จากนโยบายการพัฒนาเศรษฐกิจ Thailand 4.0 ที่เน้นการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาขับเคลื่อนธุรกิจดังนั้นทางฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR: Human Resource) จำเป็นต้องปรับตัวเร่งสปีดให้เท่าทันการเปลี่ยนแปลงเพื่อช่วยผลักดันให้องค์กรเติบโตได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ดังนั้นการเลือกนำเครื่องมือที่รองรับการทำงานและ Internet of Things จึงเป็นปัจจัยหนึ่งซึ่งช่วยยกระดับให้ HR ก้าวเข้าสู่ HR 4.0 ได้อย่างเต็มตัว ทั้งในแง่การสื่อสาร วิธีการทำงาน และสถานที่ทำงาน เป็นต้น
การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ
สิ่งสำคัญที่ HR 4.0 ไม่ควรมองข้ามก็คือการรวบรวมข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรเอาไว้ให้พร้อมเพื่อรองรับให้คนในองค์กรสามารถเข้ามาหาข้อมูลได้สะดวกเหมือนอย่างการค้นหาข้อมูลบนโลกออนไลน์ที่เรามักใช้กันอยู่แล้วในชีวิตประจำวัน ซึ่งข้อมูลที่ควรจัดเตรียมเอาไว้ก็มีหลายแง่มุม เช่น ข้อมูลพนักงาน สิ่งแวดล้อมในองค์กร รวมถึงการใช้เครื่องมือต่างๆ แหล่งข้อมูลเหล่านี้นอกจากจะช่วยให้พนักงานหาข้อมูลที่ต้องการได้สะดวกแล้วยังช่วยให้เราเข้าใจการทำงานของคนในองค์กรและนำไปวิเคราะห์ต่อเพื่อใช้แก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างทันท่วงทีอีกด้วย
วิธีการทำงาน
ในยุค 4.0 ที่เศรฐกิจมีการเปลี่ยนแปลงค่อนข้างเร็ว HR จึงต้องเตรียมรับมือให้ทันโดยเริ่มจากการเพิ่มความยืดหยุ่นการทำงานในองค์กร สนับสนุนให้พนักงานแต่ละแผนกสามารถเรียนรู้และเสริมทักษะใหม่ๆ ผลักดันให้แต่ละคนสามารถทำงานได้หลากหลายไม่ใช่เพียงกรอบการทำงานของตนเอง สร้างความพร้อมปรับตัวและสร้างความคล่องตัวให้ได้มากที่สุด
สถานที่ทำงาน
สิ่งแวดล้อมในที่ทำงานที่เหมาะสมกับเนื้องานก็มีส่วนส่งเสริมให้ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานดีขึ้น HR จึงควรให้ความสำคัญและปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมเสมอ โดยเฉพาะในยุค 4.0 ที่เต็มไปด้วย Digital Platform และ Mobile Technology ที่เราสามารถนำมาปรับใช้ในการลดค่าใช้จ่ายในบริษัทและยังเพิ่มความสะดวกให้พนักงาน เช่น การส่งข้อมูลผ่านออนไลน์ หรือ การประชุมผ่านทาง VDO call เป็นต้น
“Teachme Biz เครื่องมือการทำงานของ HR 4.0”
ระบบจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์ Teachme Biz ถูกพัฒนาและออกแบบมาเพื่อให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลยุคใหม่สามารถส่งเสริมการทำงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นในทุกมิติ
1. ระบบการทำงานแบบออนไลน์ : สามารถสร้าง แก้ไข จัดเก็บข้อมูลทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นคู่มือการทำงาน กฎระเบียบบริษัท หรือแม้แต่ knowledge ต่างๆ ไว้ในระบบ Cloud ผ่านทางอินเตอร์เน็ต ทำให้สามารถค้นหาข้อมูลและใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา รองรับความต้องการใช้งานที่สะดวกและรวดเร็วของยุคดิจิตอล แต่หากไม่มีอินเตอร์เน็ตก็ใช้งานออฟไลน์ได้ด้วยฟังก์ชั่น Bookmarks
2. สื่อสารง่ายเข้าใจทันที : ด้วยแพลตฟอร์มที่ใช้สร้างคู่มือการทำงานอย่างเป็นขั้นตอน Step by step รวมถึงสามารถใส่ข้อความ รูป และ วีดีโอ ประกอบได้จึงช่วยสื่อสารได้อย่างตรงจุดและเข้าใจง่ายถึงแม้เป็นงานที่ไม่เคยทำมาก่อนก็ลงมือทำตามได้อย่างถูกต้องทันที เหมือนคนที่เคยมีประสบการณ์มาแล้ว และยังมีฟังก์ชั่น Like และ Comment ให้ผู้ใช้งานและผู้ทำคู่มือสามารถสื่อสารกันได้เป็น 2 way communication เพื่อรับนำข้อมูลจากพนักงานไปวิเคราะห์ต่อได้ว่าพนักงานต้องการอะไรและควรแก้ไขตรงไหนเพิ่มเติมต่อไป
3. ลดความสิ้นเปลืองที่ไม่จำเป็น :
-
- ลดค่ากระดาษไม่ต้องปริ้นต์เป็นแฟ้มข้อมูลเหมือนก่อน
- แชร์คู่มือ/ขั้นตอนการทำงานผ่านอินเตอร์เน็ต ลดค่าส่งเอกสารหรือค่าเดินทางเพื่อนำส่ง
- ลดการจัดการอบรมพนักงาน เพราะมีฟังก์ชันเทรนนิ่งที่สามารถจัดเป็นคอร์สออนไลน์แล้วส่งให้พนักงานเรียนผ่านออนไลน์ได้เลย
- ลดค่าบุคลากรในการอบรม เมื่อไม่มีการอบรมก็ไม่ต้องเสียค่าบุคลากรในการอบรม
- ลดค่า Rework Cost เพราะพนักงานเข้าถึงขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องได้ตลอด จึงลดโอกาสการผิดพลาดของการทำงานได้
- ลดอัตราการลาออกของพนักงาน เพราะเมื่อพนักงานเรียนรู้ได้เองไม่ต้องอาศัยคนอื่น ก็สามารถทำงานได้อย่างมั่นใจ ลดโอกาสในการเกิดการผิดใจกันในการทำงาน
- เมื่ออัตราการลาออกลดลง ก็สามารถลดค่าใช้จ่ายในการหาบุคลากรทดแทนเมื่อมีการลาออกได้
- ลดช่วงเวลารอคอย เพราะพนักงานสามารถเข้าค้นหาข้อมูลได้ด้วยตัวเอง ไม่ต้องรอการซัพพอร์ตจาก HR
- HR มีเวลาไปทำอย่างอื่นที่ส่งผลต่อความก้าวหน้าองค์กรมากขึ้น
- แปลงคู่มือเป็นสไลด์โชว์ได้ลดเวลาการทำงาน
4. ใช้งานสะดวกผ่านมือถือ : ไม่จำเป็นต้องมีอุปกรณ์เพิ่มก็สามารถเข้าถึงข้อมูลได้เพียงแค่ใช้มือถือส่วนตัวเข้าระบบ Teachme Biz ทั้งระบบ IOS และ Android
สรุป
การเลือกนำเครื่องมือที่รองรับการทำงานมากขึ้นโดยเฉพาะ Internet of Things นับเป็นส่วนสำคัญที่จะช่วยยกระดับ HR ให้ก้าวเข้าสู่ HR 4.0 อย่างเต็มตัว ทั้งในแง่การสื่อสาร วิธีการทำงาน และสถานที่ทำงาน เป็นต้น ซึ่งระบบจัดการคู่มือการทำงานอัจฉริยะ Teachme Biz นับเป็นเครื่องมือของ HR ยุคใหม่เพราะออกแบบช่วยส่งเสริมการทำงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นในทุกมิติ
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
