การใช้ Cloud Storage สำหรับองค์กร
“ระบบ cloud storage คือระบบที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับองค์กรทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ได้เป็นอย่างดี”
คุณ Paul Diamond จาก Microsoft หนึ่งในผู้ให้บริการ Cloud Storage รายใหญ่ระดับโลก ได้เปิดเผยว่า “หลายๆ บริษัท ทั้งขนาดใหญ่และเล็กจะตัดสินใจมาใช้การจัดเก็บข้อมูลของธุรกิจหรือองค์กร ไว้ในบนระบบคลาวด์กันมากขึ้น”
โดยอ้างอิงถึงแบบสำรวจในปี 2020 จากเว็บไซต์ LogicMonitor ในหัวข้อ “บริการคลาวด์จะเป็นอย่างไรในอนาคต” ซึ่งรายงานได้ว่า ภายในสิ้นปีจะมีองค์กรที่ย้ายข้อมูลงานกว่า 41% ไปใช้บนคลาวด์ โดยอีก 22% ใช้ตัวเลือกแบบไฮบริด ซึ่งเป็นการผสมผสานระหว่างการเก็บข้อมูลแบบ On-Premises Servers และ Cloud Storage เข้าด้วยกัน
ในอนาคตจึงมีแนวโน้มอย่างมากที่เหล่าธุรกิจขนาดเล็ก กลาง และใหญ่อาจเปลี่ยนไปใช้ที่เก็บข้อมูลบน Cloud กันมากขึ้นเรื่อยๆ โดยคุณ Paul Diamond ยังให้เหตุผลด้วยว่า “Cloud Storage เป็นโซลูชันที่ดีที่สุดจากเกณฑ์หลายๆ ประการ”
ข้อเปรียบเทียบระหว่างการเก็บข้อมูลบน Cloud Storage และ On-Premises Server
ถ้าย้อนกลับไปสัก 5-10 ปีที่แล้วการจะส่งไฟล์ให้คนอื่นแต่ละครั้งเราจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องใช้อุปกรณ์เสริม เช่น CD Flash Drive หรือ Hard Disk เป็นต้น แต่เมื่ออินเทอร์เน็ตเริ่มเข้ามามีบทบาทในที่ทำงานมากขึ้น เราก็เริ่มที่จะมีวิธีส่งไฟล์แบบอื่นๆ เพิ่มเข้ามาด้วย เช่น การแนบไฟล์ในอีเมล หรือ ใช้บริการเว็บฝากไฟล์แบบชั่วคราว ต่างๆ
แม้จะสะดวกมากขึ้นแล้วเพราะสามารถส่งข้อมูลผ่านอินเทอร์เน็ตได้ แต่ก็ยังแอบติดปัญหาบางอย่างที่ทำให้ยังส่งข้อมูลไม่สะดวกอยู่เหมือนเดิม เช่น ขนาดของไฟล์ ระยะเวลาที่สามารถดาวน์โหลด หรือการส่งลิงก์อย่างกำหนดไม่ได้ จากข้อจำกัดต่างๆ ที่ยังไม่ตอบโจทย์ User (ผู้ใช้งาน) ทำให้ปัจจุบันมีผู้คิดค้นเทคโนโลยีที่เรียกว่า Cloud Storage ขึ้นมา
Cloud Storage คืออะไร?
Cloud Storage ทำหน้าที่เหมือนกับฮาร์ดดิสก์ของคอมพิวเตอร์ เพียงแต่ย้ายที่อยู่จากในเครื่องคอมพิวเตอร์ไปอยู่ในช่องทางออนไลน์แทน ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้โดยเชื่อมต่อทางอินเทอร์เน็ต หรือที่เราเรียกว่า Cloud นั่นเอง ซึ่งข้อมูลของเราอาจจะถูกเก็บไว้ใน server ต่างๆ ตามแต่ผู้ให้บริการคลาวด์ (Host) จะจัดสรร โดยพวกเขาจะเป็นดูแล ทำหน้าที่รับผิดชอบในการรักษาข้อมูลทั้งหมด รวมถึงช่วยดูแลความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูลและระบบที่ใช้อำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้งานด้วย
เข้าถึงและจัดการบัญชี Cloud Storage ได้จากทุกอุปกรณ์เพียงแค่มีอินเตอร์เน็ต
ข้อดีของการใช้ Cloud Storage
- สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านทางอินเทอร์เน็ต โดยไม่จำเป็นต้องพกอุปกรณ์เสริม อย่าง Flash Drive หรือ Hard Disk เป็นต้น
- ไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลจะสูญหายเพราะ Flash Drive หรือ Hard Disk พัง รวมถึงไม่ต้องสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนอุปกรณ์เหล่านี้
- สามารถปรับเปลี่ยนพื้นที่ของ Cloud ได้ตามความต้องการที่จะใช้งานในช่วงเวลานั้นๆ ทำให้ควบคุมค่าใช้จ่ายได้ง่ายกว่า
- มีความปลอดภัยในการใช้ ผู้ให้บริการมีระบบรักษาความปลอดภัยหรือระบบกู้คืนข้อมูล เป็นต้น
- สามารถกำหนดความเป็นส่วนตัวได้และกำหนดผู้ใช้งานร่วมกันได้
สรุปจุดเด่นชัดๆ ที่ทำให้บริษัทน้อยใหญ่หันมาสนใจ Cloud มากขึ้น ก็คงเป็นเรื่องของความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลนี่ล่ะ เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ตก็สามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทั่วโลก ไม่จำเป็นต้องวิ่งเข้าออฟฟิศแบบเดิมอีกต่อไป นอกจากนี้ยังหมดกังวลเรื่องความปลอดภัยด้วย เพราะผู้ให้บริการส่วนใหญ่มักจะออกแบบมาให้ผู้ใช้ สามารถตั้งค่าได้เองเลยว่าจะอนุญาตให้ใครสามารถเข้าถึงข้อมูลได้บ้าง
ทั้งนี้เรายังสามารถนำ Cloud มาประยุกต์ใช้เป็น Sharing space ในองค์กร เพื่อให้ทุกคนสามารถมาแบ่งปันและใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ไม่ใช่แค่เปลี่ยนที่จัดเก็บข้อมูลแต่ยังมีส่วนช่วยให้ Workflow ในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้นไปด้วย
1. สามารถแชร์ข้อมูลกันอย่างง่ายดาย
เคยเจอไหม? ปัญหางานติดขัดเพราะแจกจ่ายเอกสารไม่ทั่วถึง ต้องรอถามหาจากพนักงานคนใดคนหนึ่ง กว่าที่ทั้งคู่จะหาเวลาว่างมาคุยงานกันก็อาจต้องเสียเวลารอกันและกันนาน แต่ถ้าพนักงานในองค์กรมี Cloud ร่วมกัน เพียงแค่แชร์ไดรฟ์ให้กันพนักงานแต่ละคนก็สามารถเข้าถึงข้อมูลหรือเอกสารที่ต้องการได้โดยสะดวก ทำงานราบรื่น ไม่จำเป็นต้องเสียเวลารอ และไม่ต้องรบกวนเวลางานของคนอื่นเพื่อหาข้อมูลด้วย
2. เข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา
เมื่อต้องการหาข้อมูลที่จัดเก็บไว้ก็สามารถเข้าถึงได้ทันทีเพียงแค่ใช้อินเทอร์เน็ต แล้วเข้าไปค้นหาใน Cloud แน่นอนว่าช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างราบรื่นมากขึ้น เมื่อพวกเขารู้สึกสะดวกในการทำงานแล้ว ก็ย่อมทำให้เขาสามารถโฟกัสกับงานที่ทำได้มากขึ้น งานก็มีประสิทธิภาพสูงตามขึ้นไปด้วย
3. หมดปัญหาเรื่องไฟล์หาย
อีกปัญหาชวนปวดหัวของชาวออฟฟิศคือถ้าคอมพิวเตอร์หรือ Hard Disk เกิดเป็นอะไรขึ้นมา ไฟล์งานทั้งหมดอาจหายไปได้ หรือถ้าอุปกรณ์เสียก็อาจต้องใช้เวลาในการกู้คืนข้อมูล ทำให้เสียเวลาการทำงานไปมาก นับเป็นความเสี่ยงที่สุดในการเก็บไฟล์แบบเดิมเลยก็ว่าได้ ในขณะที่ถ้าเปลี่ยนมาใช้ Cloud ถึงแม้อุปกรณ์จะเกิดความเสียหายอะไร ก็มั่นใจได้ว่าไฟล์งานทุกอย่างยังถูกจัดเก็บไว้อย่างดี และสามารถดึงมาใช้ได้ตามปกติ ทำให้ทำงานต่อได้อย่างราบรื่น แม้ต้องเปลี่ยนคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ใช้งานต่างๆ ไม่มีผลกระทบต่อ Workflow!
เช่นเดียวกับ Teachme Biz ที่เป็นแพลตฟอร์มสร้างคู่มือการทำงาน SOP, WI หรือ Workflow ต่างๆ ซึ่งใช้พื้นที่เก็บข้อมูลผ่าน Cloud Storage เช่นกัน ทั้งนี้ก็เพื่ออำนวยความสะดวกต่อผู้ใช้งาน ให้สามารถสร้างและเข้าถึงคู่มือการทำงานผ่านระบบออนไลน์ได้ และในขณะเดียวกันก็ยังรองรับการใช้งานผ่านออฟไลน์อีกด้วย ผู้ใช้สามารถสร้างเนื้อหาได้ขณะที่ออฟไลน์และกดอัปเดตเข้า Cloud เมื่อมีอินเทอร์เน็ต จึงสามารถทำงานได้อย่างสะดวกรวดเร็วไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน และยังสามารถแชร์ข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้องค์กรเดินหน้าพัฒนาคุณภาพงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะกับสถานการณ์ปัจจุบัน
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
