สอบถามเพิ่มเติม โทร 062-295−6588 studist@studist.co.th

เพิ่มประสิทธิภาพการอบรมพนักงานใหม่แม้จะอยู่ในช่วง Work From Home 

เปลี่ยนจากเทรนนิ่งแบบกลุ่มเป็นการเทรนนิ่งออนไลน์ ลดเวลาไปได้ถึง 25%

วัตถุประสงค์

เพื่ออบรมพนักงานใหม่ / เพิ่มประสิทธิภาพการสอนพนักงานใหม่

ปัญหา

ต้องอบรมพนักงานใหม่แบบออนไลน์ในช่วงกักตัว

ผล

ลดเวลาการอมรมพนักงานใหม่อย่างเห็นได้ชัด / เพิ่มเปอร์เซ็นต์ในความเข้าใจด้วยการเรียนแบบ Flipped classroom

 

 

 

ชื่อบริษัท

บริษัท Studist Corporation Japan

เว็บไซต์

https://studist.jp/

ที่อยู่

Sumitomo Corporation Nishikicho Building 9F, 1-6 Kanda nishikicho, Chiyoda-ku, Tokyo

จำนวนพนักงาน

100 – 1,000 คน

ประเภทธุรกิจ

เทคโนโลยีและการสื่อสาร

รายละเอียดทางธุรกิจ

ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ Teachme Biz

การใช้งาน

คู่มือเทรนนิ่งพนักงานใหม่

แม้ทำงานจากที่บ้านแต่คุณภาพของการอบรมและเทรนนิ่งพนักงานก็ห้ามตก

บริษัท Studist ผู้พัฒนาและให้บริการระบบจัดการคู่มือออนไลน์ “Teachme Biz” เองก็ใช้งาน Teachme Biz ภายในบริษัทเช่นกัน ในบรรดาการใช้งานของแผนกต่างๆ จะมีแผนก Business Enablement ซึ่งรับผิดชอบด้านการอบรมพนักงานใหม่ซึ่งรับเพิ่มเข้ามาใหม่ทุกเดือนตามการเติบโตของบริษัท มีหน้าที่ในการอบรม เทรนนิ่ง และพัฒนาศักยภาพของบุคคลากรเข้าใหม่ให้พร้อมทำงาน เป็นกำลังของแผนกอื่นให้เร็วที่สุด

จากการแพร่ระบาดกระจายของ COVID19 บริษัทเราได้เปลี่ยนการทำงานมาเป็น Work From Home ตั้งแต่แรกๆ ก่อนที่บริษัทอื่นจะเริ่มมีมาตรการ การเทรนนิ่งพนักงานจึงต้องเปลี่ยนจากการเทรนนิ่งรวมแบบกลุ่มเป็นการเทรนนิ่งแบบออนไลน์ จนผู้ฝึกสอนกังวลเป็นอย่างมาก จะดำเนินการเทรนนิ่งอย่างไร ทำอย่างไรให้การเทรนนิ่งมีประสิทธิภาพมากกว่าการเทรนนิ่งแบบกลุ่ม เรามาคุยกับคุณ Akiko Sakano หัวแผนกเกี่ยวกับเคล็ดลับการสอนกันค่ะ

การระบาดของ COVID19 เป็นเหตุให้ต้องเปลี่ยนจากการเทรนนิ่งแบบกลุ่มเป็นการเทรนนิ่งออนไลน์

บริษัทเรามีพนักงานเข้ามาใหม่หลายคนทุกเดือน แผนกเรามีหน้าที่อบรมและเทรนนิ่งพนักงานใหม่ให้เข้าใจถึงบริษัทและบริการอย่างถ่องแท้ เพื่อที่จะสามารถไปทำหน้าที่ต่อในแผนกที่ได้รับมอบหมายได้

บริษัทเราซึ่งเป็นผู้ให้บริการ Teachme Biz นั้น นอกบริการของเราเองเรายังใช้ Cloud Service ของบริษัทอื่นเพื่อให้พร้อมที่จะทำงานที่บ้านอยู่เสมออยู่แล้ว เมื่อเกิดวิกฤต COVID19 ขึ้น เราจึงสามารถเริ่มนโยบาย Work From Home ได้ทันที แต่สำหรับการอบรมและเทรนนิ่งพนักงานใหม่นั้นเราใช้การสอนแบบตัวต่อตัวมาโดยตลอด ไม่มีตัวอย่างวิธีการสอนแบบออนไลน์เลย จึงกังวลมากว่าจะสามารถอบรมพนักงานใหม่โดยใช้วีธีออนไลน์ให้เหมือนกับตอนที่อบรมแบบกลุ่มได้หรือไม่ หรือเมื่อเทียบกับการอบรมแบบกลุ่มแล้วคุณภาพจะลดลงหรือเปล่า แต่ถึงอย่างนั้นเราก็ไม่สามารถฝึกแบบกลุ่มได้ จึงเป็นเหตุให้เริ่มใช้ Teachme Biz เพื่อการอบรมพนักงานใหม่แบบออนไลน์

―――​ใช้วิธีการอย่างไรในการฝึกอบรม

เราใช้ Teachme Biz สำหรับการฝึกอบรมพนักงานใหม่ของเรา ตัวอย่างเช่น เราใช้ Teachme Biz เพื่อจัดทำคู่มือการทำงานทุกอย่าง ตั้งแต่วิธีการใช้เครื่องมือต่างๆ ที่ใช้ในการทำงาน อธิบายฟังก์ชั่นบริการ ไปจนถึงวิธีการเจรจาพูดคุยของฝ่ายขาย ซึ่งเราเทรนนิ่งพนักงานใหม่ด้วยการเลือกคู่มือที่จำเป็นต้องอบรมจากคลังคู่มือจำนวนมากและลิสต์ออกมาบน Spread sheet เพื่อใช้เป็นสื่อการเรียนรู้ และผู้สอนก็จะเป็นคนอธิบายรายละเอียดให้กับพนักงาน

คู่มือการฝึกอบรมสำหรับพนักงานใหม่ที่สามารถเรียนรู้ด้วยวิดีโอ

เมื่อเทียบกับการอบรมโดยใช้กระดาษ ข้อดีของ Teachme Biz คือทำความเข้าใจได้ง่ายด้วยรูปภาพและวิดีโอ เก็บรักษาได้ง่ายและสะดวก และช่วยลดปริมาณการพิมพ์ แต่การจัดทำหลักสูตรอบรมสำหรับพนักงานแต่ละคนนั้น ผู้สอนจะต้องใช้เวลานานในการเตรียมเนื้อหาสำหรับพนักงานใหม่ทุกเดือน

แต่เมื่อได้ใช้ “เทรนนิ่งฟังก์ชัน” Beta Version ที่เปิดตัวในเดือนกุมภาพันธ์ 2563 ก็สามารถเลือกคู่มือที่สร้างไว้บน  Teachme Biz แล้วจัดเป็นคอร์สอบรมได้อย่างง่ายดาย ลดภาระงานของผู้ที่มีหน้าที่ต้องอบรมพนักงานใหม่เป็นอย่างมาก 

เทรนนิ่งฟังก์ชันทำให้เรียนรู้แบบ Flipped Classroom ได้ซึ่งทำให้การเรียนรู้และทำความเข้าใจเร็วขึ้นมาก

―――​อบรมพนักงานใหม่ในสถานการณ์ที่ต้อง Work From Home อย่างไร

ทันทีหลังจากการเปิดตัวเทรนนิ่งฟังก์ชัน บริษัทเปลี่ยนไปใช้นโยบาย Work from home ซึ่งรวมไปถึงการฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่เพิ่งเข้ามาเดือนมีนาคมด้วยที่จะใช้ระบบอนไลน์ทั้งหมดแทน

โดยการฝึกอบรมทั่วไปจะใช้ระบบการประชุมผ่านเว็บ Zoom และ Teachme Biz ตอนอบรมผู้สอนจะจัดหลักสูตรตามลำดับเนื้อหาที่แผนกต้นสังกัดของพนักงานต้องการให้เรียนรู้ โดยใช้เทรนนิ่งฟังก์ชั่นของ Teachme Biz ส่วนผู้เรียนในแต่ละหลักสูตรก็สามารถดูหลักสูตรที่ได้รับมอบหมายจากผู้สอนได้พนักงานใหม่มักจะกังวลเพราะเพิ่งเข้ามาเริ่มงานได้ไม่นาน และเมื่อเทียบกับการอบรมแบบกลุ่มแล้วการอบรมแบบออนไลน์ก็ทำให้สื่อสารยากขึ้นอีก แต่ถ้ารู้ลำดับขั้นตอนของการฝึกอบรมทั้งหมดล่วงหน้า และรู้ว่าจะต้องทำอะไรในช่วงอบรม ความวิตกกังวลนั้นก็จะลดลงได้กว่าครึ่ง นอกจากนี้ การส่งรายละเอียดให้พนักงานใหม่ล่วงหน้าก่อนอบรมจริงจะทำให้เขาสามารถเรียนรู้ล่วงหน้าได้เลย เราก็สามารถข้ามการเลคเชอร์บางส่วนได้ ซึ่งจะทำให้เพิ่มประสิทธิภาพการเรียนรู้ให้พนักงานได้เป็นอย่างมาก

ตัวอย่างเช่น การฝึกอบรมแบบกลุ่มที่เดิมใช้เวลาการเลคเชอร์ถึง 2 ชั่วโมงสามารถลดลงเหลือ 30 นาที จากการใช้วิธีเรียนรู้ล่วงหน้าอย่างเต็มรูปแบบผ่านเทรนนิ่งฟังก์ชัน นอกจากนี้การเปลี่ยนช่วงเลคเชอร์ให้เป็นการถามตอบหรือทบทวนเฉพาะจุดที่เนื้อหาไม่ชัดเจนนั้นจะทำให้ทั้งผู้สอนและผู้เรียนเห็นได้ชัดเลยว่าการอบรมมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นเพียงใด

หน้าจอเทรนนิ่งฟังก์ชันที่ประกอบไปด้วยคู่มือการทำงานที่ให้พนักงานฝึกอบรม

Teachme Biz เพิ่มคุณค่าให้กับการฝึกอบรมออนไลน์

―――ผลลัพธ์ของการใช้ Teachme Biz ในการฝึกอบรมพนักงานใหม่มีอะไรบ้าง

ข้อดีของการใช้ Teachme Biz ก็คือมันง่ายต่อการอัปเดต วิกฤต COVID19 ครั้งนี้ที่ทำให้พวกเราต้องเปลี่ยนไป Work from home ทันทีหลักจากที่พนักงานเข้าใหม่ นโยบายการบริหารก็เปลี่ยนไป จึงจำเป็นที่จะต้องเปลี่ยนเนื้อหาการฝึกอบรมที่วางแผนไว้แล้วอย่างมากมาย แต่การที่จะเปลี่ยนแปลงแก้ไขเนื้อหา หรือเพิ่มหลักสูตรแบบกะทันหันก่อนการอบรมได้นั้น ก็มีแค่ Cloud Service เท่านั้นที่ทำได้ นอกจากนี้ถ้าใช้ Teachme Biz เป็นสื่อในการอบรมแล้ว คุณยังสามารถปรับปรุงคู่มือการทำงานได้ทันทีที่ได้รับคำถามและข้อเสนอแนะจากผู้เรียนแม้จะอยู่ในระหว่างการบรรยาย การสามารถอัปเดตสื่อการสอนให้ใหม่ที่สุดและดีที่สุดได้ตลอดเวลานั้นเป็นสิ่งที่สะดวกที่สุดแล้วล่ะค่ะ

ถ้าเป็น Teachme Biz คุณจะยังสามารถติดตามความคืบหน้าของการเรียนรู้แบบเรียลไทม์ได้ด้วย ถึงผู้เรียนจะมีจำนวนมากก็สามารถสื่อสารและตามความคืบหน้าของแต่ละคนได้ นอกจากนี้ Teachme Biz จะสามารถตรวจสอบได้ว่าใครยังเรียนไม่เสร็จ หรือไม่ก้าวหน้า ทำให้สามารถพูดคุย ติดตาม และดูแลพนักงานได้จนกว่าจะทำงานได้จริง

สามารถดูสถานะความคืบหน้าการอบรมของสมาชิกแต่ละคนได้

การเปลี่ยนมาเป็น Work from home ทำให้ตระหนักถึงความสำคัญของการมีมาตรฐานการทำงานและคู่มือการทำงานที่พร้อมใช้เป็นอย่างมาก ขั้นตอนการใช้งาน Tools ต่างๆ หรือการขออนุมัติก็เรื่องหนึ่ง แต่การรองรับสถานการณ์ฉุกเฉิน หรือการกำหนดกฎเกณฑ์หรือขั้นตอนการทำงานต่างๆ ในช่วง Work from home นั้นหากไม่สามารถจัดการทั้งหมดได้บน Cloud การจะออกนโยบายสั่งให้ Work from home ทันทีหลังจากมีคำสั่งก็คงเป็นเรื่องที่ยากมากๆ

Teachme Biz ที่สามารถสร้างคู่มือการทำงานที่เข้าใจง่ายและแชร์ได้ทันทีนั้น ทำให้เวลามีการเปลี่ยนแปลงกะทันหันอย่างเช่นการประกาศใช้ พรก.ฉุกเฉินในครั้งนี้ ก็สามารถรองรับงานที่เพิ่งเคยทำ “ครั้งแรก”  งานที่มีการ “เปลี่ยนแปลง” หรือ “แก้ไข” งานต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และเหมาะสมกับองค์กรอย่างครบถ้วนและเพียงพอ นอกจากนี้ไม่ใช่แค่สำหรับพนักงานใหม่เท่านั้น แต่ยังได้ผลดีกับพนักงานเก่าที่ต้องทำงานที่ “นานๆ ทำที” ด้วย  คู่มือที่เข้าใจง่ายเพราะเน้นการสื่อสารด้วยภาพ (Visual based) ได้กลายมาเป็นตัวช่วยอันดับหนึ่งเลยค่ะ

ไม่ว่าจะบนเครื่องมืออะไรก็สามารถดูคู่มือแบบเดียวกันได้

จากการอบรมแบบกลุ่มสู่การอบรมออนไลน์ โอกาสในการปฏิวัติระบบอบรมพนักงานใหม่

―――ในฐานะผู้อบรมเราควรทำอย่างไร

ในสถานการณ์แบบนี้บริษัทที่ต้องเลื่อนหรือยกเลิกการอบรมพนักงานใหม่มีเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ แต่หน้าที่ที่สำคัญของบริษัทคือการเปิดโอกาสให้พนักงานได้เรียนรู้ เพราะนั่นทำให้พนักงานได้เติบโตและจะส่งผลต่อการเติบโตขององค์กรในที่สุด

พวกเราซึ่งเป็นผู้ฝึกอบรมบุคคลากรของบริษัทได้มองเห็นว่า ตอนนี้ถือเป็นจุดเปลี่ยนที่จะต้องคิดเรื่องวิธีการอบรมพนักงาน และการพัฒนาบุคคลากรใหม่ การทบทวนวิธีการอบรมพนักงานให้ดีขึ้นกว่าแต่ก่อนนั้นเป็นโอกาสที่จะสร้างวิธีบริหารทรัพยากรมนุษย์แบบใหม่ที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากกว่าเดิม

ถ้าอบรมออนไลน์ ก็ไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายในการเดินทางเหมือนการอบรมแบบกลุ่ม ถ้าใช้ Teachme Biz ค่าใช้จ่ายสำหรับการแจกเอกสารการอบรมก็ไม่ต้องเสีย จึงอาจจะประหยัดงบในการอบรมได้มากก็ได้

ในบรรดาลูกค้าของเราก็มีบริษัทที่ต้องอบรมพนักงานใหม่กว่า 200 คน ที่ต้องเปลี่ยนมาเป็นอบรมออนไลน์แบบกะทันหัน โดยใช้ระบบการประชุมผ่านเว็บ Zoom ซึ่งเราก็ได้รับผลตอบรับว่า Teachme Biz ที่ปกติใช้เป็นระบบจัดทำคู่มือการทำงานได้สร้างประโยชน์ในการเป็นสื่อการเรียนรู้สำหรับการอบรมได้ดีมาก แม้แต่องค์กรที่ใช้งานระบบ IT ได้ยากด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย ก็สามารถปรับใช้ในส่วนของการอบรมพนักงานใหม่ได้ ซึ่งพวกเราอยากที่จะนำเสนอวิธีการใช้งานที่ดีขึ้นเรื่อยๆ โดยไม่ต้องยึดติดกับวิธีการแบบเดิมๆ

การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับการสร้างรากฐานองค์กรให้แข็งแกร่งไม่ให้พ่ายแพ้ต่อวิกฤติหรือสภาวะแบบนี้ ดังนั้นการเตรียมระบบการพัฒนาบุคคลากรที่ส่งเสริมการเติบโตของพนักงานให้สามารถรองรับทุกสถานการณ์ได้นั้น จึงเป็นภาระกิจที่สำคัญของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์

ตัวอย่างผู้ใช้งานอื่นๆ

Ichinoyu group

Ichinoyu group

เปลี่ยนสู่ Teachme Biz แก้ไข SOP ได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว วัตถุประสงค์ เลิกใช้ SOP หรือคู่มือการทำงานแบบกระดาษ ปัญหา ความรวดเร็วและการจัดหาทรัพยากรที่ต้องใช้ทำ SOP หรือคู่มือการทำงานแบบกระดาษ ผล อัปเดต SOP หรือคู่มือการทำงานได้เร็วขึ้น...

Nakagawa Cooking Art College

Nakagawa Cooking Art College

ใช้ฟังก์ชัน VDO เพื่อเน้นให้เห็นขั้นตอนการปรุงอาหาร ตั้งเป้าใช้ Teachme Biz เพื่อทบทวนและฝึกทำอาหารอย่างถูกต้อง วัตถุประสงค์ ใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการสร้างมาตรฐานให้กับการฝึกภาคปฏิบัติของการทำอาหาร ปัญหา การเรียนเทคนิคการปรุงอาหารและการบริการอย่างถูกต้อง ผล...

Studist (Thailand) Co., Ltd.

Studist (Thailand) Co., Ltd.

วัตถุประสงค์ เพื่ออบรม / ส่งต่องาน GA / เพิ่มประสิทธิภาพการสอนพนักงานใหม่ ปัญหา ต้องอบรมพนักงานที่เพิ่งเข้าใหม่ในช่วงการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรน่าที่บริษัทมีนโยบาย Work from Home ผล ลดเวลาการอมรมพนักงานใหม่ /พนักงานใหม่สามารถทำงานได้ด้วยตนเองและผ่านช่วงทดลองงานก่อนกำหนด...

Pin It on Pinterest