ตัวอย่างการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน | เคล็ดลับการทำงานให้ง่ายและมีประสิทธิภาพ

ยุคแห่ง “การปฏิรูปการทำงาน” แบบนี้คงมีหลายบริษัททั้งบริษัทขนาดใหญ่ กลาง และย่อม ที่ตื่นตัวกับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน อย่างไรก็ตาม คงมีบริษัทไม่น้อยที่กำลังความกังวลว่าการปรับปรุงไม่เป็นประโยชน์ หรือไม่เกิดผลลัพธ์อะไร

การย่นระยะเวลาการทำงานเป็นปัจจัยพื้นฐานในการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต แต่การลดเวลาทำงานอย่างเดียวคงเป็นการยากที่จะทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้น เรามาดูกันว่ามีวิธีใดบ้างที่จะช่วยรักษาหรือปรับปรุงการทำงานควบคู่ไปกับการลดชั่วโมงปฏิบัติงาน 

 

 

 

ตัวอย่างและวิธีการในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

 

 

ในการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตนั้น เราจำเป็นจะต้องใส่ใจในเรื่องใดบ้างและวิธีใดบ้างที่ต้องนำมาปฏิบัติ  เราแนะนำกรณีศึกษาที่น่าสนใจและศึกษารายละเอียดกันไปทีละข้อค่ะ แน่นอนว่าแต่ละคนมีการทำงานที่แตกต่างกันไป แต่การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานนั้นเป็นปัญหาที่ทุกคนในองค์กรต้องรับผิดชอบร่วมกัน ยิ่งมีคนช่วยกันมากเท่าไหร่ก็ยิ่งจะทำให้เห็นผลง่ายขึ้นเท่านั้น

 

(1) การบริหารเวลาและแชร์งานส่วนบุคคลให้ส่วนรวม”เห็นภาพ”

การที่จะพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานด้วยการย่นระยะเวลาที่ใช้ปฏิบัติงานนั้น สิ่งสำคัญคือต้องรู้สถานการณ์ของงานในปัจจุบันก่อน หากไม่ชัดเจนว่าปัจจุบันอยู่ตรงไหน ก็ยากที่จะมองเห็นจุดหมายปลายทางได้

 

 

ลองให้พนักงานแต่ละคนเขียนขั้นตอนการทำงานแต่ละส่วนออกมาค่ะ สิ่งสำคัญคือต้องทำทุกคน ไม่ใช่ใครคนใดคนหนึ่ง งานแทบทุกอย่างในองค์กรไม่สามารถทำให้สมบูรณ์ได้ด้วยคนๆ เดียว ทุกอย่างเกิดจากการร่วมมือกันของทุกคน

 

 

เมื่อแต่ละคนเขียนขั้นตอนการทำงานของแต่ละงานออกมาแล้วก็ให้นำข้อมูลเหล่านั้นมาจัดระเบียบ พิจารณาว่ามีส่วนไหนที่สามารถปรับปรุงได้บ้าง อาจจะมีงานที่ควรจะทำคนเดียวแต่กลับช่วยกันหลายคน หรืองานที่ควรทำหลายคนแต่กลับมากระจุกอยู่ที่คนๆ เดียว แค่นำงานทั้งหมดออกมาให้เห็นเป็นรูปธรรมแล้วบริหารจัดการภาพรวม จะช่วยให้ส่วนต่างๆ ดีขึ้นได้แล้ว

 

(2) สร้างมาตรฐานและทำให้การดำเนินงานเป็นอัตโนมัติ

อาจกล่าวได้ว่าระบบการทำงานแบบอัตโนมัติเป็นหัวใจหนึ่งของการปฏิรูปรูปแบบการทำงานในยุคปัจจุบัน หนึ่งในนวัตกรรมที่น่าสนใจ คือ RPA (Robotics Process Automation) ซึ่งคือการทำงานอัตโนมัติที่ให้คอมพิวเตอร์ทำงานแทนคน โดยเฉพาะประเภทงานที่ต้องทำซ้ำหรือทำประจำ นอกจากนี้ในกรณีของการที่คนจำนวนมากต้องทำงานสิ่งเดียวกัน แม้ว่าวิธีจะต่างกัน แต่ระบบอัตโนมัติก็สามารถช่วยเราประเมินและผลักดันการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้​ ​

 

สิ่งสำคัญในการทำงานซ้ำที่ต้องทำซ้ำ ๆ ดังกล่าว คือ การสร้างมาตรฐานของงานนั่นเอง เพราะนั่นคือการ“ ทำให้ทุกคนสามารถสร้างผลลัพธ์ออกมาในรูปแบบเดียวกันโดยใช้เวลาเท่ากันให้ได้” ดังนั้นเราจึงย้ำว่า การมีคู่มือธุรกิจนั้นจำเป็นมากแค่ไหน

 

มีบริษัทหลายแห่งที่ใช้คู่มือธุรกิจเพื่อการเรียนรู้ และ อบรมพนักงานใหม่ ฯลฯ สำหรับบริษัทที่มีเนื้องานเป็นงานประจำวันเดิม ๆ หากรู้จักรวบรวมเนื้อหางานเป็นคู่มือ ก็จะช่วยย่นระยะเวลาไปได้ แม้ว่านี่เป็นเพียงจุดเล็กน้อยหากคุณมองโดยรวมแล้วมันคือปัจจัยการนำไปสู่การประหยัดเวลาและผลลัพธ์ที่ดีกว่า

 

 

(3) จัดเกณฑ์และแบ่งแยกการปฏิบัติงานอย่างชัดเจน

การเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานมักเกี่ยวข้องกับการลดเวลาทำงาน อย่างไรก็ตาม มันไม่ได้หมายความว่าปริมาณงานจะลดลงอย่างแน่นอน ในการจำแนกประเภทงานและบริหารจัดการที่กล่าวข้างต้น ก็อาจทำให้สามารถมองเห็นงานที่ไม่จำเป็นหรืองานที่ควรกำจัดได้ชัดเจนขึ้น เช่น งานซ้ำซ้อน และรายการตรวจสอบที่มีมากเกินไป

 

 

 

หากงานส่วนดังกล่าวสามารถลดทอนลงได้ก็จะส่งผลดีเชื่อมไปยังการปรับปรุงประสิทธิภาพการปฎิบัติงาน เพราะงานส่วนบุคคลที่มากเกินไปเหล่านั้นถือเป็นปัจจัยเสี่ยงที่สำคัญต่อธุรกิจของคุณเลยทีเดียว

 

อย่างไรก็ตาม งานซ้ำซ้อนเป็นเพียงหนึ่งปัญหาที่เรามองเห็น“ ชัดเจน” เท่านั้น โปรดคำนึงไว้เสมอว่าหากมันทำให้ผลลัพธ์ (เช่นยอดขายหรือปริมาณการผลิต) แย่ลงก็ไม่มีประโยชน์ และการที่จะลดเวลาและงานควบคู่ไปกับการรักษาและปรับปรุงผลลัพธ์นั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเลยทีเดียว

 

 

 

(4) สนับสนุนการพัฒนาทักษะส่วนบุคคล

RPA อาจจะมีผลต่อการประหยัดเวลาในการทำงานด้วยคอมพิวเตอร์เป็นอย่างมาก เพราะถึงแม้จะเป็นการทำงานประเภทเดียวกัน แต่RPAจะทำได้เร็วชนิดที่มนุษย์ไม่สามารถทำได้เลย ในทำนองเดียวกัน แม้ว่าพนักงานจะยังเป็นคนเดิม แต่ถ้าสามารถพัฒนาศักยภาพและทักษะของแต่ละคนได้ ก็สามารถเพิ่มผลผลิตได้เช่นกัน​ ​

 

ตัวอย่างเช่นการเขียนโปรแกรม ถ้าเป็นโปรแกรมเมอร์ที่มีทักษะมาก เขาก็จะสามารถเขียนโค้ดสั้นๆ เพื่อให้ได้โปรแกรมแบบเดียวกับที่คอมพิวเตอร์ทำได้ การฝึกฝนการใช้ทางลัดต่าง ๆ บนคอมพิวเตอร์ก็เรียกว่าเป็นการฝึกฝนพัฒนาทักษะได้เหมือนกัน ซึ่งการเพิ่มทักษะส่วนบุคคลอาจต้องใช้ค่าใช้จ่ายสูง แต่ผลที่ได้นั้นคุ้มค่าและมีแนวโน้มที่จะนำไปสู่การเพิ่มผลผลิตอย่างต่อเนื่อง

 

 

 

(5) กำหนดการเปิดปิดโหมดทำงานให้ชัดเจน

มันเป็นธรรมดาที่ประสิทธิภาพการทำงานจะลดลงเมื่อคุณรู้สึกเหนื่อย แม้ว่าจะพัฒนาทักษะส่วนบุคคลและสามารถทำงานอย่างได้รวดเร็วแต่คุณก็ไม่สามารถหนีความเหนื่อยซึ่งเป็นตัวส่งผลให้งานของคุณช้าลงได้ ในทางกลับกันหากประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้นก็จะทำให้เวลาในการทำงานลดลง โครงสร้างการนำไปสู่การเพิ่มผลผลิตที่สำคัญอย่างนึงคือการคิดว่าจะทำให้พนักงานสามารถบรรลุประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงานได้

 

นักกีฬามักจะควบคุมเวลาในการทำสิ่งต่าง ๆ อย่างละเอียด เช่น ก่อนที่จะเริ่มแข่งขัน เขาต้องตื่นกี่โมง กิน และเข้าสนามแข่งเมื่อไหร่ เราอยากให้คุณใช้แนวคิดนี้กลับมาปรับใช้กับการบริหารเวลาของพนักงานแต่ละคน โดยสร้างข้อมูลที่แบ่งเวลาการทำงานและเวลาพักให้ชัดเจน พร้อมทั้งแนะแนวการให้เวลาพักให้มีประสิทธิผล

 

กำหนดตารางเปิดปิดโหมดการทำงานให้ชัดเจน ตรวจสอบว่ากำหนดการแบบไหน ปริมาณงานเท่าใด คุณถึงจะทำงานสำเร็จด้วยประสิทธิภาพสูงสุดได้ เรียกได้ว่าคุณต้องตรวจสอบว่ามันจะส่งผลถึงการย่นระยะเวลาในการทำงานหรือไม่

 

 

(6) การรักษาสุขภาพร่างกายที่แข็งแรง

 

เช่นเดียวกับการเปิดปิดโหมดการทำงาน ถ้าหากพนักงานป่วย สุขภาพไม่พร้อมที่จะทำงาน ก็อาจส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้ การที่พนักงานคนหนึ่งลางานก็เป็นปัจจัยหนึ่งที่ทำให้งานของพนักงานคนอื่นเพิ่มขึ้น เพราะเขาเหล่านั้นจะต้องไปทำแทนคนที่ไม่มา แม้ว่าคุณจะพยายามสร้างสมดุลระหว่างการบริหารเวลากับจำนวนงานมากแค่ไหน การขาดคนทำงานก็เป็นชนวนปัญหาอย่างหนึ่งเช่นกัน​ ​

 

 

ดังนั้นบริษัทจึงจำเป็นที่จะต้องคำนึงถึงสุขภาพของพนักงานเป็นอย่างมาก เพราะมันไม่ใช่แค่ช่วยให้งานมีคุณภาพ แต่มันเป็นการทำให้พนักงานแต่ละคนมีความสุขกับชีวิตด้วย จึงเป็นที่มาของคำว่าWork-life Balance ที่ให้ความสำคัญกับการรักษาสมดุลของเวลาทำงานและเวลาพักผ่อน ซึ่งแต่ละบริษัทก็อย่าลืมให้ความสำคัญในประเด็นนี้กันด้วยนะคะ​ ​

 

 

(7) การทำงานแบบยืดหยุ่น

Flex time Flex Work หรือ การทำงานแบบยืดหยุ่นเวลา หลากหลายสไตล์ นอกสถานที่ เป็นสิ่งที่เราเริ่มคุ้นชินกันมากขึ้นในปัจจุบัน เพราะสิ่งเหล่านี้ เป็นสวัสดิการดีเยี่ยมแก่พนักงาน และเป็นปัจจัยผลักดันประสิทธิภาพการทำงานอีกด้วย​ ​

 

 

 

เราจะเห็นผลได้ชัดเจนโดยเฉพาะในทางธุรกิจ เช่น แทนที่พนักงานจะต้องรวมตัวกันเพื่อประชุม คุณสามารถใช้การวิดีโอออนไลน์คอล ซึ่งจะสามารถประหยัดเวลาไปได้มาก ไม่ต้องเสียเวลาเดินทางไปไกลเพื่อการประชุมเพียงไม่นาน  นอกเหนือจากพื้นที่ ลักษณะสไตล์การทำงานแล้ว ยังมีอีกหลายส่วนที่ไปเกี่ยวโยงกับการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

 

 

 

(8) เสริมพลังการสื่อสารภายในองค์กร

เราบอกว่าการนิยามรายละเอียดงานของคุณออกมาเป็นสิ่งสำคัญ แต่สำหรับการพัฒนาปรับปรุงนั้น คุณจำเป็นต้องตีแผ่สถานการณ์และการกระทำต่างให้ชัดมากที่สุด จากมุมมองนี้สิ่งสำคัญคือการสื่อสารอย่างใกล้ชิดระหว่างพนักงาน

 

การให้พนักงานแต่ละคนทราบข้อมูลการทำงานของกันและกันอย่างละเอียด เพราะการทำงานไม่สามารถสำเร็จได้เพียงแค่คนเดียว การค้นพบแนวคิดใหม่และเหตุผลของแต่การกระทำล้วนสะท้อนจากการสื่อสารในระหว่างการทำงาน ดังที่เราได้กล่าวไว้ งานที่มีเกี่ยวข้องกันระหว่างคนหลายคน จำเป็นต้องมีการสื่อสารที่ดีระหว่างพนักงาน เพราะมันเป็นรากฐานของการปฏิบัติงานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ

 

 

(9) ย้อนดูจุดบกพร่องของธุรกิจตนเอง

แม้ว่าคุณจะมองหาวิธีการปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่าไร คุณก็อาจจะไปพบกับสิ่งที่ตอบโจทย์ได้เต็มร้อย ในบางกรณี ลองมองย้อนกลับมาที่ตัวธุรกิจของคุณเองแล้วพิจารณาก็อาจช่วยให้เข้าใจอะไรได้มากขึ้น มันอาจจะไม่ใช่ปัญหาที่การปรับปรุงส่วนการทำงานแต่เป็นส่วนการตัดสินใจของด้านบริหาร แน่นอนว่าไม่ใช่สิ่งที่สามารถทำได้ในหน่วยแผนกแต่ต้องเป็นผู้มีอำนาจในการดูแลองค์กรรวม

 

อาจไม่จำเป็นที่จะต้องเน้นวิธีการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต เพราะไม่ว่าจะปรับปรุงมาก แต่ก็อาจเป็นวิธีที่เสี่ยงต่อการล้มเหลวสูงได้เช่นกัน

 

แม้ว่าคุณจะตรวจสอบสถานการณ์ของธุรกิจปัจจุบันหรือเริ่มธุรกิจใหม่ ทุกโครงการมาพร้อมกับค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลาการดำเนินการนาน โปรดจำไว้ว่ายิ่งช่วงของการเปลี่ยนแปลงยิ่งมีความเสี่ยงมากขึ้น เพียงแค่คุณอย่าลืมว่าต้องเข้าใจตนเองให้ได้

 

 

การตั้ง “KPI” เพื่อเป็นเป้าหมายการผลิตและวิธีการคำนวณผลผลิต

 

 

 

หลายคนเคยได้ยินคำว่า KPI (Key Performance Indicator – ดัชนีวัดความสำเร็จ) หรือ ตัวบ่งชี้ถึงการเพิ่มขึ้นหรือลดลงในการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ โดยขึ้นอยู่กับการกำหนดวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่เราต้องการเพื่อใช้ในการประเมินประสิทธิภาพการทำงาน เพื่อให้เราเห็นเส้นทางไปยังเป้าหมายและรู้จักการพิจารณาเพื่อปรับทิศทางให้งานเปลี่ยนไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

 

 

KPI สำหรับการปรับปรุงการผลิต

ไม่ว่าจะเป็นงานประเภทใดก็ตามย่อมมีเป้าหมายประจำวัน เดือน ไตรมาส หรือ ปีที่จะต้องทำให้สำเร็จ แม้ว่าเราจะใช้วิธีการต่าง ๆ เช่น การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน การทำให้งานนั้นเห็นภาพ การจำแนกปัญหา การพัฒนาทักษะของพนักงาน ฯลฯ มันจำเป็นที่จะต้องมีตัวบ่งชี้บางประเภทเพื่อดูว่าการกระทำเหล่านั้นมีเกิดผลจริงเพียงใด

 

KPI ถูกตั้งค่าให้ประเมินผลการทำงานเพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายหลัก แต่ในเวลาเดียวกัน คุณก็สามารถตั้งค่าดัชนีเพื่อวัดส่วนอื่นๆได้ โดยจะทำให้เราเห็นได้ว่า ” ดัชนีวัดแต่ละตัวกับประสิทธิภาพที่สะท้อนออกมามันเป็นอย่างไร”​ ​

 

KPI ที่เกี่ยวข้องกับแรงงาน

การย่นระยะวลาการทำงาน หนึ่งในปัจจัยการพัฒนาศักยภาพการทำงานจากระดับปัจจุบัน เมื่อกล่าวถึงการประเมินผล การกำหนดตัวบ่งชี้ที่เกี่ยวข้องกับแรงงานเป็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่ง ตัวอย่างเช่น จำนวนชั่วโมงทำงานทั้งหมดที่รวมไปถึง การทำงานล่วงเวลา จำนวนพนักงานที่ทำงาน และจำนวนวันหยุดพักผ่อน โดยการตั้งค่าตัวบ่งชี้เหล่านี้และการสังเกตในจุดต่างๆ จะทำให้เราเห็นความสัมพันธ์ระหว่างผลลัพธ์ที่ได้และลักษณะวิธีการทำงาน / สภาพแวดล้อมองค์รวม

 

 

แน่นอนว่าอาจมีปัจจัยที่ไม่ปรากฏในตัวบ่งชี้ เช่น การปรับปรุงทักษะการทำงานและวิธีปฏิบัติงานของแต่ละคน ก็เกี่ยวข้องกับผลลัพธ์เช่นกัน แม้ว่าจะไม่ใช่ข้อจำกัดทางแรงงาน แต่คุณจำเป็นที่จะต้องตระหนักถึงทุกปัจจัยและเนื้อหาที่สามารถสะท้อนออกมา และกำหนดการตั้งค่าตัวบ่งชี้ KPIให้ตรงกับเนื้องาน

 

 

KPI ที่เกี่ยวข้องกับผลลัพธ์

หลังจากที่ตั้งตัวบ่งชี้ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมแรงงานแล้ว ให้พิจารณาตัวชี้วัดของงานที่คุณประสบความสำเร็จ เพื่อที่จะนำตัวบ่งชี้นั้นมารวมและศึกษาในส่วนต่างๆ เช่น ยอดขาย จำนวนสัญญา และจำนวนผู้เข้าชม รายละเอียดต่าง ๆ เช่น ยอดขายต่อคน และสัญญาต่อชั่วโมงการทำงาน​ ​

 

ผลลัพธ์ทางกำไรจะถูกกำหนดโดยทรัพยากรที่คุณลงทุนไป กำลังแรงงาน เช่น บุคลากร ก็นับว่าเป็นหนึ่งในทรัพยากร การพิจารณาจำนวนงานที่ทำต่อทรัพยากรแรงงานที่คุณลงทุนไป ในขณะที่ตั้งเป้าในการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตนั้นไปด้วย เป็นการยืนยันจำนวน“ กำไรขั้นต้น” คุณจะสามารถยายเพิ่มขึ้น

 

KPI ที่ทำให้ง่ายต่อการเปรียบเทียบองค์ประกอบงานใหม่

โดยธรรมชาติแล้วองค์ประกอบงานใหม่จะถูกเพิ่มเข้ามาในการทำงานทุกๆวัน ซึ่งเป็นการยากที่จะตั้งค่าการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจดังกล่าวเป็นตัวบ่งชี้ แต่เป็นไปไม่ได้ที่จะสามารถเห็นประสิทธิภาพการทำงานโดยไม่ต้องจัดทำดัชนีบ่งชี้การเปลี่ยนแปลงนั้นๆนำไปสู่ผลลัพธ์มากน้อยเพียงใด โดยเฉพาะกรณีที่คุณพยายามปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต

 

หากคุณเริ่มธุรกิจใหม่ เช่น การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือ บริการใหม่ คุณสามารถตั้งเปอร์เซ็นต์ของยอดขายรวมของผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่เป็นตัวบ่งชี้​ ​

อย่างไรก็ตามในกรณีนี้ จำเป็นต้องกำหนดรายละเอียดว่าผลิตภัณฑ์ใหม่ว่าจะเป็นลักษณะอย่างไร และระยะเวลาที่ผลิตภัณฑ์ใหม่ออกขายจะนานแค่ไหน การจัดทำดัชนีแบบเดียวกันนั้น ไม่ใช่สำหรับแต่ผลิตภัณฑ์ใหม่ แต่ยังรวมถึงบริการชนิดอื่นๆอีกด้วย

 

แตกต่างจากตัวเลขที่ปรากฏทางสถิติทุกเดือน ตัวชี้วัดเหล่านี้มีความซับซ้อนมากกว่านั้น การจัดทำดัชนีนั้นหมายความว่าอะไรก็ตามที่มีปริมาณ การแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล ก็ทำให้สามารถทำการเปรียบเทียบโดยละเอียดและขยายการเพิ่มผลผลิตได้ เห็นไหมหล่ะว่าแม้ว่าจะซับซ้อนแต่ก็คุ้มค่า

 

 

KPI ที่เกี่ยวโยงกับการเปลี่ยนแปลงของทรัพยากร

โดยพื้นฐานแล้วการวัดประสิทธิภาพ คือ การเปรียบเทียบระหว่างทรัพยากรที่ลงทุนเพื่อผลกำไร (ต้นทุนทางการเงินและทรัพยากรแรงงาน)กับผลลัพธ์ที่ได้ออกมา ยิ่งคุณใช้ทรัพยากรน้อย ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะมีมากขึ้นเท่านั้น เช่นเดียวกันกับประสิทธิภาพการทำงานที่เติบโตขึ้น ดังนั้นเมื่อพูดถึงการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน การตั้งตัวบ่งชี้ที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรนั้นก็เป็นสิ่งหนึ่งที่เราจะไม่พูดถึงไม่ได้

 

ตัวบ่งชี้เราพูดถึงนั้น รวมไปถึงอัตราการลดต้นทุน และอัตราการการเปลี่ยนแปลงบุคลากร ในกรณีนี้เช่นกันคุณจำเป็นต้องคำนึงถึงว่า “ต้นทุนทางการเงินและจำนวนบุคลากรมีความจำเป็นมากน้อยเพียงใด” ซึ่งแม้ทั้งสองประเด็นจะมีรายละเอียดซับซ้อนเพียงใด เราเชื่อว่ามันเป็นตัวบ่งชี้ที่ขาดไม่ได้สำหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตจริงๆ

 

วิธีประเมินประสิทธิภาพการทำงาน

ถึงแม้จะมีคำจำกัดความต่าง ๆสำหรับการวัดประสิทธิภาพทางธุรกิจ (ผลิตภาพแรงงาน) คุณสามารถคำนวณออกมาง่ายๆด้วยสูตร “ Output ÷ Input 

 

กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ ความสมดุลของ Input หรือ ทรัพยากรกำลังคนและต้นทุน (ปริมาณการลงทุนในธุรกิจ) และ Output หรือ ปริมาณผลลัพธ์ (ยอดขายและจำนวนการผลิต) ซึ่งหมายถึงว่า เราต้องใช่เงินหรือแรงงานมากเท่าไหร่ถึงจะทำเงิน (ผลกำไร)ออกมาได้​ ​

 

จากข้างต้นเราสามารถแสดงประสิทธิภาพทางธุรกิจเป็นตัวเลขได้ แต่เมื่อพูดถึง Input และ Output อาจมีตัวบ่งชี้บางตัวที่ยากต่อการหาจำนวนตัวเลข แน่นอนว่าค่าประสิทธิภาพทางธุรกิจจะเปลี่ยนแปลงไปตามตัวบ่งชี้ต่างๆ ดังนั้นการเลือกตั้งค่าตัวบ่งชี้เพื่อเป็นตัวแทนของธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณาเสมอ

 

แต่เดิม ประสิทธิการการทำงานคืออะไร｜อะไรคือเหตุผลที่ปัจจุบันเราต้องสนใจ “ ความสามารถในการผลิตงาน ”​ ​

 

เศรษฐกิจญี่ปุ่นในสมัยก่อนจวบจนปัจจุบัน ความต้องการด้านปัจจัยต่างๆเพื่อการพัฒนาประสิทธิภาพทางธุรกิจเพิ่มขึ้นไปหยุดหย่อน ปัญหาต่างๆไม่ว่าจะเป็นการขาดแคลนแรงงานอันเนื่องมาจากการลดลงของอัตราการเกิดและจำนวนผู้สูงอายุที่เพิ่มขึ้น การแข่งขันที่ทวีความรุนแรงมากขึ้นเนื่องจากโลกาภิวัตน์ทางเศรษฐกิจ การปฎิวัติทางธุรกิจเพื่อการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตจึงเพิ่มขึ้นในทุกๆวันนี้

 

ในตอนแรกมันเราจะเห็นว่าญี่ปุ่นมีประสิทธิภาพในการผลิตน้อย เมื่อเทียบกับความสามารถทางเทคนิคที่สูง อาจกล่าวได้ว่านี่จึงเป็นแรงผลักดันที่ทำให้เขาใส่ใจกับการพัฒนาการผลิตมากขึ้น

 

ความสัมพันธ์ระหว่างการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตและการดำเนินงาน

การปรับปรุงประสิทธิภาพ เป็นคำศัพท์ทั่วไปที่ใช้พูดเพื่อปรับปรุงวิธีการดำเนินงาน โดยปกติแล้วการปรับปรุงประสิทธิภาพทางธุรกิจนั้นมาพร้อมกับการลดทรัพยากร เช่น จำนวนแรงงานและต้นทุน เป็นต้น การพัฒนาการทำงานประเภทเดียวกันในเวลาที่สั้นกว่าเดิม นั่นเองก็จะช่วยลดต้นทุนและแรงงาน

ผลผลิตเป็นผลลัพธ์ (Output) หนึ่งจากการใช้ทรัพยากร (Input) หากคุณสามารถปรับปรุงวิธีการดำเนินงานและลดทรัพยากรการผลิตได้ การปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตก็จะดำเนินไปในแนวที่ดี

 

 

การปรับปรุงผลิตภาพด้วยการไม่ลดกำลังแรงงาน

หากสามารถลดทรัพยากรที่ใช้ (Input) และรักษาผลลัพธ์ (Output) ไว้ได้ ก็จะส่งผลให้ประสิทธิภาพผลผลิตจะเพิ่มขึ้น ในทำนองเดียวกันประสิทธิภาพการผลิตจะได้รับการรักษาหรือปรับปรุง หากผลลัพธ์เพิ่มขึ้นตามการเพิ่มขึ้นของ Input

 

เมื่อพยายามปรับปรุงประสิทธิภาพการปฏิบัติงานและผลิตภาพ มันเป็นเรื่องง่ายที่จะคิดถึงการลดในส่วนแรงงาน เช่น ลดการจ้างบุคลากร แน่นอนว่ามันอาจจะเวิร์คกับเฉพาะบางกรณี แต่โปรดจำไว้ว่าการลดทรัพยากรอาจไม่ได้ช่วยให้นำไปสู่การเพิ่มผลผลิต แม้ว่าปริมาณของ Input จะลดลง แต่ประสิทธิภาพการผลิตจะไม่ดีขึ้นหากปริมาณผลผลิตลดลงตามทรัพยากรที่ลดนั้นๆ

 

 

การสร้างพื้นฐานก่อนที่จะปรับปรุงการทำงาน

 

 

 

 

 

เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน เรามาเริ่มต้นจากการสร้างรากฐานที่ให้ผู้ปฎิบัติงานเข้าใจในงานปัจจุบันและสามารถดำเนินงานต่อไปให้ราบรื่นกัน โดยสิ่งแรกที่ต้องทำ คือ คุณควรเข้าใจงานปัจจุบันและเวิร์กโฟลว์อย่างถูกต้องที่สุด

 

 

 

หากคุณมองไม่เห็นจุดเริ่มต้นของคุณ คุณจะไม่สามารถเห็นเป้าหมายของคุณได้ ดังนั้นการเตรียมเรื่องทั่วไปขององค์กรก่อนที่จะดำเนินการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานจะนำไปสู่การเข้าใจมากขึ้นเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบัน และ การผลักดันความก้าวหน้าทางธุรกิจมากขึ้น

 

 

การเข้าใจร่วมกันในแผนปฎิรูปการทำงานในกลุ่มผู้ที่เกี่ยวข้อง

โดยแจ้งสมาชิกทุกคนที่เกี่ยวข้องในแต่ละทีม เช่น แผนกและฝ่ายต่างๆ เกี่ยวกับวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและนโยบาย โดยให้ข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงและตรงไปตรงมามากที่สุด เช่น การกำหนดตัวบ่งชี้ เป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุ และระยะเวลาที่ใช้เพื่อบรรลุเป้าหมาย ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะช่วยนำไปสู่แนวทางการปรับปรุงที่ถูกต้องที่สุด

 

 

แน่นอนว่าหลังจากเริ่มต้นการปฎิรูปแล้ว คุณจำเป็นต้องสังเกตรายงานสถานะอยู่เสมอว่ามันมีการพัฒนาเพื่อตอบรับกับเป้าหมายเพิ่มขึ้นหรือไม่ เช่น ตัวชี้วัด KPI อย่าลืมว่างานทุกงานมักมีผู้เกี่ยวข้องมากกว่าหนึ่งคน และยิ่งมีผู้เกี่ยวข้องมากเท่าใดปัญหาที่คุณต้องเผชิญก็มากขึ้นเท่านั้น

 

 

 

เข้าใจปัญหาและมองเห็นแต่ละประเด็น

เมื่อคุณรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงานและเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันเรียบร้อยแล้ว ในขั้นตอนต่อไป เราจะมาจำแนกปัญหาและเริ่มการปรับปรุงจากจุดนั้นๆกัน ตามที่อธิบายไว้ในประเด็นข้างต้น เราควรจะมองปัญหาไม่ใช่เพียงจากบุคคลใดบุคคลหนึ่ง แต่ควรระดมมันออกมาจากทุกๆภาคส่วน

 

เราเชื่อว่าปัญหาและแผนการปรับปรุงจะเกิดขึ้นในทุกแผนกและสมาชิกในทีม ดังนั้นเราจึงแนะนำว่าควรมีการประชุมเพื่อพัฒนาประสิทธิภาพอยู่เป็นประจำ

 

 

ใช้ประโยชน์จากเงินอุดหนุนชาติเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ

 

 

 

 

 

ในบางกรณี รัฐบาลญี่ปุ่นมีการสนับสนุน “ การปฏิรูปรูปแบบการทำงาน” โดยจัดทำระบบเงินอุดหนุนหลายประเภทที่ส่งเสริมการปรับปรุงรูปแบบการทำงานและโมเดลธุรกิจ เงินช่วยเหลือการปฎิวัติธุรกิจ (จากกระทรวงสาธารณสุข แรงงานและสวัสดิการ) มีวัตถุประสงค์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของ SMEs และหากค่าแรงขั้นต่ำ คือ 1,000 เยนหรือน้อยกว่านั้น จะได้รับเงินอุดหนุนเพื่อช่วยลดหย่อนภาระเงินลงทุนและเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในเวลาอันใกล้

 

เงินช่วยเหลือด้านไอทีเบื้องต้น (โดยกระทรวงเศรษฐกิจการค้าและอุตสาหกรรม) คือ เงินที่ส่งเสริมเพื่อใช้ปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ RPAเข้ามา ซึ่งเงินสนับสนุนนี้มีไว้สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง โดยเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถได้รับเงินอุดหนุนสูงถึง 4.5 ล้านเยน เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายครึ่งหนึ่งในการใช้งานเครื่องมือไอที

 

 

 

หลักสูตรแนะแนวระบบการจัดการการจ้างงานสำหรับแผนกรักษาทรัพยากรมนุษย์ (จากกระทรวงสาธารณสุข แรงงานและสวัสดิการ) ได้สร้างขึ้นเพื่อนำมาใช้แนะนำระบบที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน เช่น การฝึกอบรมที่นำไปสู่การพัฒนาทักษะของพนักงาน อย่างไรก็ตาม คุณจะไม่ได้รับเงินอุดหนุนเพียงเพราะใช้ระบบนี้ แต่คุณจะได้รับเงินสูงสุดถึง 720,000 เยน หากสามารถลดจำนวนการTurn overลง หลังจากการใช้ระบบ

 

 

เงินอุดหนุนภายใต้พระราชบัญญัติมาตรการพิเศษเพื่อการปรับปรุงองค์กร

 

 

 

กระทรวงเศรษฐกิจการค้าและอุตสาหกรรม และหน่วยงานวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม มีระบบสนับสนุนตามพระราชบัญญัติมาตรการพิเศษเพื่อขยายผลผลิต กฎหมายการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตพิเศษ เป็นกฎหมายใหม่ที่มีผลบังคับเมื่อปี 2561 โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตของอุตสาหกรรมภายในประเทศถึงปี 2563 ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่มีการลงทุนอย่างเข้มข้น

 

 

หนึ่งในมาตราการสำคัญ คือ “Regulatory Sandbox” หรือ สนามทดสอบสำหรับแนวคิดทางธุรกิจ ผลิตภัณฑ์ หรือนวัตกรรมใหม่ ๆ แต่เป็นการทดสอบในตลาดจริง ภายใต้การกำกับดูแลของหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ยังมีมาตรการลดภาษีสำหรับการลงทุน IoT ที่เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูล แชร์ และดำเนินงานด้วยไอที และมาตรการยกเว้นภาษีอสังหาริมทรัพย์เพื่อการลงทุนที่มุ่งปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตของ SMEs

 

 

การลดหย่อนภาษีสำหรับการลงทุนด้าน IoT

 

 

ตามพระราชบัญญัติมาตรการพิเศษเพื่อการเพิ่มผลิตภาพ ได้มีมาตรการลดหย่อนภาษีสำหรับการลงทุนด้าน IoT​ ​

 

ระบบขับขี่อัตโนมัติ บริการเคลื่อนที่ หุ่นยนต์ ฯลฯ หรือการลงทุนซอฟต์แวร์และหุ่นยนต์เพื่อการรวบรวมข้อมูล แชร์ และดำเนินงาน สามารถเข้าร่วมมาตรการลดภาษีของค่าเสื่อมราคาพิเศษ 30% หรือลดหย่อนภาษี 3% ได้  นอกจากนี้หากคุณเพิ่มค่าจ้าง คุณจะได้รับเครดิตภาษีเงินปันผล 5% อย่างไรก็ตามคุณจำเป็นต้องลงทุนขั้นต่ำถึง 50 ล้านเยน

 

 

วิธีสมัครขอรับเงินอุดหนุนและเงินช่วยเหลือ

 

ขั้นตอนต่างๆที่ควรทราบเพื่อการรับเงินอุดหนุนและเงินช่วยเหลือ มีดังนี้

 

 

・สำหรับ “ การสนับสนุนเพื่อพัฒนาธุรกิจ” : ส่งแบบฟอร์มการสมัครไปยังกรมแรงงาน
・ สำหรับ “ เงินช่วยเหลือการใช้งานระบบไอที ” : ส่งข้อมูลที่จำเป็นไปยังองค์กรที่สนับสนุน เช่น กรมส่งเสริมการค้าหรือธุรกิจค้าขายที่เกี่ยวข้อง เพื่อปรึกษาหารือ
・ สำหรับ “ หลักสูตรแนะแนวระบบการจัดการการจ้างงานสำหรับแผนกรักษาทรัพยากรมนุษย์” : ส่งแผนพัฒนาระบบการจัดการการจ้างงานไปยังสำนักงานแรงงานเพื่อขออนุมัติ ・”การลดหย่อนภาษีสำหรับการลงทุนด้าน IoT ตามกฎหมายว่าด้วยมาตรการพิเศษเพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ” : ให้ผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยยืนยันแผนธุรกิจและขออนุมัติแผนโดยรับรองจากรัฐมนตรีเศรษฐกิจการค้าและอุตสาหกรรม
・ “การลดภาษีของการลงทุน IoT ในระบบสนับสนุนตามมาตรการพิเศษสำหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต” ขอให้ผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยยืนยันแผนธุรกิจ (ความปลอดภัย) และหลังจากการยืนยันให้นำไปใช้กับรัฐมนตรีเศรษฐกิจการค้าและอุตสาหกรรมเพื่อขออนุมัติแผน คุณจะต้องได้รับการรับรอง

 

 

สรุป

 

 

 

 

การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน เป็นการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการต่างๆที่ซับซ้อน เช่นการกำหนดตัวบ่งชี้ KPI ซึ่งการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลและเปรียบเทียบในอนุกรมเวลาอาจเป็นเรื่องยากไม่เบา​ ​

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !