพนักงานได้เข้าใจอย่างชัดเจนว่าการปฏิบัติตามมาตรฐานมีความสำคัญและมีผลต่อความสำเร็จในการทำงาน
2. สนับสนุนการพัฒนาบุคลากร
ให้การสนับสนุนในการพัฒนาทักษะและความรู้ของพนักงาน โดยการให้การฝึกอบรมและการเรียนรู้ตลอดชีวิตการทำงาน เพื่อให้พนักงานมีความพร้อมในการปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนด สามารถใช้วิธีการออนไลน์หรือการสร้างโปรแกรมเรียนรู้เพื่อสนับสนุนการพัฒนาของพนักงานได้
3. สร้างบรรยากาศที่สนับสนุน
สร้างบรรยากาศในองค์กรที่สนับสนุนและสร้างความเชื่อมโยงกับมาตรฐานการทำงาน จะช่วยสร้างความมั่นใจให้พนักงาน ให้พวกเขารู้สึกว่าเขามีความสามารถในการปฏิบัติตามมาตรฐาน และองค์กรจะคอยให้การสนับสนุนในกรณีที่เกิดปัญหาหรือต้องปรับปรุงกรณีที่เกิดข้อผิดพลาด
การสนับสนุนพนังงาน และสร้างบรรยาศที่ส่งเสริม ก็ส่งผลให้พนักงานทำงานอย่างมีมาตรฐานได้
4. ใช้ SOP ถ่ายทอดมาตรฐานการทำงานและการปฏิบัติตาม
ให้ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับมาตรฐานและการปฏิบัติตามให้แก่พนักงาน รวมถึงตัวชี้วัดและเกณฑ์การประเมินผลที่ชัดเจน เพื่อให้พนักงานเข้าใจว่ามาตรฐานการทำงานคืออะไร และพวกเขาต้องปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนดอย่างไร รวมถึงองค์กรมีแนวทางในการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้ดีขึ้นอย่างไร โดยสิ่งที่จะถ่ายทอดมาตรฐานการทำงานและการปฏิบัติตามได้อย่างเข้าใจง่ายที่สุดก็คือ SOP หรือ คู่มือการทำงาน
5. สนับสนุนการตรวจสอบและติดตาม
ให้การสนับสนุนในการตรวจสอบและติดตามการปฏิบัติตามมาตรฐาน โดยการสร้างสภาพแวดล้อมให้พนักงานสามารถเข้าถึงมาตรฐานของการทำงาน (SOP) ได้ง่ายๆ ตรวจสอบและให้คำแนะนำเมื่อพนักงานไม่ปฏิบัติตามมาตรฐานหรือต้องการปรับปรุง รวมถึงการให้คำปรึกษาและการสนับสนุนในการแก้ไขปัญหา
6. สร้างระบบการรายงานและติดตาม
สร้างระบบการรายงานและติดตามผลการปฏิบัติตามมาตรฐาน เพื่อให้พนักงานสามารถติดตามและปรับปรุงผลงานของตนเองได้อย่างต่อเนื่อง ระบบนี้ควรเป็นระบบที่ง่ายต่อการใช้งานและมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้มั่นใจว่ามาตรฐานถูกปฏิบัติตามอย่างถูกต้อง
7. ตั้งตัวอย่างจากผู้บริหาร
ผู้บริหารควรเป็นตัวอย่างในการปฏิบัติตามมาตรฐานและแสดงให้เห็นถึงความสำคัญของมาตรฐานในองค์กร ผ่านการให้คำแนะนำและการดำเนินการตามมาตรฐานอย่างต่อเนื่อง เพื่อสร้างความเชื่อมั่นและความรับผิดชอบในการรักษามาตรฐานของพนักงาน
ผู้นำควรเป็นตัวอย่างและแสดงให้พนักงานได้เห็นถึงความสำคัญของมาตรฐานการทำงาน
การรักษามาตรฐานการทำงานเป็นกระบวนการที่ต้องใช้เวลาและความมุ่งมั่น รวมไปถึงการมีวัฒนธรรมองค์กรที่สนับสนุนการทำงานตามมาตรฐาน ดังนั้นองค์กรจึงต้องหมั่นสนับสนุนพนักงานให้มีความเข้าใจและความตั้งใจในการปฏิบัติตามมาตรฐานนั้นๆ
Teachme Biz เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่มาพร้อมกับฟังก์ชันครบครันในการสร้างและจัดการมาตรฐานการทำงานและการปฏิบัติขั้นตอนการทำงานขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการใช้เพื่ออบรมพนักงานใหม่ หรือเพิ่มความรู้และทักษะของพนักงานปัจจุบันให้สามารถทำงานได้หลากหลายโดยยังคงได้มาตรฐานตามที่องค์กรกำหนด
นี่คือตัวอย่างวิธีการใช้ Teachme Biz เพื่อสนับสนุนการรักษามาตรฐานการทำงานของพนักงาน
1. สร้าง SOP หรือคู่มือการทำงานเพื่อใช้ในการฝึกอบรมพนักงาน
ใช้ Teachme Biz เพื่อสร้าง SOP หรือคู่มือการทำงาน ที่จะระบุมาตรฐานหรือขั้นตอนการทำงานทั้งหมดขององค์กรเอาไว้ และสามารถนำไปใช้ในการสร้างหลักสูตรการอบรมแบบออนไลน์ที่กระชับและชัดเจนเพื่อให้พนักงานเข้าใจและปฏิบัติตามมาตรฐานได้อย่างถูกต้อง
2. ทำให้ SOP หรือคู่มือการทำงานเข้าถึงได้ง่าย
ใช้ Teachme Biz เพื่อสร้าง SOP หรือคู่มือการทำงานให้สามารถเข้าถึงได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และใช้งานง่าย เช่น “วิธีปฏิบัติเมื่อเครื่องจักรเกิดความเสียหาย” “ขั้นตอนการรับมือเมื่อเกิดชิ้นงานเสียหาย” แล้วทำวิธีปฏิบัติหรือ SOP เหล่านั้นให้เข้าถึงได้ง่ายๆ ด้วยการสแกน QR Code หรือเสิร์ชหาได้เลยจากแอปพลิเคชันบนมือถือของตัวเอง เพื่อให้รับมือกับความเสียหายได้ทันที
3. สร้างชุดคำถามและการทดสอบ
ใช้ Teachme Biz เพื่อสร้างชุดคำถามและการทดสอบที่ช่วยให้พนักงานสามารถทดสอบความรู้และความเข้าใจของพวกเขาในเนื้อหาการฝึกอบรม จะช่วยให้พนักงานมั่นใจในความรู้และสามารถประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานตามมาตรฐาน โดยการทดสอบด้วย Teachme Biz นั้นสามารถเกิดขึ้นได้ง่ายๆ ผ่านทางออนไลน์ ไม่ต้องเสียเวลามากของทั้งผู้สอนและผู้สอบ
4. วิเคราะห์และติดตามผล
ใช้ Teachme Biz เพื่อทำความเข้าใจขั้นตอนการทำงานในปัจจุบัน จากนั้นก็วิเคราะห์หาวิธีในการปรับปรุงประสิทธิภาพของขั้นตอนการทำงานนั้นๆ หรืออาจจะใช้ Teachme Biz เพื่อวิเคราะห์ผลการเรียนรู้ของพนักงานว่าสามารถทำความเข้าใจมาตรฐานการทำงานได้หรือไม่ เมื่อหัวหน้างานทราบผลการเรียนรู้ของพนักงานแล้วก็จะสามารถติดตามผลเพื่อให้คำปรึกษาเพิ่มเติมต่อไปได้
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
