แม้ทำงานจากที่บ้านแต่คุณภาพของการอบรมและเทรนนิ่งพนักงานก็ห้ามตก

บริษัท Studist ผู้พัฒนาและให้บริการระบบจัดการคู่มือออนไลน์ “Teachme Biz” เองก็ใช้งาน Teachme Biz ภายในบริษัทเช่นกัน ในบรรดาการใช้งานของแผนกต่างๆ จะมีแผนก Business Enablement ซึ่งรับผิดชอบด้านการอบรมพนักงานใหม่ซึ่งรับเพิ่มเข้ามาใหม่ทุกเดือนตามการเติบโตของบริษัท มีหน้าที่ในการอบรม เทรนนิ่ง และพัฒนาศักยภาพของบุคคลากรเข้าใหม่ให้พร้อมทำงาน เป็นกำลังของแผนกอื่นให้เร็วที่สุด

จากการแพร่ระบาดของ COVID19 บริษัทเราได้เปลี่ยนการทำงานมาเป็น Work From Home ตั้งแต่แรกๆ ก่อนที่บริษัทอื่นจะเริ่มมีมาตรการ การเทรนนิ่งพนักงานจึงต้องเปลี่ยนจากการเทรนนิ่งรวมแบบกลุ่มเป็นการเทรนนิ่งแบบออนไลน์ จนผู้ฝึกสอนกังวลเป็นอย่างมาก จะดำเนินการเทรนนิ่งอย่างไร ทำอย่างไรให้การเทรนนิ่งมีประสิทธิภาพมากกว่าการเทรนนิ่งแบบกลุ่ม เรามาคุยกับคุณ Akiko Banno หัวแผนกเกี่ยวกับเคล็ดลับการสอนกันค่ะ

การระบาดของ COVID19 เป็นเหตุให้ต้องเปลี่ยนจากการเทรนนิ่งแบบกลุ่มเป็นการเทรนนิ่งออนไลน์

แผนกเรามีหน้าที่อบรมและเทรนนิ่งพนักงานใหม่ให้เข้าใจถึงบริษัทและบริการอย่างถ่องแท้ เพื่อที่จะสามารถไปทำหน้าที่ต่อในแผนกที่ได้รับมอบหมายได้ ซึ่งก็มีพนักงานเข้ามาใหม่ทุกเดือน และบริษัทเราซึ่งเป็นผู้ให้บริการ Teachme Biz นั้น นอกบริการของเราเองเรายังใช้ Cloud Service ของบริษัทอื่นเพื่อให้พร้อมที่จะทำงานที่บ้านอยู่เสมออยู่แล้ว เมื่อเกิดวิกฤต COVID19 ขึ้น เราจึงสามารถเริ่มนโยบาย Work From Home ได้ทันที แต่สำหรับการอบรมและเทรนนิ่งพนักงานใหม่นั้นเราใช้การสอนแบบตัวต่อตัวมาโดยตลอด ไม่มีตัวอย่างวิธีการสอนแบบออนไลน์เลย จึงกังวลมากว่าจะสามารถอบรมพนักงานใหม่โดยใช้วีธีออนไลน์ให้เหมือนกับตอนที่อบรมแบบกลุ่มได้หรือไม่ หรือเมื่อเทียบกับการอบรมแบบกลุ่มแล้วคุณภาพจะลดลงหรือเปล่า แต่ถึงอย่างนั้นเราก็ไม่สามารถฝึกแบบกลุ่มได้ จึงเป็นเหตุให้เริ่มใช้ Teachme Biz เพื่อการอบรมพนักงานใหม่แบบออนไลน์

―​ใช้วิธีการอย่างไรในการฝึกอบรม

เราใช้ Teachme Biz สำหรับการฝึกอบรมพนักงานใหม่ของเรา ตัวอย่างเช่น เราใช้ Teachme Biz เพื่อจัดทำคู่มือการทำงานทุกอย่าง ตั้งแต่วิธีการใช้เครื่องมือต่างๆ ที่ใช้ในการทำงาน อธิบายฟังก์ชั่นบริการ ไปจนถึงวิธีการเจรจาพูดคุยของฝ่ายขาย ซึ่งเราเทรนนิ่งพนักงานใหม่ด้วยการเลือกคู่มือที่จำเป็นต้องอบรมจากคลังคู่มือจำนวนมากและลิสต์ออกมาบน Spread sheet เพื่อใช้เป็นสื่อการเรียนรู้ และผู้สอนก็จะเป็นคนอธิบายรายละเอียดให้กับพนักงาน

คู่มือการฝึกอบรมสำหรับพนักงานใหม่ที่สามารถเรียนรู้ด้วยวิดีโอ

―​อบรมพนักงานใหม่ในสถานการณ์ที่ต้อง Work From Home อย่างไร

ทันทีหลังจากการเปิดตัวเทรนนิ่งฟังก์ชัน บริษัทเปลี่ยนไปใช้นโยบาย Work from home ซึ่งรวมไปถึงการฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่เพิ่งเข้ามาเดือนมีนาคมด้วยที่จะใช้ระบบอนไลน์ทั้งหมดแทน โดยการฝึกอบรมทั่วไปจะใช้ระบบการประชุมผ่านเว็บ Zoom และ Teachme Biz ตอนอบรมผู้สอนจะจัดหลักสูตรตามลำดับเนื้อหาที่แผนกต้นสังกัดของพนักงานต้องการให้เรียนรู้ โดยใช้เทรนนิ่งฟังก์ชั่นของ Teachme Biz ส่วนผู้เรียนก็สามารถดูหลักสูตรที่ได้รับมอบหมายจากผู้สอนได้ พนักงานใหม่มักจะกังวลเพราะเพิ่งเข้ามาเริ่มงานได้ไม่นาน และเมื่อเทียบกับการอบรมแบบกลุ่มแล้วการอบรมแบบออนไลน์ก็ทำให้สื่อสารยากขึ้นอีก แต่ถ้ารู้ลำดับขั้นตอนของการฝึกอบรมทั้งหมดล่วงหน้า และรู้ว่าจะต้องทำอะไรในช่วงอบรม ความวิตกกังวลนั้นก็จะลดลงได้กว่าครึ่ง นอกจากนี้ การส่งรายละเอียดให้พนักงานใหม่ล่วงหน้าก่อนอบรมจริงจะทำให้เขาสามารถเรียนรู้ล่วงหน้าได้เลย เราก็สามารถข้ามการเลคเชอร์บางส่วนได้ ซึ่งจะทำให้เพิ่มประสิทธิภาพการเรียนรู้ให้พนักงานได้เป็นอย่างมาก

ตัวอย่างเช่น การฝึกอบรมแบบกลุ่มที่เดิมใช้เวลาการเลคเชอร์ถึง 2 ชั่วโมงสามารถลดลงเหลือ 30 นาที จากการใช้วิธีเรียนรู้ล่วงหน้าอย่างเต็มรูปแบบผ่านเทรนนิ่งฟังก์ชัน นอกจากนี้การเปลี่ยนช่วงเลคเชอร์ให้เป็นการถามตอบหรือทบทวนเฉพาะจุดที่เนื้อหาไม่ชัดเจนนั้นจะทำให้ทั้งผู้สอนและผู้เรียนเห็นได้ชัดเลยว่าการอบรมมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นเพียงใด

หน้าจอเทรนนิ่งฟังก์ชันที่ประกอบไปด้วยคู่มือการทำงานที่ให้พนักงานฝึกอบรม

Teachme Biz เพิ่มคุณค่าให้กับการฝึกอบรมออนไลน์

―ผลลัพธ์ของการใช้ Teachme Biz ในการฝึกอบรมพนักงานใหม่มีอะไรบ้าง

ข้อดีของการใช้ Teachme Biz ก็คือง่ายต่อการอัปเดต วิกฤต COVID19 ครั้งนี้ที่ทำให้พวกเราต้องเปลี่ยนไป Work from home ทันทีหลักจากที่พนักงานเข้าใหม่ นโยบายการบริหารก็เปลี่ยนไป จึงจำเป็นที่จะต้องเปลี่ยนเนื้อหาการฝึกอบรมที่วางแผนไว้แล้วอย่างมากมาย แต่การที่จะเปลี่ยนแปลงแก้ไขเนื้อหา หรือเพิ่มหลักสูตรแบบกะทันหันก่อนการอบรมได้นั้น ก็มีแค่ Cloud Service เท่านั้นที่ทำได้ นอกจากนี้ถ้าใช้ Teachme Biz เป็นสื่อในการอบรมแล้ว คุณยังสามารถปรับปรุงคู่มือการทำงานได้ทันทีที่ได้รับคำถามและข้อเสนอแนะจากผู้เรียนแม้จะอยู่ในระหว่างการบรรยาย การสามารถอัปเดตสื่อการสอนให้ใหม่ที่สุดและดีที่สุดได้ตลอดเวลานั้นเป็นสิ่งที่สะดวกที่สุดแล้วล่ะค่ะ

ถ้าเป็น Teachme Biz คุณจะยังสามารถติดตามความคืบหน้าของการเรียนรู้แบบเรียลไทม์ได้ด้วย ถึงผู้เรียนจะมีจำนวนมากก็สามารถสื่อสารและตามความคืบหน้าของแต่ละคนได้ นอกจากนี้ Teachme Biz จะสามารถตรวจสอบได้ว่าใครยังเรียนไม่เสร็จ หรือไม่ก้าวหน้า ทำให้สามารถพูดคุย ติดตาม และดูแลพนักงานได้จนกว่าจะทำงานได้จริง

สามารถดูสถานะความคืบหน้าการอบรมของสมาชิกแต่ละคนได้

การเปลี่ยนมาเป็น Work from home ทำให้ตระหนักถึงความสำคัญของการมีมาตรฐานการทำงานและคู่มือการทำงานที่พร้อมใช้เป็นอย่างมาก ขั้นตอนการใช้งาน Tools ต่างๆ หรือการขออนุมัติก็เรื่องหนึ่ง แต่การรองรับสถานการณ์ฉุกเฉิน หรือการกำหนดกฎเกณฑ์หรือขั้นตอนการทำงานต่างๆ ในช่วง Work from home นั้นหากไม่สามารถจัดการทั้งหมดได้บน Cloud การจะออกนโยบายสั่งให้ Work from home ทันทีหลังจากมีคำสั่งก็คงเป็นเรื่องที่ยากมากๆ

Teachme Biz ที่สามารถสร้างคู่มือการทำงานที่เข้าใจง่ายและแชร์ได้ทันทีนั้น ทำให้เวลามีการเปลี่ยนแปลงกะทันหันอย่างเช่นการประกาศใช้ พรก.ฉุกเฉินในครั้งนี้ ก็สามารถรองรับงานที่เพิ่งเคยทำ “ครั้งแรก”  งานที่มีการ “เปลี่ยนแปลง” หรือ “แก้ไข” งานต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และเหมาะสมกับองค์กรอย่างครบถ้วนและเพียงพอ นอกจากนี้ไม่ใช่แค่สำหรับพนักงานใหม่เท่านั้น แต่ยังได้ผลดีกับพนักงานเก่าที่ต้องทำงานที่ “นานๆ ทำที” ด้วย  คู่มือที่เข้าใจง่ายเพราะเน้นการสื่อสารด้วยภาพ (Visual based) ได้กลายมาเป็นตัวช่วยอันดับหนึ่งเลยค่ะ

ไม่ว่าจะบนเครื่องมืออะไรก็สามารถดูคู่มือแบบเดียวกันได้

จากการอบรมแบบกลุ่มสู่การอบรมออนไลน์ โอกาสในการปฏิวัติระบบอบรมพนักงานใหม่

―――ในฐานะผู้อบรมเราควรทำอย่างไร

ในสถานการณ์แบบนี้บริษัทที่ต้องเลื่อนหรือยกเลิกการอบรมพนักงานใหม่มีเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ แต่หน้าที่ที่สำคัญของบริษัทคือการเปิดโอกาสให้พนักงานได้เรียนรู้ เพราะนั่นทำให้พนักงานได้เติบโตและจะส่งผลต่อการเติบโตขององค์กรในที่สุด

พวกเราซึ่งเป็นผู้ฝึกอบรมบุคคลากรของบริษัทได้มองเห็นว่า ตอนนี้ถือเป็นจุดเปลี่ยนที่จะต้องคิดเรื่องวิธีการอบรมพนักงาน และการพัฒนาบุคคลากรใหม่ การทบทวนวิธีการอบรมพนักงานให้ดีขึ้นกว่าแต่ก่อนนั้นเป็นโอกาสที่จะสร้างวิธีบริหารทรัพยากรมนุษย์แบบใหม่ที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากกว่าเดิม

ถ้าอบรมออนไลน์ ก็ไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายในการเดินทางเหมือนการอบรมแบบกลุ่ม ถ้าใช้ Teachme Biz ค่าใช้จ่ายสำหรับการแจกเอกสารการอบรมก็ไม่ต้องเสีย จึงอาจจะประหยัดงบในการอบรมได้มากก็ได้

ในบรรดาลูกค้าของเราก็มีบริษัทที่ต้องอบรมพนักงานใหม่กว่า 200 คน ที่ต้องเปลี่ยนมาเป็นอบรมออนไลน์แบบกะทันหัน โดยใช้ระบบการประชุมผ่านเว็บ Zoom ซึ่งเราก็ได้รับผลตอบรับว่า Teachme Biz ที่ปกติใช้เป็นระบบจัดทำคู่มือการทำงานได้สร้างประโยชน์ในการเป็นสื่อการเรียนรู้สำหรับการอบรมได้ดีมาก แม้แต่องค์กรที่ใช้งานระบบ IT ได้ยากด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย ก็สามารถปรับใช้ในส่วนของการอบรมพนักงานใหม่ได้ ซึ่งพวกเราอยากที่จะนำเสนอวิธีการใช้งานที่ดีขึ้นเรื่อยๆ โดยไม่ต้องยึดติดกับวิธีการแบบเดิมๆ

การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับการสร้างรากฐานองค์กรให้แข็งแกร่งไม่ให้พ่ายแพ้ต่อวิกฤติหรือสภาวะแบบนี้ ดังนั้นการเตรียมระบบการพัฒนาบุคคลากรที่ส่งเสริมการเติบโตของพนักงานให้สามารถรองรับทุกสถานการณ์ได้นั้น จึงเป็นภาระกิจที่สำคัญของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์