062-295−6588 contact-th@studist.co.th
บริหารพนักงานให้ทำงานเดี่ยวได้

จากผลกระทบของโควิด -19 บวกกับภาวะทางเศรษฐกิจที่ไม่ค่อยเอื้ออำนวยในขณะนี้ ทำให้ทุกธุรกิจคงต้องเริ่มรัดเข็มขัดให้แน่น ลดค่าใช้จ่ายที่มีอยู่ และชะลอรายจ่ายที่ยังไม่จำเป็นออกไปก่อน แน่นอนว่ารวมถึงการจ้างงานพนักงานเพิ่มเช่นกัน เรียกได้ว่ายังจ้างพนักงานเพิ่มไม่ได้แต่งานที่มีก็ต้องเอาให้อยู่!

ซึ่งถ้าในภาวะปกติคงจะไม่รู้สึกอะไรเท่าไหร่ แต่ถ้าธุรกิจอยู่ในจังหวะที่ ภาระงานมากกว่าจำนวนพนักงานขึ้นมาล่ะ จะทำอย่างไรดี? จึงเกิดเป็นความท้าทายใหม่ที่ทำให้บริษัทควรจะต้องกลับมาให้ความสำคัญ กับการบริหารทรัพยากรที่ตนเองมีอยู่มากขึ้น หรือพูดง่ายๆ ว่า เราจะทำอย่างไรให้พนักงานที่มีอยู่ตอนนี้ สามารถทำงานได้เต็มประสิทธิภาพอย่างที่บริษัทต้องการ 

แนวทางแก้ปัญหาด้วยการจัดสรรพนักงาน

1. เลือกคนให้เหมาะกับงาน

เป็นหน้าที่ของคนเป็นหัวหน้าที่ควรต้องเรียนรู้ และจัดวางกำลังคนให้เหมาะสม รู้จักเลือกใช้คนให้ถูกที่ ถูกตำแหน่ง เพื่อให้พวกเขาสามารถแสดงศักยภาพของตัวเองได้อย่างเต็มที่ สามารถรับผิดชอบงานได้ดี มีประสิทธิภาพ ย่อมดีกว่าการปล่อยให้มีคนทำงานจำนวนมาก แต่ไม่สามารถทำงานให้กับบริษัทได้อย่างที่คาดหวังไว้

2. จัดจำนวนคนในทีมให้ฟิตมากขึ้น

ก่อนที่จะตัดสินใจปรับขนาดทีมใดทีมหนึ่ง สิ่งที่ควรพิจารณาเป็นอันดับแรกเลยคือ ภาระงานของทีมนั้นๆ ว่ามีความเหมาะสมต่อจำนวนคนแล้วหรือไม่?  ถ้าดึงคนออกไปแล้วทีมจะยังทำงานได้อย่างราบรื่นอยู่ไหม? เมื่อค้นพบแล้วว่ามีทีมที่สามารถปรับจำนวนคนลงได้ก็ควรลงมือ เพื่อที่เราจะมีกำลังคนสำหรับไปเสริมในส่วนอื่นๆ ที่ยังขาดแคลนโดยไม่ต้องจ้างคนเพิ่ม แต่ทั้งนี้อย่าลืมพิจารณาถึงความสามารถของพนักงานคนนั้นด้วย ว่าเหมาะกับตำแหน่งอะไร และควรอยู่ในหน้าที่ไหนจึงเหมาะสม

3. ไม่กระจุกคนเพื่อกระจายงาน

สำหรับงานที่ไม่ได้มีปริมาณมากจนเกินไปหรือเป็นเรื่องที่ซับซ้อนเฉพาะทางมากๆ อาจพิจารณาปรับลดจำนวนพนักงานที่ดูแลลงเพื่อไม่ให้เสียกำลังพนักงานอย่างเกินความจำเป็น เช่น พนักงานที่เคาน์เตอร์บาร์สามารถดูแลทุกอย่างที่เกิดขึ้นบริเวณนั้นได้ด้วยคนเดียว รับออเดอร์ได้ ทำเครื่องดื่มได้ คิดเงินได้ ออกบิลได้ เป็นต้น เมื่อพนักงานหนึ่งคนสามารถดูแลงานได้มากขึ้น ก็ทำให้สามารถจัดสรรพนักงานคนอื่นไปดูแลส่วนอื่นได้อีก พนักงานเท่าเดิมก็รองรับงานได้อย่างครอบคลุม

จะเห็นได้ว่าทุกแนวทางที่ยกมาในบทความนี้จะเน้นไปที่การกำจัดจุดที่เปลืองคนหรือเสียแรงโดยไม่จำเป็นออกไป และบริหารจัดสรรคนที่มีอยู่ให้ได้ปริมาณงานมากที่สุด  สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพ มีความหลากหลาย รวมไปถึงสามารถทำงานแทนกันได้ ทำงานของเพื่อนร่วมทีมแบบ Solo ได้เลย! ซึ่งการจะไปถึงจุดนั้นบริษัทเองก็ต้องมีส่วนช่วยในการผลักดันศักยภาพของพวกเขาเหล่านั้นด้วย

คำถามต่อไปคือถ้าพนักงานแต่ละคนจะต้องแบกรับกับภาระงานที่มากขึ้น บริษัทจะทำอย่างไรเพื่อให้พวกเขาสามารถจัดการงานได้ โดยที่งานยังออกมามีประสิทธิภาพที่สุด?

แนวทางสร้างพนักงานสุดแกร่ง

เคล็ดลับการสร้างพนักงานสุดแกร่ง!

1. สร้างกำลังใจ

ก่อนอื่นเลยผู้บริหารควรจะสื่อสารกับพนักงานอย่างจริงใจและตรงไปตรงมาถึงสถานการณ์ที่บริษัทกำลังเผชิญอยู่ แสดงถึงความจำเป็นที่บริษัทต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานใหม่ในครั้งนี้ ทั้งนี้ก็เพื่อให้พนักงานเปิดใจกับการเปลี่ยนแปลงและรู้สึกมีส่วนร่วมในกระบวนการการทำงานมากขึ้นป้องกันความรู้สึกโดนบังคับอย่างไม่มีเหตุผลที่อาจทำให้พนักงานเคืองใจและหมดใจจากบริษัทได้

2. สร้างความเข้าใจ

เนื่องจากปลายทางเราจะต้องการผลักดันให้พนักงานสามารถทำงานแทนกันได้ ดังนั้นพนักงานทุกคนจึงควรเข้าใจงานของแต่ละตำแหน่งเสียก่อน โดยเริ่มไล่ไปจากภาพรวมระดับองค์กร ถัดมาระดับแผนก และจบที่เพื่อนร่วมทีมข้างๆ พวกเขาจะได้เห็นถึงความเชื่อมโยงซึ่งกันและกัน และเมื่อต้องปรับเปลี่ยนงานจะได้พอนึกภาพออกว่างานนี้เป็นอย่างไร? ควรทำอะไร? มีความสำคัญอย่างไร?

3. ลงมือทำอย่างมั่นใจ

เมื่อคนในทีมลดลงย่อมมีงานที่คนที่เหลือไม่เคยทำ หรือ ถ้าต้อง Solo งานเองคนเดียวจากที่เคยมีทีมมาด้วย งานที่ไม่เคยทำเองเหล่านี้จะทำอย่างไร? ดังนั้นคู่มือการทำงานนี่ล่ะที่จะเป็นตัวช่วยคนสำคัญ โดยคู่มือที่ดีควรอธิบายได้ว่าต้องทำอะไรบ้าง มีลำดับขั้นตอนและขอบเขตงานไว้อย่างชัดเจน เมื่อมีการระบุว่า “ใคร” “ทำอะไร” “ที่ไหน” “เมื่อไหร่” ก็จะทำให้คนที่อ่านสามารถทำงานตามได้ง่าย สร้างเสริมกระบวนการทำงานที่รวดเร็วขึ้น ได้ผลลัพธ์จากกระบวนการที่มากขึ้น ถึงจะต้อง Solo ก็สามารถผลิตงานอย่างมีประสิทธิภาพได้เหมือนมาเป็นทีม 

และจะตอบโจทย์คนทำงานมากขึ้นเมื่อใช้ Teachme Biz ดิจิทัลแพลตฟอร์มที่ใช้สร้างคู่มือการทำงานได้อย่างครบถ้วน สามารถอธิบายขั้นตอนการทำงานอย่างชัดเจน ใส่ได้ทั้งตัวอักษร รูปภาพ และวิดีโอ ใช้งานง่ายๆ เข้าถึงข้อมูลได้ทันทีที่ต้องการ ด้วยเครื่องมือนี้พนักงานจะทำงานได้รวดเร็ว ทำงานแทนกันได้  และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สรุปข้อมูล SOP Online
Create SOP manual effectively

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !  

Pin It on Pinterest

Share This
Optimized with PageSpeed Ninja