ในยุคที่วิธีการทำงานต้องเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิงเพราะ Work from Home (WFH) ผู้บริหารและองค์กรต่างๆ จำเป็นจะต้องกลับมาทบทวนมาตรการที่ควรใช้อีกครั้ง Teachme Biz จึงขอนำเสนอผลการสำรวจและสัมภาษณ์เกี่ยวกับการจัดการขององค์กรต่างๆ ในช่วง Work from Home 

BEFORE / AFTER

ความแตกต่างของการไปออฟฟิศกับ Work from Home!

ด้านการบริหารบุคคลากร

“Work from Home” ได้รับความสนใจมากขึ้นเพราะมีรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่น ไม่ผูกมัดกับเวลาหรือสถานที่ และตั้งแต่เกิดการแพร่ระบาดของ COVID-19 ก็ทำให้มีหลายบริษัทหันมาใช้การทำงานในรูปแบบนี้มากขึ้น ซึ่งสำหรับพนักงานและบริษัทแล้ว การ Work from Home มีประโยชน์หลายอย่าง เช่น  Work-Life Balance ที่ดีขึ้น การลดต้นทุนในออฟฟิศ เป็นต้น แต่ในทางกลับกันเมื่อเทียบกับการไปออฟฟิศแล้ว Work from Home ก็ยังมีปัญหาสำคัญด้านการบริหารที่เกิดขึ้น เช่นเรื่องการแชร์ข้อมูล วิธีการและความถี่ในการ Communication ระหว่างพนักงาน Teachme Biz จึงได้ลองสำรวจเกี่ยวกับประเด็นต่างๆ ที่เกี่ยวกับการ Work from Home เช่น ประสิทธิภาพและประสิทธิผล ปัญหาที่เกิดขึ้น รวมไปถึงการสื่อสารกับหัวหน้างาน เป็นต้น

CASE STUDY

ปัญหาที่มักเจอเวลา Work from Home!

• ทำงานอยู่บ้านคนเดียวแล้วเหงา

ตอนแรกที่เพิ่งเริ่ม Work from Home ก็รู้สึกสบายใจมาก ทำงานได้โดยไม่มีคนรบกวน แต่การอยู่บ้านคนเดียวก็ค่อยๆ ยากขึ้นเรื่อยๆ เพราะการสื่อสารก็ลดลงด้วย ความรู้สึกโดดเดี่ยวหลังประชุมด้วย ทำให้ฉันตระหนักได้ว่าการทักทาย และพูดคุยแบบเห็นหน้ากันทุกวันช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น

• พักเหมือนไม่ได้พัก แม้ในช่วงพักก็ยังกังวลกับแจ้งเตือน

หลังจาก WFH แม้ในช่วงพักกลางวัน หรือวันหยุดก็อดไม่ได้ที่จะเช็คอีเมลและแจ้งเตือนทางแชทที่ถูกส่งมา เมื่อก่อนพอออกจากออฟฟิศก็ปล่อยวางได้ แต่พอ WFH ก็อดไม่ได้เลยทำให้เหนื่อยยิ่งขึ้น

• ยากที่จะอธิบายงานใหม่ ทักษะของลูกน้องก็เลยไม่พัฒนา

พอเริ่มชินกับ WFH ปริมาณงานและสภาพจิตของสมาชิกก็ค่อยๆ มั่นคงขึ้น จะมีก็แต่การสอนงานที่เมื่อก่อนได้สอนแบบเห็นหน้ากัน ก็ต้องมาเปลี่ยนมาเป็นออนไลน์แทน ซึ่งลำบากมาก ตั้งแต่เริ่ม WFH มาก็ไม่สามารถอธิบายเกี่ยวกับงานใหม่หรือส่งงานต่อได้เลย ซึ่งตรงนี้เป็นปัญหาที่ว่าจะ “พัฒนาทักษะของลูกน้อง” อย่างไร

RESEARCH

แบบสำรวจเกี่ยวกับปัญหาด้านการจัดการในยุค Work from Home

ปัญหาคือ.. WFH  ทำให้การสื่อสารลดลง โดดเดี่ยว และขาดการติดต่อกับเพื่อนร่วมงาน!

สำหรับคำถามที่ว่า “คุณ WFH หรือไม่ / ลูกน้องของคุณ WFH หรือไม่” มีผู้ที่ตอบว่า WFH 100%  5.4% และจำเป็นต้องไปออฟฟิศเดือนละหลายครั้ง 9%

ซึ่งสามารถสรุปได้ว่าเปอร์เซ็นต์ของคน WFH อยู่ที่ 14.4% โดย 3 จังหวัดที่ WFH มากสุดคือ โตเกียว 17% คานางาวะ 9.5% และโอซาก้า 9.1% ซึ่งส่วนใหญ่เป็นจังหวัดที่มีสำนักงานใหญ่ของบริษัทต่างๆ ตั้งอยู่

แล้วบริษัทที่ WFH ต้องเผชิญปัญหาแบบไหนบ้าง?
เชิญอ่านผลการสำรวจจากพนักงานทั่วไป 250 คน และผู้จัดการ 250 คน ที่ WFH

เมื่อถามคำถามว่า “สิ่งที่เป็นปัญหาสำหรับคุณหรือลูกน้องของคุณในการ WFH คืออะไร” แล้วพบว่าคำตอบส่วนใหญ่คือ “โอกาสในการพูดคุยลดลง ความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานห่างหาย” ผู้ตอบแบบสอบถามกว่าครึ่งรู้สึกว่าการไม่เจอกันทำให้ไม่สามารถพูดคุยกันได้ง่ายเหมือนเดิม

สำหรับคำถาม “หลังจาก WFH รู้สึกว่าการสื่อสารกับหัวหน้าหรือลูกน้องไม่เพียงพอต่อการทำงานให้สำเร็จใช่หรือไม่” ผู้จัดการที่ตอบว่ารู้สึกว่าการสื่อสารไม่เพียงพอมีมากกว่า 60% ในขณะที่คำตอบของพนักงานทั่วไปเฉลี่ยใน 3 คำตอบในสัดส่วนเท่าๆ กัน 

ตีความได้ว่าผู้จัดการรู้สึกว่าการสื่อสารที่ไม่เพียงพอเป็นปัญหามากกว่าพนักงานทั่วไป

อันดับ 1 ที่ได้รับการเลือกมากที่สุดคือ “เรียนรู้งานจากหัวหน้ายากขึ้น / สอนงานลูกน้องยากขึ้น” ในการสื่อสารแบบที่ไม่ได้เจอหน้ากัน พบว่ามากกว่า 30% ที่รู้สึกว่าการสอนงาน หรืออธิบายงานตามขั้นตอนเป็นสิ่งที่ยาก ถึงจะเป็นปัญหาที่เกิดจากการไม่ได้เจอหน้ากัน แต่ถ้าสามารถแจกแจงขั้นตอนการทำงาน งานที่ค้างอยู่ รวมถึง man-hour ของแต่ละคนออกมาให้ทุกคนเข้าใจร่วมกัน ก็น่าจะทำให้ความกังวลที่เกิดจาก WFH ลดลงได้

มีผู้ที่ต้องการให้สนับสนุนค่าสาธารณูปโภคต่างๆ ภายในบ้าน เช่น คอมพิวเตอร์ อินเทอร์เน็ตมากกว่าครึ่ง และผู้ที่ต้องการให้เปลี่ยนเอกสาร ลายเซ็นต่างๆ ให้เป็นดิจิทัล หรือปรับการทำงานให้เป็นดิจิทัลมีกว่า 40% และอันดับที่ 4 และ 5 คือ การเตรียมความพร้อมด้านสภาพแวดล้อมและการใช้ Tools ต่างๆ ซึ่งนอกจากคู่มือการทำงานที่แค่ดูก็เข้าใจแล้ว พนักงานยังต้องการอะไรสักอย่างที่แค่เสิร์ชก็แก้ปัญหาได้อย่าง “Google” อีกด้วย

หลังจากที่ได้เห็นระดับความตระหนักถึงปัญหาที่แตกต่างกันระหว่างพนักงานทั่วไปและผู้จัดการพบว่า อันดับ 1 คือ “การ เตรียมและการจัดระเบียบคู่มือการทำงานต่างๆ” โดยมีผู้จัดการมากกว่า 60% ที่คิดว่ามีการจัดการคู่มือทำงานอย่างครอบคลุมแล้ว ในขณะที่พนักงานทั่วไปรู้สึกไม่ครอบคลุม ซึ่งสามารถคาดเดาได้ว่าสาเหตุที่ทำให้รู้สึกต่างกันอาจจะเพราะว่างานของผู้จัดการมีรูปแบบที่ตายตัวน้อยกว่า และผู้จัดการไม่ได้ใช้คู่มือบ่อยเท่าพนักงานทั่วไป ซึ่งพอเปลี่ยนมา WFH จึงเริ่มต้องการคู่มือทำงานที่สามารถเห็นภาพขั้นตอนการทำงานได้ หรือสามารถทำงานได้โดยไม่ต้องถามผู้อื่น

FOR WORK FROM HOME

ในยุค WFH สิ่งสำคัญคือต้องสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานสามารถทำงานได้โดยไร้กังวล

สิ่งที่แตกต่างกันระหว่างการ WFH กับไปออฟฟิศคือ “การไม่มีเพื่อนร่วมงานอยู่รอบตัว” หากทำงานที่ออฟฟิศแค่ถามเพื่อนร่วมงานก็แก้ปัญหาได้ หรือดูจากคู่มือการทำงานที่มีอยู่ก็เข้าใจได้แล้ว แต่พอ WFH ก็ทำแบบนั้นได้ยาก ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง การที่จะแก้ปัญหาเหล่านี้ได้จึงควรที่จะสร้างสภาพแวดล้อมที่ “หาอะไรก็เจอ” และ “ถามได้ทันที”

“ถามได้ทันที”

ก่อน COVID-19 ยังสามารถมีปฏิสัมพันธ์กันได้จากการอธิบายงาน หรือพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ
แต่พอ WFH โอกาสในการพูดคุยลดลง จึงจำเป็นต้องเพิ่มโอกาสเหล่านั้นให้บ่อยขึ้น และตอบสนองอย่าง “รวดเร็ว” “เข้าใจ”   และ “อ่อนโยน”

Teachme Biz แก้ปัญหาเหล่านั้นได้!

Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์อันดับ 1 ในญี่ปุ่นนั้น นอกจากจะสร้างคู่มือได้อย่างง่ายแล้ว ยังมีฟังก์ชันค้นหาที่ยอดเยี่ยม สามารถหาคู่มือที่จำเป็นได้ในทันที สามารถค้นหาข้อมูลที่จำเป็น และดูข้อมูลเหล่านั้นประกอบการทำงานจนสำเร็จตามขั้นตอนได้โดยไม่ต้องถามผู้อื่น และไม่เพียงแต่งานของผู้ปฏิบัติงานจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังลดภาระเรื่องการสอนของหัวหน้างาน และป้องกันความผิดพลาดในการทำงานได้อีกด้วย

เลือกเมนูด้านล่างเพื่อดูข้อมูลการใช้งาน Teachme Biz 

ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในช่วง WFH ได้

Teachme Biz ระบบที่ช่วยแก้ปัญหาด้านการบริหาร

*เนื้อหานี้แปลจาก テレワーク時代のマネジメントの変化

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !