เปลี่ยนหน้างานผลิตด้วย Teachme Biz! เพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและยกระดับมาตรฐานด้วยคู่มือการทำงานที่ “แค่ดูก็เข้าใจ”

■ จากฐานผลิตไทยสู่ระดับโลก! บริษัทชั้นนำด้านหัวอัดจารบี

—— ปีที่ 10 ของบริษัทไทย
บริษัทเราเริ่มก่อตั้งที่ประเทศไทยเมื่อปี 2021 ภายใต้ชื่อ “Sanwa Metal Industry” ที่ผลิตและจัดจำหน่ายหัวอัดจารบี เพลากระบอกนิวเมติกส์-ไฮดรอลิก-สารหล่อลื่น สกรูล้อ น๊อต อะไหล่รถยนต์ทั่วไป อะไหล่รถยนต์พิเศษ อะไหล่เครื่องจักร์ที่ใช้ในงานก่อสร้าง เป็นต้น โดยปีถัดมาก็ได้ดำเนินการสร้างโรงงานในประเทศไทยทันที ตอนขยายกิจการที่ญี่ปุ่นเราส่งออกสินค้าของบริษัทไปยังประเทศในแถบเอเชียด้วย โดยเฉพาะเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ แต่ด้วยความที่เราต้องการเข้าถึงและตอบสนองความต้องการของลูกค้าในพื้นที่ให้ได้มากขึ้น จึงวางแผนเรื่องการเปิดบริษัทที่ประเทศไทย ซึ่งถือเป็นฐานที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการสร้างเครือข่ายทั่วโลก เพราะลูกค้าชาวญี่ปุ่นจำนวนมากก็เลือกที่นี่กัน

สำหรับฐานการผลิตที่ไทยนั้น เรามุ่งเน้นการผลิตและจำหน่ายหัวอัดจารบีที่ใช้สำหรับรถยนต์และเครื่องจักรการเกษตร และรับผลิตชิ้นส่วนโลหะโดยใช้เครื่องCNC และ Machining ปัจจุบันมีพนักงานรวมทั้งในโรงงานและออฟฟิศทั้งหมดประมาณ 50 คน

■ ตัดสินใจใช้ Teachme Biz เพราะ “เก็บข้อมูลจากหน้างานได้ยาก”

—— อะไรคือส่งที่ทำให้ตัดสินใจใช้ Teachme Biz
บริษัทเรามุ่งเน้นที่การผลิต ตัวผมเองก็ไปที่โรงงานทุกวัน แต่ช่วงหลายปีมานี้เราประสบปัญหาที่ว่า เวลามีปัญหาที่หน้างานหรือเกิดงานเสียขึ้นนั้นจะ “เก็บข้อมูลจากหน้างานได้ยาก” แต่ละงานีมคู่มือการทำงานของตัวเองอยู่แล้ว แค่ไปอัปเดตหรือแชร์แค่นั้นก็ได้ แต่ปัญหาคือคู่มือการทำงานนั้นเป็นรูปแบบเก่าที่มีแต่ตัวหนังสือ ถึงจะใส่ข้อควรระวังเพิ่มเข้าไปก็ไม่โดดเด่น หรือพอแก้ไขข้อมูลเสร็จแล้วก็ต้องปรินท์และแจกให้พนักงานใหม่อีก ทำให้รู้สึกมาตลอดว่ามันเป็นขั้นตอนที่ “ยุ่งยาก และเข้าใจยาก”

หลังจากนั้นผมก็ได้เจอกับคุณ Mameda ตัวแทนของ Studist (Thailand) ในงานสัมมนาที่เกี่ยวกับการปรับปรุงการทำงาน (Work Kaizen) ที่จัดขึ้นโดย Bank of Kyoto พอผมได้เห็นฟังก์ชันของ Teachme Biz ที่คุณ Mameda ใช้ประกอบการสัมมนาก็รู้สึกว่ามันตรงกับปัญหาที่โรงงานเรากำลังเจออยู่พอดี รู้สึกเลยว่านี่แหละคือสิ่งที่ตามหา Teachme Biz จะต้องสามารถแก้ปัญหาที่มีอยู่ได้แน่เพราะนอกจากจะใช้ภาพและ VDO ในการสื่อแล้วยังใช้งานง่ายอีกด้วย จึงตัดสินใจที่จะใช้งาน

■ อัปเดตคู่มือการทำงานได้ด้วยภาพถ่ายและ VDO ! สู่คู่มือที่ใช้ได้จริงในอนาคต

—— มีการใช้งานที่หน้างานอย่างไรบ้าง ?

บทบาทที่สำคัญที่คิดไว้คือจะใช้ Teachme Biz เปลี่ยนคู่มือการทำงานที่มีแต่ตัวหนังสือให้เป็นคู่มือที่เข้าใจง่ายด้วยภาพและแชร์ให้พนักงานทุกคน สำหรับพนักงานที่ทำงานมานานแล้วอาจจะคุ้นเคยแล้ว แต่สำหรับพนักงานใหม่นั้นต้องใช้เวลาในการทำความเข้าใจ หรืออาจจะเข้าใจยาก ทำให้คู่มือการทำงานไม่มีประโยชน์ตามที่ควรจะเป็น หรืออย่างบางทีก็ต้องเสียเวลาในการหาคู่มือการทำงานที่ต้องการด้วย

เพื่อแก้ปัญหาที่ทำให้การทำงานหน้างานไม่มีประสิทธิภาพดังกล่าว เรากำลังค่อยๆ ใช้ Teachme Biz ทำคู่มือการทำงานขึ้นมาทีละนิด ซึ่งหนึ่งในนั้นสิ่งที่เราพยายามให้ความสำคัญในการอัปเดตเนื้อหาคืองานที่ไม่ได้ทำบ่อยอย่างงานที่ทำเดือนละครั้ง หรือปีละครั้ง เพราะงานที่ไม่ได้ทำเป็นประจำทุกวันนี่แหละ ที่เนื้อหาหรือขั้นตอนการทำงานมักจะไม่ชัดเจน ที่ผ่านมาเวลาพนักงานลืมขั้นตอนการทำงานผมก็ต้องเป็นคนไปอธิบายซ้ำๆ ซึ่งผมรู้สึกว่าการที่ Teachme Biz ทำให้สามารถทำงานได้อย่างราบรื่นโดยไม่ต้องเสียเวลามานั่งสอนซ้ำนั้นเป็นสิ่งที่ดีมากๆ 

ตัวอย่างคู่มือการใช้งานจาก Sanwa Metal ที่ทำด้วย Teachme Biz (คลิกเพื่อขยาย)

—— การใช้งานในสถานการณ์อื่น ?

แน่นอนว่างานประจำวันก็เช่นเดียวกัน ที่ผ่านมาการแชร์ข้อมูลภายในองค์กรยังไม่เป็นไปตามที่คิด แต่พอมี Teachme Biz อัปเดตข้อมูลแล้วก็สามารถแชร์ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องในเวลาเดียวกันได้เลย ซึ่งเราหวังว่าการที่สามารถแชร์ข้อควรระวัง หรือปัญหาที่หน้างานได้แบบเรียลไทม์นั้น จะช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน และพัฒนาประสิทธิภาพในการผลิตได้ และใช้ Teachme Biz ทำคู่มือการทำงานนั้นถือว่าเป็นการสั่งสมความรู้ทางด้านเทคนิคต่างๆ ที่จะมาเป็นสินทรัพย์ทางปัญญาของบริษัทได้ ในอนาคตอยากจะนำไปใช้ในการอบรมพนักงานใหม่ด้วย เพราะคู่มือที่สร้างด้วย Teachme Biz นั้นนอกจากจะช่วยแก้ปัญหาที่อยู่ตรงหน้าแล้ว เมื่อมองในระยะยาวยังน่าจะสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างหลากหลายอีกด้วย

■  ไม่จำเป็นต้องสมบูรณ์แบบ! ทำตามและแชร์ต่อได้อย่างรวดเร็วด้วยรูปแบบที่อ่านง่าย

—— หลังนำเข้าไปใช้งานได้พบอะไรน่าสนใจใหม่ๆ บ้าง?
ทำงานและการส่งต่อข้อมูลสู่พนักงานได้เร็วขึ้นมากจากคำแนะนำของคุณมาเมดะที่บอกว่า “คู่มือการทำงานไม่จำเป็นต้องทำให้สมบูรณ์แบบ” ที่ผ่านมาภาพลักษณ์ของคู่มือการทำงาน หรือเอกสารที่ต้องส่งต่อ คือจะต้องเสร็จสมบูรณ์ก่อนแล้วค่อยส่งต่อ ความสมดุลของตัวหนังสือ รูปแบบ หรือการใช้คำต่างๆ ซึ่งกว่าจะเสร็จก็ทำให้ส่งต่อได้ช้า แต่การแชร์ข้อมูลภายในบริษัทอย่างพวกข้อควรระวังในการผลิต หรือการอัปเดตขั้นตอนการทำงานต่างๆ นั้นควรให้ความสำคัญกับความรวดเร็วมากกว่าความสมบูรณ์แบบ หลังจากใช้ Teachme Biz ผมเลยเปลี่ยนความคิดเป็นว่า ไม่จำเป็นต้องรอให้ 100% แค่ 50% ก็ “ลองทำดูก่อน” ซึ่งการที่ Teachme Biz ถูกออกแบบมาให้มีรูปแบบที่ “อ่านง่าย” และ “เข้าใจง่าย” อยู่แล้วทำให้รูปแบบของคู่มือก็เป็นระเบียบ ลดภาระลงได้มาก
นอกจากนี้ เมื่อก่อนผมเคยบันทึกการทำงาน ปัญหา หรืองานเสียที่เกิดขึ้นประจำวันเอาไว้ในคอมพิวเตอร์อยุ่แล้ว ต่อไปจะทำเป็นบันทึกกันลืมและแชร์ง่ายๆ บน Teachme Biz แทนเวลามีปัญหาที่เกี่ยวข้องกับเครื่องจักรหรือชิ้นงาน ผมได้ถ่ายรูปเก็บไว้บ้าง แต่ไม่ได้ใช้ประโยชน์ให้เต็มที่ ต่อไปจะใช้ Teachme Biz เพื่อจะได้ผลิตชิ้นงานที่มีคุณภาพมากขึ้น หากบันทึกข้อมูลเก็บไว้เรื่อยๆ จะนำไปใช้ในการรายงานสถานการณ์การทำงานที่ไทยไปยังประเทศญี่ปุ่นด้วย เพื่อที่จะได้ลดจำนวน และค่าใช้จ่ายเวลาที่ต้องให้คนจากสำนักงานใหญ่ที่ประเทศญี่ปุ่นเดินทางมาซัพพอร์ตที่ไทยได้

■ ใช้แผนการเทรนนิ่งเพื่อเพิ่มความเข้าใจของพนักงานเกี่ยวกับ Teachme Biz

—— เสียงตอบรับจากภายในบริษัทเป็นอย่างไรบ้าง?
คิดว่าเสียงตอบรับแบบเป็นตัวเลขคงจะต้องรออีกหน่อย แต่รู้สึกได้ว่าพนักงานที่หน้างานค่อยๆ ซึมซับการใช้ Teachme Biz ทีละนิด ช่วงแรกที่เพิ่งเริ่มใช้งานก็มีการแชร์คุณสมบัติและการใช้งานของ Teachme Biz กับพนักงานที่หน้างานไปแล้ว แต่พวกเขาก็ยังไม่สามารถชิน เพราะพนักงานที่ทำงานมานานคุ้นเคยกับคู่มือแบบเก่าๆ แต่ผมใช้การติดตั้ง iPad ไว้ที่หน้างาน พยายามให้พวกเขารู้จัก และได้ใช้ฟังก์ชันของ Teachme Biz ด้วยตัวเองให้มากที่สุด จนตอนนี้พนักงานพูดกันมากขึ้นว่า “คู่มือที่สร้างด้วย Teachme Biz เข้าใจง่ายดีนะ” นอกจากนี้พอลองกลับมาย้อนดูคู่มือที่เคยแชร์ไปแล้วก็พบว่ามียอดการเข้าดูเพิ่มขึ้นเยอะกว่าที่คิด ซึ่งผมคิดว่าฟังก์ชันรีพอร์ตที่สามารถดูยอดการใช้งานของคู่มือได้ก็เป็นจุดเด่นของ Teachme Biz ด้วย เพราะสามารถเข้าใจงานของพนักงานแต่ละคนที่ไม่เคยได้รู้มาก่อนได้มากขึ้นได้อีกด้วย

—— คาดหวังด้านการใช้งานในอนาคตไว้อย่างไรบ้างครับ
ผมว่าการจะให้พนักงานใช้งาน Teachme Biz อย่างแพร่หลายได้จะต้องให้พวกเขาเข้าใจฟังก์ชัน และประโยชน์ของมัน และวาดภาพการใช้งานด้วยตัวเอง เลยตั้งใจว่าเดี๋ยวจะให้พนักงานเข้าเทรนนิ่งการใช้งาน Teachme Biz ที่ทาง Studist(Thailand) จัดขึ้น ตัวผมเองยังมีบางส่วนที่ยังใช้งานไม่คล่องอยู่บ้าง ก็เลยจะเข้ารับการเทรนนิ่งที่บริษัทเพื่อให้เข้าใจได้มากขึ้นด้วยครับ ซึ่งการที่มีบริการให้คำปรึกษาหลังการขายก็ทำให้รู้สึกขอบคุณมากครับ และสเต็ปถัดไปคือการให้พนักงานแต่ละคนเข้าใจว่า Teachme Biz เป็น “เครื่องมือที่จะช่วยแก้ปัญหาหน้างาน” และเพิ่มขีดความสามารถให้พนักงานสามารถคิดแก้ปัญหาได้ด้วยตัวเอง ซึ่งผมคิดว่านี่เป็นสิ่งที่จะเชื่อมโยงถึงการเติบโตของบริษัทได้ดีที่สุด

ตัวอย่างผู้ใช้งานอื่นๆ