หนึ่งใน “การปฏิวัติวิธีการทำงาน” ก็คือการทำงานแบบ “Remote Work” หรือ “Work From Home” ที่เป็นการทำงานที่ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี ทำให้มีความยืดหยุ่น ไม่ยึดติดกับเวลา ซึ่งมีบริษัทที่ใช้วิธีการทำงานแบบนี้มากขึ้นเรื่อยๆ ประกอบกับช่วงนี้ที่มีการระบาดของไวรัส COVID-19 จึงทำให้บริษัทที่ใช้การทำงานแบบ “Work From Home” เริ่มใช้ “Zoom” แพลตฟอร์มที่ให้บริการ Video Conference ที่กำลังได้รับความสนใจอยู่ในขณะนี้
คนที่เพิ่งเริ่มใช้ Zoom เป็นครั้งแรกคงจะมีความสงสัยบ้างว่า “จะทำอย่างนี้ต้องทำอย่างไร” เราจึงจะมาแนะนำวิธีการใช้งาน Zoom เพื่อเข้าประชุมหรือสัมมนาต่างๆ แบบเข้าใจง่ายด้วยการใช้ภาพเป็น Step-by-Step
บริษัทที่เริ่มการทำงานแบบ “Work From Home” คงมีไม่น้อยที่ไม่รู้ว่า “เครื่องมือที่ต้องใช้มีอะไรบ้าง” ในโอกาสนี้เราจึงใช้ Teachme Biz ในการสร้างขั้นตอนการใช้งาน Zoom ที่เข้าใจง่าย เผื่อว่าจะได้คลายปัญหาของทุกท่านบ้าง
ขอออกตัวก่อนนะคะว่าพวกเรา Teachme Biz คือผู้ให้บริการระบบจัดการคู่มือออนไลน์ ที่เห็นประสิทธิภาพของ Teachme Biz ว่าสามารถเผยแพร่ขั้นตอนการทำงานให้เข้าใจง่ายผ่านภาพถ่ายและวิดีโอ ไม่ได้มีความเกี่ยวข้องกับ zoom แต่อย่างใด
Zoom คืออะไร
Zoom คือ Application ที่พัฒนามาเพื่อให้สามารถจัดประชุม สัมมนา ได้ทางออนไลน์โดยใข้คอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน หรือแท็บเล็ต สามารถใช้ประชุมได้ทั้งแบบมีภาพและวิดีโอ (Video Conference) หรือประชุมผ่านโทรศัพท์ที่มีแต่เสียงเท่านั้น (Conference call) ซึ่งแอปพิลเคชั่น Zoom ถือเป็นผู้ให้บริการคลาวด์ด้าน Video Conference ที่มีผู้ใช้งานทั่วโลก ในเดือนมีนาคม 2020 ที่มีการระบาดของไวรัส COVID-19 Zoom ประกาศให้โรงเรียนในประเทศญี่ปุ่นสามารถใช้แพลตฟอร์มในการสอนได้ฟรี โดยปกติแล้ว Zoom จะสามารถใช้งานได้ทั้งแบบฟรีและแบบเสียค่าบริการ ถ้าเป็นแพลนฟรีจะสามารถสามารถสร้าง Group Meeting ที่มีผู้เข้าร่วมได้ตั้งแต่ 3 คน แต่ไม่เกิน 100 คน ภายในระยะเวลา 40 นาที แต่ครั้งนี้ Zoom ให้ทางโรงเรียนสามารถใช้ได้แบบไม่จำกัดจำนวนคน และไม่จำกัดระยะเวลาด้วย
ถึงแม้ว่า Zoom จะมีทั้งแพลนแบบฟรีและแบบเสียค่าบริการ ซึ่งโดยปกติจะแตกต่างกันที่การจำกัดระยะเวลาและจำนวนคนที่สามารถเข้าประชุมได้ หรือฟังก์ชันเพิ่มเติมต่างๆ แต่สเน่ห์อย่างหนึ่งของ Zoom ก็คือถึงแม้ว่าจะใช้งานแพลนฟรี ก็สามารถใช้ฟังก์ชันที่แสนจะสะดวกของ Zoom ได้แบบแทบจะครบทุกอย่าง เช่นการสามารถแชร์หน้าจอคอมพิวเตอร์ในระหว่างการประชุมได้ สามารถเชิญสมาชิกเข้าร่วมประชุมได้มากถึง 100 คน หรือสามารถบันทึกการประชุมเอาไว้เป็นวิดีโอได้ด้วย
การเข้า Online Meeting ผ่าน Zoom
ท่านที่ใช้ Zoom เพื่อเข้าประชุมผ่านออนไลน์เป็นครั้งแรกส่วนใหญ่น่าจะถูกเชิญให้เข้าร่วมประชุมออนไลน์ ซึ่งหากได้รับเชิญให้เข้าร่วมประชุมออนไลน์ผ่าน Zoom Meeting เราสามารถเข้าประชุมได้โดยไม่ต้องสมัครบัญชีผู้ใช้ Zoom เลย ซึ่งเราจะถูกเชิญให้เข้าร่วมประชุมออนไลน์โดยผู้จัดการประชุมจะส่ง URL หรือ Meeting ID มาให้
และวิธีการเข้าร่วมประชุมออนไลน์โดย Zoom นั้นมีทั้งหมด 3 วิธีด้วยกันโดยคุณสามารถเลือกใช้งาน Zoom ให้เหมาะกับตัวเองได้ดังนี้
1. เข้าร่วมโดยดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Zoom ไว้ใน PC
วิธีการเข้าร่วมประชุมออนไลน์โดยดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Zoom มาไว้ใน PC
อย่างที่กล่าวไว้ข้างต้นว่า Zoom สามารถใช้งานได้ผ่านเบราว์เซอร์ (เช่น Google Chrome) โดยไม่ต้องดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน โดยกรณีที่เริ่มใช้งานเป็นครั้งแรก ผู้เข้าร่วมจะได้รับ URL สำหรับเข้าร่วมประชุมออนไลน์ เมื่อคลิก URL แล้วจะสามารถเข้าร่วม Online Meeting ผ่านเบราว์เซอร์ได้เลย แต่หากต้องการดาวน์โหลดแอปพลิเคชันเพื่อการใช้งานที่สะดวกมากขึ้น ก็สามารถทำได้ โดย Teachme Biz ได้สรุปขั้นตอนการดำนเนินการเหล่านั้นให้เข้าใจง่ายผ่านแพลตฟอร์มของเราเอาไว้แล้ว สามารถดูและทำตามได้ทันทีเลยค่ะ
วิธีดาวน์โหลดแอป Zoom ลง PC และเริ่มต้นใช้งาน
https://teachme.jp/8/manuals/8218428
2. เข้าร่วมผ่านเบราว์เซอร์ในคอมพิวเตอร์
คุณสามารถเข้าร่วม Zoom Online Meeting ได้โดยไม่ต้องดาวน์โหลดแอปพลิเคชันเลย เพียงแค่ใช้เบราว์เซอร์ที่คุณใช้อยู่เป็นประจำ แต่อย่างไรก็ตาม โดยปกติแล้ว Zoom จะสามารถเข้ากันได้ดีกับ Google Chrome ที่สุด
เข้าร่วม Zoom Online Meeting ด้วยเบราว์เซอร์
https://teachme.jp/8/manuals/8219754
3. เข้าร่วมโดยดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Zoom ไว้ในสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต
เมื่อใช้งาน Zoom ผ่านเบราว์เซอร์หรือ PC แล้วมีปัญหาเรื่องการใช้ไมค์หรือลำโพง หรือการหากต้องการ Online Meeting แม้ในกรณีที่ไม่มี PC อยู่ด้วย การใช้งาน Zoom ผ่านสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตก็เป็นตัวเลือกที่ดี โดยคุณสามารถดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Zoom ผ่าน AppStore และ GooglePlay ได้เลย
นอกจากวิธีการใช้งานเบื้องต้นแล้ว พวกเรา Teachme Biz ซึ่งคุ้นเคยกับการใช้งาน Zoom เป็นอย่างดีได้เตรียมเทคนิคการตั้งค่า Zoom อื่นๆ เพื่อการใช้งานให้ได้อย่างมีประสิทธิภาพเอาไว้ให้ทุกท่านได้ใช้อีกด้วย
วิธีใช้ Zoom โดยไม่ต้องดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน
https://teachme.jp/8/manuals/8187034
วิธีทำให้ลูกค้าเข้า Online Meeting ด้วย Zoom ผ่าน Browser
https://teachme.jp/8/manuals/8189081
How to share PC / iPad screen via Zoom Meeting
https://teachme.jp/8/manuals/7053377
คู่มือการใช้งาน Zoom ทั้งหมดที่แชร์ในบทความนี้สร้างขึ้นโดย Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่ใช้ได้ทั้งกับ Work Instuction Manual และ SOPs หากต้องการศึกษาเกี่ยวกับ Teachme Biz เพิ่มเติมสามารถสมัครเข้าร่วมWorkshopที่ด้านล่างนี้ได้เลยค่ะ
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
