สถานการณ์เศรษฐกิจหลัง Covid-19 แบบนี้ ไม่ว่าบริษัทหรือองค์กรไหนๆ คงต้องคิดเรื่องการลดต้นทุนใช่ไหมล่ะคะ วันนี้ Teachme Biz เรามี 3 ต้นทุนที่ควรจัดการก่อนมานำเสนอค่ะ
1. ต้นทุนด้านการปฏิบัติงาน (Operation Cost)
ต้นทุนด้านการปฏิบัติงานหรือ ต้นทุนด้านการดำเนินงานคือ ค่าใช้จ่ายทั่วไปที่เกิดขึ้นจากดำเนินธุรกิจหรือดำเนินการผลิตที่ไม่ใช่ต้นทุนขาย ซึ่งเป็นต้นทุนที่น่าจะมี “Waste” หรือ “ความสิ้นเปลือง” ซ่อนอยู่มากที่สุด สิ่งที่ต้องทำเมื่อต้องการลดต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานคือ ทบทวนขั้นตอน วิธี ปฏิบัติงานในแต่ละส่วนอย่างเคร่งครัด วิเคราะห์ให้เจอว่ามี “Waste” หรือ “ความสิ้นเปลือง” ซ่อนอยู่ในขั้นตอนการทำงานไหนบ้างหรือไม่
Teachme Biz ขอเสนอ 3 สถานการณ์ที่พบบ่อยในองค์กรที่มี “Waste” หรือ “ความสิ้นเปลือง” ซ่อนอยู่ในขั้นตอนการทำงาน
1. ขั้นตอนการทำงานไม่ชัดเจน → พนักงานต้องลองผิดลองถูกเอง
2. มองไม่เห็น “ความสิ้นเปลือง” ในขั้นตอนการทำงาน → ประสิทธิภาพต่ำ
3. ไม่มีจังหวะที่จะถ่ายทอดขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องให้พนักงาน → ปฏิบัติงานด้วยความไม่แน่ใจ
และ 3 แนวทางแก้ไขสถานการณ์ที่พบบ่อยในองค์กรที่มี “Waste” หรือ “ความสิ้นเปลือง” ซ่อนอยู่ในขั้นตอนการทำงาน
1. กำหนดขั้นตอนการทำงานชัดเจน → ไม่ติดขัด
2. กำหนดขั้นตอนการทำงานให้เหมาะสม → ไม่สิ้นเปลือง
3. ส่งต่อขั้นตอนการทำงานให้ง่าย → ไม่ลังเล
เมื่อขั้นตอนการทำงานถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจน ไม่มี “Waste” หรือ “ความสิ้นเปลือง” แอบแฝงอยู่ ก็จะทำให้ต้นทุนลดลง และประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานดีขึ้นไปโดยปริยาย
2. ต้นทุนการจ้างงาน
สิ่งที่บุคคลทั่วไปที่แม้จะไม่ได้อยู่ในวงการธุรกิจจะสังเกตเห็นได้ก่อนเมื่อเกิดภาวะเศรษฐกิจตกต่ำคืออัตราคนว่างงานเพิ่มขึ้น เพราะเมื่อเศรษฐกิจไม่ดี ก็ไม่เกิดการจ้างงาน ทำให้คนว่างงานเพิ่มขึ้น จึงเรียกได้ว่าต้นทุนด้านการจ้างงานเป็นสิ่งแรกๆ ที่ผู้บริหารจะเลือกตัดออกเมื่อต้องการลดค่าใช้จ่าย
การลดการจ้างงานคือการลดค่าใช้จ่ายและต้นทุนของบริษัท แต่การที่จะให้บริษัทอยู่รอดได้นั้นไม่ใช่การลดต้นทุนเพียงอย่างเดียว แต่คือการพยุงยอดขายและผลประกอบการไปพร้อมๆ กัน จึงจำเป็นที่ผู้บริหารจะต้องคิดหาวิธีในการใช้งบประมาณอย่างจำกัดให้เกิดผลประโยชน์สูงสุด ซึ่งหนึ่งในนั้นก็คือการไม่จ้างพนักงานใหม่แต่ใช้วิธีการเพิ่มขีดความสามารถในการทำงานของพนักงานที่มีอยู่แทน ซึ่งก็คือการให้พนักงานที่มีอยู่เดิมรับผิดชอบหน้าที่ที่มากขึ้นกว่าที่เคย เป็นการใช้ประสิทธิภาพและความสามารถของพนักงานที่มีอยู่อย่างสูงที่สุดเท่าที่จะทำได้
สิ่งที่พบได้บ่อยเกี่ยวกับบริหารคนในองค์กรทั่วไปคือ
1. งาน = คน ไม่สามารถปรับหรือยืดหยุ่นได้
2. เพิ่มจำนวนคนตามช่วงพีค
3. ต้องจ้างคนเผื่อ รองรับเวลามีคนลาออก
Teachme Biz ขอเสนอ 3 วิธีบริหารคนในองค์กรอย่างยืดหยุ่นและจำกัด พร้อมรองรับทุกสถานการณ์
1. บริหารคนอย่างยืดหยุ่นตามงาน
2. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และควบคุมจำนวนคน
3. ปรับให้ยืดหยุ่นกรณีที่มีคนลาออกได้
แต่การจะบริหารให้พนักงานมีความยืดหยุ่น สามารถรองรับทุกสถานการณ์ได้นั้น พนักงานทุกคนจำเป็นจะต้องมีทักษะหลากหลายให้ครอบคลุมทุกสถานการณ์ ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่ง่ายนัก แต่เคล็ดลับที่จะทำให้วิธีการนี้ประสบความสำเร็จคือการทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึง know-how หรือขั้นตอนการทำงานของแต่ละงานให้ทั่วถึง เพื่อจะได้รองรับสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันได้
3. ต้นทุนการอบรม
ถึงจะไม่เกิดการจ้างพนักงานใหม่ แต่การใช้งบประมาณอย่างจำกัดให้เกิดผลประโยชน์สูงสุดก็เป็น a must ที่ต้องทำเพื่อความอยู่รอด ซึ่งแน่นอนว่ารวมถึงการใช้ทรัพยากรด้านบุคคลอย่างจำกัดเช่นกัน แต่การจะใช้ทรัพยากรบุคคลอย่างจำกัดให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดนั้น ต้องแน่ใจก่อนว่าพนักงานแต่ละคนมีความสามารถและทักษะในการรองรับได้ ไม่เช่นนั้นจะเกิดผลย้อนกลับที่ประสิทธิภาพในการทำงาน หรือผลผลิต ดังนั้นการเตรียมพนักงานให้มีทักษะหลากหลาย พร้อมรองรับในทุกสถานการณ์จึงเป็นสิ่งจำเป็นของการทำงานในยุคที่เศรษฐกิจไม่เติบโต และเมื่อการเตรียมพนักงานเป็นเรื่องจำเป็น จึงนำมาซึ่งการอบรมที่ต้องอาศัยต้นทุนมหาศาล ทั้ง
– ค่าใช้จ่ายเรื่องสถานที่ การเดินทาง ที่พัก ที่ใช้ในการอบรม
– ค่าใช้จ่ายและภาระด้านเวลาของทั้งผู้อบรมและผู้เรียน
– ภาระด้านการดำเนินการอบรมที่ทำให้การจัดตารางเป็นไปอย่างไม่ราบรื่นจนการอบรมต้องเลื่อนออกไป
สิ่งต่างๆ เหล่านี้เกิดจากความตั้งใจที่จะลดค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนขององค์กร แต่หากดำเนินการได้ไม่ดีจะก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายมหาศาลตามมา นั่นแปลว่านอกจากต้นทุนจะไม่ได้ลดแล้วยังเป็นการเพิ่มปัญหาที่จะตามมาในการบริหารองค์กรอีก ทางที่ดีจึงควรที่จะ
– ลดค่าใช้จ่ายเรื่องสถานที่ การเกินทาง ที่พักที่ใช้ในการอบรม
– ลดค่าใช้จ่ายและภาระด้านเวลาของทั้งผู้อบรมและผู้เรียน
– ตัดภาระด้านการดำเนินการอบรมให้สั้น และยืดหยุ่นด้านการจัดตาราง
แทบจะไม่ต้องพยากรณ์ทุกคนก็น่าจะรู้ได้ว่าเศรษฐกิจหลังหมด COVID-19 จะน่าปวดหัวสักเพียงใด มาตรการการลดต้นทุน รัดเข็มขัดคงถูกนำออกมาใช้เสียจนนับไม่ถ้วน บทความนี้กล่าวถึงเรื่องการลดต้นทุนในการบริหารก็จริง แต่เราเชื่อว่าการ “ไม่ใช้เงิน” คงไม่ใช่คำตอบที่ถูกต้องสำหรับการดำเนินกิจการทางธุรกิจ แต่คงเป็นการ “ใช้เงินอย่างมีประสิทธิภาพ” เสียมากกว่า ที่จะทำให้ธุรกิจอยู่รอดต่อไปได้
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
