TOYOTA TSUSHO NEXTY ELECTRONICS (THAILAND) CO., LTD.

บริษัท TOYOTA TSUSHO NEXTY ELECTRONICS (THAILAND) CO.,LTD. ดำเนินธุรกิจโดยแบ่งออกเป็น 2 ส่วนใหญ่ ๆ ในส่วนแรกคือ การพัฒนาซอฟต์แวร์สมองกลฝังตัวในรถยนต์ (Embedded Software) เช่น การควบคุมมอเตอร์สำหรับรถยนต์ไฮบริด และการควบคุมมอเตอร์ EV ในส่วนที่สองคือการนำเข้าและส่งออกชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ ทั้ง Automotive และ Non Automotive

Teachme Biz เราได้มีโอกาสพูดคุยกับตัวแทนผู้บริหารและผู้ใช้งานจริงจากบริษัท TOYOTA TSUSHO NEXTY ELECTRONICS (THAILAND) CO.,LTD. ด้านการจัดการคู่มือการทำงานภายในองค์กรและผลลัพธ์เกิดขึ้นเมื่อเปรียบเทียบระหว่างก่อนและหลังใช้งาน Teachme Biz รวมถึงวิสัยทัศน์แผนการใช้งานในอนาคต

รู้สึกถึงวิกฤต “Black Box” เพราะงานที่ต้องขึ้นอยู่กับการพึ่งพาพนักงานเฉพาะบุคคล

Mr. Kusumoto : แผนก HR & GA ของเราเผชิญกับความท้าทายมานานแล้วในการที่งานกลายเป็น Black Box (สถานการณ์ที่มีพนักงานเพียงท่านเดียวที่เข้าใจวิธีการทำงานนั้น) และจำเป็นต้องพึ่งพาบุคคลใดบุคคลหนึ่งภายในทีมเล็กๆของเรา ดังนั้นหากเกิดเหตุการณ์ที่พนักงานลาออกหรือไม่อยู่ที่หน้างานเป็นเวลานาน เช่นจากการลาป่วยหรือสถานการณ์ส่วนตัว ก็จะทำให้ไม่มีใครสามารถมาทำงานตรงนี้แทนกันได้ เราจึงรับรู้ถึงความเสี่ยงนี้มาโดยตลอด และคิดว่าจำเป็นต้องจัดการกับสถานการณ์นี้

Mr. Hiroshi Kusumoto , General Manager HR & GA Department

ต้องการสร้างและอัปเดตคู่มืออย่างสม่ำเสมอ

Mr. Kusumoto : เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่กล่าวไปข้างต้น เราก็ได้มีการสร้างและแชร์คู่มือมาเป็นเวลาหลายปี โดยมุ่งหวังว่าเราจะสามารถทำงานในลักษณะที่ทุกคนผลิตผลลัพธ์ออกมาได้แบบเดียวกัน คุณภาพเดียวกัน อย่างไรก็ตามก็ยังพบว่าการสร้างคู่มือนั้นก็เป็นเรื่องที่ยากมาก บางคนใช้ Excel หรือ Word ในขณะที่บางคนสร้างด้วย PowerPoint จึงทำให้กระบวนการสร้างก็ไม่ราบรื่นนัก หรือต่อให้มีคู่มือขึ้นมาแล้ว ก็ไม่ค่อยมีการอัปเดต และกลายเป็นมีพอเป็นพิธีเท่านั้น

ดังนั้นปัญหาพื้นฐานคือเราจำเป็นต้องอัปเดตคู่มือของเราอยู่ตลอด และเราก็ได้มีการหาเครื่องมือที่สามารถใช้งานได้ง่ายกับทุกๆคนอยู่เสมอ

ตัดสินใจเลือกใช้ Teachme Biz เพราะความใช้งานง่าย

Mr. Kusumoto : เราเคยประสบปัญหากับความยุ่งยากในการสร้างและอัปเดตคู่มือมาโดยตลอด แต่เมื่อได้เปลี่ยนมาใช้ Teachme Biz เราสามารถสร้างและอัปเดตคู่มือได้ง่ายยิ่งขึ้น และที่สำคัญ Teachme Biz มีรูปแบบ Template ให้เลย ดังนั้นสิ่งที่เราต้องทำคือแค่ใส่รูปภาพ/วิดีโอเพื่อสร้างหรืออัปเดตคู่มือ โดยทั้งหมดนี้ทำได้อย่างง่ายดาย ส่งผลให้พนักงานทุกคนตอบรับอย่างดีกับเครื่องมือนี้

จนถึงตอนนี้ก็เกือบปีแล้วตั้งแต่ที่เราใช้งาน ผมรู้สึกได้ว่าภายในแผนกเราก็มีการเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีขึ้น เช่น หลังจากการประชุมเพื่อหารือกัน ก็จะได้ยินพนักงานของเราพูดว่า “เดี๋ยวจะไปทำสรุปไว้ใน Teachme Biz นะคะ” หรือ “อัปเดตข้อมูลเรียบร้อยแล้วนะ ลองเช็คดูได้เลย” ซึ่งก็ดูเหมือนว่าเรื่องการอัปเดต การใช้งานตรงนี้ก็ค่อยๆ กลายเป็นนิสัยของทุกคนไปในตัวแล้ว

ล่าสุดมีพนักงานคนหนึ่งของเราลาออก ก่อนที่เขาจะไป เราก็ได้มีการให้เขาช่วยบันทึกงานทั้งหมดของเขาใน Teachme Biz ต้องขอบคุณคู่มือที่เขาสร้างขึ้น เพราะผู้ที่มารับหน้าที่ต่อจากพนักงานท่านนั้นก็สามารถเริ่มทำงานด้วยตนเองได้ทันที การที่เราถ่ายโอนงานได้สำเร็จและราบรื่นแม้ไม่มีผู้ฝึกสอนถือเป็นความสำเร็จที่สำคัญอย่างยิ่ง

ประหยัดเวลากว่า 148 ชั่วโมงต่อปี เมื่อใช้ Teachme Biz ในทีมเทรนนิ่ง

K. Sriumporn : ทีมฝึกอบรมของเราใช้ Teachme Biz เข้ามาช่วยเรื่องของการจัดเทรนนิ่งเมื่อมีการรับพนักงานเข้ามาใหม่ และสำหรับการทำ Refreshment กฎระเบียบขององค์กรประจำปี

ปกติเมื่อมีการรับพนักงานเข้ามาใหม่ ทางทีมก็จะต้องใช้เวลาทั้งหมด 2 วัน วันละ 8 ชั่วโมงในการอบรมด้านกฎระเบียบและวัฒนธรรมองค์กร ดังนั้นวันไหนที่ต้องมีจัดอบรม ทางทีมฝึกอบรมก็ต้องอยู่ล่วงเวลา เพื่อเคลียร์เอกสารอื่นๆ

แต่เมื่อมี Teachme Biz เข้ามา เราก็ได้เปลี่ยนวิธีการอบรมโดยใช้รูปแบบวิดีโอแทน โดยการอัปโหลดวิดีโอเทรนนิ่งต่างๆ ไว้บนระบบ จากนั้นพนักงานที่เข้ามาใหม่ก็สามารถศึกษาข้อมูลได้ด้วยตัวเอง หากมีจุดใดที่ไม่เข้าใจ ก็สามารถกลับมาดูคู่มือได้ ซึ่งก็ช่วยในการลดการตอบคำถามจากพนักงานทั้งใหม่และปัจจุบัน ภาพรวมก็สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงช่วยประหยัดเวลาให้กับทางเจ้าหน้าฝ่ายเทรนนิ่งไปถึง 148 ชั่วโมงต่อปี

พนักงานใหม่สามารถทำงานได้ตามมาตรฐานเดียวกัน ภายใน 1 สัปดาห์ โดยใช้ Teachme Biz

K. Buchika : แผนก HR & GA เรามีการใช้งาน Teachme Biz เพื่อช่วยในเรื่องการตอบคำถามภายในและสื่อสารกับพนักงานในองค์กร ก่อนหน้านี้เราเคยต้องเสียเวลาประมาณ 4-5 ชั่วโมงต่อวัน ในการตอบคำถามพนักงาน แต่ปัจจุบันหากพนักงานมีคำถามเข้ามาหาทางทีม เราเพียงแค่ส่งคู่มือบน Teachme Biz ไปให้พวกเขาศึกษาได้ด้วยตัวเอง และเราใช้เวลาเหลือเพียงแค่ 1 ชั่วโมงในการซัพพอร์ตเรื่องการตอบคำถาม

นอกจากนั้นเราเคยตกอยู่ในสถานการณ์ที่พนักงานในทีมลาออก เหลือเพียงไม่กี่คนในแผนก ก็ได้นำ Teachme Biz มาใช้ในการให้พนักงานใหม่ที่พึ่งเข้ามาเรียนรู้งานด้วยตัวเอง ผลลัพธ์คือแค่เพียงดูคู่มือที่เราได้สร้างไว้ พนักงานใหม่ก็สามารถทำงานได้อย่างเป็นมาตรฐานเดียวกันกับทีมได้ภายใน 1 สัปดาห์

(ซ้าย) K.Sriumporn On-amphon (Kay),Training Group Manager | HR & GA Department
(ขวา) K. Buchika Suntadchaiyo (Gift), GA Group Officer | HR & GA Department

แผนการขยายการใช้งานในอนาคต

Mr. Kusumoto : ในอนาคตเราวางแผนจะใช้งาน Teachme Biz โดยแบ่งเป็น 3 ประเภทครับ อย่างแรกคือการขยายจำนวน Users จากที่ปัจจุบันใช้งานแค่ในแผนก HR & GA ก็จะขยายไปยังแผนกอื่นๆ ให้ทั่วทั้งบริษัท เช่น ตอนนี้ที่แผนกบัญชีและ IT ได้เริ่มใช้งานบ้างแล้ว ก็จะขยายการใช้อย่างเต็มรูปแบบภายในปีหน้า
ในขณะเดียวกันแผนกอื่นๆ ก็มีคู่มือและมาตรฐานขั้นตอนการทำงานเช่นเดียวกัน ดังนั้นเราจึงต้องการนำไปใช้กับแผนกพัฒนาซอฟต์แวร์ และ แผนกเซลล์ เช่นเดียวกัน

อย่างที่สองคือการเปลี่ยนการเทรนนิ่งให้เป็นรูปแบบดิจิทัล เรามีการเทรนนิ่งที่ปกติต้องทำทุกปี และจัดเทรนในรูปแบบของการบรรยาย ดังนั้นเราจึงต้องการเปลี่ยนมาเป็นเนื้อหาแบบวิดีโอแทน เพื่อลดภาระและเวลาที่ต้องใช้ในการฝึกอบรม อีกทั้งยังสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานสามารถเปิดดูเองได้ตลอดเวลา

และสุดท้ายเราต้องการใช้คู่มือที่เราได้สร้างไว้แล้ว สำหรับประเทศอื่นๆ ด้วยเช่นกัน เนื่องจาก Teachme Biz สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ไม่ว่าจะอยู่ประเทศไหน เราเลยจะทำการสร้างคู่มือเป็นภาษาอังกฤษและนำไปใช้ที่สาขาต่างประเทศของเราด้วย เช่น สิงคโปร์ มาเลเซีย ฟิลิปปินส์ อินโดนีเซีย และอินเดียด้วย ซึ่งเราต้องการให้พนักงานของเราในประเทศอาเซียนทุกคนได้รับการฝึกอบรมแบบเดียวกัน

มีระบบที่ทำให้แน่ใจว่าสามารถสร้างผลลัพธ์ออกมาได้อย่างสม่ำเสมอ

Mr. Kusumoto : ผลลัพธ์จากการใช้ Teachme Biz คือเราเห็นได้ชัดเจนเรื่องของการช่วยลดเวลาสร้างคู่มือและการลดเวลาเทรนนิ่ง อย่างไรก็ตามผมก็ไม่ได้โฟกัสเรื่องนี้เป็นหลักซะทีเดียว แต่สิ่งสำคัญคือการที่พนักงานทุกคนสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีคุณภาพเดียวกัน เนื่องจากเราไม่ต้องการพบเจอกับสถานการณ์ที่ต่างคนต่างสร้างผลลัพธ์ออกมาได้ไม่เหมือนกัน และท้ายที่สุด Teachme Biz ก็ได้กลายมาเป็นส่วนสำคัญของบริษัทในการช่วยให้เราสามารถมั่นใจได้ว่าพนักงานสามารถทำงานอย่างต่อเนื่องไม่มีสะดุด

ผมบอกพนักงานของเราเสมอว่าให้ทำ “อย่างเป็นปกติต่อไป” ผมดีใจมากถ้าการใช้ Teachme Biz กลายเป็นเรื่องปกติสำหรับเราและพนักงาน พูดได้ว่า “ผมได้ทำเสร็จเรียบร้อยแล้วใน Teachme Biz”

ข้อมูลบริษัท

ตัวอย่างผู้ใช้งานอื่นๆ