สอบถามเพิ่มเติม โทร 062-295−6588 studist@studist.co.th

ยกระดับคุณภาพการทำงานด้วย Learning Organization

เปลี่ยนความเชี่ยวชาญส่วนบุคคล ให้เป็นความเชี่ยวชาญของบริษัท

วัตถุประสงค์

ยกระดับคุณภาพการทำงานด้วย Learning Organization เปลี่ยนความเชี่ยวชาญส่วนบุคคล ให้เป็นความเชี่ยวชาญของบริษัท

ปัญหา

แชร์และทำความเข้าใจคู่มือการทำงานได้ยาก ทำให้เกิดงานที่ไม่จำเป็นต้องทำ

ผล

การสื่อสารในองค์กรมีประสิทธิภาพ ประหยัดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารทรัพยากรบุคคล

 

ชื่อบริษัท

Toyota Tsusho (Thailand) Co.,Ltd.

เว็บไซต์

https://www.tttc.co.th/

ที่อยู่

607 Asoke-Dindaeng Road,Kwaeng Dindaeng,Khet Dindaeng,Bangkok 10400, Thailand

จำนวนพนักงาน

100 – 1,000 คน

ประเภทธุรกิจ

ค้าส่งค้าปลีก

รายละเอียดทางธุรกิจ

ธุรกิจนำเข้า-ส่งออก ธุรกิจนายหน้าตัวแทน ธุรกิจบริการ ธุรกิจซื้อขาย และธุรกิจค้าปลีกทั้งในประเทศไทยและต่างประเทศ

การใช้งาน

คู่มือการทำงานภายในองค์กร

60 กว่าปีกับการเป็นสะพานเชื่อมไทย-ญี่ปุ่น

Toyota Tsusho (Thailand) Co.,Ltd. บริษัทนำเข้าสัญชาติญี่ปุ่นที่ก่อตั้งในประเทศไทยตั้งแต่ประมาณปีพ.ศ. 2500 โดยเริ่มจากการทำธุรกิจนำเข้าสินค้าอุปโภค เครื่องจักรอุตสาหกรรม และยางรถยนต์จากประเทศญี่ปุ่น จนถึงวันนี้เป็นเวลา 60 กว่าปีแล้วปัจจุบันธุรกิจของ Toyota Tsusho เติบโตขึ้นจนมีบริษัทในเครือและบริษัทร่วมทุนมากกว่า 50 บริษัท ใน 6 กลุ่มธุรกิจหลักได้แก่ ธุรกิจโลหะ ธุรกิจชิ้นส่วนประกอบยานยนต์และโลจิสติกส์ ธุรกิจยานยนต์ ธุรกิจเครื่องจักรกล ธุรกิจเคมีภัณฑ์และอิเล็กทรอนิกส์ และสุดท้ายธุรกิจอาหาร สินค้าอุปโภค และบริการ โดยรวมแล้วมีพนักงานกว่า 8,000 คน

Solutions เพื่อการผลักดัน Digital Transformation ในองค์กร ส่งเสริมให้พนักงานมองเห็นภาพรวมของธุรกิจองค์กร

Mr. Nakagawa : ตอนที่กำลังวางแผน Digital Transformation ขององค์กรนั้น ผมคิดว่าการจะอธิบายเรื่องยากๆ คงไม่ทำให้เกิดผลดี เลยคิดว่าสิ่งสำคัญคือควรจะมีเครื่องมือที่ใช้งานง่าย จับต้องได้ ให้ประสบการณ์เหมือนจริง นอกจากนี้ยังอยากจะเปลี่ยนจากการ “เรียน” ให้เป็น “ทำความคุ้นเคย” จนเกิดความคิดที่อยากจะลองไปใช้กับงานของตัวเอง ซึ่งตอนที่ได้รู้จักกับ Teachme Biz ผมก็คิดจริงๆ ว่าการที่มันใช้งานง่าย (User-Friendly) น่าจะเป็นส่วนสำคัญที่จะช่วยให้การผลักดัน Digital ในองค์กรสำเร็จได้ นอกจากนี้ลักษณะเด่นด้านการจัดการคู่มือการทำงานหรือ Workflow ของการทำงานยังเป็นสิ่งที่บริษัทเรากำลังดำเนินการอยู่พอดี และยังคาดหวังอีกว่าถ้าพนักงานทุกคนสามารถใช้ Teachme Biz ที่สามารถใช้งายง่ายมากแล้ว น่าจะทำให้ทุกคนมีความเข้าใจในภาพรวมของขั้นตอนการทำงาน และภาพรวมของธุรกิจของบริษัทได้มากขึ้น จึงรู้สึกทันทีว่า “นี่แหละ! Solution ที่กำลังหาอยู่”  คุณ Yuji Nakagawa/ Director & EVP ของบริษัท Toyota Tsusho (Thailand) Co.,Ltd. กล่าวกับทีม Teachme Biz เมื่อเราถามถึงวินาทีที่ได้รู้จักกับแพลตฟอร์มของเรา

ก่อนจะเป็น Learning Organization ตามที่ตั้งใจ

Mr. Nakagawa : ด้วยความที่บริษัทเราก่อตั้งมานาน พนักงานส่วนใหญ่จึงทำตามขั้นตอนแบบเก่าๆ ที่เคยทำมาในอดีต (Conventionality) ไม่ได้มีการแชร์ขั้นตอนการทำงานภายในองค์กรมากนัก จะดำเนินการใดๆ ก็ต้องอาศัยถามจากพนักงานคนนั้นๆ เท่านั้น คนอื่นไม่สามารถทำแทนกันได้ ขอบเขตการทำงานของพนักงานแต่ละคนจึงแคบ ประกอบกับมีปัญหาเรื่อง Turnover Rate ที่ค่อนข้างสูง พอมีพนักงานลาออก การส่งต่องานจึงไม่ค่อยราบรื่น 

K.Som : เดิมที Toyota Tsusho มีนโยบายที่อยากให้บริษัทเป็นองค์กรที่ยกระดับคุณภาพด้วยการจัดการความรู้ (Learning Organization) จึงต้องการรวบรวมความรู้ความเชี่ยวชาญส่วนบุคคลเพื่อเปลี่ยนให้เป็นความรู้ความเชี่ยวชาญของบริษัท ควบคุมมาตรฐานการทำงานของพนักงานให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน และเตรียมความพร้อมกรณีมีการโยกย้ายพนักงาน จึงให้พนักงานทุกส่วนงานทำคู่มือการทำงาน (Job Manual) โดยมีวัตถุประสงค์นอกจากจะเพื่อรวบรวมและจัดการ Knowledge ขององค์กรแล้ว ยังต้องการให้พนักงานสามารถรับผิดชอบงานส่วนอื่นได้ในมาตรฐานเดียวกับที่บริษัทตั้งไว้

“เป็นขั้นตอนที่ต้องเสียทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในการทำเป็นอย่างมาก แถมยังไม่ได้ใช้งานจริง”

―――ช่วยยกตัวอย่างคู่มือการทำงานในส่วนงานที่รับผิดชอบให้ฟังหน่อยค่ะ

K.Som :

“คู่มือการทำงานในส่วนงานที่ส้มต้องรับผิดชอบจะเกี่ยวกับการประเมินผลงานพนักงาน หรือ Performance Management System โดยปกติต้องประเมินผลงานของพนักงานปีละ 3-4 ครั้ง จึงต้องใช้เวลาในการเตรียมตัวนานมาก ซึ่งนอกจากขั้นตอนการเตรียมตัวของ HR แล้วยังมีขั้นตอนการใช้ System ที่ต้องแชร์ให้พนักงานทราบเพื่อจะได้เข้าไปใช้ระบบด้วยตัวเองได้ ส้มต้องใช้วิธีการแคปเจอร์หน้าจอ แล้วมาแปะในพาวเวอร์พอยท์ทีละหน้า พร้อมคำอธิบาย แต่สุดท้ายแล้วก็อาจจะมีพนักงานเพียงแค่ 20% ที่เปิดอ่านคู่มือนั้น ทำให้คนที่ไม่เข้าใจก็ต้องโทรมาสอบถามอีกอยู่ดี งานด้านการซัพพอร์ตพนักงานที่โทรเข้ามาสอบถามเรื่องการใช้ระบบจึงเพิ่มขึ้นไปอีก” 

พอทดลองทำคู่มือการทำงานได้สัก 1 ปีก็พบว่าเป็นขั้นตอนที่ต้องเสียทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในการทำเป็นอย่างมาก แถมยังไม่ได้ใช้งานจริง เพราะคู่มือการทำงานที่ประกอบด้วยตัวหนังสือเป็นหลักนั้นเข้าใจยาก และต้องใช้ทรัพยากรในการจัดการสูง ยกตัวอย่างเช่น เวลาที่มีการอบรมพนักงานใหม่ บริษัทต้องการให้พนักงานสามารถนำความรู้ที่รวบรวมเอาไว้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์จริง จึงมีการแชร์คู่มือการทำงานที่สร้างเอาไว้กับพนักงานใหม่ แต่ด้วยความที่คู่มือการทำงานมีแต่ตัวหนังสือ (Text-based) จึงเข้าใจยาก ไม่สร้างแรงจูงใจให้เกิดการใช้งาน ในฐานะของบริษัทที่ต้องการให้พนักงานสามารถนำความรู้ความเชี่ยวชาญต่างๆ ที่รวบรวมไว้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์อย่างแท้จริงในการทำงานนั้น จึงคิดว่าควรจะต้องเปลี่ยนรูปแบบการรวบรวมและถ่ายทอดความรู้ใหม่

เปลี่ยนการจัดการองค์ความรู้จากตัวหนังสือเป็นภาพ ผลลัพธ์ที่เกินคาด

―――การใช้ Teachme Biz ทำให้เกิดความเปลี่ยนแปลงในการทำคู่มือและแชร์ข้อมูลกับพนักงานอย่างไรบ้างคะ

K.Som : การเริ่มต้นใช้ Teachme Biz ของเรายังคงอยู่บนวัตถุประสงค์หลักของการทำคู่มือการทำงาน 3 ข้อ นั่นคือ รวบรวมความรู้ความเชี่ยวชาญส่วนบุคคลเพื่อเปลี่ยนให้เป็นความรู้ความเชี่ยวชาญของบริษัท ควบคุมมาตรฐานการทำงานของพนักงานให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน และเตรียมความพร้อมในการโยกย้ายพนักงานให้พนักงานทำงานแทนกันได้ ซึ่งเมื่อใช้งานจริงแล้วพบว่านอกจาก 3 วัตถุประสงค์ข้างต้นแล้ว ยังทำให้พนักงานสามารถเรียนรู้และแก้ไขปัญหาต่างๆ ได้ด้วยตัวเองโดยไม่ต้องขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงานได้มากขึ้น อย่างปีที่ผ่านมาหลังจากแชร์คู่มือเกี่ยวกับการประเมินผลงานพนักงาน หรือ Performance Management System แล้วพบว่าพนักงานส่วนใหญ่เข้าใจมากกว่าการดูคู่มือเป็นเล่มๆ  และสามารถตรวจสอบข้อมูลและทำความเข้าใจด้วยตัวเอง จนทำให้การติดต่อสอบถามจากพนักงานลดลงกว่า 80%

เตรียมพร้อมสำหรับการบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างสมบูรณ์แบบ

นอกจากการรวบรวมองค์ความรู้เพื่อสื่อสารภายในองค์กรแล้ว สิ่งที่พบว่าเป็นประโยชน์สำหรับการบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นอย่างมากคือการเตรียมความพร้อมสำหรับการเลื่อนขั้นหรือโยกยายพนักงานไปยังตำแหน่งอื่นได้อย่างสมบูรณ์แบบ เพราะเมื่อคู่มือการทำงานเข้าใจง่าย จัดเก็บง่าย และค้นหาง่าย ก็จะทำให้พนักงานสามารถค้นหา ทำความเข้าใจ ตรวจสอบ และทำตามคู่มือการทำงานได้อย่างถูกต้องและมีมาตรฐานตามที่ตั้งไว้  

―――ลองยกตัวอย่างการใช้งานบริหารบุคคลเพื่อการเลื่อนตำแหน่งให้ฟังได้ไหมคะ

K.Som :

เมื่อมีพนักงานเลื่อนตำแหน่งก็จะต้องมีคนมารับช่วงต่องานเดิมของคนนั้นๆ เพื่อเป็นการเตรียมความพร้อมแก่พนักงานที่จะได้รับการเลื่อนตำแหน่งและพนักงานที่มารับช่วงต่อ บริษัทจึงต้องการเตรียมคู่มือการทำงานที่มีคุณภาพเพื่อให้คนใหม่สามารถทำงานได้มาตรฐานเหมือนกับที่คนเก่าเคยทำไว้ จึงนำ Teachme Biz มาใช้ในกระบวนการนี้ด้วย โดยหลังจากที่เลือกพนักงานที่จะได้รับการเลื่อนตำแหน่งแล้ว พนักงานจะต้องเลือกงานที่อยู่ในความรับผิดชอบของตัวเองขึ้นมาเพื่อทำคู่มือการทำงาน จากนั้น HR จะเป็นผู้ตรวจสอบคู่มือและประเมินว่าพนักงานผู้นั้นเป็นผู้ที่มีความสามารถพอจะเลื่อนตำแหน่งได้หรือไม่ โดย HR ได้เลือกใช้ Teachme Biz เป็นแพลตฟอร์มหลักในการทำคู่มือของพนักงานในส่วนนี้ เพราะแม้จะเป็นพนักงานที่ไม่เคยทำคู่มือมาก่อนก็สามารถทำได้ง่ายเพราะมีทีม Teachme Biz คอยซัพพอร์ตการใช้งานอยู่

―――คู่มือการทำงานในขั้นตอนการคัดเลือกพนักงานเพื่อเลื่อนตำแหน่งเป็นแบบไหนคะ

K.Som : คู่มือการทำงานที่ให้พนักงานทำเพื่อพิจารณาเพื่อเลื่อนตำแหน่งนั้นจะประกอบด้วย 3 ส่วน 

1. เหตุผลที่ทำคู่มือนั้นๆ

2. ขั้นตอนการทำงานนั้นๆ

3. คำถามหรือปัญหาที่พบบ่อยในงานนั้นๆ

ซึ่งทำให้นอกจากจะได้แชร์ขั้นตอนการทำงานหรือ Workflow แล้วยังสามารถแชร์ประสบการณ์ส่วนบุคคลของผู้รับผิดชอบเก่าให้ผู้รับผิดชอบใหม่ได้ทราบ เพื่อจะได้เป็นข้อมูลในการอ้างอิงสำหรับการปฏิบัติงานของผู้รับผิดชอบใหม่ต่อไปได้อีกด้วย

ในฐานะที่เป็นทั้งคนทำและคนรวบรวมคู่มือการทำงาน รู้สึกได้ว่าใช้งานง่ายจริง

―――เสียงตอบรับจากพนักงานผู้ทำคู่มือการทำงาน

K.Som : ในฐานะที่เป็น HR จึงได้มีโอกาสเป็นทั้งคนทำและคนรวบรวมคู่มือการทำงาน จึงรู้สึกได้ว่าการใช้งาน Teachme Biz นั้นง่ายและใช้เวลาในการทำน้อยกว่าแพลตฟอร์มอื่นจริงๆ และด้วยความที่แพลตฟอร์มนี้เน้นการสื่อสารด้วยภาพและวิดีโอ จึงทำความเข้าใจข้อมูลได้เยอะและง่ายขึ้นเมื่อเทียบกับการอ่านตัวหนังสือ ส่วนเสียงตอบรับจากพนักงานอื่นๆ ส่วนใหญ่จะบอกว่าใช้งานง่าย แต่จะมีเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ที่เกิดจากความไม่คุ้นเคยในการใช้งานที่ต้องใช้เวลาเท่านั้นเอง 

―――ณ ตอนนี้แผนกที่ใช้งานเยอะที่สุดคือส่วนงานไหนคะ

K.Som : แผนก Centralize Management และแผนก HR เป็นส่วนงานที่ใช้งาน Teachme Biz มากที่สุดเพราะเป็นแผนกที่ต้องสื่อสารกับพนักงานอยู่บ่อยครั้ง อย่างเช่นคู่มือของแผนก Centralize Management ที่เกี่ยวข้องกับวิธีการใช้อุปกรณ์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานหรือการใช้ชีวิตในที่ทำงาน เพื่อซัพพอร์ตให้พนักงานทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และลดทรัพยากรที่ใช้ในการตอบคำถามจากพนักงาน 

QR Code ของ SOP เกี่ยวกับวิธีการใช้อุปกรณ์ต่างๆภายในออฟฟิศ

เหนือไปกว่าการแชร์ขั้นตอนการทำงาน คือการสื่อสาร

K.Som : จากการระบาดของ COVID-19 ซึ่งถือเป็นช่วงที่ทำให้การสื่อสารยากขึ้น เพราะการรวมตัวกันเพื่อประชุมหรือทำกิจกรรมร่วมกันเป็นไปได้ยากกว่าเดิม ทางบริษัทจึงเปลี่ยน Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์ให้เป็นช่องทางในการสื่อสารกับพนักงาน โดยนำวิดีโอที่เป็นสารจากประธานบริษัทใส่ลงไป และแชร์ให้กับพนักงานทุกคน เพื่อให้ได้รับรู้ความคิดและนโยบายจากประธานได้โดยตรง

―――แผนการใช้งาน Teachme Biz ในอนาคต

K. Som : ปัจจุบัน Toyota Tsusho ใช้งาน Teachme Biz ในหลากหลายส่วนงานทั้ง แผนกHR แผนกIT แผนกCentralized Management แผนกSafety และ แผนกCorporate Planing ซึ่งในอนาคตคิดว่าจะขยายการใช้งานไปยังส่วนอื่นๆ ด้วย ยกตัวอย่างเช่นตอนนี้มีแผนก Food และ แผนก CS ที่สนใจอยากนำ Teachme Biz ไปใช้สื่อสารกับลูกค้า หรือคู่ค้า เช่น เป็นคู่มือการจัดหน้าร้านต่างๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารต่อไป 

ตัวอย่างผู้ใช้งานอื่นๆ

[User Interview] Imerb Namnueng

[User Interview] Imerb Namnueng

“อิ่มเอิบแหนมเนือง” สร้างคุณภาพแบบเข้าถึงหัวใจพนักงานและลูกค้า สาเหตุที่ตัดสินใจใช้ สร้างและควบคุมมาตรฐานทางรสชาติ และคุณภาพการบริการให้เทียบเท่ากันในทุกสาขา  ชื่อบริษัท อิ่มเอิบแหนมเนือง เว็บไซต์ https://www.xn--72c9aac8ac2enbf3ec8b1hgm7i.com/our-story ที่อยู่...

[User Interview] NOE ASIA PACIFIC

[User Interview] NOE ASIA PACIFIC

【 User Interview】NOE ASIA PACIFIC สาเหตุที่ตัดสินใจใช้  เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และสร้างระบบพื้นฐานในองค์กร ชื่อบริษัท NOE ASIA PACIFIC เว็บไซต์ https://www.noe-ap.com/th/ ที่อยู่ 3803 ซอยรูเบีย ถ.พระรามที่ 4 แขวงพระโขนง เขตคลองเตย กรุงเทพฯ 10110 จำนวนพนักงาน -...

[User Interview] PERSONNEL CONSULTANT MANPOWER (THAILAND) CO., LTD.

[User Interview] PERSONNEL CONSULTANT MANPOWER (THAILAND) CO., LTD.

โควิด-19 ทำให้การเดินทางล่าช้า แต่เตรียมพร้อมด้วยการเทรนนิ่งข้ามประเทศได้ด้วย​ Teachme Biz​! วัตถุประสงค์  สร้างมาตรฐานการทำงาน ยกระดับการอบรมพนักงานภายในองค์กร ปัญหา  ขั้นตอนการทำงานไม่มีมาตรฐาน เมเนเจอร์ต้องสอนงานซ้ำๆ ผล...

Pin It on Pinterest