LMS (Learning Management System) และ SOP (Standard Operating Procedure)  หลายคนมักสับสนระหว่างสองระบบนี้ เพราะทั้งคู่เกี่ยวข้องกับการถ่ายทอดความรู้และทักษะ โดยเฉพาะเมื่อนำ SOP มาใส่ใน LMS ซึ่งอาจทำให้เข้าใจผิดว่าทั้งสองระบบเหมือนกัน แต่ทั้งนี้ จุดประสงค์และการใช้งานนั้นแตกต่างกันโดยสิ้นเชิง
บทความนี้จะทำความเข้าใจถึงความแตกต่างของทั้งคู่ เพื่อให้องค์กรสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้อย่างถูกต้อง

เข้าใจ LMS และ SOP: เลิกสับสน และใช้ให้ถูกจุดประสงค์

LMS เป็นระบบและเครื่องมือในการบริหารจัดการ และส่งเนื้อหาความรู้  และหลักสูตรการอบรมไปยังผู้เรียนเป็นหลัก 

ในขณะที่ SOP ไม่ใช่ระบบ และตัวมันเองไม่สามารถใช้จัดการส่งผ่านความรู้ได้ ต้องอาศัยระบบหรือผู้ใช้งานส่งผ่านความรู้ หรือส่งตัว SOP ออกไป 
จุดประสงค์ของ SOP คือ เป็นสิ่งที่รวบรวมวิธีการที่เป็นมาตรฐานสำหรับการทำงาน นิยมอยู่ในรูปแบบเอกสารดิจิทัลหรือกระดาษ

1. ความแตกต่างของเนื้อหาระหว่าง LMS และ SOP

จริงอยู่ว่าทั้ง LMS และ SOP ต่างก็สามารถบรรจุเนื้อหาได้ แต่เนื้อหานั้นมีความแตกต่างกันอย่างชัดเจน เช่น LMS สามารถบรรจุเนื้อหาประเภท  คอร์สการอบรม, แหล่งรวมคำถาม (Quiz) พร้อมเฉลยที่ให้ผู้ใช้ได้ลองทดสอบตัวเอง, สื่อด้านมัลติมีเดีย เช่น รูปภาพ, เสียง, วิดีโอต่างๆ 

ส่วนกรณีของ SOP ก็สามารถบรรจุเนื้อหาลงไปได้เช่นกัน แต่จะไม่ใช่โครงสร้างใหญ่ระดับคอร์สการอบรม หรือแบบทดสอบต่างๆ แต่จะเน้นเรื่อง ขั้นตอนและแนวทางการทำงาน Step-by-Step เป็นหลัก ถ้าไม่ใช่ขั้นตอนแนวทางการทำงานใดๆ จากต้นจนถึงท้ายแล้วล่ะก็ แทบจะไม่นับรวมอยู่ใน SOP เลยก็ว่าได้

2. ความแตกต่างของฟังก์ชัน การใช้งาน

3. ตัวอย่างการใช้งาน LMS vs SOP

3.โปรแกรม / ระบบสำหรับจัดการ LMS และ SOP

• ตัวอย่างระบบ LMS 

ตัวอย่างระบบ LMS ยอดนิยมในปัจจุบัน เช่น Moodle, Blackboard, Edmodo ซึ่งวิธีการหลักในการใช้จะคล้ายกัน คือ เป็นระบบที่ใช้สร้างคอร์สการเรียนรู้ และแบ่งเป็นผู้สอนกับผู้เรียน โดยสามารถเลือกดูได้ว่ามีผู้สอนเป็นใครบ้าง และผู้เรียนทั้งหมดกี่คน แต่ละคนเรียนคอร์สใดไปแล้วบ้าง แต่ละคอร์สที่มีแบบฝึกหัด ผู้เรียนทำเสร็จเรียบร้อยแล้วหรือไม่ ได้คะแนนเท่าไร เป็นระบบที่ดีในการสร้างการเรียนรู้ให้พนักงาน

• ตัวอย่างระบบ SOP

SOP มีมากมายหลายรูปแบบ ทั้งในรูปแบบกระดาษและดิจิทัล รวมถึงมีเครื่องมือหลากหลายประเภทที่สามารถใช้สร้าง SOP ได้ แต่ละเครื่องมือมีจุดเด่น จุดด้อย และเหมาะกับการใช้งานที่แตกต่างกัน เช่น Google Doc, Microsoft Word ซึ่งเป็นโปรแกรมที่หลายคนคุ้นเคยและใช้งานได้ฟรี อย่างไรก็ตามก็มีข้อเสียที่ ไม่มีฟีเจอร์เฉพาะสำหรับการสร้าง SOP การจัดรูปแบบอาจยุ่งยาก ไม่รองรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

แต่ก็มีซอฟต์แวร์เฉพาะทางสำหรับการสร้าง SOP ซึ่งหนึ่งในนั้นคือ Teachme Biz ที่สามารถใช้งานได้ง่าย เข้าถึงและรองรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ มีฟีเจอร์เฉพาะสำหรับการสร้าง SOP โดยเฉพาะ เช่น  เทมเพลตสำเร็จรูป การเพิ่มรูปภาพ วิดีโอ เอกสารอ้างอิง และการแชร์ SOP แบบออนไลน์

Tips!: การเลือกเครื่องมือให้เหมาะสม:

• พิจารณาความต้องการ: ต้องการฟีเจอร์อะไรบ้าง มีผู้ใช้กี่คน และมีงบประมาณเท่าไหร่
• ทดลองใช้งาน: ทดลองใช้งานเครื่องมือฟรี หรือขอทดลองใช้งานก่อนตัดสินใจซื้อ
• พิจารณาบริการหลังการขาย: ดูว่าเครื่องมือมีบริการหลังการขายอย่างไร มีทีมสนับสนุนพร้อมให้ความช่วยเหลือหรือไม่

4. ควบรวม LMS และ SOP ให้เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ

1. การเข้าถึง SOP ที่ง่ายและสะดวก:

• กรณีที่ SOP มีเนื้อหายาวหรือซับซ้อนกว่าปกติ พนักงานสามารถเข้าถึงเนื้อหาฝึกอบรมเกี่ยวกับ SOP ได้ทุกที่ทุกเวลา ผ่าน LMS ที่ใช้งานง่ายและสามารถเรียนรู้ได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์และสมาร์ทโฟน
• พนักงานสามารถค้นหา SOP ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วโดยใช้เครื่องมือค้นหาของ LMS
• พนักงานสามารถดู SOP ในรูปแบบต่างๆ เช่น ข้อความ วิดีโอ อินโฟกราฟิก ฯลฯ

2. การประเมินผลและติดตามผลการเรียนรู้:

• LMS มีเครื่องมือสำหรับการทดสอบและประเมินผล ช่วยให้เราตรวจสอบได้ว่าพนักงานเข้าใจ SOP ดีพอก่อนเริ่มงานหรือไม่
• LMS สามารถติดตามผลการเรียนรู้ของพนักงานแต่ละคน ช่วยให้นักฝึกอบรมสามารถระบุจุดอ่อนและปรับปรุงเนื้อหาการฝึกอบรมได้
• LMS สามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับผลการเรียนรู้ของพนักงาน ช่วยให้นักจัดการสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับการฝึกอบรมเพิ่มเติมได้

3. การอัปเดตข้อมูล:

• การฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องกับ SOP ผ่าน LMS ทำให้สามารถอัปเดตข้อมูลและกระบวนการได้อย่างรวดเร็ว
• พนักงานสามารถเสนอแนะวิธีการที่ดีขึ้นใน SOP และขอให้อัปเดตผ่าน LMS
• การอัปเดต SOP ผ่าน LMS จะส่งผลต่อเนื้อหาการฝึกอบรมโดยอัตโนมัติ ทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานจะได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับ SOP เวอร์ชันล่าสุดเสมอ

Teachme Biz รวมทุกความต้องการ ด้านการสร้างคู่มือและระบบการสอนเข้าด้วยกัน

Teachme Biz เป็นแพลตฟอร์มการสร้างคู่มือออนไลน์ที่เป็นที่นิยมในระดับโลก ออกแบบมาให้ใช้งานง่าย ไม่ว่าจะเป็นการใส่ภาพ เสียง วิดีโอ และอัปเดตเนื้อหาต่างๆ พร้อมแชร์ให้กับพนักงานได้ทันที
นอกจากนั้นยังมี “เทรนนิ่งฟังก์ชัน” ที่สามารถสร้างหลักสูตรอบรมได้จากการเลือกคู่มือการทำงานต่างๆมาสร้างเป็นคอร์สการอบรม ต่อด้วยการเลือกและมอบหมายหลักสูตรจากรายการที่สร้างไว้ให้กับพนักงาน ตบท้ายด้วยการตรวจสอบสถานะการอบรม เรียกว่าครบจบสมบูรณ์ในแพลตฟอร์มเดียว หากคุณเป็นหนึ่งในผู้ที่ต้องจัดการงานเหล่านี้ เริ่มใช้ Teachme Biz เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้แล้ววันนี้

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !