นับตั้งที่มีคนกล่าวถึงสิ่งที่เรียกว่า “ปฎิรูปวิธีการทำงาน” การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานนั้นก็ได้รับความสนใจขึ้นมาทันที ซึ่งหลายคนอาจจะได้เห็นหรือได้ยินคำพูด เช่น RPA กันมาบ้าง แต่ในขณะเดียวกันแม้จะมีคนที่เข้าใจถึงความจำเป็น แต่ไม่สามารถหาเหตุผลที่จะนำมาใช้ได้ จึงทำให้มีหลายคนที่ไม่ได้สนใจที่จะนำมาปรับใช้อย่างจริงจัง
ในประเทศญี่ปุ่นที่ไม่สามารถหลีกหนีเรื่องปัญหาประชากรลดลงได้ แม้ปัจจุบันจะสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างไม่มีปัญหาก็ตาม แต่ในอนาคตการทำงานด้วยจำนวนคนและเวลาที่น้อยลงนั้นจะเกิดขึ้นกับทุกอุตสาหกรรมอย่างแน่นอน
ในบทความนี้ จะอธิบายถึงความหมายและวิธีในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานคืออะไร?
แม้จะพูดว่าจะปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานก็ตาม แต่การตั้งเป้าหมายอย่างที่เป็นรูปธรรมนั้นควรจะเป็นไปในทิศทางไหนกันแน่
ตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบันเมื่อพูดถึงการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานแล้วล่ะก็ จะเป็นเรื่องเกี่ยวกับการทบทวนขั้นตอนการทำงานหรือเวิร์คโฟลว์ อีกทั้งยังมีเรื่องของการพยายามลดเวลาทำงานที่มากเกินไปในขณะที่ก็หาจุดที่จะพัฒนาไปข้างหน้ารวมอยู่ด้วย การ “Kaizen” ของโตโยต้าที่ทุกคนรู้จักนั้น ถ้าพูดในความหมายกว้างๆ ก็สามารถพูดได้ว่าเป็นหนึ่งในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
ในช่วงปีที่ผ่านมา เทคโนโลยีใหม่ๆ อย่าง RPA (Robotic Process Automation = ระบบอัตโนมัติการทำงานบนคอมพิวเตอร์) ซึ่งเป็นหนทางหนึ่งในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ก็ปรากฎตัวขึ้นและเป็นที่รู้จักในวงกว้าง
ทำไมถึงจำเป็นต้องวางแผนเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
อาจกล่าวได้ว่าการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานนั้นเป็นเรื่องที่จำเป็นในทุกยุคทุกสมัย แต่ในปีที่ผ่านมานั้นประเทศญี่ปุ่นกำลังประสบปัญหาเรื่องจำนวนประชากรลดลง อีกทั้งอุปสงค์ในประเทศก็ลดลงด้วย และความจำเป็นที่เพิ่มคุณภาพการผลิตสูงขึ้น เพราะการแข่งขันในตลาดเพิ่มขึ้นเนื่องจากโลกาภิวัตน์ จากปัจจัยหลายอย่าง เช่น ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีทำให้วิธีการทำงาน พัฒนาเปลี่ยนไปเป็นแบบระบบอัตโนมัติหรือระบบสมาร์ทมากขึ้น ก็ยิ่งทำให้แนวคิดที่ว่าเราต้องปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานนั้นมีมากขึ้น
ประชากรแรงงานลดลง
ความต้องการทางสังคมที่ใหญ่ที่สุดที่ถูกกล่าวถึง จะเป็นเรื่องของจำนวนประชากรที่ลดลงไปพร้อมๆกับจำนวนแรงงานที่ลดลง ซึ่งในปี 2017 สถาบันวิจัยประกันสังคมและปัญหาประชากรแห่งชาติได้เปิดเผยข้อมูลประมาณการว่า ณ ปี 2015 ประเทศญี่ปุ่นมีจำนวนประชากร 127.09 ล้านคน ปี 2040 จะมีประชากร 110.92 ล้านคน และในปี 2053 จะลดลงเหลือเพียง 100 ล้านคน จะเห็นได้ว่าหากนับจากปี 2015 แล้วล่ะก็ จำนวนประชากรใน 25 ปีให้หลัง จะลดลง 13% และลดลงกว่า 20% ในอีก 36 ปีหลังจากนี้
ในขณะเดียวกัน เนื่องจากอัตราการเกิดลดลงและสังคมผู้สูงอายุก็เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ดังนั้นจึงคาดการได้ว่าจำนวนประชากรวัยทำงานที่อายุประมาณ 15-65 ปี จะยังลดลงอย่างรวดเร็ว ในปีที่ผ่านมาหลายอุตสาหกรรมได้มีคนจำนวนมากออกมาเรียกร้องในประเด็นของความขาดแคลน และยิ่งเวลาผ่านเท่าไหร่สถานการณ์จะยิ่งเลวร้ายลงเรื่อยๆ แล้วเราจะทำอย่างไรให้การทำงานมีประสิทธิภาพเมื่อจำนวนคนทำงานที่น้อยกว่าตอนนี้ คงจะไม่ใช่เรื่องที่เกินจริงหากจะกล่าวว่า สิ่งนี้ไม่ใช่ปัญหาในอนคาคตอันไกลอีกต่อไป มันได้กลายเป็นปัญหาล่าสุดที่พบเจอ ณ ขณะนี้แล้ว
เพื่อที่จะทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น
ในขณะที่เราทำงานในทุกๆวันนั้น หากว่าเราไม่คอยคำนึงถึงเรื่องการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานอยู่เสมอ โอกาสที่จะมาทบทวนเวิร์คโฟลว์นั้นเป็นสิ่งที่แทบจะไม่เกิดขึ้นเลย ดังนั้นแล้วสิ่งสำคัญในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ก่อนอื่นจะต้องเข้าใจสถานการณ์การทำงานในปัจจุบันทั้งหมดและนำสิ่งที่มัน “สูญเปล่า” ออกไป
งานในตอนนี้นั้นมีงานที่ไม่ต้องมีแต่แรกก็ได้หรืองานที่ไม่จำเป็น หรือไม่ ไม่ใช่แค่ของตัวเองเท่านั้น ให้คนอื่นลองช่วยดูด้วยจะเป็นการดี เพราะบางสิ่งบางอย่างเราจะมองได้เมื่อคนภายในทีมต่างช่วยกันตรวจสอบ
งานที่ไม่ได้รับการตรวจสอบเป็นเวลานานแล้วจะยิ่งเห็นผลลัพธ์ที่ดี การที่ทำให้เวิร์คโฟลว์สามารถ “มองเห็นได้” หรือการนำงานส่วนที่ไม่จำเป็นออก ควรลงมือทำเลยโดยที่ไม่ต้องรอจนกว่าจะมีมาตราการ จะเป็นโอกาสที่ทำให้การทำงานมีความราบรื่นกว่าที่เป็นอยู่
เพื่อสร้างโอกาสในการทบทวนเวลาการทำงาน
ตอนนี้เทรนเรื่อง Work life Balance ก็ได้รับความสนใจมากขึ้นในฐานะที่เป็นสัญลักษณ์ของ “การปฏิรูปวิธีการทำงาน” ในญี่ปุ่นเองก็เช่นกัน จำนวนของผู้คนที่ต้องการใช้เวลาส่วนตัวให้ต็มที่เพิ่มสูงขึ้น แทนที่จะทำงานล่วงเวลา หรือทำงานในวันหยุดแบบเมื่อก่อน
สามารถกล่าวได้ว่าเรื่องการทำงานล่วงเวลาที่มากเกินควร หรือการทำงานที่เกินกว่าเวลาที่กฎหมายกำหนดนั้น จะถูกจับตามองทางสังคมอย่างเข้มงวดขึ้นและได้กลายเป็นมติทางสังคมระหว่างคนทำงานและผู้ว่าจ้างไปแล้ว
มุมมองที่ว่า “การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในเวลาที่จำกัด”นั้น เป็นเพียงส่วนเล็กๆ ในวัฒนธรรมองค์กรญี่ปุ่นที่เห็นว่าการทำงานล่วงเวลาเป็นเรื่องปกติ นอกจากเรื่องจำนวนประชากรแรงงานลดลงแล้วยังมีเรื่องความต้องการ Work life balance จึงจำเป็นอย่างมากที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานเพื่อให้ดำเนินธุรกิจได้อย่างราบรื่น
วิธีการวางแผนปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
RPA ที่เคยกล่าวถึงไว้ข้างต้น ถือเป็นตัวแปรสำคัญในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในปัจจุบัน แต่การที่จะนำมาปรับใช้กับบริษัทนั้นจำเป็นต้องมีการเตรียมความพร้อมก่อน จึงอาจจะเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยุ่งยาก ในอีกด้านหนึ่ง เคล็ดลับเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานนั้นอาจถูกซ่อนอยู่ในกระบวนการทบทวนวิธีการทำงานและเวิร์กโฟลว์ทั่วๆ ไป เช่น คุณอาจสังเกตุเห็นหลายสิ่งหลายอย่างด้วยการมาทบทวนคู่มือการทำงาน และนำมาปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้ดีขึ้นได้
นำแนวคิดเรื่อง Paperless มาใช้
นับตั้งแต่ที่สมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตได้รับความนิยมในวงกว้าง ไม่เพียงแค่ในสถานที่ทำงานเท่านั้น สังคมทั่ว ๆ ไปก็เริ่มกลายเป็นสังคมแบบ Paperless ตอนนี้ไม่ว่าจะเป็นที่ทำงานใดก็ตาม ปริมาณการใช้กระดาษนั้นได้ลดลง แต่ถึงอย่างนั้นก็ยังมีงานจำนวนไม่น้อยที่ยังต้องใช้กระดาษอยู่ อย่างที่ญี่ปุ่นนั้นสถานที่ที่ยังต้องใช้ Fax ก็มีเยอะ ซึ่งเมื่อเทียบกับต่างประเทศแล้วยังถือว่าเรื่อง Paperless ในญี่ปุ่นก็ไม่ได้คืบหน้าไปสักเท่าไหร่
การเปลี่ยนให้เป็น Paperless นั้นไม่เพียงแค่ประหยัดเรื่องพื้นที่และค่าใช้จ่ายสำหรับกระดาษแล้ว ประโยชน์ที่สำคัญอีกอย่างคือช่วยเรื่องการสืบค้นข้อมูลจาก Data ที่มีได้ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาได้มาก การที่จะเปลี่ยนเอกสารเก่า (กระดาษหรือหนังสือ)ให้เป็นแบบดิจิทัลนั้น ไม่เพียงแค่ใช้เครื่องแสกนทั่วๆไป ยังสามารถใช้โปรแกรมอย่าง OCR เพื่อแปลงให้เป็นตัวหนังสือได้เช่นกัน สิ่งที่สำคัญคือไม่ใช่แค่เปลี่ยนเอกสารให้เป็นไฟล์เท่านั้น แต่จำเป็นต้องทำให้กลายเป็น Data Base อีกด้วย
รวบรวมไอเดียเรื่องการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานจากพนักงาน
หากต้องการจะทบทวนงานบางอย่างนั้น ไม่มีอะไรที่จะดีไปกว่าการที่มีหลาย ๆ “สายตา” ช่วยกันตรวจสอบและรวบรวมไอเดียเกี่ยวกับการปรับปรุงประสิทธิภาพจากคนที่เกี่ยวข้องกับงานให้ได้มากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นพนักงานประจำ พนักงานพาร์ทไทม์ รวมถึงลูกค้าหรือบุคคลภายนอก และในบรรดาไอเดียเหล่านั้นอาจจะมีไอเดียประมาณว่า “ทำแบบนี้น่าจะดีกว่า” ก็เป็นไปได้
ไม่ว่าใครก็ตามมักจะมองเห็นเนื้องานแค่จากมุมมองของตัวเองเท่านั้น การที่ให้คนอื่นช่วยตรวจสอบขั้นตอนงานที่ทำในแต่ละวันนั้นเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างมาก จุดสำคัญคือการฟังความคิดเห็นให้มากที่สุดโดยที่ไม่ปักธงไว้ก่อนว่า “งานนี้ต้องทำแบบนี้เท่านั้น”
เข้ารับคำปรึกษาและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
การขอคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญก็เป็นอีกวิธีหนึ่งในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งทางเรา Studist เองก็กำลังค่อยๆ ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดีขึ้นโดยใช้ Visual SOP (Standard Operating Procedures) บน Teachme Biz มาแทนคู่มือการทำงานที่มีมาแต่เดิม ซึ่งจะเป็นการอธิบายขั้นตอนการทำงานโดยเน้นรูปภาพและวิดีโอ จะไม่ใช่แค่ตัวหนังสืออย่างเดียวเหมือน SOP ทั่วไป
การจะให้อธิบายเนื้อหางานให้ง่ายขึ้นนั้นจะเกี่ยวข้องกับการที่ทำให้กระบวนการทำงาน “มองเห็นได้” หรือกำจัดส่วนที่สูญเปล่าออก เป็นต้น หากท่านที่มีความตระหนักถึงความจำเป็นในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน แต่ไม่รู้ว่าว่าจะเริ่มจากอะไร วิธีหนึ่งที่ดีคือการอัพเดตคู่มือการทำงานหรือทำให้มันสามารถ “มองเห็น” ได้
ใช้เครื่องมือที่เหมาะกับเนื้อหางาน
RPA ถูกนำมาใช้เพื่อแปลงกระบวนการการทำงานซ้ำๆ ที่มีอยู่เดิมให้เป็นอัตโนมัติ ซึ่งสามารถลดเวลาการทำงานได้อย่างมาก แต่ในทางกลับกัน หากสัดส่วนของงานที่เป็นงานบนคอมพิวเตอร์มีไม่มากขนาดนั้น ถึงจะนำ RPA ที่มีค่าใช้จ่ายจำนวนมากเข้ามาใช้งาน ก็อาจจะไม่ได้รับผลลัพธ์เท่าที่คาดหวังไว้
สำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับคนจำนวนมาก การทำคู่มือที่มีแต่ตัวหนังสือและกราฟเท่านั้นเหมือนเมื่อก่อน ให้กลายเป็น Visual SOP บน Teachme Biz ก็อาจจะเห็นเคล็ดลับในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานใหม่ๆ ได้ ซึ่งการใช้รูปภาพจะทำให้เนื้องานเข้าใจได้ง่าย = สามารถพบจุดที่เป็นปัญหาได้ง่ายขึ้นเช่นกัน ดังนั้นการที่ใช้เครื่องมือให้เหมาะสมกับเนื้อหางานยิ่งจะทำให้การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน นั้นเป็นไปอย่างเหมาะสมแน่นอน
ทบทวนการฝึกอบรมอีกครั้ง
พนักงานประจำนั้นแน่นอนว่ามีการฝึกอบรม แต่ก็จะมีการจัดอบรมสำหรับพนักงานพาร์ทไทม์ในบางธุรกิจที่ต้องมีการจ้างพนักงานไม่ประจำจำนวนมาก เช่น ร้านอาหาร การจดเนื้อหาจากการฝึกอบรมนั้นไม่เพียงแค่เป็นการจดจำงาน แต่ยังสามารถเป็นแนวทางในการทำงานได้เช่นกัน ในทางกลับกันก็อาจจะพูดได้ว่า มันยิ่งเป็นไปได้ยากในการปรับปรุงเนื้อหางานที่ไม่ได้รับจากการฝึกอบรม
โดยเฉพาะงานที่จำเป็นต้องฝึกอบรมให้คนจำนวนมาก ควรจะทบทวนเนื้อหาที่ใช้ในการฝึกอบรมและปรับปรุงประสิทธิภาพ ซึ่งจะนำไปสู่การที่คนจำนวนมากนั้นสามารถทำงานได้ขึ้น การทบทวนเนื้อหาการฝึกอบรมหรือคู่มือที่ใช้ในการฝึกอบรมนั้นแม้จะปรับปรุงในเรื่องเล็กน้อยก็ตาม หากมองในภาพรวมของงานแล้ว มันก็ถือเป็นการปรับปรุงประสิทธิภาพงานที่สำคัญได้เช่นกัน
ประเด็นสำคัญที่ควรรู้ในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
ในบทความนี้ได้เห็นวิธีมากมายในการวางแผนเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งสภาพการทำงานและสภาพธุรกิจในปัจจุบันนั้นสำคัญมาก หากไม่เข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าสถานการณ์ปัจจุบันเป็นจุดเริ่มต้นของการปรับปรุงประสิทธิภาพ ก็จะมองไม่เห็นจุดที่ควรปรับปรุง ดังนั้นลองมาดูจุดที่ควรให้ความสำคัญกันดีกว่า
ตรวจสอบทักษะของพนักงานให้แน่ชัด
สามารถแบ่งได้หลายอย่างจากเนื้อหางาน ไม่ว่าจะเป็นงานที่จำเป็นต้องให้ผู้เชี่ยวชาญระดับสูงดำเนินการเท่านั้น หรืองานที่ไม่จำเป็นต้องใช้ทักษะเฉพาะแต่ต้องใช้คนจำนวนมากในการดำเนินการ เป็นต้น ลองมาทำความเข้าใจให้กระจ่างกันว่าเนื้อหาแบบไหน ที่อยากจะให้คนที่มีทักษะระดับไหนเข้าใจ เพื่อเป็นการเริ่มต้นปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
เมื่อตรวจสอบทักษะของพนักงานแล้ว ก็ควรมีวิธีการจัดสรรงานตามทักษะเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งหากมีการเปลี่ยนพนักงานก็อาจจะต้องมีการตรวจสอบทักษะอีกรอบ และถึงแม้จำนวนคนที่หน้างานอาจจะไม่คงที่ แต่ถ้ากำหนดหรือแบ่งงานตามทักษะไว้ล่วงหน้า ทำให้การรับมือกับงานมีความยืดหยุ่น
ทำความเข้าใจกับปัญหาที่มี
สิ่งสำคัญคือต้องรับรู้และเข้าใจว่าสิ่งใดที่เป็นสิ่งที่ขวางกั้นการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน หรือก็คือสภาพ “คอขวด” นั่นเองหากเข้าใจเราก็จะหาทางรับมือได้ แต่หากไม่รู้ว่าปัญหาคืออะไรก็จะไม่สามารถดำเนินการใดๆ ได้
จะขอกล่าวซ้ำอีกครั้งว่า การที่จะวางแผนเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานนั้น จำเป็นต้องตรวจสอบเนื้อหาการทำงานหรือเวิร์กโฟล์วให้ดี และการค้นพบปัญหาในการทำงานก็เป็นสิ่งที่อยากให้ตระหนักถึงอยู่เสมอ
โดยเฉพาะงานที่ทำได้โดยไม่ต้องใช้ความคิดมากนักยิ่งจะรับรู้ปัญหาได้ยากมากขึ้น ซึ่งเราสามารถปล่อยผ่านขั้นตอนนี้ได้ไหม? หรือจะเป็นอย่างไรหากเราปล่อยผ่าน? การพิจารณาด้วยการตั้งคำถามในแต่ละขั้นตอนของเวิร์กโฟล์ว จะนำไปสู่การที่เราจะค้นพบปัญหาได้
ทำงานที่มันสูญเปล่าอยู่หรือไม่?
หากรู้อย่างแน่ชัดว่าขั้นตอนใดหรือเรื่องใดเป็นเรื่องที่ “สูญเปล่า” ก็จะรู้ว่าจะต้องรับมืออย่างไรและรู้เหตุผลที่เราไม่สามารถละเลยได้อย่างแน่นอน สิ่งสำคัญไม่เพียงแต่ค้นพบสิ่งที่สูญเปล่าและกำจัดมันออกเท่านั้น แต่จะต้องปรับปรุงให้ส่วนที่ “สูญเปล่า” ไม่เกิดซ้ำอีก
เช่น การที่เราจะทบทวนเวิร์คโฟล์วและเปลี่ยนลำดับการทำงานนั้น ก็มีโอกาสที่จะเกิดงานหรือขั้นตอนที่ไม่จำเป็นได้ รวมถึงงานที่คิดว่าสำคัญจนถึงทุกวันนี้ก็เช่นกัน การขอให้พนักงานคนอื่นหรือผู้เชี่ยวชาญมารวมตัวกันแล้วทบทวนงานดูอีกที อาจจะให้ผลลัพธ์ที่คาดไม่ถึงก็เป็นได้ มา “ค้นพบ” และ “เปิดเผย” สิ่งที่สูญเปล่ากันเถอะ
บริษัทอื่น ๆ ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไร ?
การรับความรู้เกี่ยวกับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของบริษัทอื่น อาจเป็นเคล็ดลับที่ดีเพื่อนำมาปรับใช้กับตัวเอง ถึงประเภทธุรกิจจะแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงเลยก็ตาม แต่เชื่อว่าจะต้องมีส่วนที่เป็นประโยชน์อย่างแน่นอน นอกจากนี้การถามไปยังเพื่อนร่วมงา เพื่อน หรือคนรู้จัก เกี่ยวกับกรณีดังกล่าวก็มีประโยชน์เช่นกัน อีกทั้งการรับฟังเรื่องราวจากผู้เชี่ยวชาญ ก็มีโอกาสสูงที่จะเจอเรื่องราวที่ใกล้เคียง และนำมาปรับใช้ได้ดีกว่าบริษัทตนเอง
จากที่ได้กล่าวไปข้างต้น ก่อนที่จะเริ่มปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน เราจะสามารถหาทางรับมือได้หากรู้ทันทีว่าสิ่งใดที่มัน “สูญเปล่า” การที่ให้บุคคลที่มีประสบการณ์เกี่ยวกับการปรับปรุงประสิทธิภาพในส่วนงานที่คล้ายๆ กัน หลายคนยิ่งดี ให้มาช่วยเปิดเผยส่วนที่สังเกตเห็นได้ยากในงานของตัวเองว่ามัน “สูญเปล่า” ซึ่งมันจะกลายเป็นหนึ่งในเคล็ดลับที่สำคัญอย่างแน่นอน
สิ่งใดบ้างที่จำเป็นต่อการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทีม?
ตามที่เคยได้กล่าวไปก่อนหน้าว่า การที่ให้ “สายตา” มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ มาช่วยทบทวนเวิร์คโฟล์วหรือตรวจสอบทักษะของพนักงานเป็นสิ่งที่สำคัญมาก ในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของแต่ละทีม เช่น ร้านค้าและแผนกต่างๆ ซึ่งในหัวข้อต่อไปนี้จะกล่าวถึงประเด็นที่ควรนำมาพิจารณาเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานแบบเป็นทีมแทนที่จะเป็นรายบุคคล
การสื่อสารระหว่างพนักงาน
อาจจะพูดได้ว่ามันเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นก่อนที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน หากไม่มีการสื่อสารที่ดีระหว่างพนักงานแล้วจะเป็นเรื่องยากที่งานจะประสบผลสำเร็จ โดยเฉพาะการทบทวนการทำงานนั้นจะไม่เกี่ยวกับว่าจะอยู่ในตำแหน่งใด หรือสถานะแบบไหน ยิ่งออกความเห็นอย่างตรงไปตรงมาได้มากเท่าไหร่ ยิ่งนำไปสู่ผลดีต่อการปรับปรุงประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น
ไม่ว่าจะทำให้งานกลายเป็นงานที่ “มองเห็นได้” เท่าไหร่ก็ตาม แต่ถ้ามันไม่ได้สะท้อนให้เห็นถึงแก่นแท้ของงาน ผลที่ได้ก็จะจางหายไป ซึ่งอาจจะกล่าวได้ว่าสิ่งที่ต้องทำคือควรให้พนักงานให้คำตอบอย่างตรงไปตรงไปตรงมากับงานที่เกิดขึ้นจริงในปัจจุบัน
การตั้งเป้าหมายในการทำงาน
ไม่ว่าจะเป็นงานแบบไหนก็ตามจะต้องตั้งเป้าหมายสำหรับแต่ละทีม ถึงแม้ว่าการทบทวนเป้าหมายนั้นจะเป็นเรื่องของการบริหารจัดกการมากกว่าปรับปรุงประสิทธิภาพก็ตาม แต่ในแรกเริ่ม มันก็ไม่ใช่ทางเลือกที่แย่เสียทีเดียวที่จะดูว่าเป้าหมายนั้นเหมาะสมหรือไม่
ในการทบทวนงานปัจจุบันนั้น อาจจะมีคำถามบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขเป้าหมาย ซึ่งถ้าจะมีหนทางให้ทบทวนตัวเลขของเป้าหมายแล้วละก็ มันอาจนำไปสู่การละเลยขั้นตอนที่จำเป็นจนถึงตอนนี้ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายใหม่ก็เป็นไปได้
ระบบเพื่อการปรับปรุงประสิทธิภาพ
เนื่องในโอกาสที่จะเริ่มปรับปรุงประสิทธิภาพนั้น สิ่งแรกที่ควรทำคือการตรวจสอบเนื้อหาและเวิร์คโฟล์วของงานปัจจุบันอย่างละเอียด ก่อนอื่นคือลองสร้างระบบภายในทีมเพื่อการนี้ดูกันเถอะ
ให้พนักงานแต่ละคนเขียนเนื้อหางานที่ตัวเองทำในแต่ละวันออกมา และจัดประชุมเพื่อรวบรวมสิ่งที่แต่ละคนเขียนทั้งหมดเข้าด้วยกัน จากนั้นพิจารณาว่ามันมีประเด็นที่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพได้หรือไม่ หากมีประเด็นใดที่สามารถปรับปรุงได้ทันที ก็ค่อย ๆ เริ่มดำเนินการ และพอถึงระยะเวลาหนึ่งก็กลับมาทำกระบวนการเดิมซ้ำอีกครั้ง เพียงแค่นี้ก็สามารถรู้ถึงส่วนที่เราควรตระหนักต่อการปรับปรุงประสิทธิภาพหลายสิ่งอย่างแน่นอน
ร่วมมือกับทีมอื่น
การทำงานร่วมกันกับคนภายนอกทีม ไม่ว่าจะเป็นแผนกอื่นในบริษัท หรือลูกค้าก็ตามก็เป็นสิ่งจำเป็นเช่นกัน เมื่อคิดในแง่ของทีมแล้วเป็นเรื่องยากที่จะเปลี่ยนปริมาณของงานแค่เฉพาะในทีมของตัวเอง
เพียงแค่ปริมาณงานลดลงก็เป็นธรรมดาที่ยอดขายหรือผลลัพธ์ของงานก็มีโอกาสตกลง เพื่อที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพในขณะที่ยังรักษาผลลัพธ์ไว้เช่นเดิม เราลองมาคิดหาหนทางว่าเราสามารถลดปริมาณงานได้หรือไม่? การต่อรองหรือทำงานร่วมกับคนนอกทีมจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นมาก และยิ่งถ้ามันประสบความสำเร็จแล้วล่ะก็ คุณก็จะสามารถคาดหวังผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมได้
การกำหนดจำนวนพนักงานให้เหมาะสม
สามารถคิดได้ว่าการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานนั้นจะนำไปสู่การทบทวนจำนวนพนักงานด้วยเช่นกัน ยิ่งลดจำนวนพนักงานได้เท่าไหร่ก็จะยิ่งลดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรได้เท่านั้น ก่อนอื่นลองมาดูกันว่า “จำนวนคนที่เหมาะสมกับทีม” จะเป็นเท่าไหร่
การปรับปรุงประสิทธิภาพโดยการตรวจสอบเนื้อหาของงานอย่างละเอียดนั้น จะต้องเข้าใจปริมาณงานที่มีอยู่ เมื่อตรวจสอบทักษะของพนักงานแล้ว ให้นึกถึงว่าด้วยปริมาณงานเท่านี้ควรจะใช้พนักงานจำนวนเท่าไหร่? แม้จะสามารถลดค่าใช้จ่ายได้จากการที่ลดจำนวนพนักงานลง แต่หากปริมาณงานต่อคนเพิ่มขึ้นและประสิทธิภาพมันลดลงมันก็ยากที่จะบอกว่าได้มีการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานแล้วจริง ๆ
ปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงาน
สิ่งนี้อาจจะเชื่อมโยงกับเรื่องจำนวนพนักงานที่ได้กล่าวไป ถ้าจากนี้เราจะทบทวนงานแล้วล่ะก็ การปรับสภาพแวดล้อมของสถานที่ทำงานให้เหมาะสมกับงานก็เป็นอีกเรื่องที่สำคัญ ไม่ว่าจะเป็นสภาพแวดล้อมที่ไม่มีอุปกรณ์ที่จำเป็น หรือไม่มีพื้นที่มากพอสำหรับทำงานก็ตาม แม้เนื้อหางานจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นแต่ก็เป็นไปได้ว่าผลที่ได้จะยังแสดงออกมาไม่เพียงพอ
สภาพแวดล้อมที่พนักงานสามารถพูดได้อย่างตรงไปตรงมาก็สำคัญสำหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน พนักงานที่เกี่ยวข้องจะทำงานด้วยความรู้สึกในเชิงบวกหรือไม่ก็เป็นปัจจัยที่สำคัญเช่นกัน
สรุป
อาจจะต้องมีดำเนินการซ้ำ ๆ หลายครั้ง แต่การวางแผนเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานนั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการทำความเข้าใจในเนื้อหางานปัจจุบันและเวิร์คโฟล์ว แทนที่จะมองหาวิธีการปรับปรุงประสิทธิภาพที่ดีเยี่ยมเห็นผลราวกับเวทมนต์ ให้เริ่มตั้งเป้าหมายไปยังผลลัพธ์ที่ดีจากการปรับปรุงงานเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ทับถมอยู่ ซึ่งอาจกล่าวได้ว่าเป็นวิธีที่มั่นคงต่อการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
