คู่มือการทำงานไม่ได้มีประโยชน์แค่ไว้บอกขั้นตอนการทำงานของสิ่งต่างๆ เท่านั้น แต่ยังเป็นผู้ช่วยสำคัญในการสร้างประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากรภายในองค์กรของคุณอีกด้วย ทำให้ขั้นตอนการทำงานถูกต้อง สะดวก ง่ายยิ่งขึ้น ส่งผลให้พนักงานของคุณสามารถลดระยะเวลาการทำงานลงได้ในระดับหนึ่ง และสามารถไปโฟกัสงานส่วนอื่นๆ ได้มากยิ่งขึ้น
อ่านจากด้านบน หลายคนพอจะเข้าใจคอนเซ็ปต์ของคู่มือการทำงานบ้างแล้วใช่ไหมคะ ซึ่ง Teachme Biz ก็มีระบบจัดการคู่มือที่ช่วยยกระดับการทำงาน ตอบโจทย์ธุรกิจทุกประเภทเปลี่ยนคู่มือที่ยุ่งยากให้เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step by step เช่นกัน โดยระบบของเรานั้นจะเป็น Visual Workflow Management Platform ที่ถูกพัฒนาและออกแบบมาเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นไปได้ง่ายขึ้น มาทำความรู้จักกับฟีเจอร์เด็ดใน Teachme Biz กันเลยค่ะ
1. สร้างคู่มือด้วย ข้อความ ภาพและวีดีโอ ทำง่าย เข้าใจทันที
ลืมการสร้างคู่มือแบบเดิมๆที่น่าปวดหัวไปได้เลย ไม่ต้องนั่งพิมพ์ข้อความยาวๆ หรือต้องไปหารูปภาพประกอบจากภายนอกให้ยุ่งยาก เพราะที่ Teachme Biz ให้คุณสร้างคู่มือได้อย่างสะดวกสบาย ทำได้ผ่านอุปกรณ์ที่หลากหลาย ทั้งสมาร์ทโฟน แท็บแล็ต และคอมพิวเตอร์ โดยใช้หลักการอธิบายแบบเป็นขั้นเป็นตอนในรูปแบบ Step by step เป็นหลัก รวมถึงสามารถใส่ได้ทั้งข้อความ ภาพ และ วีดีโออย่างง่าย เช่น
- เลือกไฟล์ที่จะอัพโหลด จะเป็นรูปภาพ วีดีโอ ไฟล์ข้อความ PDF ก็สามารถอัพโหลดลงระบบ Teachme Biz ได้ง่าย ไม่ต้องเปลืองความจำคอมพิวเตอร์ของคุณ และไม่ทำให้คอมพิวเตอร์ของคุณอืดอีกด้วย
- สามารถถ่ายรูปภาพ หรือถ่ายวิดีโอสดในระหว่างที่ทำงานจากกล้องโทรศัพท์มือถือของเราได้เลย
- สามารถใส่ข้อความ สัญลักษณ์ ในระหว่างการแก้ไขคู่มือที่เป็นรูปภาพและวิดีโอได้เลย ไม่ต้องเสียเวลาเข้าไปแก้ไขรูปหรือวิดีของคุณในคอมพิวเตอร์อีกครั้ง ก่อนการอัพโหลดลงระบบ ช่วยย่นระยะเวลาในการสร้างคู่มือไปได้อย่างมาก ถ้ามองอีกมุมหนึ่งคือเราไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการจ้างทีมงานตัดต่อวีดีโอเพิ่มเติมอีกด้วย
- สามารถแทรกลิงค์ภายนอก เพื่อนำมาอ้างอิงข้อมูล หรือเป็นการอ่านข้อมูลเพิ่มเติมอื่นๆ จากอินเตอร์เน็ตได้
- แคปเจอร์หน้าจอคอมพิวเตอร์ได้ทั้งภาพนิ่งและวิดีโอเพื่อให้เห็นการทำงานตลอดทั้งโฟลว์
2. ดูคู่มือที่สร้างอย่างง่ายดายเพียงแค่ใช้ Keyword ในการค้นหา
หลังจัดทำ ‘คู่มือ’ เสร็จแล้วสามารถแชร์ให้คนภายในองค์กรเปิดดูได้ผ่านอุปกรณ์ของตัวเอง เช่น สมาร์ทโฟน แท็บแล็ต หรือ คอมพิวเตอร์ ซึ่งทีมงานสามารถดูคู่มือแบบออฟไลน์และดาวน์โหลดในระบบ Cloud เพื่อเปิดดูคู่มือได้ทันทีโดยไม่ต้องใช้อินเตอร์เน็ต ทั้งยังสามารถประยุกต์ในการพรีเซ้นต์ผลงานหน้าจอด้วยสไลด์โชว์ได้อีกด้วย โดยระบบการ “ค้นหาคู่มือ” ไม่ว่าจะเป็นการหาคำจาก Keyword ที่เป็นชื่อเรื่อง(Title) หรือข้อความที่อยู่ในเนื้อหาคู่มือ หรือ ค้นจาก Hashtag ก็สามารถทำได้เช่นกัน สามารถทำการ Bookmark คู่มือที่คุณชอบ หรือต้องการใช้ไว้ได้ เพื่อง่ายต่อการค้นหาอีกด้วยค่ะ
3. จัดการคู่มือด้วยวิธีการแบ่งโฟลเดอร์เป็นขั้นตอนตามที่คุณต้องการ
คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์หลักขึ้นมาได้ 1 ชั้น และแยกโฟลเดอร์ย่อยลงไปตามแผนกที่คุณต้องการได้อีก 1 ชั้น ง่ายต่อการใช้งานของผู้ดูแลเองและผู้ที่เข้ามาดูคู่มือที่สร้างไว้ด้วย ในส่วนของการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงของแต่ละคนก็สามารถจัดการได้ โดยการเพิ่มหรือลดสิทธิ์ในการเข้าถึงคู่มือแต่ละโฟลเดอร์ เพื่อให้แอดมินของระบบ Teachme Biz รับรู้ถึงการแก้ไข การเข้าดูคู่มือ พร้อมกับการแจ้งเตือนไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องเมื่อมีการเผยแพร่ อัพเดท แก้ไขคู่มือใหม่
4. เพิ่ม “Comment” และ “Good Job” ลงในคู่มือ ช่วยในการสื่อสารภายในองค์กร
หลายคนอาจคุ้นชินกับการใช้ฟีเจอร์ “Comment” ในเว็บไซต์โซเชียลมีเดีย อย่าง Facebook หรือมีเดียอื่นๆ กันมาแล้ว Teachme Biz เองก็ได้ประยุกต์มาช่วยให้ระบบการทำงานของเรานั้นง่ายขึ้น ในระบบของเรา คุณและทีมสามารถ “Comment” ใต้คู่มือการใช้งาน เพื่อเป็นการ สอบถาม แสดงความคิดเห็นของผู้ที่ดูคู่มือหรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาคู่มือที่เราได้ทำขึ้นมา และยังมีปุ่ม “Good Job” เป็นการแสดงให้เห็นว่าคู่มือนี้มีประโยชน์ต่อองค์กรอีกด้วย
5. รับประกันข้อมูลไม่ให้สูญหาย ด้วยการสำรองข้อมูลอัตโนมัติในทุกวัน
มาถึงขั้นตอนสุดท้าย นั่นก็คือการรับประกันข้อมูลออนไลน์ที่เราได้จัดทำและอัพโหลดเข้าไปในฐานการจัดเก็บข้อมูลแล้ว ทาง Teachme Biz ก็มีการสำรองข้อมูล(Backup) ทั้งหมดในกลุ่มแบบอัตโนมัติในเวลาที่กำหนดไว้ในทุกวัน เพื่อเป็นการสร้างความมั่นใจแก่ผู้ใช้งาน และหากมีการแก้ไขหรือลบโดยที่ไม่ได้ตั้งใจก็สามารถเรียกกู้คืนข้อมูลเหล่านั้นกลับมาได้ และข้อมูลที่เป็นคู่มือในระบบ Teachme Biz ที่ทางองค์กรของคุณได้พัฒนาขึ้นมา จะถูกเก็บด้วยระบบรักษาความปลอดภัยตามมาตรฐานสากล ISO 2717 ไร้กังวลในเรื่องนี้ได้เลยค่ะ
สรุป
ฟีเจอร์ต่างๆ ในแพลทฟอร์ม Teachme Biz เป็นตัวช่วยให้การสร้างคู่มือการทำงานภายในองค์กรของคุณง่ายดาย เหมาะสำหรับเจ้าของบริษัท หัวหน้าแผนก หรือจะเป็นแผนก Human Resource(HR) ที่ต้องการสร้างความรู้ ความเข้าใจในเนื้องานให้กับลูกน้องในสังกัดตนเองได้ทำงานอย่างถูกต้อง ไม่ทำงานสะเปะสะปะนอกเหนือจากงานของตัวเอง หรือการใช้ในองค์กรที่มีการเข้า-ออกของพนักงานบ่อยๆ ที่ช่วยลดเวลาและทรัพยากรที่ใช้ในการสอนงานพนักงานใหม่ โดยการสร้างคู่มือการทำงานนั้นๆ ในครั้งแรกเพียงครั้งเดียว ทั้งยังทำให้บุคลากรที่คุณต้องการเข้าถึงข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีการสื่อสารอย่างการ Comment แสดงความคิดเห็นใต้คู่มือ เป็นการช่วยให้ผู้ที่ทำคู่มือนั้นๆ รู้ว่าจะต้องแก้ไขหรือเพิ่มเติมในจุดที่ยังบกพร่องอยู่ได้ เป็นการต่อยอดการทำงานในหลายมุมมอง ช่วยให้การทำคู่มือการใช้งานมีประสิทธิภาพมากที่สุด
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
