062-295−6588 contact-th@studist.co.th

สร้างมาตรฐาน กำจัดงานที่พนักงานรู้อยู่คนเดียว เพื่อซัพพอร์ตลูกค้ากว่าแสนราย

yamakoh

Yamakoh Co.,Ltd.

วัตถุประสงค์

วัตถุประสงค์กำจัดงานที่ทำได้อยู่เพียงคนเดียว

ปัญหา

ปัญหาปริมาณงานและความรู้ไม่สมดุลกันในฝ่ายขายและฝ่ายผลิต

ผล

ผลคู่มือการทำงานมีรูปแบบเดียวกัน งานเป็นมาตรฐานเดียวกัน

กล่องพลาสติกลูกฟูกได้รับความสนใจเป็นอย่างมาก ไม่ใช่เพียงเพราะมีความทนทานและคุณสมบัติในการเข้ากระบวนการผลิตสูงเมื่อเทียบกับกล่องกระดาษลูกฟูกเท่านั้น แต่ในมุมมองของ SDGs แล้วยังสามารถรีไซเคิลและรียูสได้ด้วย บริษัท  Yamakoh ภาคภูมิใจในการเป็นบริษัทเดียวที่ผลิตและจำหน่ายสินค้าโดยตรงให้กับลูกค้าในตลาดนี้โดยมีผลงานเป็นลูกค้ากว่า 1 แสนราย นอกจากนั้น บริษัทยังสร้างช่องทางการขายผ่านทางออนไลน์ที่ให้ลูกค้าสามารถสั่งซื้อในจำนวนน้อยตามความต้องการได้ บริษัทยังเป็นผู้บุกเบิกในการสร้าง EC Site Channel ที่เป็นช่องทางหลักในวงการลังพลาสติกลูกฟูกในปัจจุบัน และได้รับรางวัลองค์กรยอดเยี่ยม “Kansai IT Top 100”ในปี 2015 และในปี 2017 ได้รับเลือกโดยกระทรวงเศรษฐกิจการค้าและอุตสาหกรรมให้เป็น “Top 100 SMEs ผู้เป็นเลิศในการบริหารจัดการด้าน IT”

ในอีกด้านหนึ่ง การรับมือกับการสั่งซื้อจำนวนน้อยตามความต้องการของลูกค้า ทำให้การปฏิบัติงานของฝ่ายการผลิตและฝ่ายขายเกิดความซับซ้อนยุ่งยากขึ้น การยกระดับประสิทธิภาพการทำงานดังกล่าวและการกำจัดงานที่ต้องพึ่งพึงพนักงานคนใดคนหนึ่งจึงเป็นโจทย์ที่บริษัทต้องแก้มาอย่างยาวนาน ซึ่งในตอนนั้นเองที่บริษัท  Yamakoh ได้นำ Teachme Biz เข้ามาใช้ในช่วงฤดูใบไม้ผลิปี 2020 นำโดยฝ่ายขายและฝ่ายผลิต ตามด้วยฝ่ายธุรการ ฝ่ายควบคุมการผลิต ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายรับประกันคุณภาพ ฝ่ายออกแบบ รวมทั้งหมด 7 ฝ่ายที่ได้นำ Teachme Biz มาช่วยแก้ปัญหาจนเห็นผลลัพธ์ที่ดีออกมา

ในครั้งนี้ เราได้มีโอกาสพูดคุยกับคุณ Yoshihiro Yamazaki ประธานบริษัท  Yamakoh Co.,Ltd., คุณ Yukiko Kotake ผู้จัดการแผนกฝ่ายขาย, คุณ Tetsuro Ishihara หัวหน้างานฝ่ายการผลิตและหัวหน้าโปรเจ็ค Teachme Biz, คุณ Masahiro Hasegawa ฝ่ายจัดซื้อสำนักงานรับประกันคุณภาพ และรองหัวหน้าโปรเจ็ค Teachme Biz เพื่อสอบถามแต่ละแผนกเกี่ยวกับตัวอย่างการนำ Teachme Biz ไปใช้งาน และผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น

yamakoh

คุณ Yoshihiro Yamazaki ประธานบริษัท  Yamakoh Co.,Ltd.

งานที่ทำได้อยู่คนเดียวกลายเป็นปัญหาเมื่อธุรกิจ​เติบโตขึ้น

―――เริ่มทำธุรกิจเกี่ยวกับสินค้ากล่องพลาสติกลูกฟูกได้อย่างไรครับ

ท่านประธานยามาซากิ แต่เดิมแล้วบริษัทของเราเป็นผู้ขายส่งวัสดุบรรจุภัณฑ์ และในบรรดาสินค้าทั้งหมดสินค้าตัวหลักของเราคือลังกระดาษลูกฟูก แต่ในวงการลังกระดาษที่กล่าวขานกันว่าเป็นวงการ “Red Ocean” ที่มีการแข่งขันด้านราคากันดุเดือดอย่างต่อเนื่องแล้ว เราอยู่ในสถานการณ์ที่การเพิ่มประสิทธิภาพการขายเป็นสิ่งที่ยากมาก ซึ่งในตอนนั้นเองเป็นช่วงที่เราได้รู้จักกับลังพลาสติกลูกฟูกในช่วงปี 1995 ถ้าเป็นลังพลาสติกเราก็สามารถนำ Know how เรื่องลังกระดาษมาใช้ได้ ทั้งยังสามารถใช้ซ้ำได้หลายครั้ง​ ไม่ต้องใช้แล้วทิ้งเลย นอกจากนี้ช่วงนั้นเป็นช่วงหลังแผ่นดินไหวใหญ่ฮันชิน-อาวาจิ เป็นช่วงที่ว่ากันว่าเป็น 10 ปีที่สูญเสียไปหลังเศรษฐกิจฟองสบู่แตกพอดี ฝ่ายบริหารสัมผัสได้ว่ากล่องพลาสติกลูกฟูกที่มีคุณสมบัติสามารถส่งคืนได้ และนำมาใช้ใหม่ได้น่าจะเหมาะกับช่วงยุคสมัยนี้

Yamakoh

โรงงาน Yamakoh

―――ได้ยินว่าบริษัทเริ่มขายบนช่องทางออนไลน์ก่อนใครด้วย

ท่านประธานยามาซากิ พูดตามตรงช่วงแรกๆ ที่เริ่มทำลังพลาสติกลูกฟูกธุรกิจไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้ซะที ตอนนั้นคือจนตรอกแล้วเลยหันไปเริ่มขายสินค้าออนไลน์ดู​ ซึ่งจริงๆ​ แล้วเป็นหนทางที่ไม่เคยนึกถึงมาก่อนเลย แต่หลังจากนั้นกลับกลายเป็นว่ายอดสั่งซื้อทางออนไลน์สูงขึ้นจากกระแสโลกในตอนนั้น จากจุดนั้น เราเติบโตจนมาซื้อที่ดินขนาดประมาณ 27,100 ตร.ม.ในนิคมอุตสาหกรรม Ujitawara ทางใต้ของเมืองโตเกียว และสร้างโรงงานของเราเองสำหรับผลิตลังพลาสติกลูกฟูกโดยเฉพาะขึ้นมาในปี 2007 ตอนนี้ยอดขายลังพลาสติกลูกฟูกอยู่ที่ 95% ของภาพรวมทั้งหมด ซึ่งในอัตราส่วนนั้น ยอดซื้อทางออนไลน์อยู่ที่มากกว่า 90% 

ทว่า พอกิจการเติบโตขึ้นเราก็ประสบกับปัญหาใหม่ หนึ่งในนั้นคือปัญหางานที่มีพนักงานที่สามารถทำได้อยู่เพียงคนเดียว ซึ่งในตอนนั้นเราได้มารู้จักกับบริการของ Teachme Biz ที่ช่วยแก้ปัญหานั้นได้ เราจึงได้เริ่มพิจาณาเอา Teachme Biz เข้ามาใช้งาน

เมื่อทดลองใช้จึงได้สัมผัสถึงความง่ายในการใช้งานและการสร้างคู่มือ

―――อะไรคือเหตุผลหลักที่ทำให้ตัดสินใจใช้ Teachme Biz

คุณ Ishihara ก่อนเริ่มใช้งานผมได้เห็นคู่มือการทำงานที่ทำขึ้นมาจาก Teachme Biz ก็รู้สึกว่าเข้าใจง่ายมาก รับรู้ได้ถึงประสิทธิภาพอย่างชัดเจน หนำซ้ำยังทดลองใช้ฟรีได้ พนักงานหลายคนพูดกันว่าตอนทดลองเอามาใช้ทำคู่มือมันใช้งานได้ง่าย ทำคู่มือออกมาได้อย่างง่าย จุดนี้แหละทำให้ตัดสินใจเลือก Teachem Biz

―――ติดขัดอะไรตอนนำ Teachme Biz เข้ามาเริ่มใช้งานหรือไม่

Ishihara ที่ผ่านมาแต่ละแผนกทำคู่มือโดยใช้ format ที่หลากหลายไม่ว่าจะเป็น Excel, Word ฯลฯ แต่ละส่วนงานมีเรื่องที่พิถีพิถันที่ต่างกันออกไปจึงต้องใช้เวลาในการให้แต่ละฝ่ายตกลงใช้ format เดียวกัน แต่พอได้เริ่มใช้ Teachme Biz ความคิดภายในบริษัทก็กลายเป็นหนึ่งเดียวกันทันที

เริ่มทำคู่มือจากงานที่ “มีแค่คนนี้ที่ทำได้”ก่อน

―――คู่มือที่ทำอยู่เป็นแบบไหน

คุณ Hasegawa ในหน้างานการผลิตมีเครื่องจักรจำนวนมากที่มีแค่พนักงานที่เป็นคนคุมเครื่องเท่านั้นที่รู้วิธีใช้งาน ก่อนอื่นเราจึงทำคู่มือการใช้งานเครื่องจักรเหล่านั้นขึ้นมาก่อนเพื่อให้พนักงานคนอื่นไม่ว่าจะเป็นใครก็ตามสามารถใช้งานเครื่องนี้พวกนี้ได้เหมือนกัน การใช้งานเครื่องจักรมีความเสี่ยงที่จะบาดเจ็บได้ ดังนั้นการที่เราสามารถอธิบายตำแหน่งการวางมือ วิธีการขยับ ท่าทางในการใช้งาน ต่างๆ ผ่านวิดีโอได้เป็นประโยชน์อยากมาก

เรื่องการตรวจสอบสินค้า ที่ผ่านมาเราตรวจโดยอาศัยความรู้สึกของพนักงานแต่ละคน ซึ่งเราได้เอาระบบนั้นมาทบทวนใหม่ กำหนดตำแหน่งและหัวข้อที่ต้องเช็คให้ชัดเจน และทำออกมาเป็นคู่มือการทำงาน นอกจากนั้น เราได้ทำคู่มือการจัดหาวัสดุซึ่งเป็นงานในออฟฟิศขึ้นมาด้วย เป็นการสร้างระบบที่แม้ผู้รับผิดชอบลาก็ไม่กระทบกับการสั่งซื้อวัสดุ

Yamakoh

แม้อยู่หน้างานก็เช็คได้ทันทีด้วยสมาร์ทโฟน

คุณ Kotake ฝ่ายขายเองก็เริ่มทำคู่มือจากงานที่ “มีแค่คนเดียวเท่านั้นที่ทำได้”ก่อนเช่นกัน เช่น วิธีออกใบเรียกเก็บเงินหรือบิลต่างๆ ของลูกค้าแต่ละรายมีรายละเอียดยิบย่อยต่างกัน ที่ผ่านมาจะมีแค่เจ้าหน้าที่ที่เป็นคนดูแลลูกค้าเจ้านั้นเท่านั้นที่ทำเป็น แต่พอเราสร้างคู่มือการทำงานขึ้นมา พอมีพนักงานคนไหนมีเวลาก็สามารถมาทำได้ไม่ว่าจะเป็นใคร ทำให้เราแก้ปัญหาความผันผวนของปริมาณงานได้

นอกจากนี้ แต่ก่อนเรามีพนักงานที่ดูแลด้านการรับคำสั่งซื้อจาก EC Site อย่าง Amazon ฯลฯ อยู่เพียงคนเดียว เวลาพนักงานลาก็จะไม่มีใครทำงานนี้ได้ ซึ่งเราก็ได้นำ Teachme Biz มาใช้สร้างคู่มือวิธีการรับคำสั่งซื้อ ตอนนี้ใครก็สามารถเข้ามาทำแทนได้แล้ว

อันที่จริงเมื่อวันก่อนคนที่ดูแล EC และคนที่เป็นตัวแทนลาพร้อมกันทั้งสองคน ดิฉันเลยมีโอกาสได้ทำงานแทนโดยดูวิธีจากคู่มือ ตอนนั้นอยู่ในสถานการณ์ที่ไม่รู้เหนือรู้ใต้เลย สิ่งเดียวที่พึ่งได้มีแต่คู่มือเท่านั้น แต่ถึงอย่างนั้นก็สามาถทำงานได้โดยไม่มีปัญหา สัมผัสได้กับตัวเองเลยว่าคู่มือทำขึ้นมาได้เข้าใจง่ายมาก

Ishihara คู่มือที่ไม่เกี่ยวกับการทำงานที่มีคนใช้งานเยอะอย่างคาดไม่ถึงคือคู่มือวิธีการล็อคประตู​ บางครั้ง​เราเป็นคนสุดท้ายที่ออกจาก​ออฟฟิศ​แล้วไม่รู้ว่าประตูล็อคอย่างไร​ จะโทรถามใครก็รู้สึกเกรงใจ​ ได้ยิน​ว่า​เวลาแบบนี้แหละที่ได้คู่มือช่วยไว้กัน

ทำแล้วเพลินให้ความรู้สึกราวกับเป็น​ YouTube​r

―――ได้ลองทำคู่มือดูแล้วรู้สึกอย่างไรบ้าง

Hasegawa ปกติแทบจะไม่เคยถ่ายวิดีโอตัวเองด้วยตัวเองเลยครับ ​แต่พอต้องเอามือถือมาเซตกับขาตั้งกล้อง​เพื่อถ่ายคลิปขั้นตอนการทำงาน​ ถ่ายลักษณะการทำงานของตัวเอง​ มันให้ความรู้สึกเหมือนเป็น​ YouTube​r เลยครับ​ (ฮา) พอเวลามีคนเดินผ่านระหว่างกำลังถ่ายอยู่ก็เขิลเหมือนกันนะครับแต่ก็สนุกดีครับ

Koike ที่ผ่านมาทำคู่มือใน​ Word​ บ้าง​ Excel​ บ้าง​ ส่วนตัวแล้วเมื่อก่อนเคยรับผิดชอบด้านการออกแบบเลยมีใช้​ CAD บ้าง​ พอมาใช้​ Teachme Biz เราสามารถเอา​ Screen Shot มาแปะได้ง่ายด้วย​ รูปแบบก็ไม่เละเทะ​ ใช้ง่ายแบบเยี่ยมยอดมาก​ จะเพิ่มคำบรรยายในรูป​ หรือทำจุดสำคัญให้เด่นขึ้นมาก็ทำได้ง่าย​ แถมตอนนี้เอามาใช้แทนโปรแกรมตัดแต่งภาพไปแล้วด้วย

Yamakoh

สามารถทำในคอมพิวเตอร์​ได้ด้วย​เช่น​กัน​ในพริบตาเดียว

มีประสิทธิภาพในการสอนงานพนักงานที่มีความบกพร่องต่างๆ ด้วย

―――ทราบว่ามาทางบริษัทกำลังพยายามที่จะจ้างงานผู้ที่มีความพิการ

ท่านประธาน​ Yamazaki ใช่​ครับ ​ตราบใดที่​คนในพื้นที่ยังทำงานให้เราอยู่​ ผมคิดว่าเรามีหน้าที่ต้องรับพวกเขาเข้าทำงานอย่างเท่าเทียมกันครับ​ เมื่อปี​ 2019​ บริษัทได้รับรางวัลระดับประเทศให้เป็นสถานประกอบการ​ดีเด่นในการรับผู้พิการเข้าทำงาน​ (JEED)​ตอนนี้​เรามีพนักงานที่มีความบกพร่องทางร่างกาย​ 1 คน​พนักงาน​ที่มีความบกพร่องจากจิตใจ​ 3 คน​ พนักงานที่มีความ​บกพร่อง​ทาง​สติปัญญา​ 4 คน​ทำงานอยู่กับเรา​ ผมเชื่อว่าถ้าเราช่วยกันคิดเราจะสามารถ​สร้าง​สภาพแวดล้อม​ที่แม้คนที่มีความต้องการพิเศษ​ก็สามารถ​ทำงาน​ได้​ เราตั้งใจจะพัฒนาคนที่จะช่วยเราสร้างผลกำไรและพยายามไปด้วยกันกับเราในฐานะสมาชิก​ที่มีบทบาทสำคัญคนหนึ่ง

―――พนักงานที่มีความพิการใช้​ Teachme Biz อย่าง​ไรบ้าง

Ishihara ตอนนี้มีการใช้เพื่อเช็คขั้นตอนการทำงานบ้าง​ เช็คหัวข้อควรระวังบ้าง​ หรือเช็คคำอธิบายวิธีการใช้งาน​เครื่องจักรบ้าง ท้ายที่สุดแล้วตั้งใจจะใส่ QR​ Code​ ไว้ในที่ต่างๆ​ เช่น​ใน​ Drawing ​เพื่อเปิดดูคู่มือการทำงานได้ง่าย​ ซึ่งทำให้สามารถเช็ค​หัวข้อควรระวัง​ที่สำคัญในการผลิตเมื่อไหร่ก็ได้ เราอยาก​สร้างสภาพ​แวดล้อมที่พนักงานสามารถเช็คคู่มือ​เมื่อไหร่​ก็ได้เมื่อต้องการโดยไม่ต้องถามคน​รอบข้าง​ ในขณะที่ก็ยังรักษาการปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันเอาไว้ให้ได้ในระดับหนึ่งอยู่

ในหน้างานการผลิตมีทั้งคนที่ประจำงานนั้นๆ โดยเฉพาะและคนที่ได้รับมอบให้ดูแลงาน​นั้นๆ ซึ่งคนเหล่านี้คือผู้ที่เชี่ยวชาญในงานนั้นมากกว่าใคร​ เพราะฉะนั้นหลังจากนี้ตามอุดมคติที่คิดไว้ก็อยากมอบหมายให้พวกเขาทำคู่มือปฏิบัติงานขึ้นมาด้วย​ ตอนนี้จึงได้เริ่มค่อยๆ​ ให้ลองทำขึ้นมาแล้วครับ หนึ่งในเหตุผล​ที่เลือก​ Teachme​ Biz​ เพราะใครก็สามารถ​ใช้​งาน​ได้โดยง่าย​ ไม่เกี่ยวว่ามีความพิการหรือไม่​แต่เรา​อยาก​ให้​พนักงานที่อยากทำ​ ทำคู่มือออกมาเรื่อยๆ​

―――สุดท้ายนี้​เล่าวิสัยทัศน์​ของกิจการในอนาคตให้ฟังหน่อยครับ

President Yamazaki เราได้ประกาศให้​ SDGs​ เป็นแกนหลักในการบริหารของบริษัทเมื่อเดือนม​ เม.ย.2020 การที่เราเปลี่ยนลังพลาสติกลูกฟูกที่ไม่สลักสำคัญในตอนนี้ให้กลายเป็นสิ่งสำคัญได้​ถือเป็นการช่วยแก้ปัญหาอย่างเช่นเรื่องโลกร้อนอย่างหนึ่ง ผมตั้งใจจะพัฒนาบริษัทจนวันนึงผู้คนจะพูดถึงเราว่า​ “ถ้าเป็นลังพลาสติกลูกฟูก​ ต้องเป็น​ Yamakoh” นอกจากนั้น​ ความฝันของผมคือการสร้าง​แฟรนไชส์​ ​เพิ่มมิตรสหายไปทั่วประเทศ​เพื่อเผยแพร่ลังพลาสติกลูกฟูก​ให้กว้างขวางยิ่งขึ้น

เพื่อที่จะทำให้ความฝันนั้นเป็นจริงได้​ คนที่มีความเกี่ยวข้องกับกิจการต้องรู้สึกถึงการเติบโตของตนเองผ่านการทำงาน​ ผมอยากสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ทำให้พนักงานสามารถค้นพบศักยภาพสูงสุดของตนได้​ ผมคิดว่า​ในการที่จะทำสิ่งเหล่านี้ให้เป็นจริงได้ Teachme​ Biz​ เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานดังกล่าวให้สมบูรณ์​

ข้อมูลบริษัท

ชื่อบริษัท

Yamakoh Co.,Ltd.

เว็บไซต์

http://www.yamakoh.com/

ที่อยู่

Kyoto, Japan

ประเภทธุรกิจ

ผลิตและจำหน่ายกล่องพลาสติกลูกฟูก

ตัวอย่างผู้ใช้งานอื่นๆ

Manso Co., Ltd.

Manso Co., Ltd.

ลดเวลาในการถ่ายทอดข้อมูลและสอนงานพนักงาน​ เตรียมการเปิดร้านใหม่ก็ราบรื่นManso Co., Ltd. วัตถุประสงค์ เพื่อทำคู่มือที่ชัดเจนและกระชับ ปัญหา ภาระในการทำ SOP ความสามารถในการค้นหา ผล ลดเวลาการถ่ายทอดข้อมูลให้พนักงาน เตรียมเปิดร้านใหม่ก็ทำได้ราบรื่น บริษัท Manso Co., Ltd....

Case study – TERAL THAI CO.,LTD.

Case study – TERAL THAI CO.,LTD.

TERAL THAI CO.,LTD.นำร่องสู่ Digital Transformation ผนึกกำลังควบคุมมาตรฐาน ISO ด้วย Teachme Biz เทราล ไทย หนึ่งในห่วงโซ่อุปทานที่แข็งแกร่ง บริษัท เทราล ไทย จำกัด ก่อตั้งมาแล้ว 31 ปี (ตั้งแต่ปี1991) ผลิตสินค้าเกี่ยวกับ ปั๊มน้ำและพัดลมอุตสาหกรรมเป็นหลัก...

Co-opdeli

Co-opdeli

ยกระดับการเรียนรู้ด้วยตนเองโดย SOP ที่สื่อด้วยภาพ ย่นเวลาอบรมพนักงานใหม่ได้มหาศาลโค-ออปเดลี่ วัตถุประสงค์ เพื่อใช้เครื่องมืออบรมพนักงานที่เน้นภาพถ่ายและวิดีโอในบริษัท ปัญหา เนื้อหาสำหรับสอนงานรู้จำกัดอยู่แค่เฉพาะคน ผล ลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการอบรมพนักงาน...

Pin It on Pinterest