การเตรียมการเพื่อทำคู่มือและวิธีการทำคู่มือ｜เรามาดูเคล็ดลับการทำงานให้ราบรื่นกัน!

ประสิทธิภาพการทำงานเป็นสิ่งที่สำคัญมากสำหรับการทำงานเติบโตในองค์กร มีปัจจัยหนึ่งที่จำเป็นสำหรับยกระดับประสิทธิภาพการทำงานนั่นก็คือ “คู่มือ” คู่มือไม่เพียงแค่เป็นแนวคิดและกฎระเบียบบริษัทเท่านั้น แต่ยังช่วยให้เราเรียนรู้และเข้าใจขั้นตอนการทำงาน ฯลฯ ได้อีกด้วย ดังนั้นในครั้งนี้เราจะขออธิบายให้ฟังตั้งแต่เรื่องการเตรียมตัวเบื้องต้นก่อนทำคู่มือไปจนถึงวิธีการทำคู่มือพื้นฐาน ลองเอาไปใช้กันดูนะครับ

การทำคู่มือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการปรับปรุงพัฒนางาน

ในบรรดาวิธีที่ใช้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน “การทำคู่มือ” เป็นองค์ประกอบที่สำคัญมากอย่างหนึ่ง การมีหรือไม่มีคู่มือสร้างความแตกต่างในประสิทธิภาพการทำงานอย่างมาก ทว่า การทำคู่มือขึ้นมาเฉยๆ ไม่ได้มีความหมายอะไรมากนัก การที่คู่มือมีประโยชน์ต่อผู้ใช้งานเป็นเรื่องสำคัญ การเข้าใจง่าย อ่านง่าย อ้างอิงได้ง่าย ทำงานได้ง่าย ฯลฯ เหล่านี้คือความหมาย/ความสำคัญของคู่มือ ทีนี้เรามาดูกันว่าควรทำคู่มือขึ้นมาอย่างไรจึงจะดี

การเตรียมการสำหรับทำคู่มือที่เหมาะกับบริษัทเป็นสิ่งจำเป็น

คู่มือไม่ใช่สิ่งที่จะทำเสร็จได้ภายในวันเดียว แม้เนื้อหาจะครบถ้วน แต่การทำคู่มือให้ออกมาอ่านง่ายจำเป็นต้องรวบรวมข้อมูล จัดโครงสร้างประโยค ใช้การอธิบายด้วยแผนภาพและตารางเข้ามาช่วยด้วย

ตอนทำคู่มือคงมีไม่น้อยที่เราใส่สิ่งที่เราประสบมาจริงๆ รวมทั้งความรู้ของเราผสมลงไป แต่คนจำนวนมากไม่รู้ว่าควรจะต้องทำอะไรอย่างไรเพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาแปลงเป็นคู่มือ เพราะฉะนั้นวันนี้เราจะมาอธิบายให้ฟังว่าก่อนอื่นควรจะต้องเริ่มจากอะไรและทำอะไรอย่างไรต่อไปดี เผื่อให้ทุกท่านลองนำไปใช้เป็นแนวทางดูครับ

1. กำหนดรูปแบบที่ใช้ให้ชัดเจน

ตอนทำคู่มือเราควรทำโดยใช้รูปแบบฟอร์มไปในทิศทางเดียวกัน ข้อดีของการใช้รูปแบบเดียวกันมีอยู่ 3 ข้อคือ “คุณภาพของคู่มือจะมีความเสถียร” “อ่านง่ายตั้งแต่ต้นจนจบ” “และถึงผู้อ่านไม่มีความรู้ก็เข้าใจได้ง่าย” สิ่งที่สำคัญของคู่มือคือจะต้องอ่านง่ายและเข้าใจได้ง่าย จึงสามารถพูดได้ว่าการใช้รูปแบบเดียวกันทุกวันเป็นประโยชน์ หลักๆ แล้วโปรแกรมที่ใช้ทำคู่มือก็จะมี “Word” “Excel” “Power Point” แต่ไม่ว่าจะรูปแบบไหนก็จะมีข้อดีและข้อเสียอยู่ ดังนั้นเรามาทำความเข้าใจลักษณะของแต่ละรูปแบบไว้ล่วงหน้าก่อนที่จะเลือกใช้งานกันดีกว่า​ ​​ ​

2. จัดระเบียบลำดับขั้นตอนของงาน

คู่มือการทำงานคือสิ่งที่ทำขึ้นมาเพื่อทำให้คุณภาพการทำงานของพนักงานทุกคนเป็นมาตรฐานเดียวกัน รวมทั้งเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วย ดังนั้นคู่มือจึงจำเป็นต้องอ่านง่ายและมีคุณภาพขนาดที่เพียงแค่อ่านก็สามารถจับภาพรวมของลำดับขั้นตอนการทำงานได้

ก่อนอื่นเรามาตรวจสอบเนื้อหางานของคู่มือที่จะทำครั้งนี้ให้ดีก่อนลงมือทำกัน เมื่อเช็คเรียบร้อยแล้วให้จัดระเบียบลำดับขั้นตอนการทำงานให้สามารถนำเสนอภาพรวมได้ และเมื่อเข้าใจภาพรวมแล้วเราจะสามารถจำคำอธิบายของแต่ละขั้นตอนได้ง่ายขึ้น

3. จับประเด็นปัญหาในงานให้ชัดเจน แล้วนำมาใช้ในการทำคู่มือ

ก่อนหน้านี้เราได้พูดไปแล้วว่าคู่มือช่วยให้คุณภาพงานเป็นมาตรฐาน แต่ในการทำงานจะมีความผิดพลาดและประเด็นปัญหาบางจุดที่เด่นชัดเป็นพิเศษ ซึ่งในส่วนนี้แหละที่จำเป็นต้องนำมาใส่ในคู่มือด้วย เพราะการทำงานให้ออกมาดีมีความหมายเดียวกับการกำจัดข้อผิดพลาดให้ได้มากที่สุด

เรามาดูไปพร้อมๆ กันว่างานแบบไหนที่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นเยอะ สาเหตุอะไรที่ก่อให้เกิดความผิดพลาดของงาน มาตรการอะไรที่จะกำจัดต้นเหตุของข้อผิดพลาดนั้น หัวหน้างานที่มีประวัติการทำงานมายาวนานจะเข้าใจข้อผิดพลาดและประเด็นปัญหานั้นอย่างดี เราลองไปสอบถามดูกันว่าข้อผิดพลาดแบบไหนที่มีเยอะและที่ผ่านมามีการแก้ไขอย่างไรไปแล้วบ้าง

4. หาข้อมูลว่ามีบริการสร้างคู่มือแบบไหนบ้าง

การทำคู่มือจริงๆ สามารถทำด้วยตัวเองได้ แต่ก็สามารถใช้ตัวช่วยจากภายนอกได้ด้วยเช่นกัน โดยตัวช่วยในการทำคู่มือมีเยอะแยะมากมาย เช่น ซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือที่ช่วยให้ทำคู่มือได้สะดวกขึ้น ฯลฯ หากนำตัวช่วยเหล่านี้มาใช้งานอย่างถูกต้องจะสามารถสร้างคู่มือที่อ่านง่ายและครบถ้วนขึ้นมาได้

ในบางครั้งเราอาจจำเป็นต้องคุยกับที่ปรึกษาบ้างเพื่อรับคำแนะนำต่างๆ เช่น ก่อนทำคู่มือจะแนะนำว่า “การทำคู่มือควรทำอย่างไร” ระหว่างทำคู่มือก็จะให้คำปรึกษาว่า “ทำแบบนี้จะดีกว่า” และหลังทำคู่มือเสร็จก็จะให้ความเห็นว่า “ตรงนี้ควรแก้เป็นแบบนี้จะดีกว่า” ซึ่งในส่วนนี้ทาง Studist เรารับให้คำปรึกษาและช่วยสนับสนุนคุณได้ ลองเข้ามาปรึกษาเราดูสิครับ​ ​​ ​

5. กำหนดผู้รับผิดชอบในการทำคู่มือ

สิ่งแรกเลยที่ต้องกำหนดก่อนเริ่มสร้างคู่มือ คือ “ใครจะเป็นคนทำคู่มือ” ตราบใดที่ยังไม่ชัดเจนว่าใครจะเป็นคนทำก็จะไม่สามารถทำอะไรต่อได้ ปัจจัยในการเลือกคือต้องเป็นคนที่ “รู้ระบบบริษัทและวิธีใช้จริง” “ไม่เป็นอุปสรรคต่องานหลักที่ทำ” “มีความสามารถในการสื่อสาร” “รู้จักเลือกใช้ข้อมูลที่ถูกต้องเท่านั้น” “สามารถเขียนประโยคที่คนอ่านเข้าใจง่ายได้” เป็นต้น

ถ้าคุณเจอคนที่มีคุณสมบัติครบทุกอย่างก็จะดี แต่อาจจะหาได้ยาก ที่สำคัญคือการเป็น “คนที่สามารถทำคู่มือในมุมมองของผู้ใช้งานได้” ถ้าเป็นคนที่เพียงแค่รู้ระบบและข้อมูลต่างๆ ดีอย่างเดียวจะมีแนวโน้มทำคู่มือออกจากความคิดว่าคนอ่านมีความรู้พื้นฐาน ฯลฯ อยู่แล้ว ดังนั้นควรเลือกคนทำคู่มือที่สามารถระวังในจุดนั้นได้ด้วย

6. กำหนดระยะเวลาอย่างเพียงพอเพื่อไม่ให้กระทบงานหลัก

เมื่อกำหนดผู้ทำคู่มือได้แล้วสิ่งที่ต้องระวังอีกคือ “ระยะเวลาในการทำ” เราเข้าใจความรู้สึกที่อยากให้คู่มือเสร็จเร็ว แต่คนที่รับผิดชอบทำคู่มือไม่ได้เข้าบริษัทมาเพื่อมาทำคู่มืออย่างเดียว คนทำเหล่านั้นเองก็มีงานอย่างอื่นของตนเองที่ต้องทำด้วยเช่นกัน

ถ้าแบ่งเวลาไปทำคู่มือแล้วกลายเป็นว่าทำงานหลักแบบขอไปที ก็ไม่มีความหมายอะไร ดังนั้น ควรกำหนดระยะเวลาการทำคู่มือโดยคาดการณ์ล่วงหน้าเพื่อไม่ให้เกิดผลกระทบต่องานหลักของผู้ทำคู่มือ แต่ถ้าระยะเวลาทำน้อยเกินก็จะกระทบกับคุณภาพของคู่มือได้​ ​​ ​​ ​

วิธีสร้างคู่มือ

จากนี้เราจะอธิบายวิธีการทำคู่มือให้ฟังกัน ที่จะอธิบายตรงนี้จะเป็นขั้นตอนแบบพื้นฐาน ดังนั้นคุณสามารถลองนำไปปรับใช้โดยอิงข้อมูลเหล่านี้เป็นฐานดู แต่ว่าเคล็ดลับการทำคู่มือนั้นคือการจับพื้นฐานให้อยู่ การประยุกต์ใช้ไม่ใช่สิ่งไม่ดีแต่ก่อนอื่นเรามาทำความเข้าใจหลักการให้แน่นกันก่อน

1. อธิบายขั้นตอนของงานให้เข้าใจง่าย

ในการทำคู่มือสิ่งที่สำคัญมากที่สุดคือการอธิบายให้ “เข้าใจง่าย” ซึ่งหมายถึงคู่มือที่อ่านง่ายทำความเข้าใจได้ง่าย เพิ่มเติมขึ้นจากนั้นคือไม่ว่าใครอ่านก็จะได้ผลลัพธ์ที่คงที่แน่นอนซึ่งจุดนี้เป็นสิ่งสำคัญ ถ้าแค่เข้าใจง่ายสำหรับคนที่ทำคู่มือขึ้นมาเท่านั้นก็ไม่มีความหมายอะไร

ตอนเขียนคู่มือไม่ควรเขียนแค่เนื้อหางานเท่านั้น แต่ควรอธิบายความสำคัญของขั้นตอนนั้นๆ ลำดับขั้นตอนของงานนั้นๆ การรับมือเมื่อเกิดกรณีฉุกเฉิน กรณีที่เป็นระบบหรือเครื่องจักรอุปกรณ์ต่างๆ การระบุชื่ออะไหล่ ฯลฯ ไม่ให้มีการตกหล่นเป็นสิ่งสำคัญ

ข้อควรระวังคือการเขียนลำดับขั้นตอนการทำงาน พยายามยั้งใจไม่คิดว่า “สำหรับเราถ้าทำแบบนี้จะเร็วกว่านะ” แต่พยายามเขียนขั้นตอนการทำงานที่ไม่ว่าใครก็สามารถทำได้ ถ้าจับหลักการได้ไม่นานก็สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขึ้นมาได้ด้วยตัวเอง

2. สรุปประเด็นหลักๆ ในการทำงาน

คู่มือมีจุดประสงค์เพื่อทำให้ประสิทธิภาพและคุณภาพการทำงานเป็นมาตรฐานเดียวกัน ไม่ว่าใครก็ตามต้องสามารถทำงานได้เพียงแค่อ่านคู่มือนั้น ดังนั้นตอนทำคู่มือเราต้องมาสรุปประเด็นหลักๆ ในการทำงานนั้นๆ กัน

การกำหนดหัวข้อ (Theme) ว่า “ต้องการจะบอกอะไร เป้าหมายคืออะไร” เป็นอย่างแรกเลย จากนั้นเรามาเขียนคำอธิบายกันว่า “อะไรคือสิ่งจำเป็นในการบรรลุเป้าหมายนั้น และอะไรคือสิ่งที่ควรทำ”

การทำ “โครงสร้าง” เป็นสิ่งสำคัญสำหรับกำหนดสิ่งเหล่านี้ โครงสร้างเป็นเหมือนกับแผนร่างของคู่มือ เป็นสิ่งที่สรุปว่า “ควรบอกอะไร ควรทำอะไร” อย่างง่ายๆ ซึ่งการทำโครงสร้างนี้ไว้ให้ดีช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพการทำคู่มือได้

3. ใส่แผนผังและรูปภาพเกี่ยวกับงานลงไป

เมื่อสรุปประเด็นหลักของงานและกำหนดว่าจะทำคู่มือแบบไหนเรียนร้อยแล้ว ก็จะถึงขั้นตอนของการ “เขียนคำอธิบาย” เมื่อเขียนคำอธิบายซึ่งคือสิ่งที่เป็นองค์ประกอบพื้นฐานของคู่มือเสร็จแล้ว ต่อไปเรามาใส่คำอธิบายเพิ่มเติม เช่น แผนผังหรือตาราง ฯลฯ ลงไปเพื่อให้อ่านง่ายและทำความเข้าใจง่ายกัน

นอกเหนือจาก“การอ่าน”คำอธิบาย “การดู” ผ่านแผนผังและตารางก็จะช่วยให้เข้าใจชัดเจนยิ่งขึ้น โดยเฉพาะคู่มือการใช้เครื่องจักรอุปกรณ์นั้น แผนผังและรูปภาพเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ ถ้าแค่เขียนชื่ออะไหล่ไว้ในคำอธิบาย คนส่วนใหญ่คงไม่รู้ว่าจริงๆแล้วหมายถึงส่วนไหน

การใส่แผนผังหรือรูปภาพลงไปช่วยให้อธิบายได้ว่าอะไหล่ที่เขียนไว้ในคำอธิบายหมายถึงสิ่งไหนและอยู่ตรงไหน ถ้าเป็นไปได้ควรใช้เครื่องจักรอุปกรณ์ของจริงในการอธิบายควบคู่ไปด้วยจะยิ่งได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น และจะดีไปอีกถ้าคุณสัมผัสของจริงไปด้วยระหว่างใส่คำอธิบาย เพราะจะช่วยให้สามารถนึกขึ้นตอนออกได้เมื่อสัมผัส

4. ตรวจสอบและปรับปรุงคู่มือที่ทำเสร็จแล้ว

เมื่อทำคู่มือเสร็จแล้วเราอาจรู้สึกว่าอยากรายงานเจ้านายและให้เริ่มเอาไปใช้ทันทีเลย แต่ให้เก็บความรู้สึกนั้นไว้ก่อนแล้วมา “ตรวจสอบว่ามีอะไรขาดตกบกพร่องไปบ้าง” กัน คู่มือเป็นสิ่งที่ต้องปรับหลายๆ ครั้งจึงจะเสร็จสมบูรณ์ เช่น ส่วนที่เนื้อหามีความขัดแย้งกัน หรือส่วนที่คนอ่านคิดว่าอ่านยาก ซึ่งเหล่านี้เราไม่สามารถทำให้ออกมาสมบูรณ์ได้ตั้งแต่ครั้งแรก

แต่เราสามารถลดงานที่ต้องแก้ไขลงได้ด้วยการตราวจสอบส่วนที่ขาดตกบกพร่องไว้ในระดับหนึ่งก่อนที่จะส่งแบบฉบับสมบูรณ์ จุดง่ายๆ เลยที่ควรตรวจ เช่น “มีตรงไหนสะกดผิด พิมพ์ตกหล่นมั้ย” หรือ “ชื่อแผนผังหรือตารางและตัวเลขถูกต้องหรือไม่” “มีคำอธิบายเพิ่มเติมตรงไหนที่ตกหล่นไปบ้างรึเปล่า” เป็นต้น

เคล็ดลับคือให้ลองเอาคู่มือที่ทำเสร็จแล้วมาอ่านออกเสียงดู การ “อ่าน” ด้วยการมองอย่างเดียวกับการ “อ่าน” โดยเปล่งเสียงออกมามีความแตกต่างกันมาก เมื่อได้อ่านออกเสียงดู เราจะสังเกตุเห็นความไม่เป็นธรรมชาติของประโยคหรือความไม่เหมาะสมของคำศัพท์ที่ใช้ได้ เมื่อเจอจุดไหนที่คิดว่าไม่เป็นธรรมชาติให้พยายามแก้จุดเหล่านั้นทันที​ ​

จุดที่ควรคำนึงถึง/ระวังเวลาทำคู่มือ

พอเริ่มเข้าใจเกี่ยวกับการทำคู่มือแล้วเรามาทำความรู้จักกับจุดสำคัญและข้อควรระวังในการทำคู่มือกัน เมื่อเราเข้าใจเนื้อหาส่วนนี้ดีแล้วเราจะสามารถทำคู่มือที่มีข้อผิดพลาดน้อยลงได้ เพราะในคู่มือต้องไม่มีข้อผิดพลาดอยู่ ดังนั้นลองเอาข้อมูลต่อไปนี้ไปลองปรับใช้กันดูนะครับ

1. เครื่องมือที่ใช้ทำคู่มือ

ในการทำคู่มือนั้นควรมี“เครื่องมือ”ที่ช่วยอำนวยความสะดวก โดยเราสามารถสร้างคู่มือที่เข้าใจง่ายมากขึ้นกว่าเดิมด้วยการใช้เครื่องมือเหล่านี้ เมื่อทำคู่มือที่ดีออกมาเรียบร้อยแล้ว ก็จะทำให้สามารถเข้าใจงานได้เร็วขึ้น ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานสูงขึ้น

เครื่องมือมีหลากหลายประเภท แต่สิ่งสำคัญคือการ “ใช้เครื่องมือที่เข้ากับงาน” คำแนะนำปากต่อปากหรือคะแนนประเมินของผู้ใช้งานจริงก็สำคัญ แต่การทดลองหลายๆ วิธีด้วยตัวเองก็สำคัญเช่นกัน โปรดระวังไว้ว่าเครื่องมือมีทั้งแบบต้องเสียเงินและแบบฟรี ควรศึกษาก่อนใช้ให้รอบคอบด้วย​ ​​ ​

2. ได้รับคำแนะนำที่ถูกต้องแม่นยำจากผู้ให้คำปรึกษาอยู่หรือไม่

เวลาทำคู่มือ ถ้าทำด้วยตัวเองอาจมีช่วงที่ไปต่อไม่ถูกบ้าง เช่น “ไม่รู้ว่าต้องปรับอะไรตรงไหนอย่างไรให้คนอ่านเข้าใจได้มากขึ้น” “ต้องเอาแผนผังหรือตารางใส่เข้าไปตรงไหนถึงจะถูกต้อง” เป็นต้น

เมื่อเจอแบบนั้น ทางแก้อย่างหนึ่งคือการไปถามหัวหน้า เพื่อนร่วมงาน ฯลฯ แต่เรามาลองรับคำปรึกษาจาก “ผู้ให้คำปรึกษา (Consultant)” กันดู ผู้ให้คำปรึกษา (Consultant) คือผู้ที่ให้คำแนะนำว่าควรจะต้องทำอะไรอย่างไรจึงจะทำให้คู่มือดีขึ้นกว่าเดิมได้

สิ่งที่แตกต่างจากหัวหน้าและเพื่อนร่วมงานคือการเป็นมืออาชีพ/ผู้เชี่ยวชาญสายนั้นโดยเฉพาะ และไม่เพียงให้คำปรึกษาที่ถูกต้องแม่นยำเท่านั้น แต่ยังสามารถให้คำแนะนำติชมหลังทำคู่มือเสร็จแล้วด้วย การทำคู่มือที่ถูกต้องนั้นความสามารถของเราก็สำคัญ แต่การใช้ที่ปรึกษามากแค่ไหนก็เป็นเรื่องสำคัญเช่นกัน

3. เป้าหมายของบริษัท

การทำงานในบริษัทจำเป็นต้องรู้ว่าเป้าหมายของบริษัทนั้นคืออะไร “บริษัทนี้เล็งเป้าหมายอะไรไว้” “เป้าหมายแห่งความสำเร็จของเหล่าพนักงานคืออะไรกัน” เป็นต้น การสื่อสารข้อความเหล่านี้ผ่านคู่มือเป็นสิ่งสำคัญเช่นเดียวกัน

เป้าหมายของบริษัทเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการสร้างบริษัทให้เป็นตัวเป็นตน หากให้สื่อเป้าหมายที่ผิดๆ ไปกับพนักงานจะไม่เกิดประโยชน์อะไรต่อบริษัทเลย ดังนั้นถ้าเป็นไปได้ควรถามจากหัวหน้าหรือประธานบริษัทโดยตรงจะดีที่สุด อาจมีคู่มือเก่าอยู่หรืออาจมีเขียนระบุไว้บนหน้าเว็บไซต์ของบริษัท แต่การอธิบายโดยไม่เข้าใจเมื่อเทียบกับการอธิบายด้วยความเข้าใจแตกต่างกันมาก

4. เนื้อหางานของแต่ละแผนก

บริษัทส่วนใหญ่จะประกอบไปด้วยหลากหลายแผนก ถึงแม้กฎระเบียบหรือแนวคิดพื้นฐานของบริษัทจะเหมือนกันแต่รายละเอียดงานแทบไม่เหมือนกันเลย เพราะฉะนั้นคนที่ทำคู่มือจำเป็นต้องรู้ข้อมูลเนื้อหางานของแต่ละแผนกไว้ให้ดี

ถึงแม้งานที่ทำจะมีลักษณะคล้ายกัน แต่หากมีรายละเอียดยิบย่อยที่ต่างกันก็จะกลายเป็นงานคนละงานไป เพื่อไม่ให้ปะปนกันเรามาใส่ข้อมูลเน้นลงไปว่า “จุดไหนที่ต่างจากแผนกอื่น” “จุดที่มักเข้าใจผิดกันบ่อยๆ” ฯลฯ กัน เพื่อให้ทำแบบนั้นได้เราจำเป็นต้องถามคนแผนกอื่น หรือขอยืมคู่มือเพื่อมาใช้อ้างอิง ฯลฯ

5. การสื่อสารระหว่างพนักงานในองค์กรเป็นไปด้วยดีหรือไม่

ในการทำงานเป็นองค์กร การสื่อสารระหว่างพนักงานด้วยกันเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ ตอนทำคู่มือเช่นกัน ไม่เพียงแค่ต้องพูดคุยสอบถามความคิดเห็นและข้อควรแก้ไขปรับปรุงเท่านั้น แต่หลังทำคู่มือเสร็จการทำความเข้าใจให้ตรงกันคือสิ่งสำคัญ แต่แน่นอนว่านี่ไม่ใช่สิ่งที่ทำได้ง่ายๆ

ความสามารถในการสื่อสารของแต่ละคนต่างกัน ถ้ามีคนที่แสดงความคิดเห็นออกมาเองอย่างกระตือรือร้น ก็จะมีคนที่ไม่ถนัดพูดความเห็นของตนเองด้วยเหมือนกัน เพื่อลดความแตกต่างในส่วนนั้นให้ได้มากที่สุด เรามาพยายามพูดคุยสื่อสารทีละเล็กทีละน้อยในชีวิตประจำวันกัน เมื่อคุ้นชินแล้วก็จะสามารถสื่อสารกันได้ง่ายขึ้น

ต้นทุนที่ใช้ในการทำคู่มือ

การทำคู่มือไม่สามารถทำด้วยต้นทุน 0 บาทได้ แค่การใช้คนในองค์กรมาทำคู่มือก็ถือเป็นต้นทุนแล้ว หลังทำคู่มือเสร็จก็เช่นกัน เพาะต้องปริ๊นท์ออกมา ดังนั้นไม่ว่ายังไงก็มีต้นทุนเกิดขึ้น กรณีที่จ้างให้คนนอกทำก็อาจไม่มีต้นทุนด้านบุคคลากร แต่ก็มีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น

ส่วนใหญ่น่าจะทำคู่มือกันด้วยตัวเอง แต่คู่มือไม่ใช่สิ่งที่ทำแล้วจะ “สมบูรณ์แบบ” ได้ตั้งแต่ครั้งแรกที่สร้าง แต่เป็นสิ่งที่จะมีข้อผิดพลาดและต้องปรับปรุงหลายครั้งตามคำติชม ดังนั้นยิ่งจำนวนครั้งที่ปรับแก้เยอะขึ้น ต้นทุนก็ยิ่งสูงขึ้นตามไปด้วย

จังหวะเวลาในการทำคู่มือ

จังหวะที่เหมาะสำหรับทำคู่มือนั้นต่างกันไปขึ้นอยู่กับแต่ละบริษัท ทีนี้ช่วงเวลาแบบไหนหล่ะที่คู่มือจะมีความจำเป็นขึ้นมา เราจะมาแนะนำช่วงเวลานั้นให้รู้จักกันผ่านตัวอย่างต่างๆ

1. เมื่อเริ่มใช้เครื่องจักรหรืออุปกรณ์ใหม่

เครื่องจักอุปกรณ์ใหม่ๆ คือ สิ่งที่ไม่มีใครรู้จักนอกจากคนที่เคยจับมาก่อนในอดีต กรณีที่ไม่ชำนาญแล้วเข้าไปใช้งาน อาจก่อให้เกิดความเสียหาย หรือข้อมูลส่วนบุคคลรั่วไหลสู่ภายนอกได้ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องใช้คู่มือเพื่อทำความเข้าใจไว้ก่อนเพื่อไม่ให้เกิดกรณีแบบนั้นขึ้นด้วย

สำหรับเครื่องจักรอุปกรณ์ใหม่เราจำเป็นต้องทำคู่มือให้เข้าใจง่ายสำหรับคนที่อธิบายด้วย ตอนทำคู่มือถ้าเราอ้างอิงให้เห็นว่าต้องสัมผัสจุดไหนด้วยก็จะดียิ่งขึ้น สำหรับบริษัทที่กระตือรือร้นที่จะนำเครื่องจักรใหม่ล่าสุดเข้ามาใช้งาน ฯลฯ ควรต้องอำนวยความสะดวกให้คนทำคู่มือด้วย

2. ช่วงที่มีพนักงานเข้ามาใหม่

ช่วงที่มีพนักงานเข้ามาใหม่เป็นช่วงที่คู่มือมีความจำเป็นมากที่สุด โดยปกติพนักงานเข้าใหม่จะไม่มีความรู้เรื่องระบบต่างๆ ของบริษัท ด้วยสภาพเช่นนั้นจะไม่สามารถทำงานได้ดังนั้นจึงต้องเรียนรู้สิ่งต่างๆ รวมทั้งระบบของบริษัทก่อน

นอกจากนั้นยังต้องมีการเรียนรู้มารยาททางสังคมเยอะเช่นกัน สิ่งที่จะเป็นประโยชน์ในการเรียนรู้คือคู่มือนั่นเอง โดยองค์กรส่วนใหญ่เอาคู่มือเข้ามาใช้ในการอบรมพนักงานที่เข้ามาใหม่ สำหรับพนักงานใหม่เองในช่วง 3 เดือนแรกที่ทำงาน ส่วนใหญ่ถ้าได้ดูคู่มือไปด้วยทำงานไปด้วยก็จะอุ่นใจและมีกำลังใจทำงานมากขึ้น

3. เมื่ออยากเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้สูงขึ้น

การจะเพิ่มประสิทธิภาพของงานนั้น วิธีที่เร็วที่สุดน่าจะเป็นการเพิ่มคุณภาพในงานของผู้ที่เกี่ยวข้องให้ได้มาตรฐานระดับเดียวกัน และเนื่องจากในคู่มือมีขั้นตอนการทำงาน วิธีการใช้ระบบ รวมทั้งวิธีคิดเกี่ยวกับงาน ฯลฯ เขียนไว้ จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพงานของพนักงานโดยรวมได้​ ​

ไม่ปล่อยให้อบรมเพียงครั้งเดียวแล้วจบ แต่จัดอบรมเป็นระยะเพื่อรักษาคุณภาพของงานให้คงที่ ซึ่งในตอนนั้น ถ้ามีข้อเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นภายในบริษัท คุณลองรับมือด้วยวิธีเช่น การทำคู่มือใหม่ ฯลฯ ดู

สรุป

สิ่งสำคัญในการทำคู่มือที่เหมาะกับบริษัทคือ การเตรียมพร้อมที่ดีและการสามารถอธิบายขั้นตอนการทำงานได้อย่างเข้าใจง่าย เมื่อทำคู่มือที่ดีออกมาเสร็จก็จะส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มมากขึ้น

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !