สอบถามเพิ่มเติม โทร 062-295−6588 studist@studist.co.th

“ปรับปรุงคุณภาพ” คำนี้คำเดียวน่าจะมีหลากหลายความหมาย และคงเข้าใจยากว่าควรทำอะไรอย่างไร ปรับปรุงคุณภาพของสินค้า หรือไม่ผลิตของเสีย หรือเรื่องอื่นๆ

ก่อนอื่นเราจะมาทบทวนกันว่าแท้จริงแล้ว “คุณภาพคืออะไร” “คุณภาพที่ปรับปรุงแล้วคืออะไร” และ “การปรับปรุงคุณภาพคืออะไร” พร้อมกันนี้ Teachme Biz ได้รวบรวมมาให้แล้วด้วยว่าการจะปรับปรุงคุณภาพได้นั้น ต้องทำอย่างไรบ้าง

“คุณภาพ” คืออะไรกันแน่ ?

เมื่อพูดถึงคุณภาพคุณนึกถึงคุณภาพของ “อะไร” 

ทุกคนลองคิดดูนะคะ

ที่นึกออกเป็นอันดับแรกคือคุณภาพของสินค้า ซึ่งใน “คุณภาพของสินค้า” ก็ยังแบ่งได้เป็น 2 กลุ่มใหญ่ๆ ในเรื่องคุณภาพการผลิต นั่นคือ 1). คุณภาพของการออกแบบว่าเมื่อลูกค้านำสินค้าไปใช้จริงแล้วรู้สึกชอบหรือไม่ กับ 2). สินค้านั้นผลิตได้ตามที่คิดไว้โดยไม่มีของเสียหรือไม่

นอกจากนี้บางคนก็อาจจะนึกถึงคุณภาพการบริการ คำว่า “คุณภาพการบริการ” ก็เป็นสิ่งที่เป็นนามธรรมมากๆ ซึ่งสามารถแยกองค์ประกอบได้ 6 อย่าง

ความถูกต้อง ความรวดเร็ว ความยืดหยุ่น ความรู้สึกร่วม ความวางใจ และความประทับใจ

ลองเปรียบเทียบโดยเทียบองค์ประกอบทั้ง 6 นี้กับร้านกาแฟที่มีคุณภาพการบริการที่ดีอย่าง Starbucks ก็น่าจะเข้าใจง่ายขึ้น

และอีกอย่างคือคุณภาพของงาน ซึ่งพูดง่ายๆ ก็คือคุณภาพของขั้นตอนต่างๆ ที่เกิดจากการใช้ทรัพยากรของบริษัทเพื่อดำเนินการกระบวนการใดกระบวนการหนึ่งให้เกิดเป็นผลลัพธ์ที่มีคุณค่าขึ้นมา ซึ่งก็คือคุณภาพของการทำงานที่ทุกคนทำกันอยู่ตามปกตินั้นเอง

การจะปรับปรุงคุณภาพของกระบวนการเหล่านั้นได้ต้องทำยังไง

การปรับปรุงคุณภาพคืออะไร

ลองมาคิดกันค่ะว่า “การปรับปรุงคุณภาพ” หมายถึงอะไร

การปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์คือ

กรณีการปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์นั้นถ้าพูดง่ายๆ ก็คือสภาวะที่ “ลูกค้ามีความพึงพอใจ” พูดอีกอย่างก็คือการสามารถปรับปรุงคุณภาพได้จนสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ ซึ่งรวมถึงการสามารถผลิตหรือสร้างสรรค์สินค้าได้โดยไม่มีข้อผิดพลาด ซึ่งความหมายของการปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์นี้ก็น่าจะตรงกับความหมายของการปรับปรุงคุณภาพของการบริการ

การปรับปรุงคุณภาพการทำงานคือ

ส่วนการปรับปรุงคุณภาพของการทำงานนั้นถ้าพูดง่ายๆ ก็คือการที่ “ทุกคนสามารถทำงานได้เหมือนคนที่มีทักษะสูงๆ” หรือแท้จริงแล้วก็คือการเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กรด้วยการเพิ่มความสามารถในการผลิต (Productivity) และการลดชั่วโมงการทำงานลงนั่นเอง ปัญหาขาดแคลนบุคลากรที่หลายบริษัทประสบอยู่ในตอนนี้นั้นเป็นปัญหาที่ต้องแก้ด้วยการปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงาน ซึ่งก็คือการสร้างมาตรฐานให้กับงาน Operation ที่มีความแตกต่างกันตามแต่สาขาหรือพนักงานแต่ละคน หรือการสร้างมาตรฐานให้กับงานที่มีแค่คนบางกลุ่มบางคนที่รู้รายละเอียด ซึ่งการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเหล่านี้จะทำให้ความแตกต่างด้านคุณภาพของงานค่อยๆ ลดลง และนำไปสู่การปรับปรุงคุณภาพของการทำงานได้ 

แต่บริษัทที่พยายามจะปรับปรุงคุณภาพของสินค้าและบริการมีมากมาย แต่บริษัทที่เล็งเห็นถึงความจำเป็นในการปรับปรุงคุณภาพของการทำงานนั้นกลับมีไม่เยอะ นั่นเป็นเพราะว่าบริษัทเหล่านั้นไม่รู้ว่าการปรับปรุงคุณภาพของการทำงานนั้นส่งผลถึงยอดขายของบริษัทโดยตรงนั้นเอง 

ต่อไปเรามาดูเส้นทางสู่ “การปรับปรุงคุณภาพการทำงาน” กันค่ะ

    “5 ทำให้”

    วิธีการที่ใช้ได้ผลสำหรับการปรับปรุงคุณภาพการทำงานมีอยู่ 5 ขั้นตอน เรียกว่า “5 ทำให้” ซึ่งเป็นวิธีการปรับปรุงคุณภาพการทำงานที่อยู่ใน Kaizen Manual ที่กระทรวงเศรษฐกิจ การค้า และอุตสาหกรรมญี่ปุ่น (METI) และบริษัท JMAC บริษัทที่ปรึกษาชั้นนำระดับโลกร่วมกันคิดขึ้นมา 

    ขั้นตอนของ “5 ทำให้” คือ

    1. ทำให้มองเห็น (Visual Management) : ทำความเข้าใจสภาวะปัจจุบัน กำหนดเป้าหมายที่ต้องการโดยละเอียด และทำเป้าหมายให้มองเห็นได้
    2. ทำให้เป็นตัวเลข : กำหนดเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่ต้องการในปัจจุบันเป็นตัวเลข
    3. ทำให้เป็นปัญหา : แจกแจงองค์ประกอบที่จำเป็นสำหรับการบรรลุเป้าหมาย แล้วกำหนดภาระกิจเพื่อแก้ไขปัญหา
    4. ทำให้เกิดการปฏิบัติจริง : ทำภาระกิจที่ตั้งไว้เพื่อแก้ไขปัญหาต่างๆ
    5. ทำให้เข้าใจอย่างถ่องแท้ : ประเมินหรือฟีดแบ็กงาน เพื่อให้เข้าใจรายละเอียดของงานที่ปรับปรุงอย่างถ่องแท้

    ※กรณีที่มีโปรเจ็คการทำงานใหม่ก็เริ่มต้นที่ข้อ 1 

    ใช้วิธี “5 ทำให้” นี้ในวงจรของการบริหารอยู่เสมอ จะทำให้สามารถปรับปรุงคุณภาพของการทำงานได้อย่างยั่งยืน 

    เตรียม “แผนการ” สำหรับทุกเรื่อง

    บางคนอาจจะคิดว่า แค่ใช้สูตร “5 ทำให้” ทุกอย่างก็สมบูรณ์แบบ แต่ความเป็นจริงมันไม่ง่ายแบบนั้นค่ะ

    การตั้งเป้าหมายที่จะปรับปรุงคุณภาพในการทำงานนั้นต้องมี “แผนการ” ที่สมบูรณ์ ถ้าไม่กำหนดขอบเขตความรับผิดชอบ หรือขั้นตอนการทำงานเพื่อปรับปรุงคุณภาพที่ชัดเจน ก็คงคาดหวังว่าจะมีผลลัพธ์ที่ดีไม่ได้ 

    แล้ว “แผนการ” ที่ว่านั้นมีขั้นตอนยังไงบ้าง 

    ก่อตั้งทีมเพื่อผลักดันโปรเจ็คโดยเฉพาะ

    ก่อตั้งทีมเพื่อเป็นหลักในการผลักดันการปรับปรุงประสิทธิภาพของการทำงานโดยเฉพาะ และกำหนดขอบเขตความรับผิดชอบ ซึ่งสิ่งสำคัญคือให้ทีมนี้เป็นหลัก เป็นผู้ริเริ่มดำเนินการโปรเจ็ค และเป็นผู้รับผิดชอบโดยตรง

    กำหนดตัวแทนจากแผนกที่เกี่ยวข้อง

    กำหนดตัวแทนของแต่ละแผนกที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็คการปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงาน จากนั้นกำหนดขอบเขตความรับผิดชอบ ซึ่งตัวแทนจากแต่ละแผนกนี้จะเป็นเสมือน Hub หรือตัวกลางในการจัดการความคืบหน้าหรือติดต่อเรื่องต่างๆ 

    ร่างกำหนดการ

    ร่างกำหนดการสำหรับการดำเนินโปรเจ็คปรับปรุงคุณภาพในการทำงานโดยให้ฝ่ายบริหารมีส่วนร่วมด้วย

    ประกาศ/แจ้ง

    สุดท้ายประกาศ/แจ้ง/อธิบายให้พนักงานทุกคนทราบถึงวัตถุประสงค์และรายละเอียดของโปรเจ็ค ในขั้นตอนนี้ถ้าผู้บริหารระดับสูงที่มีอำนาจในการบริหารเป็นผู้ประกาศแก่พนักงาน ก็จะได้รับความเข้าใจจากพนักงานเป็นอย่างดี ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญ

    “แผนการ” แบบนี้ดูเหมือนจะทำให้เส้นทางสู่จุดมุ่งหมายนั้นไกลมาก แต่แท้จริงแล้วเป็นเส้นทางที่สั้นที่สุด

    จาก Analog สู่ Digital

    ในทางทฤษฎีแล้วทุกคนที่อ่านมาถึงตรงนี้ก็น่าจะสามารถปรับปรุงคุณภาพในการทำงานได้ แต่การจะเตรียมการทั้งหมดก็เป็นเรื่องที่ยากหรืออาจจะไม่มีกำลังใจทำ หรือในกระบวนการดำเนินการจริงๆ นั้นการที่จะต้องคอยรวบรวมข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่ให้เป็นหมวดหมู่ หรือคอยตรวจสอบความคืบหน้าในการดำเนินการของแต่ละคน ก็เป็นเรื่องที่ไม่น่าสนุกนัก

    ดังนั้น การมี IT Solution อะไรสักอย่างที่ช่วยเรื่อง “Knowledge sharing” หรือ “แพลตฟอร์มที่ทำให้มองเห็นขั้นตอนการทำงานได้ง่าย” ก็จะเป็นประโยชน์มาก ถ้าใช้เครื่องมือทาง IT ข้อมูลต่างๆ ก็จะถูกจัดเก็บไว้บนระบบ ทำให้แบ่งปันให้ผู้อื่นได้ง่าย สามารถตรวจเช็คความคืบหน้าโปรเจ็คในรูปแบบกราฟข้อมูลได้โดยไม่ต้องคอยติดต่อสอบถามทีละคน

    การใช้งานเครื่องมือทาง IT จะทำให้อุปสรรคด้านกำลังใจในการปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานลดลง จนอาจจะไม่ใช่แค่สามารถปรับปรุงคุณภาพในการทำงานได้ แต่อาจจะเป็นคีย์สำคัญในการเชื่อมโยงสู่ผลประกอบการขององค์กรที่ดีขึ้นก็ได้

    Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

    ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น คลิก สมัครเข้าร่วมเวิร์คช็อปออนไลน์กับ “Teachme Biz” ฟรี!  

    เรื่องอื่นๆที่น่าสนใจ

    สิ่งที่ต้องเจอและวิธีแก้ไขเมื่อต้องลดต้นทุนแรงงาน

    สิ่งที่ต้องเจอและวิธีแก้ไขเมื่อต้องลดต้นทุนแรงงาน

    ในสนามการค้า “การลดต้นทุน” โดยไม่กระทบต่อความพึงพอใจของลูกค้า นับเป็นกุญแจสำคัญหนึ่งที่ทำให้องค์กร ๆ หนึ่งยืนหยัดอยู่ในสนามรบแห่งธุรกิจได้ หากมีองค์กรหนึ่งที่สามารถผลิตสินค้าออกมาได้โดยมีคุณภาพเทียบเท่าหรือดีกว่าคู่แข่งคนอื่น ๆ ในตลาด แต่มีต้นทุนการผลิตที่ถูกกว่าถึง...

    รวมไอเดีย การลดต้นทุน ลดค่าใช้จ่าย สำหรับทุกองค์กรในทุกช่วงเศรษฐกิจ

    รวมไอเดีย การลดต้นทุน ลดค่าใช้จ่าย สำหรับทุกองค์กรในทุกช่วงเศรษฐกิจ

    หลาย ๆ คนอาจจะเคยได้ยินคำพูดที่ว่า “เศรษฐกิจแบบนี้” แม้ไม่มีคำที่สื่อความหมายในเชิงลบเลยก็ตาม แต่เมื่อได้ยินวลีนี้ส่วนใหญ่มักเป็นไปในทางไม่ค่อยดี แปลง่าย ๆ ว่าเศรษฐกิจไม่ดีนั่นเอง ไม่ว่าเราจะเด็ก วัยรุ่น หรือผู้ใหญ่...

    MIERUKA การบริหารแบบมองเห็นได้ ?! กลยุทธ์พาองค์กรให้ถึงฝั่งแบบญี่ปุ่น

    MIERUKA การบริหารแบบมองเห็นได้ ?! กลยุทธ์พาองค์กรให้ถึงฝั่งแบบญี่ปุ่น

    ปัญหาหนึ่งของการใช้เงินพลาสติกหรือที่เรียกกันติดปากว่า “บัตรเครดิต” คือ ทำให้มนุษย์มีหนี้สินมากขึ้นกว่าเดิม และลามไปถึงการไม่มีกำลังพอในการจัดการปัญหา ดอกเบี้ยจากหนี้บัตรเครดิตจึงทับถมลงมาเรื่อย ๆ จนยากที่จะสะสางได้...

    ตัวอย่างผู้ใช้งาน Teachme Biz

    Ichinoyu group

    Ichinoyu group

    เปลี่ยนสู่ Teachme Biz แก้ไข SOP ได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว วัตถุประสงค์ เลิกใช้ SOP หรือคู่มือการทำงานแบบกระดาษ ปัญหา ความรวดเร็วและการจัดหาทรัพยากรที่ต้องใช้ทำ SOP หรือคู่มือการทำงานแบบกระดาษ ผล อัปเดต SOP หรือคู่มือการทำงานได้เร็วขึ้น...

    Nakagawa Cooking Art College

    Nakagawa Cooking Art College

    ใช้ฟังก์ชัน VDO เพื่อเน้นให้เห็นขั้นตอนการปรุงอาหาร ตั้งเป้าใช้ Teachme Biz เพื่อทบทวนและฝึกทำอาหารอย่างถูกต้อง วัตถุประสงค์ ใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการสร้างมาตรฐานให้กับการฝึกภาคปฏิบัติของการทำอาหาร ปัญหา การเรียนเทคนิคการปรุงอาหารและการบริการอย่างถูกต้อง ผล...

    Studist (Thailand) Co., Ltd.

    Studist (Thailand) Co., Ltd.

    วัตถุประสงค์ เพื่ออบรม / ส่งต่องาน GA / เพิ่มประสิทธิภาพการสอนพนักงานใหม่ ปัญหา ต้องอบรมพนักงานที่เพิ่งเข้าใหม่ในช่วงการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรน่าที่บริษัทมีนโยบาย Work from Home ผล ลดเวลาการอมรมพนักงานใหม่ /พนักงานใหม่สามารถทำงานได้ด้วยตนเองและผ่านช่วงทดลองงานก่อนกำหนด...

    Pin It on Pinterest

    Share This