เมื่อถึงเวลาที่องค์กรจะเริ่มต้นทำ Digital Transformation ก็อาจจะต้องหาเครื่องมือหรือวิธีการเพื่อเข้ามาช่วยในการดำเนินงาน หรือเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นด้านการสื่อสาร การประสานงานกันในทีม รวมถึงการจัดเก็บเอกสารเพื่อให้ทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงข้อมูลได้แบบออนไลน์
ปัญหาคืออาจจะยังไม่มั่นใจว่าควรเริ่มต้นอย่างไร หรือต้องเลือกใช้เครื่องมือชนิดใดถึงจะเหมาะสมกับการใช้งานในองค์กร เพราะ ณ ปัจจุบันที่มีตัวเลือกมากมาย จนไม่รู้ว่าแพลตฟอร์มแบบใดจะเหมาะที่สุด
วันนี้เราจึงจะมายกตัวอย่างเปรียบเทียบความแตกต่าง ระหว่าง Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์สัญชาติญี่ปุ่น และ SharePoint หนึ่งในโปรแกรมของ Microsoft 365 เพื่อเป็นข้อมูลให้ผู้ที่กำลังพิจารณาจะตัดสินใจเลือกใช้งานได้เข้าใจความแตกต่างและจุดแข็งของแต่ละแพลตฟอร์ม และนำไปปรับใช้ให้สอดคล้องกับความต้องการสำหรับองค์กรของคุณ
จุดเด่นของแต่ละแพลตฟอร์ม
ทั้ง Teachme Biz และ SharePoint ต่างก็เป็นเครื่องมือที่เป็นประโยชน์ในการเสริมสร้างประสิทธิภาพการทำงานให้กับองค์กรได้ในแง่ของการเปลี่ยนระบบเอกสารที่เป็นกระดาษ ให้มาเป็นรูปแบบ Digital ส่งเสริมการทำ Paperless เก็บข้อมูลความรู้ขององค์กรไว้ในรูปแบบออนไลน์
อย่างไรก็ตามแม้ว่าทั้งคู่จะมีความคล้ายคลึงกันอยู่บ้าง แต่ก็มีคุณลักษณะที่ทำให้ทั้ง 2 แพลตฟอร์มมีจุดเด่นที่แตกต่างกันออกไป ดังนี้
Teachme Biz |
SharePoint |
|
ข้อมูลเบื้องต้น |
แพลตฟอร์มสำหรับ สร้าง แชร์ และ จัดการคู่มือการทำงาน SOP WI ใช้งานได้ทั้งสำหรับภายในและนอกองค์กร | ระบบแชร์และจัดการเนื้อหา ความรู้ และแอปพลิเคชัน สำหรับสื่อสารทำงานร่วมกันกับทีมในองค์กร |
UI และการใช้งาน |
ออกแบบมาให้ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน โดยเฉพาะสำหรับการสร้างคู่มือ SOP พนักงานทุกระดับสามารใช้งานงานได้แม้จะไม่มีความรู้ด้าน IT |
มีฟังก์ชันหลากหลาย แต่อาจต้องใช้เวลาในการเรียนรู้วิธีใช้งาน เพื่อให้สามารถใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพ |
การประสานงานและสื่อสาร |
สื่อสารขั้นตอนการทำงานด้วยการแชร์ SOP ให้พนักงานสามารถเรียนรู้ด้วยตัวเอง ตัวอย่างฟังก์ชันเพื่อค้นหา/แชร์คู่มือ
|
ออกแบบมาให้เป็นศูนย์กลางการทำงานร่วมกัน โดยมี – กระดานสนทนา – การเขียนเอกสารร่วมกัน และการผสานรวมกับฟีเจอร์การทำงานของ Microsoft Teams |
ตัวอย่างฟังก์ชัน |
– สร้าง แชร์ แก้ไขคู่มือบน mobile app และ desktop – Approval Workflow – ดูประวัติ version คู่มือ – Task & Training – แชร์คู่มือได้แบบทั้งภายในและภายนอกองค์กร – ซิงค์และจัดเก็บไฟล์บนคลาวด์ |
– สร้างและแชร์ข่าวสารบนไซต์อินทราเน็ต – ค้นหาไซต์ ไฟล์ บุคคลในองค์กร – แสดงข่าวสาร ข้อมูลกับผู้ร่วมทีม – Web Part กำหนดค่าเนื้อหา – ซิงค์และจัดเก็บไฟล์บนคลาวด์ |
จะเห็นได้ว่า Teachme Biz มุ่งเน้นที่การจัดการคู่มือขั้นตอนการทำงานโดยเฉพาะ เป็นโซลูชันสำหรับองค์กรที่ต้องการสร้าง จัดระเบียบ และรักษามาตรฐานการทำงานให้มีประสิทธิภาพ อินเทอร์เฟซถูกออกแบบมาให้เป็นมิตรต่อผู้ใช้งาน เทมเพลตเรียบง่าย ไม่ต้องเสียเวลาสร้างโครงสร้างเอง ทำให้ยูสเซอร์สามารถปรับตัวเข้ากับแพลตฟอร์มได้อย่างรวดเร็ว ลดขั้นตอนและเวลาในการสร้าง/อัปเดตคู่มือการทำงาน ประหยัดเวลาเพื่อสอนงานพนักงานใหม่ และกระตุ้นให้เกิดเรียนรู้ด้วยตัวเอง นอกเหนือจากนั้น Teachme Biz ยังโดดเด่นในการที่ให้ทุกคนในองค์กรสามารถปฏิบัติงานได้แบบมีมาตรฐานเดียวกันแบบเรียลไทม์
ในทางกลับกัน SharePoint เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่นอกเหนือไปจากการจัดการ SOP จุดเด่นหลักของ SharePoint อยู่ที่การสื่อสารภายใน การจัดการเอกสาร และกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ อินเทอร์เฟซ Microsoft ที่คุ้นเคยกับคนหมู่มาก ทำให้ SharePoint เป็นตัวเลือกที่ช่วยให้องค์กรพิจารณานำไปปรับใช้งานต่อได้
สรุปเลือกอย่างไรให้เหมาะกับองค์กร
โดยสรุปแล้ว ตัวเลือกระหว่าง Teachme Biz และ SharePoint ขึ้นอยู่กับลำดับความสำคัญของการนำไปใช้งาน
หากองค์กรกำลังมองหาเครื่องมือเพื่อช่วยในการจัดการคู่มือการทำงาน SOP WI สร้างมาตรฐานการทำงาน หรือเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานในองค์กร Teachme Biz ก็ถือเป็นตัวเลือกที่เหมาะกับสถานการณ์ข้างต้น
ในทางกลับกัน หากองค์กรของคุณต้องการแพลตฟอร์มเพื่อการสื่อสารภายในและการทำงานร่วมกัน SharePoint ก็ถือว่าเป็นโซลูชันที่ครอบคลุมเพื่อการประสานงาน และจัดเก็บไฟล์ไว้บนไซต์ทีมขององค์กร
Teachme Biz – Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น คลิก สมัครเข้าร่วมเวิร์คช็อปออนไลน์กับ “Teachme Biz” ฟรี!