โลกเราทุกวันนี้คงหลีกเลี่ยงการใช้ สื่อสังคมออนไลน์ ในโลกไซเบอร์ต่าง ๆ ได้ยาก แพลตฟอร์มที่มีใช้โดยไม่เสียเงินนั้นนับว่าเป็นข้อดีสำหรับผู้ใช้ทั่ว ๆ ไป อย่างไรก็ตามข้อดีที่เกิดขึ้นนี้ก็มีจุดด้อยที่แฝงอยู่ วันนี้ Teachme Biz จะพามาดูเรื่องราวเหล่านี้กัน
สถิติของการใช้ Social Media ในไทย 2021
ข้อมูลจาก WeAreSocial ของสังคมออนไลน์ในประเทศไทยปี 2021 ระบุว่าประเทศไทยมีประชากรโดยรวม ราว ๆ 70 ล้านคน มีผู้ที่ใช้โทรศัพท์เคลื่อนที่เป็นจำนวนทั้งสิ้น 90.6 ล้านเลขหมาย โดยมีผู้ที่ใช้อินเทอร์เน็ตอยู่ประมาณ 49 ล้านคน ในขณะที่มีจำนวนผู้ใช้ Social Media ประมาณ 55 ล้านบัญชี และออนไลน์อยู่ในระบบเฉลี่ยวันละประมาณ 8.5 ชั่วโมง แพลตฟอร์มที่เป็นที่นิยมมากที่สุด 5 อันดับแรกคือ Youtube, Facebook, Line, Facebook Messenger และ Instagram ตามลำดับ จะเห็นว่า ประชากรไทยส่วนใหญ่ใช้อินเตอร์เน็ตและแพลตฟอร์มต่าง ๆ กว่าครึ่งประเทศเลยทีเดียว
ประชากรในประเทศไทยเกินครึ่งที่ใช้สื่อสังคมออนไลน์
รูปแบบการใช้ Social Media ในองค์กร
การใช้ Social Media ส่วนใหญ่มีรูปแบบ 3 รูปแบบดังนี้
- แชท
- อัปเดตข่าวสารผ่าน News Feed
- อบรมหรือประชุมกันในกลุ่มเฉพาะ
แอปพลิเคชันที่เป็นที่นิยมในหมู่คนไทยสำหรับการสนทนากันเป็นการส่วนตัวคือ Line นอกจากนั้นยังสามารถใช้ในการส่งผ่านรูปภาพและวิดีโอ ตลอดไปจนถึงการบันทึกอัลบั้มหรือโน้ตต่าง ๆ แพลตฟอร์ม Social Media อื่น ๆ เช่น Youtube หรือ Facebook ก็สามารถตอบโจทย์เหล่านี้ได้เช่นกัน แต่ในองค์กรใหญ่ ๆ กลับไม่ได้ใช้ Social Media เหล่านี้ในการสื่อสารภายในองค์กรด้วยข้อเสียดังนี้
ข้อเสียจากการสื่อสารข้อมูลต่าง ๆ ในองค์กรบน Social Media
Teachme Biz จะพามาดูข้อเสียในแต่ละมุมมองของการใช้ Social Media ในองค์กรเพื่อสื่อสารกัน
1. ผู้สร้างและแก้ไขข้อมูล (File Creator)
1.1 การจัดการและจัดเก็บไฟล์ต่าง ๆ ยุ่งยาก
เมื่อมีจำนวนไฟล์มากขึ้นเรื่อย ๆ และเป็นไฟล์ที่ผู้สร้างต้องการส่งไปยังผู้อื่น การจัดการไฟล์ผ่าน Social Media จะทำได้ยาก เพราะมันไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อให้เก็บไฟล์ต่าง ๆ อย่างเป็นหมวดหมู่โดยเฉพาะ ไม่สามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยในการจัดเก็บเป็นหมวดหมู่ได้
สื่อสังคมออนไลน์ไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อการจัดการไฟล์โดยเฉพาะ
1.2 การค้นหาข้อมูลของไฟล์ต่าง ๆ ทำได้ยาก
ไฟล์ต่างๆบน Social Media เข้ากันได้ยากกับระบบการค้นหาของมัน เพราะแพลตฟอร์มไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อการค้นหาไฟล์โดยเฉพาะ เช่น ไม่สามารถค้นหาได้จาก ผู้สร้างไฟล์ ค้นหาโดยเจาะจงวันที่สร้างไฟล์ ค้นหาจากคีย์เวิร์ดในไฟล์ ค้นหาจากประเภทไฟล์ หรือแม้กระทั่งค้นหาจากขนาดของไฟล์ ก็ไม่สามารถทำได้
2. เอกสารที่ต้องการใช้ และส่งต่อ (Target File)
2.1 การรับรู้สถานะของไฟล์ทำได้ยาก
ไฟล์ต่าง ๆ นอกจากมีผู้สร้างแล้ว ยังต้องมีการแชร์กับผู้อื่น บางไฟล์จำเป็นต้องให้ผู้อื่นมาแก้ไขข้อมูลให้ใหม่อยู่เสมอ แต่การแก้ไขไฟล์เมื่ออยู่บน Social Media ไม่สามารถแก้ไขได้ง่ายบนไฟล์เดิม การแก้ไขบนไฟล์ที่ใช้งานร่วมกันก็ไม่มีการแจ้งเตือนการอัปเดต ทำให้ผู้อื่นเข้าใจยากด้วยว่าไฟล์ใดคือไฟล์ที่อัปเดตล่าสุด และที่แย่ที่สุดคือบางแพลตฟอร์มเปลี่ยนชื่อไฟล์เมื่อไปถึงผู้รับอีกด้วย
2.2 สถานะล่าสุดของไฟล์ไม่ชัดเจน
สถานะของไฟล์ล่าสุดบนvSocial Media ไม่สามารถตรวจสอบได้จากวันเวลาที่สร้าง วันเวลาที่แก้ไข หรือแม้แต่ผู้แก้ไข เพราะไม่มีฟังก์ชันรองรับการระบุข้อมูลดังกล่าว ทำให้ยากต่อการติดตามย้อนหลัง บางครั้งไฟล์ดังกล่าวก็หายไปจากระบบเนื่องจากข้อจำกัดของแพลตฟอร์ม (Expired)
3. การสื่อสารกันของพนักงานด้วยไฟล์ต่าง ๆ (Communication)
3.1 การรั่วไหลของข้อมูล (Confidentiality)
เนื่องจาก Social Media ถูกออกแบบมาให้เข้าถึงได้ทุกกลุ่มและมีการจำกัดสิทธิการเข้าถึงในระดับหนึ่ง แตกต่างจากแพลตฟอร์มที่ถูกออกแบบมาเพื่อใช้สื่อสารในองค์กรโดยตรง แพลตฟอร์มเฉพาะแบบนั้นจะป้องกันการเข้าถึงได้ดีกว่า ดังนั้นข้อมูลขององค์กรหรือบริษัทที่อยู่บนสื่อสังคมออนไลน์ต้องใช้ความรอบคอบ และจิตสำนึกของพนักงานในการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล
3.2 ยุ่งยากเมื่อต้องเข้าถึงไฟล์หลาย ๆ คน
เนื่องจากไฟล์บน Social Media จัดเก็บได้ยาก ทำให้สถานที่เก็บไฟล์ไม่เป็นที่แน่ชัดเหมือนการแชร์ข้อมูลผ่านระบบเซิร์ฟเวอร์ การเข้าถึงจากคนหลายคนจำเป็นต้องระบุสถานที่เข้าถึงไฟล์ทุกครั้ง ยากต่อการสื่อสาร ดังที่ได้ยินกันบ่อย ๆ ว่า “ไฟล์อยู่ไหน”
3.3 ไฟล์มีขนาดใหญ่แชร์ถึงกันได้ยาก
ไฟล์ที่มีขนาดใหญ่เมื่อต้องแชร์ถึงกันผ่าน Social Media บางครั้งไม่สามารถทำได้ เพราะเป็นข้อจำกัดของแพลต์ฟอร์ม หรือบางไฟล์ก็ถูกบีบอัดจนสูญเสียข้อมูลสำคัญ เช่น ภาพไม่คมชัด ไม่ละเอียด
3.4 ยุ่งยากเมื่อนำมาใช้อบรมพนักงานในองค์กร (Training)
3.4.1 บริหารจัดการคอร์สการอบรมยาก
เนื่องจากคอร์สการอบรมพนักงานแต่ละคอร์สมีพนักงานเข้าอบรมแตกต่างกันไป ทั้งจำนวนพนักงานรวมไปถึงเนื้อหาที่ใช้ ดังนั้นส่วนใหญ่จึงใช้การสร้างกลุ่มเฉพาะสำหรับคอร์สในเนื้อหานั้น ๆ เมื่อมีคอร์สที่ 2 เกิดขึ้น ก็สร้างกลุ่มเฉพาะขึ้นมาอีก 1 กลุ่ม เมื่อเวลาผ่านไปและเนื้อหาการอบรมมีมาก จำนวนกลุ่มจะเพิ่มมากขึ้นพอ ๆ กับจำนวนคอร์สและยากต่อการควบคุมและปรับแก้ไข
Facebook Group หนึ่งในสื่อที่จัดการลำบากเมื่อมีคอร์สการอบรมและนักเรียนหลายกลุ่ม
3.4.2 ยุ่งยากในการตรวจสอบผลการอบรม
การฝึกอบรมผ่านวิดีโอเป็นที่นิยมมากขึ้นอย่างมีนัยสำคัญตั้งแต่สถานการณ์โควิด 19 แพร่ระบาดไปทั่วโลก การใช้สื่อเช่น วิดีโอเผยแพร่กันในองค์กรผ่านตัวกลางคือ Social Media นั้นยากที่จะตรวจสอบว่าพนักงานคนใดได้รับการอบรมผ่านคอร์สอบรมนั้นไปแล้วบ้าง ซึ่งทำให้เสียเวลาในการตรวจสอบผ่านพนักงานซ้ำอีกครั้ง
3.4.3 การสื่อสาร 2 ทางทำได้ยาก
เนื่องจากคอร์สการอบรมพนักงานไม่ได้มีเพียงคอร์สเดียวและจำนวนกลุ่มที่สร้างเพื่อจัดอบรมก็มีหลายกลุ่ม การสอบถามข้อมูลต่าง ๆ จากผู้เรียนไม่สามารถระบุได้ทันที่ว่ามาจากห้องเรียนหรือกลุ่มเรียนใด ดังนั้นพนักงานจำเป็นต้องระบุกลุ่มและคอร์สเรียนรวมถึงเนื้อหาที่จะถามในทุก ๆ ครั้งที่ต้องการคำตอบ สร้างความซับซ้อนและใช้เวลามากขึ้นโดยไม่จำเป็น
เครื่องมือแก้ปัญหาการสื่อสารในองค์กร
จากข้อเสียของการใช้ Social Media เป็นเครื่องมือในการสื่อสารภายในองค์กรดังที่กล่าวแล้วข้างต้นทำให้เครื่องมือที่ชื่อว่า Teachme Biz ถูกพัฒนาขึ้น กลายเป็นแพลตฟอร์มคู่มือการทำงานออนไลน์และสามารถใช้สื่อสารภายในองค์กร รวมไปถึงฟังก์ชันที่ใช้สำหรับสร้างคอร์สอบรมเพื่อพัฒนาทรัพยากรบุคคลในด้านต่าง ๆ (Training Function) ที่ใช้งานง่ายและสื่อสารได้ตรงกับความต้องการ ตรวจสอบสถานะต่าง ๆ จำกัดการเข้าถึงข้อมูลได้อย่างถูกต้อง และเป็นเครื่องมือที่นิยมสำหรับองค์กรชั้นนำต่าง ๆ ในปัจจุบัน
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
