เข้าถึงข้อมูลด้านการใช้งานของยูสเซอร์ เพื่อตรวจเช็คผลลัพธ์และปรับปรุงพัฒนา

คู่มือการทำงาน – ต้องส่งให้ถึงผู้ใช้งานถึงจะมีประโยชน์

คู่มือการทำงานต้องใช้เวลาและต้นทุนในการทำขึ้น หากไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าคู่มือที่ทำขึ้นมานั้นมีคนเข้าไปดูหรือเปล่า ก็คงไม่รู้เลยว่าผู้เกี่ยวข้อง หรือพนักงานที่ต้องทำงานนั้นๆ ได้ใช้คู่มือที่ทำขึ้นหรือไม่ คู่มือการทำงานนั้นจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อได้ส่งให้ถึงตัวบุคคลที่เกี่ยวข้อง หรือพนักงานที่ต้องใช้คู่มือนั้นๆ

การจะสนับสนุนให้เกิดการใช้งานคู่มือการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพได้นั้น สิ่งสำคัญก่อนอื่นคือต้องรู้สถานการณ์ด้านการใช้งานก่อน 

ต้องรู้สถานการณ์การดูคู่มือ ถึงจะสามารถตรวจเช็คผลลัพธ์และพัฒนาการทำงานได้

สิ่งที่จะได้จากการรู้ข้อมูลด้านการใช้งานของยูสเซอร์จาก 3 มุมมองของ “Admin, เจ้าของคู่มือ, ผู้บริหาร”

1. รับรู้การเปลี่ยนแปลงของผู้ใช้งานคู่มือ

การที่สามารถเช็คได้ว่าใครดูหรือยังไม่ดูคู่มือไหนจะทำให้สามารถคิดแผนพัฒนาการทำงาน หรือรู้ได้ว่าปัจจัยอะไรที่จะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของคู่มือได้

2. เพิ่มแรงจูงใจในการสร้างคู่มือ

การที่ผู้สร้างคู่มือสามารถตรวจสอบเป็นตัวเลขได้ว่า เวลาที่ตนเองเสียไปให้กับการทำคู่มือนั้นได้เปลี่ยนเป็นผลลัพธ์ที่ดีได้มากเพียงใดจะช่วยกระตุ้นแรงจูงใจในการสร้างคู่มือได้ นอกจากนี้การที่สามารถเช็คผลลัพธ์ของการทำคู่มือได้เป็นตัวเลขที่ชัดเจนก็จะทำให้สามารถจัดการ Work hours ที่ต้องเสียให้กับการสร้างคู่มือได้ง่ายมากขึ้น

3. ตัดสินใจได้ว่าจะต่อสัญญา Teachme Biz หรือไม่

หลังจากนำ Teachme Biz เข้ามาใช้งานได้สักระยะหนึ่ง เราจะมีรายงานสถานการณ์การใช้งานส่งให้ การตรวจสอบข้อมูลด้านการใช้งานของยูสเซอร์เป็นประจำจนเข้าใจดีว่า Teachme Biz ได้สร้างประโยชน์ให้กับพนักงานได้มากเพียงใดจะทำให้ตัดสินใจได้ง่ายและเหมาะสมว่าจะต่อสัญญาใช้ Teachme Biz ต่อไปหรือไม่

การจัดการ “ข้อมูลการดูคู่มือ” ให้ตรวจสอบได้เพื่อเป็น KPI อยู่เสมอน้ันเป็นเรื่องที่สำคัญมาก เพราะจะสามารถเข้าใจได้ว่าคู่มือที่ทำนั้นมีประโยชน์หรือไม่ ในทางกลับกัน แม้จะทำคู่มือได้ดีขนาดไหน หากไม่ได้รับการดูก็ไม่มีประโยชน์ 

3 วิธีตรวจสอบข้อมูลการดูคู่มือ

1. เช็คข้อมูลการดูคู่มือแบบคร่าวๆ ของทั้งหมด และรายโฟลเดอร์ ด้วยฟังก์ชัน Report

ด้วยฟังก์ชัน Report ใน Teachme Biz จะทำให้เช็ค “จำนวนการดูคู่มือ” ในระยะเวลาที่กำหนด ของโฟลเดอร์ทั้งหมด หรือรายโฟลเดอร์ได้ 

วิธีการดู Report 

▼การตรวจเช็ค “ข้อมูลการดูคู่มือ” “Search tag” ของคู่มือบน Web browser

ตัวอย่างเช่น การดู “จำนวนการดูคู่มือ” รายวันแบบนี้ จะทำให้กำหนดมาตรฐานของจำนวนการดูคู่มือรายวันได้

ด้านบนเป็นตัวอย่างของบริษัทเราซึ่งมียูสเซอร์ประมาณ 100 คน เมื่อมีข้อมูลแบบนี้ก็จะสามารถคาดการณ์ได้ว่าจำนวนการดูคู่มือรายวันของเดือนมีนาคมคือ 8 ครั้ง/คน เดือนเมษายน 10 ครั้ง/คน 

ในช่วงที่เพิ่งเริ่มใช้งาน Teachme Biz การที่สามารถดูข้อมูลการใช้งานเป็นรายวันหรือสัปดาห์ได้ จะทำให้ดูได้อย่างง่ายดายว่าการใช้งานเริ่มลงตัวแล้วหรือยัง 

หรือเมื่อใช้งานไปได้สักระยะหนึ่งแล้วจะดูข้อมูลการใช้งานเป็นรายเดือนก็ได้ซึ่งจะทำให้ได้รู้แนวโน้มการเพิ่มขึ้นหรือลดลงของยอดการใช้งาน หรือเช็ควัฒนธรรมการดูคู่มือว่าเข้าที่เข้าทางหรือยังเพื่อประกอบการวางแผนนโยบายบริษัทระยะยาวได้

ถ้ายอดการดูคู่มือมีความสเถียรหรือเพิ่มขึ้นก็ไม่มีปัญหาอะไร แต่ถ้าลดลงก็เป็นสัญญาณว่าเริ่มอันตรายแล้ว

ตัวอย่างข้างบนเป็นการวิเคราะห์ยอดการดูคู่มือของ “ทุกโฟลเดอร์” แต่ถ้าต้องการดูเป็นรายแผนก หรือรายโปรเจค ก็สามารถเลือกดูเฉพาะโฟลเดอร์ได้

เมื่อดูยอดการดูคู่มือของแผนกเซลล์และ Customer Success ของบริษัทเราแล้วจะพบว่าสถานการณ์การใช้งานค่อนข้างแตกต่างกัน 

ถ้าคู่มือในโฟลเดอร์มีการจัดการอย่างเรียบร้อย ก็จะสามารถเช็คได้อย่างง่ายดายว่าการใช้งานคู่มือในโฟลเดอร์นั้นๆ เป็นอย่างไร เข้าที่เข้าทางหรือไม่

2.เช็คข้อมูลการดูคู่มือเป็นรายคู่มือได้ด้วยการ Export รายการคู่มือออกมาเป็น CSV ไฟล์ 

เช็คยอดทั้งหมด ยอดราย 1 เดือน ยอดราย 3 เดือน ยอดราย 6 เดือน หรือยอดราย 1 ปี ของการดูคู่มือแต่ละคู่มือได้ด้วยการ Export รายการคู่มือออกมาในรูปแบบไฟล์ CSV

▼Export รายการคู่มือจาก Web browser

ตัวอย่างเช่น เมื่อเรา Export รายการคู่มือออกมาแล้ว ก็จะสามารถเลือกดูเฉพาะรายการคู่มือที่มีจำนวนการเข้าดูน้อยๆ ได้ ถ้าเป็นคู่มือที่สร้างขึ้นมาสักพักแล้วแต่ยอดคนเข้าดูยังน้อยอยู่ก็แปลว่าเป็นไปได้ว่าผู้เกี่ยวข้องไม่ได้ใช้คู่มือนี้

3.เช็คยอดการเข้าดูคู่มือเป็นรายคู่มือ

Teachme Biz สามารถดูยอดการเข้าดูคู่มือเป็นรายคู่มือได้

การดูจำนวนการเข้าดูคู่มือเป็นรายคู่มือจะทำให้เราสามารถคาดคะเนได้ว่าคู่มือที่สร้างใหม่ หรืออัปเดตใหม่นั้น ได้ถูกใช้งานหรือไม่

※Light Light+ Starter จะไม่สามารถใช้ฟังก์ชันนี้ได้

การสร้างวัฒนธรรมในการดูคู่มือผ่าน Teachme Biz เป็นสิ่งที่สำคัญมากในช่วงเริ่มต้นใช้งาน ซึ่งการที่จะสร้างวัฒธรรมในการดูคู่มือผ่าน Teachme Biz ให้แข็งแรงได้นั้นต้องอาศัยมาตรการที่มีประสิทธิภาพมากๆ นั่นคือ “Killer Contents” 

Killer Contents คือคอนเทนต์ที่สามารถเรียกความสนใจจากผู้อ่านได้ หรือพูดในกรณีของ Teachme Biz ก็คือการสร้างคู่มือที่มีเนื้อหาที่จะสามารถดึงความสนใจจากผู้ใช้คู่มือ เพื่อให้การใช้งาน Teachme Biz มีความแพร่หลายออกไปได้ 

ยกตัวอย่าง คู่มือที่มีจำนวนคนเข้าดูมากคือคู่มือที่เกี่ยวข้องกับงานที่พนักงานจำนวนมากต้องทำ

การเช็คความเคลื่อนไหวของจำนวนการเข้าดูของ Killer Contents จะทำให้เรารู้ว่าวัฒนธรรมการดูคู่มือที่สร้างขึ้นบน Teachme Biz ได้ก่อตัวขึ้นแล้วหรือยัง

เช่น คู่มือ “วิธีการขอไปทำงานนอกสถานที่ (Business Trip) ภายในประเทศ” พนักงานที่ต้องไปทำงานนอกสถานที่อย่างเช่น พนักงานเซลล์ จำเป็นจะต้องแจ้งขออนุญาตก่อนทุกครั้ง และรายละเอียดที่ต้องกรอกลงในแบบฟอร์มจะแตกต่างกันขึ้นอยู่กับรูปแบบหรือความถี่ที่ต้องขออนุญาต จึงเป็นคู่มือที่จำเป็นจะต้องดูทุกครั้งที่จะขออนุญาต จำนวนการดูจึงมีแนวโน้มที่จะสูงตามไปด้วย

จากรีพอร์ตนี้จะทำให้รู้ว่ายูสเซอร์แต่ละคนได้ดูคู่มือนี้แล้วหรือยัง และสามารถเช็คได้ด้วยว่ายูสเซอร์นั้นได้เปิดดูคู่มือครั้งสุดท้ายเมื่อไหร่ หากมียูสเซอร์ที่ยังไม่ได้ดูคู่มือ ก็สามารถติดต่อโดยตรงเพื่อให้เขาดูคู่มือได้

ถ้า คู่มือที่เกี่ยวข้องกับ “งานที่มีคนต้องดูเยอะและถี่” เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ก็จะทำให้วัฒนธรรมในการดูคู่มือที่สร้างขึ้นบน Teachme Biz สามารถเข้าถึงพนักงานทุกคนได้

Next Action หลังจากที่ได้รับข้อมูลการเข้าดูคู่มือ

เมื่อได้ข้อมูลการใช้งานแล้วก็เริ่มมาตรการสนับสนุนการใช้งานคู่มือกันครับ

・วิเคราะห์หาสาเหตุปัจจัยที่มีผลกับการใช้งาน

ลองไปเก็บข้อมูลจากคนที่ดูคู่มือบ่อย และคนที่ไม่ค่อยดูคู่มือดูครับ 

【ตัวอย่างคำถามที่จะสัมภาษณ์คนที่ดูคู่มือบ่อย】

1. ส่วนใหญ่จะใช้คู่มือตอนไหน

2. ข้อดีของการใช้คู่มือคืออะไร

3. มีสิ่งที่ติดขัดหรือไม่สะดวกเวลาใช้คู่มือไหม

【ตัวอย่างคำถามที่จะสัมภาษณ์คนที่ไม่ค่อยดูคู่มือ】

1. รู้วิธีการดูคู่มือไหม

2. รู้ไหมว่ามีคู่มือที่เกี่ยวข้องกับงานของเราด้วย

3. สามารถจินตนาการออกหรือไม่ว่าสถานการณ์แบบไหนถึงจะต้องใช้คู่มือ

・หามาตรการแก้ไข และดำเนินการ

เมื่อเก็บข้อมูลจากการสัมภาษณ์เสร็จแล้วลองหามาตรการแก้ไขโดยพิจารณาจากข้อมูลที่ได้ดู。

เมื่อลองหามาตรการแก้ไขโดยอ้างอิงจากข้อมูลของคนที่ไม่ค่อยดูคู่มือ

รู้วิธีการดูคู่มือไหม

→ถ้าไม่รู้วิธีดูคู่มือ ให้ลองแชร์วิธีการล็อกอินเข้าระบบหรือวิธีการหาคู่มือให้เขา นอกจากนี้การเตรียมสภาพแวดล้อมให้สามารถดูคู่มือประกอบการทำงานแต่ละวันได้ก็เป็นเรื่องสำคัญ จึงแนะนำให้ลองเช็คดูด้วยว่าอินเตอร์เน็ตหรืออุปกรณ์ที่ใช้ในการดูคู่มือมีความพร้อมหรือเปล่า

รู้ไหมว่ามีคู่มือที่เกี่ยวข้องกับงานของเราด้วย

→ถ้าไม่รู้ว่ามีคู่มืออยู่ก็คงไม่คิดที่จะหาคู่มือนั้นมาดู มาตรการในการแก้ไขปัญหานี้มี 2 ข้อใหญ่ๆ

1. หาโอกาสหรือพื้นที่ในการแชร์คู่มือที่ทำขึ้น การแชร์คู่มือเป็นการปรับให้ความรู้และมุมมองของผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ ตรงกัน

2. นำ QR Code หรือ URL ของคู่มือนั้นๆ ไปวางใกล้ๆ กับพื้นที่ๆ ผู้เกี่ยวข้องอยู่ ถึงจะไม่รู้ว่ามีคู่มือนั้นอยู่แต่ก็ลองพลิกแพลงหาสถานการณ์ที่จะทำให้พนักงานอยากรู้ให้ได้ 

สามารถจินตนาการออกหรือไม่ว่าสถานการณ์แบบไหนถึงจะต้องใช้คู่มือ

→ถ้าจินตนาการไม่ออกว่าต้องใช้คู่มือในสถานการณ์แบบไหนให้ลองแชร์ตัวอย่างการใช้งานของคนที่ใช้งานคู่มือเป็นประจำให้เขาฟัง ถ้ารู้ว่าคนใกล้ตัว หรือคนที่เกี่ยวข้องกับตัวเองใช้คู่มือยังไงจะทำให้เขาเข้าใจวัตถุประสงค์ของการใช้งานได้

สรุป

การเก็บข้อมูลการใช้งาน และการตรวจสอบว่าคู่มือที่ทำขึ้นมาได้ส่งไปถึงบุคคลที่เกี่ยวข้องหรือเปล่านั้นเป็นเรื่องสำคัญที่เชื่อมโยงกับการสร้างวัฒนธรรมในการดูคู่มือ การจะเพิ่มยอดการใช้งานคู่มือให้สูงขึ้นน่าจะต้องอาศัยประสบการณ์ในการใช้งานคู่มือของตนเอง และการสร้างพื้นที่และโอกาสในการแชร์ประสิทธิภาพที่ดีขึ้นที่เกิดจากการใช้คู่มือของผู้ใช้งานจริงให้ได้มากที่สุด

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !