สอบถามเพิ่มเติม โทร 062-295−6588 studist@studist.co.th

คุณคงเคยเห็นในภาพยนตร์แนววิทยาศาสตร์หลาย ๆ เรื่อง ที่จะมีตัวละครระดับดอกเตอร์ หรือศาสตราจารย์ คอยเป็นที่ปรึกษาหรือบางทีก็เป็นตัวเอกของเรื่องเองเลยก็มี แต่กลับเรื่องจริงในยุคนี้ อภิมหาเศรษฐีนามว่า Elon Musk ได้ทำลายทุกภาพจำที่เราเคยมีในการจ้างพนักงานเข้าร่วมทีมในการทำงานต่าง ๆ  โดยประกาศว่าไม่ต้องมีแม้แต่ดีกรีปริญญาหรือแม้แต่มัธยมปลายด้วยซ้ำหากจะเข้าทำงานร่วมทีมกับ Tesla 

นั่นเป็นเพียงนโยบายส่วนตัวขององค์กรหนึ่ง ซึ่งไม่มีผิดหรือถูก แต่เป็นความเหมาะสมกับวัฒนธรรมขององค์กรนั้น ๆ มากกว่า การมีดีกรีรองรับก็นับว่าเป็นเหมือนกับฟิลเตอร์อีกชั้นหนึ่ง อย่างไรก็ตามสิ่งที่สำคัญกว่าก็คือเมื่อเข้ามาอยู่ในองค์กรแล้วก็ต้องเริ่มมาเรียนรู้กับขั้นตอนของการทำงานที่เป็นงานจริง ๆ ไม่ใช่ในบทเรียนกันใหม่อยู่ดี 

วันนี้ Teachme Biz จึงขอนำเสนอสิ่งที่องค์กรทำเป็นพื้นฐานเมื่อรับพนักงานใหม่เข้าสู่องค์กร นั่นคือการ “อบรมพนักงาน” (Employee Training) การอบรมพนักงานนั้นมีให้เห็นเป็นเรื่องธรรมดาก็จริง แต่การทำให้เป็นประสิทธิภาพนั้นเป็นเรื่องที่หลายองค์กรมองข้ามไป วันนี้เรามาดูกันว่าการอบรมพนักงานให้มีประสิทธิภาพมีแนวทางอย่างไรกันบ้าง

การอบรมพนักงานใหม่ในองค์กรเป็นสิ่งหนึ่งที่สำคัญ

ทำไมการ “อบรมพนักงานใหม่” จึงเป็นสิ่งสำคัญ

เป็นความผิดพลาดอยู่เช่นกันสำหรับหลายธุรกิจที่รับพนักงานใหม่โดยไม่มีการอบรมพนักงานอย่างเป็นทางการ ที่เป็นเช่นนั้นเพราะเชื่อว่าพนักงานใหม่จะสามารถเรียนรู้และทำงานไปได้พร้อม ๆ กัน หรือเรียนรู้ได้จากการสอนงานของรุ่นพี่ แต่สิ่งนั้นขึ้นกับเนื้อหางานและการเอาใจใส่ของรุ่นพี่ด้วย หากรุ่นพี่งานล้นมือจนขาดตกในการอบรมหรือสอนงานพนักงานใหม่ การปฏิบัติงานของพนักงานใหม่ก็ยากจะมีประสิทธิภาพ

มีงานวิจัยหนึ่งจาก Talentwise ความว่า 

  • การอบรมพนักงานใหม่อย่างเป็นทางการ (Employee Training) ทำให้ 91% ของพนักงานใหม่ไม่ลาออกจากบริษัทในช่วงปีแรกของการทำงาน 
  • 69% ของพนักงานใหม่ที่เข้ารับการอบรมอย่างเป็นทางการนั้นจะทำงานต่อเนื่องกับองค์กรไม่ต่ำกว่า 3 ปีโดยไม่ลาออกกลางคัน 

แนวทางการอบรมพนักงานใหม่ให้มีประสิทธิภาพ

กระบวนการอบรมพนักงานใหม่อาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่สิ่งที่เหมือนกันคือทำให้พนักงานใหม่สามารถเรียนรู้งานได้เร็วขึ้น ยิ่งในช่วงที่มีสถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 การทำงานจากที่บ้านก็เป็นอีกปัจจัยที่ต่างไปจากเมื่อก่อน แต่ไม่ว่าจะมีลักษณะการทำงานแบบใดการอบรมพนักงานใหม่ให้เข้าใจแวดล้อม วัฒนธรรมองค์กร เป้าหมายขององค์กร รวมถึงหน้าที่ปฏิบัติ แนวทางเหล่านี้ก็สามารถนำไปปรับใช้ได้กับทุกองค์กรเพื่อประสิทธิภาพที่ดีที่สุดของการอบรมพนักงานใหม่

1. สร้างระเบียบปฏิบัติสำหรับพนักงานใหม่โดยเฉพาะ 

เพราะพนักงานใหม่และพนักงานปัจจุบันมีพื้นฐานความเข้าใจในงานที่แตกต่างกัน การสร้างระเบียบปฎิบัติสำหรับพนักงานใหม่โดยเฉพาะจะทำให้แบ่งบทบาทของพนักงานได้ดีขึ้น 

1.1 คู่มือการทำงานสำหรับพนักงานใหม่

คู่มือการทำงานจะเป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยทำให้องค์กรสามารถควบคุมมาตรฐานการทำงานของพนักงานทั้งใหม่และเก่าได้ แต่สำหรับพนักงานใหม่ การระบุหัวข้อการทำงาน รวมถึงขั้นตอนการทำงานต่างๆ ออกมาเป็นข้อๆ ให้เข้าใจง่ายย่อมดีกว่าการเขียนในรูปแบบย่อหน้าเป็นไหน ๆ  

1.2 เลือกผู้สอน หรือผู้อบรมที่เหมาะสม

ไม่ใช่ว่าทุกคนจะสอนคนให้เข้าใจได้ในระดับเดียวกัน การกำหนดผู้สอน หรือผู้อบรมให้ชัดเจนและเหมาะสมเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม แต่หากมีผู้สอนหลายคนอาจทะให้เกิดความคลาดเคลื่อนในเนื้อหาที่สอน จนในที่สุดมาตรฐานในการทำงานก็ค่อยๆ แปรเปลี่ยนไปกลายเป็นขั้นตอนตามความเคยชินของผู้สอนคนนั้นๆ 

การเลือกผู้สอนที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ

1.3 ตระเตรียมทรัพยากรที่สำคัญ

ถึงบรรทัดนี้ คุณคงเห็นแล้วว่าการอบรมพนักงานใหม่เป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นการทุ่มเททรัพยากรเพื่อการอบรมพนักงานใหม่จึงสำคัญเช่นกันไม่ว่าจะเป็น เอกสารหรือเครื่องมือที่ใช้ในการสอน เวลา หรือทรัพยากรบุคคลที่ล้วนเป็นค่าใช้จ่ายขององค์กรทั้งสิ้น ฯลฯ

1.4 กระบวนการประเมินผล

การอบรมพนักงานใหม่แทบจะไม่มีความหมายเลยถ้าองค์กรไม่มีการประเมินผลพนักงานหลังการอบรม มิเช่นนั้นจะไม่ต่างจากการเรียนในมหาวิทยาลัยที่ไร้การสอบ

    2. สร้างเช็คลิสต์สำหรับการเตรียมการอบรม (Training Preparation Checklist) 

    พวกเราอาจจะมองเห็นว่ามีโปรแกรมใด ๆ บ้างที่จะใช้อบรมพนักงานและตรวจสอบได้ว่าพนักงานได้รับการอบรมครบแล้วหรือยัง แต่สิ่งที่หลาย ๆ คนลืมไปคือก่อนการอบรม เราเตรียมทุกสิ่งได้พร้อมแล้วหรือยัง 

    รายการตรวจสอบการเตรียมการอบรมควรประกอบไปด้วยสิ่งเหล่านี้ Teachme biz ได้รวบรวมมาให้เรียบร้อยแล้ว

    • ข้อควรปฏิบัติในองค์กร เช่นการแต่งกาย การเข้างานที่เหมาะสม 
    • เรื่องที่พนักงานใหม่ควรทำในการทำงานวันแรก
    • สถานที่ เครื่องมือ คอมพิวเตอร์ หรือสิ่งจำเป็นในการอบรมของทุกโปรแกรมการอบรม
    • การมอบหมายรุ่นพี่หรือพี่เลี้ยงสำหรับพนักงานใหม่ อาจจะเป็น 1ต่อ1 หรือพี่เลี้ยง1คนต่อพนักงานใหม่หลายคนแล้วแต่ความเหมาะสม
    • โปรแกรมการอบรมที่อาจแตกต่างกันไปในพนักงานใหม่แต่ละคนที่อยู่คนละแผนกกัน 
    • ลำดับความสำคัญของแต่ละโปรแกรมการอบรม เพราะไม่จำเป็นที่จะต้องอัดทุกหัวข้อการอบรมเข้าไปในเดือนแรกที่เข้าทำงาน 
    • จัดสรรเวลาการประชุมเพื่อดูการตอบรับระหว่างพนักงานใหม่และผู้จัดการ

    มีรายการตรวจสอบการเตรียมการอบรมทำให้องค์กรพร้อมและพนักงานใหม่ก็พร้อมไปกับเราด้วย

    3. ผนวกรวม “แนวปฏิบัติที่ดี” (Best Practice) เข้าไปในกระบวนการอบรม 

    การนำแนวปฏิบัติที่ดีไปใช้ในกระบวนการอบรมทำให้พนักงานใหม่เข้าใจได้ง่ายขึ้นเพราะมีจุดอ้างอิงที่สำคัญ 

    3.1 สร้างวันประทับใจแรกให้แก่พนักงานใหม่

    โดยเฉพาะกรณีที่พนักงานใหม่ไม่เคยมีประสบการณ์มาก่อน หรือมาจากต่างสายงาน ไม่คุ้นเคยในอุตสาหกรรมขององค์กร การใช้เวลาให้พนักงานได้เข้าใจภาพรวมของอุตสาหกรรมขององค์กรรวมถึงงานที่พนักงานใหม่นั้นจะต้องทำว่ากำลังนำพาตัวพนักงานและองค์กรไปยังเป้าหมายใดจะสร้างแรงปลุกใจที่ดีให้กับพนักงานใหม่ด้วย

    3.2 ใช้สื่อการอบรมหลากหลายมิติอย่างเหมาะสม

    ไม่ใช่สื่อการสอนรูปแบบเดียวจะใช้ได้ดีกับทุกหัวข้อการอบรม ตัวอย่างเช่น เนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงอย่างขั้นตอนการทำงานด้านเทคนิค หรือการบริการลูกค้า ก็ควรให้พนักงานได้เห็นหน้างานจริง หรือเห็นภาพจริงจากการทำงานมากกว่าอ่านจากจากกระดาษเพียงอย่างเดียว หรืออาจประยุกต์ใช้เป็นการเรียนแบบ e-Learning พร้อมการประเมินท้ายบทเรียนก็สามารถประหยัดเวลาและแรงงาน และเพิ่มคุณภาพของการอบรมได้

    การใช้ e-Learning ให้เหมาะกับบทก็ทำให้ดีต่อทั้งองค์กรและพนักงานใหม่

    3.3 รวบรวมคำถามที่เคยมีมาในอดีต

    รวบรวมคำถามในอดีตสำหรับตำแหน่งงานนั้น ๆ หรือสำหรับโปรแกรมการอบรมนั้น ๆ  เพราะคำถามเหล่านี้แม้จะไม่ได้มาจากปากของพนักงานใหม่รุ่นปัจจุบันโดยตรงในตอนนี้ แต่ก็อาจจะมีคำถามนี้ในอนาคต เพื่อสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องตั้งแต่การอบรมก่อนเริ่มงาน

    เรื่องแปลกที่บางองค์กรพบเจอก็คือ มีแนวปฏิบัติที่ดีจากกรณีศึกษาจริง ๆ ในองค์กร หรือคำถามเด็ด ๆ ที่ใช้ในการอบรมแต่พนักงานปัจจุบันบางคนไม่เคยได้ยินมาก่อน ดังนั้นการรวมรวมแนวปฏิบัติที่ดีไม่เพียงแต่พนักงานใหม่เท่านั้นยังสามารถเอามาใช้กับพนักงานทุกคนในองค์กรได้อีกด้วย ยิ่งถ้าอยากทำให้มีการอัปเดตได้ง่าย ก็จะทำให้พนักงานกระตือรือร้นที่จะอัปเดตข้อมูลต่างๆ เอาไว้ เป็นการบริหารความรู้ (Knowledge Management) ขององค์กรได้เลย 

    4. อบรมไปถึงวัฒนธรรมขององค์กรไม่เพียงแต่หัวข้อการทำงานเท่านั้น 

    องค์กรยักษ์ใหญ่ในโลกใบนี้ล้วนมีวัฒนธรรมองค์กรที่แตกต่างกันไป และนั่นก็เป็นวิสัยทัศน์ของผู้บริหารระดับสูงของแต่ละองค์กรว่าจะบริหารองค์กรในบรรยากาศแบบใด เราเคยพูดถึงเรื่องนี้กันครั้งหนึ่งใน คิดอย่างไรให้สำเร็จแบบ Amazon

    หากพนักงานใหม่ไม่รู้เกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กรและทำงานไปตามวัฒนธรรมของตัวเอง การปรับตัวให้เข้ากับเนื้อหางาน การประสานงานกับเพื่อนร่วมทีมหรือรุ่นพี่ไปจนถึงหัวหน้างานอาจทำได้ไม่ลื่นไหลนัก วิธีหนึ่งที่ทำให้ผู้บริหารระดับสูงสื่อสารวิสัยทัศน์ วัฒนธรรมต่าง ๆ ออกมาได้ดีถึงพนักงานทุกคน คือการใช้ข้อความวิดีโอ หรือ VDO message ที่สามารถปรับเปลี่ยนเนื้อหาให้ทันสมัยได้ง่าย เข้าถึงได้ทุกคน ไม่ว่าจะเป็นทางสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์ 

    วัฒนธรรมองค์กร สิ่งที่ถูกปลูกฝังให้กับพนักงานใหม่ทุกคนด้วย

    นอกจากวัฒนธรรมที่ใช้ร่วมกันในองค์กรแล้ว วัฒนธรรมที่ปฏิบัติต่อคู่ค้ารวมไปถึงลูกค้าก็เป็นการนำทางให้พนักงานใหม่รู้ว่าควรจะปฏิบัติตนอย่างไรต่อทั้งคู่ค้าและลูกค้าเพื่อให้การติดต่อประสานงานกับนอกองค์กรดำเนินไปอย่างราบรื่น ขั้นตอนเหล่านี้จะมีเป็นวิดีโอให้ดูถึงวัฒนธรรมต่าง ๆ ที่รวบรวมมาตั้งแต่ก่อตั้งบริษัทก็เป็นแนวทางที่สื่อสารให้กับพนักงานใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

    4 แนวทางพื้นฐานที่นำไปต่อยอดได้ 

    ทั้งหมดที่กล่าวมานี้เป็น 4 แนวทางพื้นฐานที่แนะนำให้มีไว้เพื่อสร้างกระบวนการอบรมพนักงานใหม่ นอกเหนือจากนี้แต่ละองค์กรสามารถแทรกหรือเสริมแนวทางอื่น ๆ ที่สำคัญเพิ่มเติมเข้าไปให้เหมาะสมกับสถานการณ์ของบริษัท เพื่อให้ดีเอ็นเอใหม่ ๆ ที่จะเข้ามาในองค์กรนั้นได้เรียนรู้และซึมซับเป็นทีมเดียวกันนับตั้งแต่วันแรกของการเริ่มงาน

    ซึ่งในโอกาสนี้เราจะขอแนะนำเครื่องมือที่จะสามารถสอดรับทั้ง 4 แนวทางพื้นฐานเพื่อสร้างกระบวนการอบรมพนักงานใหม่ได้ นั่นคือ Teachme Biz – Visual SOP Management Platform ระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์ที่มีจุดเด่นที่จะสามารถนำไปใช้กับการอบรมพนักงาน สร้างมาตรฐานการทำงาน ปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงาน รวมถึงบริหารจัดการความรู้ได้องค์กรได้อย่างดี ซึ่งจุดเด่นของ Teachme Biz คือ

    • สื่อสารง่ายด้วยภาพ/วิดีโอ : เปลี่ยนคู่มือการทำงานทั่วไปที่เต็มไปด้วยตัวหนังสือเป็นคู่มือแบบ Visual-bassed ที่เข้าใจง่ายด้วยด้วยภาพและวิดีโอแบบ Step by Step ให้พนักงานทุกระดับสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานอย่างรวดเร็ว พร้อมลงสนามการทำงานจริงได้ทุกเมื่อ
    • สร้างง่าย : การใช้งานที่ออกแบบมาสำหรับพนักงานทุกระดับ แค่ถ่ายภาพ/วิดีโอของขั้นตอนการทำงานก็พร้อมนำมาทำเป็นคู่มือการทำงานที่มีประสิทธิภาพได้ทันที
    • แชร์ทันที : แชร์คู่มือการทำงานให้พนักงานทั้งใหม่และเก่าที่ต้องการตรวจสอบขั้นตอนการทำงานได้ทันทีด้วย URL หรือ QR Code เพื่อให้ทุกคนสามารถเช็คขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องได้ทันที ลดโอกาสการเกิดความผิดพลาดของการทำงาน
    • อัปเดตรวดเร็ว : ไม่ว่าจะเป็นพนักงานเก่าหรือใหม่ หากต้องการอัปเดตขั้นตอนการทำงานก็สามารถทำและแชร์เพื่อแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบได้รวดเร็วจากมือถือ 
    • ฟังก์ชันเทรนนิ่ง : ฟังก์ชันที่ให้ผู้ใช้งานสร้างหลักสูตรสำหรับอบรมพนักงานได้ทางออนไลน์ พร้อมตรวจเช็คความคืบหน้าของการอบรมได้แบบเรียลไทม์

    ทั้งหมดนี้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของฟังก์ชันที่ Teachme Biz จะสามารถช่วยคุณในเรื่องการบริหารทรัพยากรและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน หากต้องการเรียนรู้การทำงานเพิ่มเติมสามารถติดต่อเราได้ที่….

    Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

    ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น คลิก สมัครเข้าร่วมเวิร์คช็อปออนไลน์กับ “Teachme Biz” ฟรี!  

    เรื่องอื่นๆที่น่าสนใจ

    【User Interview】PERSONNEL CONSULTANT MANPOWER (THAILAND) CO., LTD.

    【User Interview】PERSONNEL CONSULTANT MANPOWER (THAILAND) CO., LTD.

    สู่ปีที่ 27 ของการเป็นบริษัทจัดหางานสำหรับบริษัทญี่ปุ่นแห่งแรกในไทย —— ช่วยพูดถึงภาพรวมธุรกิจให้ฟังหน่อยค่ะ บริษัทเราก่อตั้งเมื่อปี 1994 ให้บริการจัดหาบุคลากรทั้งชาวไทยและญี่ปุ่นเพื่อเข้าบรรจุเป็นพนักงานในบริษัทญี่ปุ่น ในตอนนั้นยังไม่มีบริษัทที่ให้บริการแบบนี้เลย...

    【User Interview】Car Credo (Thailand) Co.,Ltd.

    【User Interview】Car Credo (Thailand) Co.,Ltd.

    ผู้ให้บริการ Goo Inspection อันดับ 1 ในเรื่องการตรวจสอบสภาพของรถยนต์ญี่ปุ่น ตั้งแต่ปี 2006 บริษัท Car Credo (Thailand) Co.,Ltd. ก่อตั้งเมื่อเดือนธันวาคม ปี 2018 ตั้งมั่นที่จะพัฒนาการทำงาน มอบประสบการณ์ความสุขให้กับลูกค้าที่ต้องการซื้อรถยนต์มือสองในประเทศไทย...

    【User Interview】TEPPEN THAILAND CO., LTD

    【User Interview】TEPPEN THAILAND CO., LTD

    จาก 2 ชั่วโมงเหลือเพียง 15 นาที! ในการสัมภาษณ์รับพนักงานใหม่ ปีที่ 3 ของการใช้งาน Teachme Biz เพิ่มประสิทธิภาพให้การทำงานในองค์กรก้าวไปข้างหน้าอีกขั้น วิวัฒนาการของการใช้งาน Teachme Biz หลังจากเริ่มใช้มา 2 ปีครึ่ง ——1...

    ตัวอย่างผู้ใช้งาน Teachme Biz

    Ichinoyu group

    Ichinoyu group

    เปลี่ยนสู่ Teachme Biz แก้ไข SOP ได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว วัตถุประสงค์ เลิกใช้ SOP หรือคู่มือการทำงานแบบกระดาษ ปัญหา ความรวดเร็วและการจัดหาทรัพยากรที่ต้องใช้ทำ SOP หรือคู่มือการทำงานแบบกระดาษ ผล อัปเดต SOP หรือคู่มือการทำงานได้เร็วขึ้น...

    Nakagawa Cooking Art College

    Nakagawa Cooking Art College

    ใช้ฟังก์ชัน VDO เพื่อเน้นให้เห็นขั้นตอนการปรุงอาหาร ตั้งเป้าใช้ Teachme Biz เพื่อทบทวนและฝึกทำอาหารอย่างถูกต้อง วัตถุประสงค์ ใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการสร้างมาตรฐานให้กับการฝึกภาคปฏิบัติของการทำอาหาร ปัญหา การเรียนเทคนิคการปรุงอาหารและการบริการอย่างถูกต้อง ผล...

    Studist (Thailand) Co., Ltd.

    Studist (Thailand) Co., Ltd.

    วัตถุประสงค์ เพื่ออบรม / ส่งต่องาน GA / เพิ่มประสิทธิภาพการสอนพนักงานใหม่ ปัญหา ต้องอบรมพนักงานที่เพิ่งเข้าใหม่ในช่วงการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรน่าที่บริษัทมีนโยบาย Work from Home ผล ลดเวลาการอมรมพนักงานใหม่ /พนักงานใหม่สามารถทำงานได้ด้วยตนเองและผ่านช่วงทดลองงานก่อนกำหนด...

    Pin It on Pinterest

    Share This