เป็นที่รู้กันว่า “คู่มือการทำงาน” เป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้งานและองค์กรเป็นอย่างยิ่ง แต่อย่างไรก็ตาม การผลักดันการใช้คู่มือการทำงานในองค์กรก็ไม่ใช่เรื่องง่ายนัก บ้างประสบความสำเร็จอย่างรวดเร็ว ก็สามารถแก้ปัญหาเรื่องมาตรฐานและประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างรวดเร็ว แต่บ้างก็ไม่ได้ผลจนปัญหายืดเยื้อต่อไปเรื่อย ๆ Teachme Biz จึงได้ลองวิเคราะห์ปัญหาและอุปสรรคเกี่ยวกับการทำและใช้งานคู่มือการทำงานในองค์กร พร้อมทั้งแนะนำวิธีแก้ไขดังนี้
สาเหตุที่ทำให้การทำคู่มือหรือการทำโครงการใด ๆ ไม่ได้ผล
สาเหตุที่ทำให้การทำคู่มือหรือการทำโครงการใด ๆ ไม่ได้ผลพอจะแบ่งออกเป็นสาเหตุหลักใหญ่ ๆ ได้ 4 หัวข้อดังนี้
1. ไม่ได้กำหนดเป้าหมาย และจุดประสงค์ในการทำคู่มือหรือโครงการนั้น ๆ
การดำเนินการในโครงการหนึ่ง ๆ ควรกำหนดทิศทางของโครงการเป็นอันดับแรก โดยมีเป้าหมายเป็นตัวตั้งจะทำให้ทุกคนในองค์กร หรือทุกคนในทีมรู้ว่าเป้าหมายของโครงการนี้ทำเพื่ออะไร ภาพสำเร็จของโครงการเป็นอย่างไร เมื่อทุกคนมองเห็นภาพสุดท้ายของโครงการร่วมกันแล้ว จึงแจกแจงขั้นตอนการทำงานของกระบวนการต่าง ๆ ที่จำเป็นให้สมาชิกร่วมทีมทุกคนเข้าใจ
ทั้งหมดนี้ถ้ามีการตกลงร่วมกันกับทีมงานทุกคน หัวหน้างาน และผู้บริหาร จะทำให้การทำงานไหลลื่นขึ้น ลดเวลาการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพออกไปได้
2. ปล่อยให้สมาชิกที่อยู่หน้างานจัดการกันเอง
สมาชิกที่อยู่หน้างานจะเห็นสภาพการทำงานต่าง ๆ ในเชิงลึกและเอียดได้ดี แต่อาจจะขาดการมองในภาพรวม หรือจุดเชื่อมต่อของกระบวนการต่าง ๆ รวมไปถึงการเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่น ๆ อาจจะไม่ดีนัก ดังนั้น หัวหน้างานจำเป็นต้องเข้าไปควบคุมดูแลสถานการณ์ของหน้างานและเข้าใจทั้งรายละเอียดและภาพรวมทั้งหมดที่รับผิดชอบ สิ่งนี้นับเป็นหน้าที่หลักที่สำคัญของหัวหน้างานเลยก็ว่าได้ จากนั้นนำเสนอสถานการณ์ตามแนวคิดต่อไป
- รายงานสถานการณ์ของหน้างานหรือของทีมต่อหัวหน้าทีม หรือผู้บังคับบัญชาในระดับที่สูงขึ้นเพื่อให้ข้อมูลส่งต่อไปยังผู้บริหารระดับสูงต่อไป
- หากมีปัญหาติดขัดใดไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็กก็มีการรายงานต่อผู้บังคับบัญชาที่สูงกว่าทันที
- การตัดสินใจที่มีผลกระทบต่อผลลัพธ์ของทีมจะมีการประชุมเพื่อปรึกษาหาทางออกที่เป็นที่ยอมรับร่วมกัน
สำหรับการทำคู่มือที่เกี่ยวข้องกับหน้างานควรได้รับข้อตกลง และการยอมรับจากทั้งผู้ปฏิบัติงานและผู้บังคับบัญชา เพื่อให้ทุกคนในทีมเข้าใจเนื้อหาและจุดประสงค์ได้ตรงกันทั้งหมด
3. ขาดผู้นำทีม
ทีมของโครงการใดที่ขาดผู้นำทีม อาจทำผลลัพธ์ไม่ได้ตามกำหนดหรือแม้จะได้ผลลัพธ์ก็อาจจะไม่ดีพอ เพราะขาดเอกภาพของทีม ผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเทียบกับทีมที่มีผู้นำทีมจึงต่างกัน (ตัวอย่างที่เข้าใจง่าย เช่น ทีมฟุตบอลที่ขาดผู้จัดการทีมย่อมทำผลงานของทีมได้ย่ำแย่กว่า) หากขาดผู้นำทีมแล้ว แม้จะสร้างคู่มือการทำงานที่มีประสิทธิภาพขึ้นมาได้ก็อาจจะไม่สามารถเข้าถึงได้ทุกคน หรือบางคนก็อาจจะไม่ได้ใช้เพราะไม่เห็นความสำคัญ นำมาซึ่งความล้มเหลวของโครงการในที่สุด
การทำงานในองค์การหรือการทำงานเป็นทีม จำเป็นที่จะต้องมีผู้นำทีมที่มีประสบการณ์ เพื่อให้ทุกคนในทีมดำเนินงานไปยังทิศทางเดียวกันสู่เป้าหมาย ดังนั้นลำดับขั้นของสายการบังคับบัญชาที่ทุกคนเข้าใจตรงกันจึงเป็นสิ่งสำคัญ นอกจากนั้นยังต้องมีการแจงรายละเอียดความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมแบบรายคน และบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลให้เหมาะสม
4. อยากทำทั้งหมดในคราวเดียว
อีกความหมายหนึ่งก็คือ “โลภ” นั่นเอง ความโลภมีผลกระทบต่อการทำงานของทีมโดยตรงคือไม่สามารถจัดเรียงลำดับความสำคัญของงานต่าง ๆ ในโครงการได้ กลายเป็นว่าทุกงานมีความสำคัญเท่ากันหมด อยากให้ผลลัพธ์ของทุกงานสำเร็จในเวลาไล่เลี่ยกัน ท้ายที่สุดจึงไม่สามารถทำงานที่สำคัญจริง ๆ ให้สำเร็จได้ก่อน (เพราะอาจจะไปเน้นที่งานอื่นที่ในความจริงแล้วสำคัญน้อยกว่า)
เริ่มจากคู่มือของกระบวนการที่สำคัญที่สุดก่อน
หากในองค์กรมีประเด็นหรือปัญหาที่รอการแก้ไขอยู่มากกว่า 1 อย่าง ให้ทดลองเรียงลำดับความสำคัญโดยเริ่มแก้ปัญหาจากหน่วยงานที่มีปัญหามากที่สุด หรือหน่วยงานที่ใช้งบประมาณมากที่สุดก่อน จากนั้นจึงค่อยๆ ขยายผลไปยังหน่วยงานอื่น
หากใครเคยติดอยู่ในวังวนของ 4 ข้อดังกล่าว คงจะพอเห็นทางออกแล้ว จากนั้นก็สามารถใช้ Teachme Biz ซึ่งเป็นเครื่องมือการสร้างคู่มือออนไลน์ สื่อการเรียนการสอน ที่ง่ายทั้งการสร้างและการสอน ทั้งยังเป็นที่นิยมกันอย่างมากในปัจจุบันได้ทันที
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
