ส่วนหนึ่งในเบื้องหลังงาน Toyotsu DX event 2020 คือ Teachme Biz

Toyota Tsusho Group เริ่มขยายสาขาไปยังต่างประเทศเป็นครั้งแรกที่ประเทศไทยเมื่อปี 1957 ในชื่อ Toyota Tsusho Thailand และค่อยๆ ขยายธุรกิจไปเรื่อยๆ จนกลายเป็นเทรดดิ้งผู้นำสินค้าหลากหลายทั้งอะไหล่รถยนต์ โลหะ เคมีภัณฑ์ รวมไปถึงสินค้าอุปโภค และธุรกิจโลจิสติกส์ โดยช่วงหลังบริษัทฯ เริ่มใช้ความกว้างขวางในวงการต่างๆ ที่มีมาต่อยอดในธุรกิจ Business Matching และเริ่มธุรกิจใหม่ๆ กับบริษัทสตาร์ทอัพ ซึ่งผู้ที่อยู่เบื้องหลังการนำไอเดียนอกกรอบมาทำให้เป็นจริง ยกตัวอย่างเช่นการสร้างสเปซสำหรับนอนกลางวันที่บริษัท (Nap Station) หรือ DX Events (Digital Transformation) เหล่านี้ก็คือ Mr.Ichihara จากบริษัท Toyota Tsusho Thailand นั่นเอง 

Mr.Ichihara ใกล้จะหมดภาระกิจที่ประเทศไทยแล้ว ทีม Teachme Biz จึงขอเข้ามาพูดคุยถึงรายละเอียดในการทำงาน และการผลักดัน Digital Transformation ในประเทศไทยของเขากัน

■จากสาขาที่สิงคโปร์สู่ไทย ผู้เห็นการทำงานจริงของทั้ง 3 ประเทศ

—— แต่เดิมคุณ Ichihara ประจำอยู่ที่สาขาสิงคโปร์ใช่ไหมครับ

ใช่ครับ บริษัทเราค่อนข้างแปลกสักหน่อย เริ่มจากตอนแรกผมประจำอยู่ที่สาขาสิงคโปร์ก่อน จากนั้นก็ย้ายไปประจำที่ญี่ปุ่น แล้วเมื่อเดือนมีนาคม ปี 2015 ก็ย้ายมาประจำที่ประเทศไทย ตัวผมเองรับผิดชอบด้านการพัฒนาโปรเจ็คใหม่ให้เข้ากับยุคสมัย ไม่ได้เกี่ยวข้องกับธุรกิจที่มีอยู่ของบริษัทครับ

—— ช่วยเล่ารายละเอียดเกี่ยวกับโปรเจ็คที่ทำได้ไหมครับ

ขอยกตัวอย่าง 3 ตัวอย่างที่เข้าใจง่ายๆ นะครับ อย่างแรกคือ Toyotsu Japan Festival งานอีเวนท์เพื่อการแลกเปลี่ยนวัฒนธรรมระหว่างไทย-ญี่ปุ่นผ่านอาหาร สถานที่ท่องเที่ยว แฟชั่น ศิลปะ และวัฒนธรรม จัดครั้งแรกเมื่อปี 2016 และครั้งล่าสุดที่จัดเป็นครั้งที่ 4 เมื่อปี 2019 ได้รับการตอบรับเป็นอย่างดี มีผู้เข้าร่วมมากกว่า 1 แสนคน บริษัทที่มาร่วมออกบูธก็เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ จนสเกลของงานก็ใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ (ปี 2020 ต้องยกเลิกไปเพราะการระบาดของไวรัส COVID-19)  และอีกหนึ่งตัวอย่างคือการเป็นตัวแทนเจรจาฝ่ายไทยในการกลับมาเปิดให้บริการเที่ยวบินตรงกรุงเทพ-เซนไดอีกครั้งของสายการบินไทย ซึ่งเที่ยวบินดังกล่าวได้หยุดให้บริการไปเมื่อปี 2014 แต่บริษัท Toyota Tsusho ซึ่งเป็นผู้เกี่ยวข้องในการบริหารสนามบินเซนไดได้เป็นตัวแทนในการเข้าเจรจากับสายการบินไทย จนเปิดให้บริการเที่ยวบินนี้อีกครั้งเมื่อตุลาคม 2019 ถึงแม้ปัจจุบันจะต้องหยุดให้บริการไปเนื่องจากการระบาดของ COVID-19 แต่บริษัทก็ตั้งใจว่าจะรักษาความสัมพันธ์ของทั้งสองฝ่ายให้ดียิ่งขึ้นไป และอีกหนึ่งตัวอย่างคือการเป็น General Manager ในบริษัท Toyotsu L&C (Thailand) ที่เพิ่งก่อตั้งใหม่เมื่อเมษายน 2020 ในความดูแลของแผนก Food & Consumer Services ที่ตั้งใจว่าจะมุ่งเป้าไปที่ธุรกิจ Business Matching เพื่อสนับสนุนสินค้าแบรนด์ญี่ปุ่นต่อไป และสินค้าส่วนหนึ่งของบริษัทนี้ที่เพิ่งเปิดตัวไปก็คือที่นอนคุณภาพอันดับ 1 ของญี่ปุ่น Mattress AiR จาก Nishikawa Air ซึ่งมีโชว์รูมอยู่ที่ Icon Siam และที่ออฟฟิศของ Toyota Tsusho (Thailand) ในรูปแบบของ Nap Station ที่ตั้งใจจะให้เป็นพื้นที่สำหรับงีบตอนกลางวันสำหรับพนักงาน เพื่อส่งเสริมประสิทธิภาพในการทำงานให้ดีขึ้น ในอนาคตก็ตั้งใจว่าจะให้เป็นโชว์รูมที่สามารถแสดงสินค้าเพื่อให้คนไทยรู้จักแบรนด์ญี่ปุ่นมากขึ้น

■ เริ่มใช้ Teachme Biz จากแผนกแอดมิน จนขยายผลไปยัง Operation ในองค์กรอีกหลายภาคส่วน

—— รู้จัก Teachme Biz มาก่อนมั้ยครับ

ผมได้ยินว่าทางบริษัทของไทยเริ่มใช้ Teachme Biz ตั้งแต่เดือนมีนาคม 2020 เพราะมีแผนที่จะเพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงการทำงานในองค์กรโดยเริ่มจากงานแอดมิน (การจัดการทั่วไป/บัญชี) แต่ที่ผมมีส่วนร่วมด้วยจริงๆ เป็นเมื่อตอนเดือนพฤศจิกายนครับ ตอนนี้นอกจากงานแอดมินก็มีแผนกอื่นที่ใช้ Teachme Biz ด้วย ยกตัวอย่างเช่น งานนำเข้าส่งออก การจัดเก็บความรู้ในองค์กร (Knowledge Management) ในส่วนของงานบริหาร Warehouse รวมไปถึงการจัดเตรียมคู่มือที่ใช้สำหรับเทรนนิ่งพนักงานที่รับผิดชอบด้านงานอีเว้นท์ Pop Up Store ของ Nishikawa AiR

ตอนนี้บริษัทเราลงทุนและให้บริการระบบจัดการและควบคุมการทำงานของคนขับรถ “Flare” จึงพบว่าการอบรมพนักงาน และการบริหารจัดการความรู้ภายในองค์กร (Knowledge Management) เป็นสิ่งที่สำคัญ จึงคิดว่าเป็นขอบเขตงานที่ควรจะต้องใช้ Teachme Biz เข้ามาช่วยด้วยครับ

■ จัดอีเวนท์ “Toyotsu DX Event” เพื่อผลักดัน Digital Transformation ในไทยเป็นครั้งแรก

—— ที่มาของการจัดอีเวนท์ Digital Transformation เมื่อปี 2020 ที่จัดเป็นครั้งแรกคืออะไรครับ

หลังจาก “Toyotsu Japan Festival” ที่แพลนไว้ว่าจะจัดในเดือนมิถุนายนต้องยกเลิกไป ผมก็เลยคิดว่าจะทำอะไรดี ตอนนั้นก็นึกถึง DX (Digital Transformation) ครับ เพราะสิ่งที่โควิดต้องการไม่ใช่งานเทศกาล แต่เป็นโครงสร้างหรือระบบที่สามารถเชื่อมโยงดิจิตัลเข้ากับโลกอนาคตได้ต่างหาก

เมื่อเดือนธันวาคม ปี 2020 จึงได้เกิดเป็นอีเวนท์ “Toyotsu DX Event” ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อผลักดัน Digital Transformation หรือการนำเทคโนโลยี IT มาผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์กรหรือรูปแบบการทำธุรกิจ รวมถึงวัตถุประสงค์ที่ต้องการเพิ่มขีดความสามารถและสร้างสัมพันธ์ระหว่างบริษัทสตาร์ทอัพและบริษัทใหญ่ๆ สัญชาติญี่ปุ่นในไทยให้ดียิ่งขึ้น ภายในงานมีการให้ตัวแทนจากบริษัทสตาร์ทอัพในประเทศไทยได้พูดถึงการเพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงขั้นตอนในการทำงาน โดยมีบริษัทสตาร์ทอัพอย่าง Studist (Thailand) ผู้ให้บริการและให้การช่วยเหลือด้านการใช้งาน Teachme Biz อย่างเต็มรูปแบบ “Flare” คลาวด์แพลตฟอร์มที่ให้บริการแพลตฟอร์มจัดการพนักงานขับรถผ่านสมาร์ทโฟน และ “Flow Account” ซอฟท์แวร์เกี่ยวกับระบบบัญชีที่สามารถสร้างเอกสารทางบัญชีผ่านทางออนไลน์ได้ ซึ่งก็ได้รับความสนใจจากผู้เข้าร่วมฟังในงานวันนั้นอย่างมากมาย

—— เกี่ยวกับ Digital Transformation ในประเทศไทยปัจจุบัน

เช่นเดียวกับที่ญี่ปุ่นที่ยังต้องมีการเตรียมความพร้อมอยู่ แต่ประเทศไทยนั้นถือว่าเป็นประเทศที่มีการเติบโตอย่างก้าวกระโดดจากการอาศัยทรัพยากรจากภายนอก จึงไม่มีการต่อต้านเรื่องเทคโนโลยีใหม่ๆ การทำความคุ้นเคยกับเทคโนโลยีจึงอาจจะเร็วกว่าญี่ปุ่นก็ได้ครับ

ในปีนี้เราก็วางแผนว่าจะจัด Toyotsu DX Event ต่อเนื่องอีกปี แต่รายละเอียดของงานจะไม่เหมือนเดิม โจทย์ของผมคือการให้บริการที่ตรงความต้องการตลาด ดังนั้นตัวผมเองก็จะต้องคอยอัปเดตตัวเองอยู่เสมอด้วย

■ใช้ Teachme Biz ในการแนะนำอีเวนท์ ลดภาระในการทำงานไปได้มาก!

—— ได้ยินว่าใช้ Teachme Biz กับ Toyotsu DX Event ด้วย

ใช้แทนเอกสารการเดินทางสู่สถานที่จัดงาน เอกสารประกอบอีเวนท์ โปรไฟล์ของ Speaker รวมถึงรายงานหลังงานอีเวนท์ที่ส่งให้ผู้เข้าร่วมด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งการเดินทางสู่สถานที่จัดงาน ถ้าเป็นงานอีเวนท์อื่นๆ จะต้องมีการติดต่อเข้ามาสอบถามเส้นทางการเดินทางสู่สถานที่จัดงานตั้งแต่ก่อนถึงวันงาน 3 วัน หรือแม้กระทั่งในวันงานที่ทุกคนกำลังเร่งรีบก็ยังมีการติดต่อเข้ามาสอบถามเรื่องนี้ แต่พอใช้ Teachme Biz ทำแผนที่การเดินทางที่เห็นภาพตั้งแต่ตึกสยามพารากอน จนถึงการเดินทางเข้าสู่ฮอลล์ที่จัดงานอย่างละเอียดก็ทำให้การติดต่อสอบถามเรื่องนั้นลดลงจนแทบจะไม่มี จนทำให้วันงานจริงสามารถโฟกัสกับงานและการรับแขกได้เต็มที่ ก็เพราะ Teachme Biz เลยครับ

TOYOTSU DX Event 2020

https://teachme.jp/87888/manuals/10528954/

TOYOTSU DX 2020 – Introduction of guest speaker

https://teachme.jp/87888/manuals/10536191

นอกจากนี้ เมื่อก่อน ก่อนถึงวันงานผมจะส่งรายละเอียดงาน พอหลังจบงานก็จะส่งรายงานให้กับผู้เข้าร่วมทางอีเมล ซึ่งกรณีที่เนื้อหามีการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขก็จะต้องส่งอีเมลเพื่ออธิบายรายละเอียดการเปลี่ยนแปลงอีกครั้ง แต่พอเป็น Teachme Biz ด้วยความที่เป็นการเก็บข้อมูลลงบน Cloud เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขอะไรเล็กน้อยก็สามารถอัปเดตเอกสารได้เลย และอีกอย่างหนึ่งก็คือถ้าข้อมูลมีปริมาณมากจนไม่สามารถแนบไฟล์ทางอีเมลได้ ก็เพียงแค่แนบลิงก์เข้าไปบน Teachme Biz เท่านั้นเอง ทั้งหมดนี้ทำให้ปริมาณงานโดยรวมทั้งหมดลดลงไปอย่างมาก

ตัวผมเองอยากเป็นส่วนหนึ่งในการผลักดันทั้ง Teachme Biz หรือแอปพลิเคชัน หรือระบบการจัดการอื่นๆ ให้เป็นตัวเลือกหนึ่งสำหรับการ Digital Transformation ที่ทางญี่ปุ่นก็ให้ความสำคัญอยู่ ผมตั้งใจจะให้ความร่วมมือกับผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดให้ดีที่สุดครับ