062-295−6588 contact-th@studist.co.th
Digital Transformation Strategy

ถ้าจะขับเคลื่อนองค์กรให้เติบโตอย่างมั่นคงแล้วล่ะก็ มักต้องอาศัยความร่วมแรงร่วมศักยภาพของทุกคนในองค์กร ต่างคนต่างใช้ความรู้ความสามารถของตัวเองในหน้าที่นั้นๆ ที่แตกต่างกัน นำมาเติมเสริมกันกับคนอื่นๆ สร้างเป็นกระบวนการทำงานที่แข็งแกร่งและผลิตงานที่มีประสิทธิภาพในที่สุด 

 เรียกได้ว่าภายในบริษัทนั่นมีข้อมูลความรู้ที่เป็นประโยชน์กระจายอยู่ที่แต่ละคนแต่ละแผนกเต็มไปหมด ซึ่งหากขาดพวกเขาคนใดคนหนึ่งไปก็เป็นไปได้ว่าองค์กรอาจเสียความสามารถตรงนั้นไปด้วย 

ดังนั้นเพื่อที่จะรักษา “องค์ความรู้” ที่เป็นดั่งฟันเฟืองขับเคลื่อนองค์กรเอาไว้ บริษัทน้อยใหญ่ในปัจจุบันจึงหันมาให้ความสำคัญกับ การจัดการความรู้ หรือ Knowledge Management ภายในองค์กรกันมากขึ้น เพื่อที่จะใช้จัดระเบียบความรู้ภายในองค์กรขึ้นมา ไม่ให้มันหายไปไหนได้ และก็เพื่อให้ทุกคนในองค์กรตั้งแต่ระดับพนักงานจนถึงระดับผู้บริหาร สามารถนำไปใช้ได้ง่ายและใช้ได้จริงมากขึ้น รวมถึงช่วยให้สามารถจัดการความรู้ที่มีอยู่และรับเข้ามาใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

Knowledge Management คืออะไร?

Knowledge Management (KM) คือ กระบวนการจัดการความรู้ทั้งหมดที่มีอยู่ในองค์กร ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม เช่น ความรู้จากตัวบุคคล เอกสาร หรือประสบการณ์ต่างๆ แล้วนำมารวมอยู่ในที่เดียวกัน เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงความรู้และประสบการณ์เหล่านั้นได้อย่างสะดวก แล้วนำไปต่อยอดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างเต็มที่และใช้ประโยชน์ให้เต็มศักยภาพต่อไป กลายเป็นกำลังขับเคลื่อนบริษัทอย่างไม่มีสิ้นสุด

ด้วยผลลัพธ์ของการทำ KM ที่เป็นประโยชน์กับบริษัทอย่างมหาศาลนี่เองที่ทำให้บริษัทต่างๆ เริ่มมีกระบวนการจัดการความรู้กันมากขึ้น โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ที่ให้ความสำคัญกับเรื่องนี้มาก จนกลายเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรไปแล้ว ซึ่งส่วนใหญ่ก็จะมีทั้งการเรียนรู้จากประสบการณ์เดิม และการเทรนความรู้ใหม่ๆ เพิ่มเติมด้วย

แต่ก่อนจะไปถึงวิธีการเริ่มกระบวนการจัดการความรู้นั้นเรามาทำความเข้าใจกันก่อนสักนิดว่า “ความรู้” อะไร? แบบไหน? ที่เหมาะกันการใช้ในกระบวนการนี้บ้าง

ประเภทของข้อมูลในการทำ Knowledge Management 

1. Explicit Knowledge หรือ ความรู้ที่ชัดแจ้ง: 

เป็นข้อมูลความรู้ที่ได้ผ่านกระบวนการคิดและกลั่นกรองมาแล้วจนกลายมาเป็นชุดความรู้ทั่วไป ซึ่งมักจะอยู่ในรูปแบบที่เป็นรูปธรรมต่างๆ เช่น เอกสาร คู่มือ หรือตำรา เป็นต้น เป็นความรู้ที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้โดยง่าย หาอ่านได้จากแหล่งต่างๆ เช่น หนังสือ อินเทอร์เน็ต คู่มือ ฯลฯ

ด้วยความที่ใครๆ ก็สามารถหาข้อมูลเหล่านี้มาศึกษาได้ง่ายกว่าแบบ Tacit Knowledge ทำให้ความรู้ประเภทนี้อาจไม่ได้ช่วยสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันทางธุรกิจเท่าไหร่ ตัวอย่าง Explicit Knowledge เช่น คู่มือการชงกาแฟ ซึ่งใครก็ตามที่อ่านคู่มือเล่มนี้ก็จะสามารถทำกาแฟได้ทันที โดยที่ไม่ต้องมีทักษะความรู้หรือประสบการณ์มาก่อนเลยก็ได้

2. Tacit Knowledge หรือ ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน:

เป็นความรู้ส่วนตัวของแต่ละคนที่เกิดจากประสบการณ์ การเรียนรู้ พรสวรรค์ รวมถึงสัญชาตญาณด้วย นับว่าเป็นอะไรที่ปัจเจกมากๆ และอาจเรียบเรียงออกมาให้เป็นคำพูดหรือลายลักษณ์อักษรได้ยาก ถึงแบบนั้นก็อาจยังสามารถพัฒนาและแบ่งปันให้คนอื่นได้อยู่เหมือนกัน 

ความรู้ประเภทนี้จึงสามารถใช้สร้างความได้เปรียบทางธุรกิจได้มากกว่าเพราะว่าเป็นข้อมูลที่ไม่ใช่ว่าใครจะมีได้แต่ฝังอยู่ในตัวบุคคลล้วนๆ ตัวอย่าง Tacit Knowledge เช่น ความเชี่ยวชาญในการชงกาแฟที่ไม่ใช่แค่วิธีการชงเท่านั้น แต่อาจเป็นเทคนิคเล็กๆ น้อยๆ ประกอบร่วมกับวิธีการชงพื้นฐานเพื่อให้ได้กาแฟที่รสชาติดีตามต้องการนั่นเอง

นอกจากนี้ สำนักงานบริหารและพัฒนาองค์ความรู้หรือ OKMD ได้เผยการสำรวจเกี่ยวกับประเภทความรู้ที่นำมาใช้ทำ Knowledge Management เอาไว้ว่า องค์กรต่างประเทศมีการนำ Tacit Knowledge มาใช้มากถึง 42%  อีก 26% เป็นข้อมูลในกระดาษ ส่วนอีก 20% เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และ 12% อยู่ในระบบฐานข้อมูลหรือเครือข่ายอินเทอร์เน็ต

ส่วนในประเทศไทยคาดว่า ความรู้จะอยู่ในตัวคนมากถึง 70-80 % เพราะการบันทึกในเอกสารและระบบสารสนเทศยังไม่แพร่หลายเท่ากับต่างประเทศ ดังนั้นธุรกิจในประเทศไทยจึงยังคงให้ความสำคัญกับการจัดการความรู้แบบ Tacit knowledge มากที่สุด

 

แกนหลักของ  Digital Transformation

ความแตกต่างของ Explicit vs Tacit Knowledge

ข้อดีของ Knowledge Management

  1. พนักงานทุกคนจะสามารถเข้าถึงองค์ความรู้ที่มีอยู่ได้เท่าเทียมกัน
  2. สร้างความได้เปรียบทางธุรกิจได้เพราะมีข้อมูลและความรู้ที่เป็นของตัวเอง จะหาจากที่อื่นไม่ได้
  3. ช่วยให้การตัดสินใจขององค์กรให้มีประสิทธิภาพได้ดียิ่งขึ้น
  4. สร้างให้องค์กรเป็นองค์กรที่ก้าวล้ำนำสมัย และมีความยืดหยุ่นอยู่เสมอ
  5. ช่วยลดระยะเวลาทำงานในงานที่ไม่ซับซ้อน

ความเสี่ยงถ้าองค์กรไม่มีการทำ Knowledge Management ไว้เลย

สิ่งที่น่ากังวลที่สุดที่ไม่มีองค์กรไหนอยากให้เกิดขึ้นเลยแน่ๆ ก็คือ “การสูญเสียความรู้ไป” ไม่ว่าจะเป็นการที่เอกสารหาย ไฟล์หาย หรือ สูญเสีย Tacit knowledge ที่อยู่ในตัวบุคคลเมื่อพนักงานลาออก

ซึ่งหากบริษัทมีการจัดการความรู้อย่างเป็นระบบดีแล้ว ก็จะสามารถป้องกันความเสี่ยงนั้นไว้ได้ รวมถึงช่วยให้พนักงานสามารถหยิบนำไปใช้ต่อยอดในการทำธุรกิจ นำไปต่อยอดสร้างโอกาสใหม่ๆ สร้างความแตกต่างจากคู่แข่ง และสร้างความได้เปรียบให้กับธุรกิจเพิ่มขึ้นได้อีกนั่นเอง

ทั้งนี้ต้องแน่ใจว่ากระบวนการ KM ของตัวเองนั้นมีประสิทธิภาพมากพอแล้วจริงๆ เพราะกระบวนการที่ไม่ดี อาจส่งผลกระทบด้านลบมากกว่าด้านดี ซึ่งมีผลตั้งแต่ระดับความพึงพอใจของพนักงานไปจนถึงระดับการเงินก็เป็นได้

ยกตัวอย่างจากหนังสือ Critical Knowledge Transfer มีรายงานว่าบริษัทที่ติดอันดับ Fortune 500 สูญเสียเงินราว 31.5 พันล้านดอลลาร์ต่อปีจากการไม่ทำการจัดการความรู้ ผลการสำรวจยังบอกว่า 53% ของผู้ตอบแบบสอบถามคิดว่ามูลค่าความรู้ที่สูญเสียไปสูงเกือบ 300,000 ดอลลาร์ และ 11% เชื่อว่าสูญเสียสูงถึง 1,000,000 ดอลลาร์ทีเดียว ขณะที่คนอื่นบอกว่า “ประเมินค่าไม่ได้” ก็มีเช่นกัน

    Knowledge Management ช่วยแก้ปัญหาในองค์กรอย่างไรได้บ้าง 

    • หมดความเสี่ยงเมื่อพนักงานลาออกหรือเกษียณ จากที่เมื่อขาดพนักงานที่ดูแลงานมานานๆ หรือมีความเชี่ยวชาญไปอาจจะมีปัญหาเกิดขึ้น เช่น ไม่สามารถจัดการปัญหา หรือไม่สามารถหาผู้ที่เชี่ยวชาญด้านนั้นได้ แต่ถ้าองค์กรมีการจัดทำ Knowledge Management รวบรวมความรู้ของพวกเขาเอาไว้แล้ว ก็จะสามารถนำมาถ่ายทอดต่อให้กับพนักงานที่จะมารับช่วงงานต่อได้เลยทันที หมดความเสี่ยงที่ความรู้จะหลุดลอยไปจากองค์กร
    • ความรู้กระจุกอยู่แค่คนกลุ่มเดียว โดยเฉพาะกับบุคลากรบางคนมีความรู้เฉพาะทางมากๆ อาจเป็นเรื่องยากที่คนอื่นจะได้เรียนรู้ทักษะเหล่านั้น หรืออาจไม่ให้ความสนใจที่จะเรียนรู้ด้วย ทำให้ความรู้กระจุกอยู่ที่คนเดียว สามารถใช้การทำ Knowledge Management เข้ามาช่วยแก้ตรงจุดนี้ได้ เพราะจะช่วยเปิดโอกาสให้ความรู้นี้กระจายไปยังพนักงานคนอื่นๆ ได้ง่ายกว่าเดิม
    Digital Transformation Strategy Sales

    ปัญหางานกระจุกส่งผลเสียทั้งต่อตัวพนักงานรายบุคคลและผลกระทบรวมขององค์กร

    • ไม่มีการต่อยอดความรู้ในองค์กร เนื่องจากการขาดการแลกเปลี่ยนความรู้ใหม่ๆ ระหว่างทีม ดังนั้นการทำ Knowledge Management ก็จะช่วยส่งเสริมให้เกิดการแบ่งปันความรู้ในองค์กรจนสามารถนำความรู้ไปต่อยอดเป็นไอเดียในการสร้างสรรค์การทำงานใหม่ๆ และอาจใช้ในการสร้างความได้เปรียบทางธุรกิจได้เช่นกัน
    • เกิดความยากและล่าช้าในการค้นหาข้อมูล เป็นเรื่องที่เจอได้บ่อยในทุกองค์กรเมื่อมีคนใหม่เข้ามาในทีมแต่คนเก่าไม่อยู่สอนงานแล้วและคนในทีมก็ไม่มีข้อมูลมากพอจะช่วยทำแทนได้ รวมถึงไม่มีแหล่งข้อมูลไหนจะให้ดูย้อนหลังได้ว่าจะต้องเป็นอย่างไร ทำให้ทีมต้องเสียเวลาเพื่อเรียนรู้กันใหม่ทั้งหมด รวมถึงกรณีที่มีข้อมูลแต่ข้อมูลนั้นล้าสมัยเกินไป  ไม่มีการอัปเดตให้เป็นปัจจุบัน ทำให้เกิดความล่าช้าในการทำงานเหมือนกัน

    เทคนิคการทำให้กระบวนการจัดความรู้ขององค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น

    สำหรับการทำ Knowledge Management ที่ดี นอกจากจะต้องรวบรวมความรู้ขององค์กรทั้งหมดไว้ในที่เดียวแล้ว ยังควรต้องมีการจัดการความรู้ใหม่ๆ ให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอแบบเรียลไทม์ด้วย เพื่อให้พนักงานนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด ถูกต้องและเหมาะสมกับช่วงเวลานั้นๆ จึงจะเป็นประโยชน์กับองค์กรที่แท้จริง นอกจากนี้แล้วยังควรให้พนักงานมีการอัปเดตความรู้อยู่เสมอ เช่น การจัด Sharing Session ให้คนในองค์กรที่มีความเชี่ยวชาญในด้านต่างๆ มาแบ่งปันความรู้เฉพาะด้านให้คนอื่นได้เรียนรู้ไปด้วย หรือการจัดคอร์สให้คนในองค์กรได้เรียนรู้เพิ่มเติม เกี่ยวกับทักษะสกิลใหม่ๆ นอกเหนือจากทักษะที่ตัวเองมี เป็นต้น

    แหล่งจัดเก็บข้อมูลก็สำคัญ ควรต้องมีกระบวนการจัดเก็บที่พนักงานทุกคนสามารถค้นหาได้สะดวกรวดเร็วในที่ที่เดียว ส่งเสริมให้สามารถปฏิบัติตามได้ง่าย รวมถึงควรต้องมีการแบ่งปันข้อมูลกันได้ด้วย เช่น สามารถถามตอบกันได้ ฟีดแบ็กได้ เพื่อให้ทุกคนช่วยกันปรับปรุงชุดความรู้ที่จัดเก็บไว้ให้เป็นเวอร์ชันที่ดีที่สุดอยู่เสมอ

    ทำไม Teachme Biz จึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยเริ่มกระบวนการ Knowledge Management ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

    Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์ถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่าย สะดวก และรวดเร็ว ไม่ว่าใครก็สามารถแชร์องค์ความรู้ที่ตัวเองมีออกมาในรูปแบบของคู่มือการทำงาน SOP หรือ WI ได้ทันที ในระดับปัจเจกก็สามารถแชร์ Tactic Knowledge ของตัวเองออกมาให้คนอื่นได้เรียนรู้ได้ ในระดับองค์กรก็สามารถดึงเอาความรู้และความเชี่ยวชาญส่วนบุคคลออกมาและจัดเก็บให้เป็นความรู้และความเชี่ยวชาญขององค์กรได้ Teachme Biz จึงเหมาะสำหรับการรวบรวม Knowledge เป็นอย่างมาก แต่ในขณะเดียวกันก็ยังเหมาะกับการนำ Knowledge ที่รวบรวมได้ไปใช้จริงได้เช่นกัน เพราะเป็นแอปที่ทุกคนเข้าถึงง่าย จึงสามารถเข้าถึง และนำความรู้นั้นๆ ไปใช้งานได้จริงในชีวิตประจำวัน ดูตัวอย่างการจัดการ Knowledge Management ได้ที่นี่ 

    TOYOTA TSUSHO (THAILAND) CO., LTD.
    Create SOP manual effectively

    Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

    ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !  

    Pin It on Pinterest

    Share This