สอบถามเพิ่มเติม โทร 098-452-7785 studist@studist.co.th

หลังจากได้ฟังบทสัมภาษณ์ของคุณ Aki Nihei  จาก STREET SMART (Thailand) ไปแล้ว คราวนี้เราลองมาฟังประสบการณ์ใช้งาน Teachme Biz จากฝั่งพนักงานไทยกันบ้าง ซึ่งวันนี้จะเป็นในแง่มุมของ คุณวรรณิศา บุญประดิษฐ – Project Manager และคุณปภาศิริ บัวศิริพันธุ์ – Sales Consultant จาก STREET SMART (Thailand)

ทำความรู้จักกับ STREET SMART กันก่อน

Street Smart เป็นบริษัทที่ให้บริการเครื่องมือคลาวด์สำหรับธุรกิจพร้อมกับการดูแลด้านเทคนิค การฝึกอบรมให้ความรู้ และรวมไปถึงการเผยแพร่คู่มือการใช้งาน G Suite ของ Google เป็นหลัก

ปัญหาที่เจอก่อนรู้จัก Teachme Biz?

1. พนักงานสามารถทำได้แค่ในเฉพาะส่วนของตัวเอง

ด้วยความที่บริษัทเราพนักงานทุกคนต้องทำงานได้หลากหลาย เพราะหากมีพนักงานบางคนลาหรือไม่อยู่ พนักงานคนอื่นจะต้องสามารถทำแทนได้ แต่ตอนที่ทำงานจริง ๆ พนักงานส่วนใหญ่มักจะโฟกัสอยู่แค่หน้าที่ตัวเองเท่านั้น

2. การอัปเดตข้อมูลล่าช้ากว่าที่ควร

เนื่องจาก Google มีการพัฒนาอยู่ตลอดเวลา ทำให้ทีมงานของเราต้องคอยอัปเดตข้อมูลให้ล่าสุดอยู่เสมอ เพราะต้องส่งต่อให้กับทางลูกค้า ทุกอย่างจึงต้องสมบูรณ์แบบ ทำให้ทีมงานต้องใช้เวลาในการแก้ไขและอัปเดตข้อมูลอยู่เสมอ ซึ่งคู่มือแบบเก่าจะเป็นแบบรูปเล่มที่จะแก้หรืออัปเดตทีไรก็ต้องใช้เวลาค่อนข้างนานมาก

3. การสอนงาน/ส่งต่องานต้องเสียเวลาค่อยข้างมาก

โดยปกติแล้วการสอนงานจะทำโดยหัวหน้าทีม หรือรุ่นพี่ ซึ่งมีปัญหาในเรื่องเวลา ดังนั้น ค่อนข้างเป็นไปได้ยากมากที่เขาจะมีเวลามาสอนงาน

 

ความแตกต่างเมื่อเริ่มใช้ Teachme Biz

1. พนักงานสามารถทำงานได้หลากหลายมากขึ้น

เมื่อคนในทีมลางานหรือไม่อยู่ พนักงานคนอื่น ๆ ก็สามารถทำงานแทนได้ทันทีเพียงแค่เปิดดูวิธีใน Teachme Biz งานก็สามารถดำเนินต่อไปได้ โปรเจ็คไม่ติดขัด อันนี้คือข้อดีที่เห็นได้ชัด ว่ามันดีจริง ๆ

2. การสร้างคู่มือนั้นง่ายมาก

ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านไอทีเลย แค่เรารู้วิธีการใช้สมาร์ทโฟน หรือคอมพิวเตอร์แบบเบื้องต้น ก็สามารถสร้างคู่มือจาก Teachme Biz ได้เลย

3. แชร์และติดตามผลได้

คู่มือที่เราทำสามารถแชร์ไปให้ทีมงานที่เกี่ยวข้องได้โดยตรง และสามารถติดตามดูได้ว่าผู้เกี่ยวข้องเหล่านั้นศึกษาเนื้อหางานจากคู่มือแล้วหรือไม่ นอกจากนี้ยังสามารถสื่อสารกันได้มากขึ้นจากการกดไลค์ หรือคอมเม้นต์ผ่านแพลตฟอร์ม

4. เลิกใช้กระดาษไปได้เลย

ด้วยความที่บริษัทเราทำงานเกี่ยวกับระบบคลาวด์อยู่แล้ว ดังนั้น CEO ของเราแทบจะไม่อยากให้ใช้กระดาษเลย ซึ่งตรงนี้ก็ตอบโจทย์มาก ๆ อะไรที่เคยเป็นคู่มือแบบกระดาษหรืออะไรที่ต้องทำซ้ำ ๆ เราก็จับมาอยู่บน Teachme Biz ทั้งหมด ทำให้ทุกคนเข้าถึงคู่มือผ่านสมาร์ทโฟนของตัวเองได้ง่าย ๆ

ชอบอะไรใน Teachme Biz มากที่สุด

โดยส่วนตัวชอบฟังก์ชันที่มันง่ายๆ สามารถที่จะใส่รูป ใส่วิดีโอได้ เน้นการสื่อสารด้วยภาพ เพราะปกติจะไม่ชอบเลยที่ต้องอ่านตัวหนังสือเยอะๆ แต่อันนี้แค่ใส่รูป ใส่สัญลักษณ์ เปลี่ยนสีนิดหน่อยก็สร้างคู่มือได้แล้ว Teachme Biz มีความเรียบง่าย ไม่ต้องเลิศหรูอลังการแค่กด ๆ จิ้ม ๆ ก็สร้างได้เสร็จแล้ว

ถ้าเปรียบเทียบจะให้ Teachme Biz เป็นอะไรสำหรับองค์กร

มีความรู้สึกว่าเหมือนเป็นพี่เลี้ยงหรือ Senior ที่อยู่กับเราตลอดเวลา เพราะโดยปกติแล้ว Senior ของเราไม่ค่อยมีเวลา ดังนั้นการหาข้อมูลด้วยตัวเองก่อนเพื่อให้เรารู้ว่าว่าต้องทำอะไร 1 ถึง 10 โดยที่ไม่ต้องไปรบกวน Senior จึงทำให้สามารถทำงานที่มีคุณภาพเทียบเท่ากับ Senior ได้เลย

มององค์กรที่มี Teachme Biz ว่าอย่างไร

มองว่าองค์กรที่ใช้ Teachme Biz นอกจากจะได้รับความสะดวกสบายในการทำงานแล้ว ยังสามารถลดค่าใช้จ่ายทั้งด้านบุคคลและกระดาษ นอกจากนี้ยังช่วยลดเวลาในการทำงานเพราะเราไม่ต้องโฟกัสกับการทำคู่มือมากเหมือนแต่ก่อน สามารถเอาทรัพยากรเหล่านี้ไปสร้างคุณค่าให้กับงานหรือบริการอื่นได้

ในปัจจุบันเห็นผลแล้วหรือยัง

เรื่องค่าใช้จ่ายนี่เห็นชัดเจนเลยค่ะ เราไม่ต้องเสียเงินเพิ่มเพื่อทำคู่มือเลย แล้วเราก็แทบจะไม่ได้ใช้กระดาษแล้วด้วย เจ้านายพอใจมาก เวลาแก้ไขก็สามารถแก้และส่งให้ทีมได้ทันที แล้วก็สามารถแชร์ข้อมูลให้ทีมอื่นได้ด้วยทำให้เราทำงานได้ง่ายขึ้น

มีอะไรอยากบอกกับคนที่ยังใช้คู่มือแบบเดิมๆ บ้างมั้ย?

จริงๆ น่าจะเป็นความรู้สึกแบบเดียวกับที่อยากแนะนำให้ลูกค้าใช้ระบบคลาวด์ G Suite แล้วก็เปิดใจมาใช้ Teachme Biz สร้างคู่มือค่ะ เพราะโลกสมัยนี้อะไรมันเปลี่ยนไปมากมายและรวดเร็ว คนที่จะอยู่ได้คือคนที่ปรับตัว ถ้าเปิดใจก็จะช่วยให้เราทำงานได้รวดเร็ว สะดวกสบาย และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน อีกทั้งยังมีความปลอดภัยที่มากกว่าอย่างแน่นอน ถ้าได้ใช้แล้วจะรู้สึกเลยว่าน่าจะรู้จักและได้ใช้ให้เร็วกว่านี้ อยากให้ทุกคนได้ลองใช้ค่ะ

Teachme Biz - Visual Workflow Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step (Visual-based) เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

คู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP (Standard Operating Procedures) คือสิ่งที่จะอธิบายและจัดลำดับขั้นตอนการทำงานให้เป็นรูปธรรม แยกแต่ละงานให้ชัดเจนเพื่อรักษาคุณภาพ ความปลอดภัย และประสิทธิภาพในการทำงาน  ซึ่ง Visual Workflow จะไม่ใช้แต่ตัวหนังสือเหมือน Workflow แบบเก่า แต่จะใช้ภาพและวิดีโออย่างมีประสิทธิภาพเพื่อการสื่อสารที่เข้าใจง่าย เสริมประสิทธิภาพให้คุณสามารถสร้างคู่มือที่ใครดูก็เข้าใจ 

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อ “Teachme Biz” ได้เลยนะคะ