8 ไอเดียง่าย ๆ ในการไคเซ็นสภาพแวดล้อมการทำงาน

การพัฒนาองค์กรและสร้างกำไรเป็นหนึ่งในเป้าหมายสำคัญที่ทำให้องค์กรเคลื่อนที่ไปข้างหน้าได้ แต่นอกจากนั้น การสร้าง “ทีมเวิร์ก” ในองค์กรก็ถือเป็นเรื่องสำคัญไม่แพ้กัน ซึ่งวิธีเชื่อมโยงองค์กรและพนักงานให้เข้ากันได้ดีอย่างหนึ่งคือการไคเซ็นสภาพแวดล้อมการทำงานให้ดีขึ้น 

วันนี้ Teachme Biz จะพาไปมาดูไอเดียการพัฒนาสถานที่ทำงานให้ดีขึ้นได้ด้วยการไคเซ็น

8 ไอเดียง่ายๆ ในการไคเซ็นสภาพแวดล้อมการทำงาน

     1. บริหารจัดการแวดล้อมโดยทั่วไป

แวดล้อมโดยทั่วไป เช่น อุณหภูมิ, กลิ่น การทำงานในห้องที่อยู่ร่วมกันหลายคน หากมีข้อกำหนดร่วมกันด้านกลิ่นและอุณหูมิจะเป็นพื้นฐานแรกสู่การปรับปรุงแวดล้อมการทำงานด้านอื่นๆ

      2. อุปกรณ์สำนักงาน – สิ่งเล็กน้อยที่มีผลมาก

เรื่องเล็กน้อยที่ยิ่งใหญ่ของไอเดียนี้ เช่น โต๊ะ เก้าอี้ อุปกรณ์ในสำนักงาน ฯลฯ เป็นสิ่งที่พนักงานใช้ชีวิตราว 1ใน 3 ของชีวิตทั้งวันเลยทีเดียว หากโต๊ะเก้าอี้สภาพไม่เหมาะสม นอกจากประสิทธิภาพการทำงานจะลดลงแล้ว อาจลามไปถึงการเจ็บป่วย ลาป่วยที่ต้องกายภาพบำบัด หรือแก้อาการออฟฟิศซินโดรมเลยก็ว่าได้ ดังนั้นควรมีการสำรวจและปรับปรุงให้มีการใช้โต๊ะ เก้าอี้ตามหลักสรีรศาสตร์ เพื่อช่วยลดปัญหาสุขภาพของพนักงาน

     3. เปลี่ยนสู่สไตล์การทำงานที่ดีขึ้น

ถ้าองค์กรของคุณยังเน้นอนาล็อกอยู่ วันนี้ถึงเวลาแล้วที่จะเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัล เช่นการบริหารจัดการเอกสารจากกระดาษ ให้กลายเป็นเอกสารดิจิทัล ข้อดีที่สุดก็คือ การใช้เอกสารดิจิทัลทำให้บริหารจัดการง่าย เก็บและค้นหาได้ง่าย ลดพื้นที่การจัดเก็บ นำพื้นที่ไปสร้างคุณค่าอื่นได้อีก รวมไปถึงการใช้ครื่องมือทางดิจิทัลมาช่วยในสำนักงาน เช่น คู่มือการทำงานออนไลน์, การเช็คเวลาเข้างานแบบดิจิทัล, ฯลฯ ทำให้ทุกคนในองค์กรทำงานได้สะดวกสบายขึ้น

     4. ให้พนักงานได้มีส่วนในการเลือกสไตล์การทำงานในแบบของเขา

สังคมในโลกดิจิทัลและเครื่องมือการทำงานทางดิจิทัลมีมากขึ้นในปัจจุบันนี้ ส่งผลให้พฤกติกรรมการทำงานของคนเราเปลี่ยนไปโดยสิ้นเชิง เช่น งานบางอย่างสามารถ Work from home ได้ หรือสามารถทำงานแบบยืดหยุ่นเวลาได้ ดังนั้นหากองค์กรสามารถให้พนักงานเลือกสไตล์การทำงานในแบบของตัวเองได้ ก็เป็นอีกจุดหนึ่งที่ช่วยทำให้พนักงานรู้สึกพอใจในหน้าที่รับผิดชอบของตัวเองและสร้างความผูกพันดีๆ ต่อองค์กรได้มากขึ้น

     5. สร้างบรรยากาศให้พนักงานกล้าพูดคุย ปรึกษากัน

คงไม่ดีแน่ถ้าเวลาทำงานแล้วติดปัญหา หันหน้าไปทางใดก็ไร้คำตอบหรือทางออก ดังนั้นองค์กรควรหมั่นสำรวจเสียงจากพนักงานเป็นระยะว่าบรรยากาศการทำงานปัจจุบันเป็นแบบใด ดีหรือไม่อย่างไร กล้าพูด กล้าปรึกษากันมากน้อยเพียงใด เมื่อรู้สถานการณ์แล้วสามารถจัดประชุมเพื่อคลายข้อกังขาทั้งหมดได้ 

     6. ทำให้การลาพักร้อน เป็นเรื่องปกติ

องค์กรสามารถติดตามสถานะการใช้วันลา ว่ามีมากน้อยเพียงใด หากมีน้อยกว่าปกติ หรือทำงานติดกันมานานโดยไม่มีการลาพักร้อน องค์กรสามารถสร้างแคมเปญให้พนักงานร่วมกันใช้วันลาอย่างเหมาะสม ทำให้ตัวพนักงานเองรู้สึกว่าการลา ไม่ใช่เรื่อง “ไม่จำเป็นไม่ทำ” ไอเดียนี้ถ้าทำได้ นอกจากพนักงานได้พักแล้ว หลังจากลาพักพนักงานยิ่งมีแรงกายแรงใจทำงานมากขึ้นอีกด้วย

     7. เปลี่ยนที่ว่างเป็นมุมสบายๆ

หากมืพื้นที่เล็กๆที่ไม่ใช้งาน เราสามารถเปลี่ยนพื้นที่นั้นให้กลายเป็นจุดพักผ่อน เติมสีสันเข้าไปอีกสักหน่อย เช่น การทำให้เป็นเหมือนคาเฟ่ขนาดย่อม วางโซฟาหรือเก้าอี้ทรงน่ารักๆ ไว้ข้างเครื่องชงกาแฟ, เครื่องขายน้ำอัตโนมัติ เพื่อส่งเสริมให้พนักงานได้พูดคุยกันเล็กน้อย รีเฟรชร่างกายและจิตใจ นอกจากได้พักจากงานสักนิดแล้วยังได้ความสัมพันธ์อันดีระหว่างพนักงานด้วยกันเองจากการพูดคุยสัพเพเหระด้วย

     8. สร้างคู่มือหรือคัมภีร์พนักงาน

การสร้างคู่มือการทำงานบนงานหนึ่งๆอย่างเป็นมาตรฐาน สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมได้ ไอเดียนี้ทำให้การสอนงาน หรืออบรมงานบางอย่าง ไม่จำเป็นต้องใช้พนักงานรุ่นพี่ในการอธิบาย พนักงานใหม่ก็สามารถทำงานได้ตามคู่มือทันที พนักงานรุ่นพี่ก็มีเวลาโฟกัสงานตัวเองมากขึ้น การสร้างคู่มือสามารถเริ่มได้ง่ายๆที่งานเล็กๆน้อยๆ งานที่หากมีคู่มือบอกขั้นตอนเป็นลำดับแล้วใครก็สามารถทำได้ งานประเภทนี้เหมาะมากที่จะมีคู่มือ ลดทั้งเวลาสอน เพิ่มทั้งประสิทธิภาพ ลงทุนสร้างคู่มือครั้งเดียวลดเวลา เพิ่มประสิทธิภาพได้ตลอดไป เป็นไอเดียที่คุ้มค่าอย่างปฏิเสธไม่ได้

เหตุผลหลัก “ทำไมต้อง Kaizen”

3 ขั้นตอน ทำอย่างไรในการไคเซ็นสภาพแวดล้อมการทำงาน

ไอเดียเจ๋งๆ จากบริษัทที่ปรับเปลี่ยนสภาพแวดล้อมการทำงานได้สำเร็จ

บริษัท Kumamoto Medical Center

บริษัทผู้ให้บริการด้านสุขภาพในประเทศญี่ปุ่น ซึ่งพนักงานบางคนมีแนวคิดต่อการทำงานล่วงเวลาในเชิงบวก แต่บางกรณีมองข้ามผลเชิงลบต่อสุขภาพ บริษัทพบปัญหาว่าพนักงานมีชั่วโมงการทำงานที่ยาวนานเกินไป จึงแก้ปัญหาโดยการใช้ชุดยูนิฟอร์มที่มีสีแตกต่างกันระหว่างพนักงานกะเช้าและพนักงานกะค่ำ ผู้ทำงานล่วงเวลาเข้าไปในช่วงเวลาของอีกกะหนึ่งจะเห็นได้ชัดเจนผ่านสีของชุดยูนิฟอร์ม ทำให้พนักงานรู้สึกอยากเลิกงานตรงเวลาเพื่อไม่ให้เป็นจุดสนใจ ผลลัพธ์ที่ได้คือ ชั่วโมงการทำงานของพนักงานลดลงประมาณ 50% ภายใน 1 ปีที่ได้ลองใช้วิธีนี้ และลดลงถึงประมาณ 80% ใน 4 ปี

บริษัท ENEOS Holdings 

บริษัทที่ทำงานหลายฟังก์ชัน รวมทั้งการจัดซื้อ การขาย การตลาด ที่มักใช้ออฟฟิศเป็นสถานที่ทำงานหลัก ได้สร้างสไตล์การทำงานใหม่ๆด้วยการสร้าง “CoMoreBiz” ซึ่งเป็นพื้นที่ลักษณะ Co-working Space ที่จัดวางต้นไม้ไว้กลางโต๊ะใหญ่ พร้อมประดับด้วยกลิ่นและเสียงของนกร้อง สร้างบรรยากาศใหม่แบบง่ายๆในที่ทำงานที่จำเจ ผลคือพนักงานรู้สึกผ่อนคลายขณะทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพงานและความคิดสร้างสรรค์

Teachme Biz หนึ่งในตัวช่วยในการไคเซ็น

ไอเดียเรื่องการสร้างคู่มือหรือคัมภีร์พนักงาน หากองค์กรยังมีการใช้เป็นรูปแบบกระดาษอยู่ อาจทำให้เกิดปัญหาได้ ไม่ว่าจะเป็นความยุ่งยากต่อการค้นหา การจัดการแก้ไขอัปเดต ดังนั้นการเปลี่ยนให้มาเป็นรูปแบบดิจิตัลจึงถือเป็นเรื่องสำคัญไม่แพ้กันในการ Kaizen

Teachme Biz ช่วยคุณแก้ปัญหาข้างต้นได้ เพราะเป็นแพลตฟอร์มสร้างคู่มือพนักงาน ที่ออกแบบมาให้สอดรับกับการสร้างคู่มือในรูปแบบต่างๆ ได้ง่ายที่สุด สร้างคู่มือง่าย แก้ไขง่าย ใช้งานง่ายได้ทุกที่ที่มีสมาร์ทโฟนหรือพีซีที่ต่ออินเทอร์เน็ตได้ ทั้งยังเน้นให้ใช้งานง่ายต่อผู้ใช้ผ่านภาพนิ่ง, วิดีโอ, เสียง, คำบรรยายต่างๆ อย่างลงตัว ลองมาสัมผัสประสบการณ์ใหม่ในการสร้างสิ่งแวดล้อมดีๆ ได้กับ Teachme Biz วันนี้

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !