ทริกสร้างคู่มือชนิดต่าง ๆ ที่เข้าใจง่ายในไม่กี่นาที
ในบล็อกก่อนหน้า Teachme Biz ได้แชร์ไปแล้วว่าร้านอาหารควรมีคู่มือประเภทใด อย่างไรก็ตาม แม้เราจะเข้าใจชนิดต่าง ๆ ของคู่มือ SOP แล้ว แต่อาจไม่รู้ว่าจะสร้างมันอย่างไร ถ้าเรารู้วิธีสร้างที่เหมาะสมจะทำให้เราได้คู่มือที่มีประสิทธิภาพ
ดังนั้น เรามาดูกันว่าหัวใจหลักในการสร้างคู่มือประกอบไปด้วยอะไรบ้าง ดังนี้
1. เขียนรายละเอียดของงานต่าง ๆ
การกำหนดรายละเอียดต่าง ๆ ของงานไม่ว่าจะเป็นงานเล็กงานใหญ่ด้วยความถูกต้องและชัดเจน จะสร้างบรรทัดฐานที่เป็นมาตรฐานร่วมกันของทั้งองค์กรหรือทั้งร้านอาหารนั้น ๆ ถือเป็นหัวใจแรกของการเขียนคู่มือเลยทีเดียว
2. กำหนดเกณฑ์การประเมินในแต่ละงาน
เพราะแต่ละคนมีเกณฑ์ในใจไม่เหมือนกัน การกำหนดเกณฑ์ที่เป็นกลางร่วมกันทำให้ทุกคนมีเกณฑ์เป็นจุดเดียวกัน เช่น เวลาที่ควรใช้ในการเปิดหรือปิดร้านเป็นกี่นาที, การทำความสะอาด มากเท่าใดจึงเรียกว่าสะอาด ฯลฯ สิ่งเหล่านี้จะทำให้การบริการเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งร้าน
3. อัปเดตคู่มือหากมีจุดที่ทำแล้วงานดีขึ้น
สิ่งนี้หลายคนอาจมองข้ามไป การรีวิวและอัปเดตคู่มืออย่างสม่ำเสมอจะทำให้มาตรฐานตามทันตลาด เช่น หากมีการติดตั้งอุปกรณ์ครัวใหม่คู่มืออาจต้องมีการอัปเดตเพื่อสอดคล้องกับวิธีการทำงานของอุปกรณ์ใหม่ด้วย ฯลฯ
ข้อควรระวังในการสร้างคู่มือ
1. หาจุดสมดุลระหว่างเนื้อหาในคู่มือและการปฏิบัติจริง
เนื้อหาในคู่มือเป็นสิ่งที่กลั่นกรองมาแล้วให้เป็นมาตรฐานที่พนักงานยึดถือร่วมกัน แต่อาจมีบางครั้งที่มีสถานการณ์ที่เกินกว่าที่คาดเอาไว้ ทำให้การปฏิบัติจริงอาจมีการยืดหยุ่นได้บ้างตามความเหมาะสมและมีเหตุผล และทั้งหมดก็คือคงไว้ซึ่งความพอใจของทุกฝ่ายคือ ลูกค้า, พนักงาน และองค์กร
2. ทำให้คู่มือเข้าถึงได้ง่าย
ในการดำเนินธุรกิจร้านอาหาร หากพนักงานเข้าถึงคู่มือได้ยาก คู่มือนั้นอาจไม่ถูกหยิบขึ้นมาใช้เลย คู่มือควรทำให้เข้าถึงง่ายแม้ในยามที่งานยุ่ง การใช้คู่มือการทำงานในรูปแบบดิจิทัลเป็นสิ่งหนึ่งที่แนะนำ เพราะจะถูกหยิบมาอ้างอิงได้ง่าย เช่นผ่านสมาร์ทโฟน และทำให้พนักงานมีแรงใจทำงานยิ่งขึ้นเพราะอุ่นใจกับการปฏิบัติงานที่มีมาตรฐาน
3. สร้างคู่มือแล้วไม่ใช่จบเพียงเท่านั้น
คู่มือที่สร้างแล้วถือเป็นรากฐาน แต่การนำมารีวิวและอัปเดตเป็นอีกข้อควรระวังที่ต้องทำอย่างสม่ำเสมอ เพราะความต้องการลูกค้าและแวดล้อมภายในร้านเปลี่ยนแปลงง่าย พนักงานเองก็มีแรงกระตุ้นจากภายนอกเช่นกัน การทำให้คู่มือทันสมัยอยู่เสมอจะตอบสนองความต้องการของทุกฝ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ
เข้าใจ ใช้เป็น เห็นภาพ ด้วยเครื่องมือ “สร้างคู่มือ” ที่สะดวกที่สุด
วันนี้เราคงเห็นภาพชนิดต่าง ๆ ของคู่มือในธุรกิจร้านอาหารกันไปแล้ว ทั้งที่เป็นคู่มือชนิดที่เรียกว่าเป็น “Must Have Items” เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าอย่างราบรื่น และคู่มือที่เป็นส่วนเสริมให้ตอบสนองลูกค้าได้ดีทันคู่แข่ง จากนั้นเราได้เรียนรู้แนวทางในการสร้างคู่มือที่เหมาะสม พร้อมข้อควรระวัง ทั้งหมดนี้ทำให้คุณเห็นภาพรวมและมีพื้นฐานในการสร้างคู่มือการทำงานของธุรกิจร้านอาหาร เพื่อให้การสร้างสะดวกและใช้งานได้คุ้มค่า Teachme Biz เป็นเครืองมือหนึ่งที่นิยมมากที่สุดตัวหนึ่งในปัจจุบัน เพราะถูกออกแบบมาให้สร้างคู่มือโดยเฉพาะ จะใส่ภาพ วิดีโอ หรือเสียงก็เพียงไม่กี่คลิก ทั้งยังอัปเดตและเข้าถึงได้ง่ายด้วยหลายอุปกรณ์ เช่น สมาร์ทโฟน, พีซี เป็นอีกหนึ่งคู่คิดของธุรกิจร้านอาหารในปัจจุบัน คุณเองก็เริ่มต้นได้กับ Teachme Biz วันนี้
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
