แนวทางการ “อบรมพนักงานใหม่” ให้มีประสิทธิภาพ

คุณคงเคยเห็นในภาพยนตร์แนววิทยาศาสตร์หลาย ๆ เรื่อง ที่จะมีตัวละครระดับดอกเตอร์ หรือศาสตราจารย์ คอยเป็นที่ปรึกษาหรือบางทีก็เป็นตัวเอกของเรื่องเองเลยก็มี แต่กลับเรื่องจริงในยุคนี้ อภิมหาเศรษฐีนามว่า Elon Musk ได้ทำลายทุกภาพจำที่เราเคยมีในการจ้างพนักงานเข้าร่วมทีมในการทำงานต่าง ๆ  โดยประกาศว่าไม่ต้องมีแม้แต่ดีกรีปริญญาหรือแม้แต่มัธยมปลายด้วยซ้ำหากจะเข้าทำงานร่วมทีมกับ Tesla 

นั่นเป็นเพียงนโยบายส่วนตัวขององค์กรหนึ่ง ซึ่งไม่มีผิดหรือถูก แต่เป็นความเหมาะสมกับวัฒนธรรมขององค์กรนั้น ๆ มากกว่า การมีดีกรีรองรับก็นับว่าเป็นเหมือนกับฟิลเตอร์อีกชั้นหนึ่ง อย่างไรก็ตามสิ่งที่สำคัญกว่าก็คือเมื่อเข้ามาอยู่ในองค์กรแล้วก็ต้องเริ่มมาเรียนรู้กับขั้นตอนของการทำงานที่เป็นงานจริง ๆ ไม่ใช่ในบทเรียนกันใหม่อยู่ดี 

วันนี้ Teachme Biz จึงขอนำเสนอสิ่งที่องค์กรทำเป็นพื้นฐานเมื่อรับพนักงานใหม่เข้าสู่องค์กร นั่นคือการ “อบรมพนักงานใหม่” (New Employee Training) การอบรมพนักงานนั้นมีให้เห็นเป็นเรื่องธรรมดาก็จริง แต่การทำให้เป็นประสิทธิภาพนั้นเป็นเรื่องที่หลายองค์กรมองข้ามไป วันนี้เรามาดูกันว่าการอบรมพนักงานให้มีประสิทธิภาพมีแนวทางอย่างไรกันบ้าง

ทำไมการ “อบรมพนักงานใหม่” จึงเป็นสิ่งสำคัญ

เป็นความผิดพลาดอยู่เช่นกันสำหรับหลายธุรกิจที่รับพนักงานใหม่โดยไม่มีการอบรมพนักงานอย่างเป็นทางการ ที่เป็นเช่นนั้นเพราะเชื่อว่าพนักงานใหม่จะสามารถเรียนรู้และทำงานไปได้พร้อม ๆ กัน หรือเรียนรู้ได้จากการสอนงานของรุ่นพี่ แต่สิ่งนั้นขึ้นกับเนื้อหางานและการเอาใจใส่ของรุ่นพี่ด้วย หากรุ่นพี่งานล้นมือจนขาดตกในการอบรมหรือสอนงานพนักงานใหม่ การปฏิบัติงานของพนักงานใหม่ก็ยากจะมีประสิทธิภาพ

มีงานวิจัยหนึ่งจาก Talentwise ความว่า 

• การอบรมพนักงานใหม่อย่างเป็นทางการ (Employee Training) ทำให้ 91% ของพนักงานใหม่ไม่ลาออกจากบริษัทในช่วงปีแรกของการทำงาน 
• 69% ของพนักงานใหม่ที่เข้ารับการอบรมอย่างเป็นทางการนั้นจะทำงานต่อเนื่องกับองค์กรไม่ต่ำกว่า 3 ปีโดยไม่ลาออกกลางคัน 

แนวทางการอบรมพนักงานใหม่ให้มีประสิทธิภาพ

กระบวนการอบรมพนักงานใหม่อาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่สิ่งที่เหมือนกันคือทำให้พนักงานใหม่สามารถเรียนรู้งานได้เร็วขึ้น ยิ่งในช่วงที่มีสถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 การทำงานจากที่บ้านก็เป็นอีกปัจจัยที่ต่างไปจากเมื่อก่อน แต่ไม่ว่าจะมีลักษณะการทำงานแบบใดการอบรมพนักงานใหม่ให้เข้าใจแวดล้อม วัฒนธรรมองค์กร เป้าหมายขององค์กร รวมถึงหน้าที่ปฏิบัติ แนวทางเหล่านี้ก็สามารถนำไปปรับใช้ได้กับทุกองค์กรเพื่อประสิทธิภาพที่ดีที่สุดของการอบรมพนักงานใหม่

1. สร้างระเบียบปฏิบัติสำหรับพนักงานใหม่โดยเฉพาะ 

เพราะพนักงานใหม่และพนักงานปัจจุบันมีพื้นฐานความเข้าใจในงานที่แตกต่างกัน การสร้างระเบียบปฎิบัติสำหรับพนักงานใหม่โดยเฉพาะจะทำให้แบ่งบทบาทของพนักงานได้ดีขึ้น 

1.1 คู่มือการทำงานสำหรับพนักงานใหม่

คู่มือการทำงานจะเป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยทำให้องค์กรสามารถควบคุมมาตรฐานการทำงานของพนักงานทั้งใหม่และเก่าได้ แต่สำหรับพนักงานใหม่ การระบุหัวข้อการทำงาน รวมถึงขั้นตอนการทำงานต่างๆ ออกมาเป็นข้อๆ ให้เข้าใจง่ายย่อมดีกว่าการเขียนในรูปแบบย่อหน้าเป็นไหน ๆ  

1.2 เลือกผู้สอน หรือผู้อบรมที่เหมาะสม

ไม่ใช่ว่าทุกคนจะสอนคนให้เข้าใจได้ในระดับเดียวกัน การกำหนดผู้สอน หรือผู้อบรมให้ชัดเจนและเหมาะสมเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม แต่หากมีผู้สอนหลายคนอาจทะให้เกิดความคลาดเคลื่อนในเนื้อหาที่สอน จนในที่สุดมาตรฐานในการทำงานก็ค่อยๆ แปรเปลี่ยนไปกลายเป็นขั้นตอนตามความเคยชินของผู้สอนคนนั้นๆ 

1.3 ตระเตรียมทรัพยากรที่สำคัญ

ถึงบรรทัดนี้ คุณคงเห็นแล้วว่าการอบรมพนักงานใหม่เป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นการทุ่มเททรัพยากรเพื่อการอบรมพนักงานใหม่จึงสำคัญเช่นกันไม่ว่าจะเป็น เอกสารหรือเครื่องมือที่ใช้ในการสอน เวลา หรือทรัพยากรบุคคลที่ล้วนเป็นค่าใช้จ่ายขององค์กรทั้งสิ้น ฯลฯ

1.4 กระบวนการประเมินผล

การอบรมพนักงานใหม่แทบจะไม่มีความหมายเลยถ้าองค์กรไม่มีการประเมินผลพนักงานหลังการอบรม มิเช่นนั้นจะไม่ต่างจากการเรียนในมหาวิทยาลัยที่ไร้การสอบ

2. สร้างเช็คลิสต์สำหรับการเตรียมการอบรม (Training Preparation Checklist) 

พวกเราอาจจะมองเห็นว่ามีโปรแกรมใด ๆ บ้างที่จะใช้อบรมพนักงานและตรวจสอบได้ว่าพนักงานได้รับการอบรมครบแล้วหรือยัง แต่สิ่งที่หลาย ๆ คนลืมไปคือก่อนการอบรม เราเตรียมทุกสิ่งได้พร้อมแล้วหรือยัง 

รายการตรวจสอบการเตรียมการอบรมควรประกอบไปด้วยสิ่งเหล่านี้ Teachme biz ได้รวบรวมมาให้เรียบร้อยแล้ว

• ข้อควรปฏิบัติในองค์กร เช่นการแต่งกาย การเข้างานที่เหมาะสม 
• เรื่องที่พนักงานใหม่ควรทำในการทำงานวันแรก
• สถานที่ เครื่องมือ คอมพิวเตอร์ หรือสิ่งจำเป็นในการอบรมของทุกโปรแกรมการอบรม
• การมอบหมายรุ่นพี่หรือพี่เลี้ยงสำหรับพนักงานใหม่ อาจจะเป็น 1ต่อ1 หรือพี่เลี้ยง1คนต่อพนักงานใหม่หลายคนแล้วแต่ความเหมาะสม
• โปรแกรมการอบรมที่อาจแตกต่างกันไปในพนักงานใหม่แต่ละคนที่อยู่คนละแผนกกัน 
• ลำดับความสำคัญของแต่ละโปรแกรมการอบรม เพราะไม่จำเป็นที่จะต้องอัดทุกหัวข้อการอบรมเข้าไปในเดือนแรกที่เข้าทำงาน 
• จัดสรรเวลาการประชุมเพื่อดูการตอบรับระหว่างพนักงานใหม่และผู้จัดการ

3. ผนวกรวม “แนวปฏิบัติที่ดี” (Best Practice) เข้าไปในกระบวนการอบรม 

การนำแนวปฏิบัติที่ดีไปใช้ในกระบวนการอบรมทำให้พนักงานใหม่เข้าใจได้ง่ายขึ้นเพราะมีจุดอ้างอิงที่สำคัญ 

3.1 สร้างวันประทับใจแรกให้แก่พนักงานใหม่

โดยเฉพาะกรณีที่พนักงานใหม่ไม่เคยมีประสบการณ์มาก่อน หรือมาจากต่างสายงาน ไม่คุ้นเคยในอุตสาหกรรมขององค์กร การใช้เวลาให้พนักงานได้เข้าใจภาพรวมของอุตสาหกรรมขององค์กรรวมถึงงานที่พนักงานใหม่นั้นจะต้องทำว่ากำลังนำพาตัวพนักงานและองค์กรไปยังเป้าหมายใดจะสร้างแรงปลุกใจที่ดีให้กับพนักงานใหม่ด้วย

3.2 ใช้สื่อการอบรมหลากหลายมิติอย่างเหมาะสม

ไม่ใช่สื่อการสอนรูปแบบเดียวจะใช้ได้ดีกับทุกหัวข้อการอบรม ตัวอย่างเช่น เนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงอย่างขั้นตอนการทำงานด้านเทคนิค หรือการบริการลูกค้า ก็ควรให้พนักงานได้เห็นหน้างานจริง หรือเห็นภาพจริงจากการทำงานมากกว่าอ่านจากจากกระดาษเพียงอย่างเดียว หรืออาจประยุกต์ใช้เป็นการเรียนแบบ e-Learning พร้อมการประเมินท้ายบทเรียนก็สามารถประหยัดเวลาและแรงงาน และเพิ่มคุณภาพของการอบรมได้

3.3 รวบรวมคำถามที่เคยมีมาในอดีต

รวบรวมคำถามในอดีตสำหรับตำแหน่งงานนั้น ๆ หรือสำหรับโปรแกรมการอบรมนั้น ๆ  เพราะคำถามเหล่านี้แม้จะไม่ได้มาจากปากของพนักงานใหม่รุ่นปัจจุบันโดยตรงในตอนนี้ แต่ก็อาจจะมีคำถามนี้ในอนาคต เพื่อสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องตั้งแต่การอบรมก่อนเริ่มงาน

เรื่องแปลกที่บางองค์กรพบเจอก็คือ มีแนวปฏิบัติที่ดีจากกรณีศึกษาจริง ๆ ในองค์กร หรือคำถามเด็ด ๆ ที่ใช้ในการอบรมแต่พนักงานปัจจุบันบางคนไม่เคยได้ยินมาก่อน ดังนั้นการรวมรวมแนวปฏิบัติที่ดีไม่เพียงแต่พนักงานใหม่เท่านั้นยังสามารถเอามาใช้กับพนักงานทุกคนในองค์กรได้อีกด้วย ยิ่งถ้าอยากทำให้มีการอัปเดตได้ง่าย ก็จะทำให้พนักงานกระตือรือร้นที่จะอัปเดตข้อมูลต่างๆ เอาไว้ เป็นการบริหารความรู้ (Knowledge Management) ขององค์กรได้เลย 

4. อบรมไปถึงวัฒนธรรมขององค์กรไม่เพียงแต่หัวข้อการทำงานเท่านั้น 

องค์กรยักษ์ใหญ่ในโลกใบนี้ล้วนมีวัฒนธรรมองค์กรที่แตกต่างกันไป และนั่นก็เป็นวิสัยทัศน์ของผู้บริหารระดับสูงของแต่ละองค์กรว่าจะบริหารองค์กรในบรรยากาศแบบใด เราเคยพูดถึงเรื่องนี้กันครั้งหนึ่งใน “คิดอย่างไรให้สำเร็จแบบ Amazon”

หากพนักงานใหม่ไม่รู้เกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กรและทำงานไปตามวัฒนธรรมของตัวเอง การปรับตัวให้เข้ากับเนื้อหางาน การประสานงานกับเพื่อนร่วมทีมหรือรุ่นพี่ไปจนถึงหัวหน้างานอาจทำได้ไม่ลื่นไหลนัก วิธีหนึ่งที่ทำให้ผู้บริหารระดับสูงสื่อสารวิสัยทัศน์ วัฒนธรรมต่าง ๆ ออกมาได้ดีถึงพนักงานทุกคน คือการใช้ข้อความวิดีโอ หรือ VDO message ที่สามารถปรับเปลี่ยนเนื้อหาให้ทันสมัยได้ง่าย เข้าถึงได้ทุกคน ไม่ว่าจะเป็นทางสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์ 

วัฒนธรรมองค์กร สิ่งที่ถูกปลูกฝังให้กับพนักงานใหม่ทุกคนด้วย

นอกจากวัฒนธรรมที่ใช้ร่วมกันในองค์กรแล้ว วัฒนธรรมที่ปฏิบัติต่อคู่ค้ารวมไปถึงลูกค้าก็เป็นการนำทางให้พนักงานใหม่รู้ว่าควรจะปฏิบัติตนอย่างไรต่อทั้งคู่ค้าและลูกค้าเพื่อให้การติดต่อประสานงานกับนอกองค์กรดำเนินไปอย่างราบรื่น ขั้นตอนเหล่านี้จะมีเป็นวิดีโอให้ดูถึงวัฒนธรรมต่าง ๆ ที่รวบรวมมาตั้งแต่ก่อตั้งบริษัทก็เป็นแนวทางที่สื่อสารให้กับพนักงานใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

4 แนวทางพื้นฐานที่นำไปต่อยอดได้ 

ทั้งหมดที่กล่าวมานี้เป็น 4 แนวทางพื้นฐานที่แนะนำให้มีไว้เพื่อสร้างกระบวนการอบรมพนักงานใหม่ นอกเหนือจากนี้แต่ละองค์กรสามารถแทรกหรือเสริมแนวทางอื่น ๆ ที่สำคัญเพิ่มเติมเข้าไปให้เหมาะสมกับสถานการณ์ของบริษัท เพื่อให้ดีเอ็นเอใหม่ ๆ ที่จะเข้ามาในองค์กรนั้นได้เรียนรู้และซึมซับเป็นทีมเดียวกันนับตั้งแต่วันแรกของการเริ่มงาน

ซึ่งในโอกาสนี้เราจะขอแนะนำเครื่องมือที่จะสามารถสอดรับทั้ง 4 แนวทางพื้นฐานเพื่อสร้างกระบวนการอบรมพนักงานใหม่ได้ นั่นคือ Teachme Biz – Visual SOP Management Platform ระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์ที่มีจุดเด่นที่จะสามารถนำไปใช้กับการอบรมพนักงาน สร้างมาตรฐานการทำงาน ปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงาน รวมถึงบริหารจัดการความรู้ได้องค์กรได้อย่างดี ซึ่งจุดเด่นของ Teachme Biz คือ

• สื่อสารง่ายด้วยภาพ/วิดีโอ : เปลี่ยนคู่มือการทำงานทั่วไปที่เต็มไปด้วยตัวหนังสือเป็นคู่มือแบบ Visual-bassed ที่เข้าใจง่ายด้วยด้วยภาพและวิดีโอแบบ Step by Step ให้พนักงานทุกระดับสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานอย่างรวดเร็ว พร้อมลงสนามการทำงานจริงได้ทุกเมื่อ
• สร้างง่าย : การใช้งานที่ออกแบบมาสำหรับพนักงานทุกระดับ แค่ถ่ายภาพ/วิดีโอของขั้นตอนการทำงานก็พร้อมนำมาทำเป็นคู่มือการทำงานที่มีประสิทธิภาพได้ทันที
• แชร์ทันที : แชร์คู่มือการทำงานให้พนักงานทั้งใหม่และเก่าที่ต้องการตรวจสอบขั้นตอนการทำงานได้ทันทีด้วย URL หรือ QR Code เพื่อให้ทุกคนสามารถเช็คขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องได้ทันที ลดโอกาสการเกิดความผิดพลาดของการทำงาน
• อัปเดตรวดเร็ว : ไม่ว่าจะเป็นพนักงานเก่าหรือใหม่ หากต้องการอัปเดตขั้นตอนการทำงานก็สามารถทำและแชร์เพื่อแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบได้รวดเร็วจากมือถือ 
• ฟังก์ชันเทรนนิ่ง : ฟังก์ชันที่ให้ผู้ใช้งานสร้างหลักสูตรสำหรับอบรมพนักงานได้ทางออนไลน์ พร้อมตรวจเช็คความคืบหน้าของการอบรมได้แบบเรียลไทม์

ทั้งหมดนี้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของฟังก์ชันที่ Teachme Biz จะสามารถช่วยคุณในเรื่องการบริหารทรัพยากรและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน หากต้องการเรียนรู้การทำงานเพิ่มเติมสามารถติดต่อเราได้ที่….

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !