สอบถามเพิ่มเติม โทร 080-058-4464 studist@studist.co.th

การใช้ Teachme Biz ตั้งแต่แรกที่ขยายธุรกิจในไทยกลายมาเป็นสินทรัพย์ที่มีมูลค่าในตอนนี้ ยิ่งใช้เร็วยิ่งดี

วัตถุประสงค์

เพื่อให้เห็นภาพรวมของการปฏิบัติงานภายในองค์กรและสร้างมาตรฐานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ปัญหา

การติดต่อสอบถามจากลูกค้าเข้ามามาก และไม่สามารถสร้างมาตรฐานและเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานได้ เพราะไม่มีคู่มือการทำงาน

ผล

จำนวนการสอบถามเกี่ยวกับการใช้งานจากลูกค้าลดลงอย่างมาก จากเดิมที่มีสูงสุด 20 รายต่อเดือนกลายเป็น 0 ราย

ชื่อบริษัท

บริษัท QUALICA (THAILAND) CO., LTD.

เว็บไซต์

https://www.qualica-th.co.th/

ที่อยู่

UBC II Building, 20th Floor, 591 Sukhumvit Road., North Klongton, Wattana, Bangkok, 10110 Thailand

จำนวนพนักงาน

100 – 1,000 คน (รวมถึงแชร์คู่มือกับบุคคลภายนอก)

ประเภทธุรกิจ

เทคโนโลยีและการสื่อสาร

รายละเอียดทางธุรกิจ

ให้บริการด้านไอทีในประเทศไทยและภูมิภาคอาเซียน

การใช้งาน

คู่มือ Back office, คู่มือการใช้งานระบบ/อุปกรณ์​, คู่มือออนไลน์สำหรับลูกค้า

บริการให้คำปรึกษาด้าน IT Solutions ที่เหมาะสมกับประเทศไทย

―――ช่วยเล่าภาพรวมของธุรกิจของคุณให้ฟังหน่อยครับ

สำนักงานใหญ่ของบริษัทเราก่อตั้งขึ้นในปี 1982 ณ ประเทศญี่ปุ่น ในฐานะผู้ให้บริการระบบข้อมูลที่ชื่อว่า “Komatsu Software Development Co. , Ltd. (ปัจจุบันคือ QUALICA Inc. )” ซึ่งถือหุ้นทั้งหมดโดยบริษัท Komatsu ปัจจุบันให้บริการด้าน IT Solutions เช่น IoT บริการคลาวด์ การพัฒนาระบบการทำงาน รวมถึงการพัฒนาแพ็กเกจซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจอุตสาหกรรม หรือธุรกิจบริการจัดจำหน่าย (ร้านอาหารและค้าปลีก) ในฐานะของหนึ่งในสมาชิกของ TIG (TIS INTEC Group)

QUALICA (THAILAND) CO., LTD., Managing Director, Mr. Kazuya Takeuchi

―――ทำไมถึงตัดสินใจขยายธุรกิจในประเทศไทย?

สำนักงานใหญ่ที่ญี่ปุ่นได้ต้องการขยายธุรกิจทั่วโลกซึ่งนี่เป็นหนึ่งในกลยุทธ์การเติบโตของบริษัท โดยเราจัดตั้งสาขาย่อยในเซี่ยงไฮ้ ประเทศจีน และสิงคโปร์ก่อนที่จะขยายมายังประเทศไทย แต่การพัฒนาธุรกิจมายังภูมิภาคอาเซียน ซึ่งเป็นพื้นที่ที่กำลังมีความเติบโตทางเศรษฐกิจอย่างเห็นได้ชัดนั้นเป็นสิ่งที่บริษัทเราซึ่งกำลังต้องการขยับขยายธุรกิจควรทำอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ในเดือนสิงหาคม 2018 เราได้เลือกกรุงเทพฯ ซึ่งเป็นใจกลางของการเติบโตทางเศรษฐกิจนั้นในการจัดตั้งสำนักงานผู้แทน (Representative Office) ขึ้น ผมมาที่ประเทศไทยในฐานะโปรเจคลีดเดอร์ตั้งแต่ตอนนั้น และได้เริ่มสร้างสัมพันธ์กับตัวแทนจำหน่ายในประเทศไทย ไปพร้อมกับการวิจัยตลาดและรวบรวมข้อมูลไปด้วย โชคดีที่มีเรามีผลตอบรับที่ดีเกินคาด ในเดือนมกราคม 2020 เราจึงได้จดทะเบียนจัดตั้งบริษัทสาขาย่อยในประเทศไทยอย่างเป็นทางการเพื่อเสริมสร้างระบบบริการและการซัพพอร์ตลูกค้าที่รวดเร็วมากขึ้น ปัจจุบันรวมผมแล้วเรามีพนักงานทั้งหมด 6 คน

ผลิตภัณฑ์ที่ให้บริการเป็นแบบเดียวกับที่ญี่ปุ่นไหม?

เหมือนกันตรงการเป็นผู้ให้บริการ IT Solutions แต่ตัวผลิตภัณฑ์จะแตกต่างกันมากครับ ที่ญี่ปุ่นเรามีระบบและซอฟต์แวร์ให้บริการจำนวนมาก แต่เราไม่สามารถทำแบบเดียวกันในประเทศไทยได้ เพราะแต่ละที่มีวัฒนธรรม อุปนิสัย และความต้องการของตลาดที่แตกต่างกัน เช่นเดียวกันกับเซี่ยงไฮ้และสิงคโปร์ที่ว่าเข้าเมืองตาหลิ่วต้องหลิ่วตาตาม เมื่อคำนึงถึง Solutions ที่ตรงกับความต้องการของพื้นที่ และบริการที่คนไทยต้องการจริงๆ แล้ว เราให้บริการทั้งหมด 5 ผลิตภัณฑ์ คือ “ATOMS QUBE” ระบบจัดการการผลิตที่รองรับบนคลาวด์ที่ได้รับความนิยมอย่างมากในญี่ปุ่น “JSCAST” ซอฟต์แวร์จำลองการหล่อที่เปิดตัวแล้วในไทย หรือ IoT Solutions ระบบจัดการคู่มือ  และระบบบัญชี

ใช้ Teachme Biz ตั้งแต่เปิดสาขา เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน

―――ช่วยเล่าภาพรวมของธุรกิจของคุณให้ฟังหน่อยครับ

รู้จักผ่านโซเชียลมีเดียตั้งแต่ตอนที่เปิดสำนักงานในไทยใหม่ๆ ครับ แล้วเห็นว่ามีเวิร์คช็อปที่สามารถเรียนรู้การใช้งาน และฟังก์ชันพื้นฐานของ Teachme Biz ได้ เลยส่งพนักงานคนไทยให้เข้าร่วมเวิร์คช็อปทันที ช่วงนั้นเพิ่งเปิดบริษัทจึงยังไม่มีกฎการทำงานหรือขั้นตอนการทำงานโดยละเอียด เป็นช่วงที่กำลังลองผิดลองถูกอยู่ด้วยว่าจะตั้งกฎหรือขั้นตอนการทำงานเหล่านั้นแล้วแชร์ให้พนักงานคนไทยทราบได้อย่างไร
แม้ว่าบริษัทจะให้บริการด้านไอที แต่ก็จ้างพนักงานที่ไม่มีประสบการณ์ทางด้านไอทีเข้าทำงาน เพื่อที่จะได้ไม่ยึดติดกับวิธีการแบบเดิมๆ และสามารถเรียนรู้งานด้วยทัศนคติที่มีความยืดหยุ่น ทำให้บริษัทเติบโตเร็วมากครับ พนักงานที่เข้าเวิร์คช็อป Teachme Biz สามารถเข้าใจระบบและฟังก์ชันการทำงานพื้นฐานของ Teachme Biz ได้อย่างราบรื่น และรู้สึกว่า Teachme Biz มีความอเนกประสงค์มาก เราจึงตัดสินใจที่จะนำระบบเข้ามาใช้ อีกเหตุผลหนึ่งในการตัดสินใจคือ นโยบายการพัฒนาธุรกิจและวิสัยทัศน์ของผู้บริหาร Studist (Thailand) ผู้ให้บริการ Teachme Biz ที่มีความสอดคล้องกับบริษัทของเราครับ

ประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้น เพราะรวมเนื้อหาการทำงานไว้ใน Teachme Biz

―――มีเป้าหมายในการใช้งานอย่างไรบ้าง

เราแบ่งเป้าหมายการใช้งานกว้างๆ ไว้ 3 อย่าง อย่างที่หนึ่งคือการ Visualization และสร้างมาตรฐานให้การทำงานภายในบริษัท สองคือ เพิ่มประสิทธิภาพในการสร้างคู่มือ และสามคือการอธิบายผลิตภัณฑ์ของบริษัทให้บุคคลภายนอกเข้าใจมากขึ้น

―――แล้วที่จริงคุณนำมันมาใช้งานอย่างไร

ไม่ว่าจะเป็นการสร้างธุรกิจใด ก็ขาด Framework ไม่ได้ ผมใช้การเลือกคู่มือที่สร้างโดย Teachme Biz เป็นกรอบ จากนั้นจึง Visualize กระบวนการทำงานภายในบริษัทอย่างละเอียดตั้งแต่ กฎหรือขั้นตอนปฎิบัติงานภายใน หรือรายละเอียดการทำงานอย่างการใช้คอมพิวเตอร์หรือเครื่องปรินท์ หรือสำหรับบางงานที่แม้จะเป็นงานเล็กๆ น้อยๆ แต่พนักงานที่อยู่มาก่อนแล้วอาจจะลืมขั้นตอนการทำงานนั้น หรือมีพนักงานใหม่เข้ามา ซึ่งถ้ายังคงดำเนินกิจการอยู่ก็ยังไงก็ต้องประสบปัญหาเดิมๆ ต่อไป 

ในกรณีแบบนั้นคุณสามารถแก้ไขได้ทันทีโดยส่ง URL ของคู่มือที่สร้างด้วย Teachme Biz ไปให้เขาปฏิบัติตามโดยไม่ต้องเสียเวลากับแต่ละเรื่องอีก เช่นเดียวกับงานอื่นๆ และการซัพพอร์ตลูกค้า การมีคู่มือที่เป็นรากฐานของการทำงานที่เน้นการสื่อสารด้วยภาพ ทำให้ไม่ต้องอธิบายเรื่องเดิมซ้ำๆ และคุณภาพของงานที่ออกมาก็จะเป็นมาตรฐานเดียวกันด้วย

―――เปรียบเทียบกับการสร้างคู่มือแบบดั้งเดิมแล้วเป็นอย่างไร?

สมัยทำงานที่ญี่ปุ่นผมต้องสร้างคู่มือและส่งให้ลูกค้าเอง ถึงจะมีรูปภาพอยู่บ้าง แต่ถ้ามองโดยรวมก็มีแต่ตัวอักษร ซึ่งเสียเวลามากทั้งการจัดรูปแบบเอกสาร และการอธิบายรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่เกี่ยวกับงานจริงๆถ้าให้คิดถึงมันตอนนี้ก็เหมือนว่าคู่มือนั้นไม่เคยมีอยู่จริง Teachme Biz มีรูปแบบที่ออกแบบให้อ่านง่าย  แค่ใส่ตัวอักษรและรูปภาพตามข้อกำหนดเท่านั้น นอกจากจะลดเวลาทำงานแล้ว แต่ยังลดภาระทางจิตในการสร้างคู่มืออีกด้วย

―――ผลตอบรับจากพนักงานที่ใช้เป็นอย่างไรบ้าง

ผมมอบหมายให้พนักงานแต่ละคนสร้างคู่มือเองตั้งแต่แรกอยู่แล้ว ซึ่งการใช้งาน Teachme Biz ก็เป็นไปอย่างราบรื่นไม่มีปัญหาอะไร โดยผมจะเป็นผู้ตรวจสอบเนื้อหาคู่มือที่ทำเป็นครั้งแรกก่อนเสมอ แต่สำหรับการอัปเดตรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ จะปล่อยให้ทีมงานทำกันเอง นอกจากนี้ การสร้างคู่มือด้วยตนเองยังทำให้เข้าใจเนื้องานและบริการของบริษัทอย่างลึกซึ้งมากขึ้น คิดถึงกระบวนการทำงานในมุมมองของลูกค้าได้ จึงรู้สึกว่าช่วยเรื่องการอบรมพนักงานได้อีกด้วย

<เสียงตอบรับจากพนักงานคนไทย>

ผู้รับผิดชอบ: คุณโบ Project Leader 

ดิฉันรับผิดชอบด้านการให้คำปรึกษาเพื่อแก้ไขปัญหาของลูกค้าเป็นหลัก เวลาประชุมลูกค้าจึงมักจะต้องการให้อธิบายรายละเอียดของซอฟต์แวร์และระบบต่างๆ ซึ่งถ้ามีคู่มือซอฟต์แวร์เหล่านั้นที่สร้างจาก Teachme Biz ก็จะสามารถแสดงภาพการใช้งานให้ลูกค้าเข้าใจได้ทันที หรือภาพที่ถ่ายไว้ระหว่างประชุมก็สามารถนำไปทำเป็นคู่มือและโชว์ให้ลูกค้าดูเป็นตัวอย่างได้ทันที ซึ่งลูกค้าก็จะบอกว่า “เห็นภาพชัดเจน” และ “เข้าใจง่ายมาก” และบางทีก็ทำให้ลูกค้าตกลงซื้อสินค้าเราทันทีเลยด้วย ภายในองค์กรเราเองนั้น ทุกคนสามารถจำวิธีการใช้งานได้ทันทีตั้งแต่แรก และยังเป็นประโยชน์สำหรับการอธิบายวิธีการทำงานให้กับพนักงานใหม่ด้วยค่ะ

ลดการติดต่อสอบถามจากลูกค้าได้มาก

―――นำไปใช้กับคนนอกบริษัทอย่างไรบ้าง?

นอกเหนือจากการใช้คู่มือเพื่ออธิบายบริการของเราแล้ว เรายังแชร์คู่มือการใช้งานที่ปรับให้เหมาะกับระบบของแต่ละบริษัทหลังจากที่ลูกค้าเริ่มใช้งานด้วย เมื่อก่อนเนื้อหาที่อธิบายด้วยตัวอักษรมักจะถูกมองข้ามไป แต่พอใช้ Teachme Biz ก็ทำให้จำนวนการสอบถามเกี่ยวกับการใช้งานจากลูกค้าลดลงอย่างมาก จากเดิมที่มีสูงสุด 20 รายต่อเดือนกลายเป็น 0 รายในบางที และนี่ก็คือประโยชน์จากการใช้ Teachme Biz นั่นเอง

ยิ่งใช้งานไปนานๆ เข้า ก็ยิ่งรู้สึกถึงความสำคัญของ Teachme Biz know-how ที่สะสมไปเรื่อยๆ แบบนี้จะกลายเป็นสินทรัพย์ที่ยิ่งใหญ่สำหรับบริษัทแน่ๆ

―――ตรวจสอบจำนวนการเปิดดูคู่มือได้ด้วย

ใช่ครับ นี่เป็นหนึ่งในฟังก์ชันที่ผมประทับใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อลูกค้าใช้งานบริการของเราแล้ว หลังจากที่เราแชร์คู่มือและเช็คจำนวนครั้งที่ดูคู่มืออย่างละเอียดได้ หากใช้งานผลิตภัณฑ์ของบริษัทได้สักพักแล้วแต่จำนวนครั้งที่ดูคู่มือยังน้อยอยู่ ก็จะสามารถสังเกตเห็นได้เลยว่า “ไม่ได้ใช้งานระบบ (ระบบทำงานได้ไม่ดี)” หรือ “การทำงานต่อเนื่องด้วยวิธีผิดๆ” ลูกค้าอุตส่าห์เลือกใช้ระบบของเราแล้ว แต่หากไม่ได้ใช้งานจริง หรือใช้งานผิดจนทำให้ขาดประสิทธิภาพในการทำงาน ก็จะกลายเป็นเรื่องสิ้นเปลืองสำหรับลูกค้า และเขาจะมองว่าบริการของเราไม่จำเป็น นำไปสู่การยกเลิกสัญญาในท้ายสุด Teachme Biz จึงเป็นหนึ่งในตัวช่วยที่ทำให้เราเข้าถึงความรู้สึกของลูกค้า และเป็นโอกาสให้เราได้ทบทวนด้วยว่าคู่มือที่ทำขึ้นมานั้นเข้าใจยากหรือเปล่า

จากการเป็น “ผู้ใช้งาน” สู่ “ผู้ส่งต่อบริการ” Teachme Biz

―――วางแผนใช้ Teachme Biz อย่างไรบ้างต่อจากนี้

นอกเหนือจากใช้คู่มือเพื่อการทำงานภายในออฟฟิศและรายละเอียดผลิตภัณฑ์แล้ว มอยากรวมเนื้อหาและหน้าที่ของงานตัวเองในฐานะกรรมการผู้จัดการลงในคู่มือด้วย แม้ว่างานของผมจะไม่ปรากฏออกมามากนัก แต่พอจดมันออกมามีเนื้อหารายละเอียดเยอะกว่าที่คิดมาก ตอนนี้จึงอยากจะบันทึกเป็นเอาท์พุทเอาไว้

ตอนแรกเราเป็นผู้ใช้งาน Teachme Biz แต่ตั้งแต่ปี 2019 บริษัทได้ตกลงเป็นพาร์ทเนอร์และนำ Teachme Biz เข้ามาเป็นหนึ่งในบริการของบริษัทเรา เพราะจากการใช้งานด้วยตัวเองก็รู้สึกว่ามันเป็นฟังก์ชันที่ขาดไม่ได้ในการพัฒนาธุรกิจในประเทศไทย ผมจึงต้องการเผยแพร่ Teachme Biz ให้กับประเทศไทยและทั่วทั้งภูมิภาคอาเซียนจากประสบการณ์จริงของการใช้งานและผลลัพธ์ที่ได้สัมผัสด้วยตัวเอง