วัตถุประสงค์: หลีกเลี่ยงภาระงานที่ต้องขึ้นอยู่กับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง และสร้างมาตรฐานการทำงาน

ปัญหา: ผู้รับผิดงานชอบลาออก ไม่สามารถส่งต่องานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ผลลัพธ์หลังจากใช้ Teachme Biz : ลดภาระในการส่งมอบงาน, พัฒนาความพึงพอใจของลูกค้า, การลดการทำงานล่วงเวลา

บริษัท โตเกียว คอนซัลติ้ง เฟิร์ม จำกัด ผู้ให้บริการให้คำปรึกษาทางด้านภาษี, บัญชี, และกฎหมาย รวมไปถึงบริการการจัดทำบัญชี, การเตรียมงบการเงิน, และการยื่นขอวีซ่าทำงาน ปัจจุบันมีการขยายสาขากว่า 44 แห่ง ใน 26 ประเทศ โดยมีลูกค้าจากหลากหลายอุตสาหกรรม เช่น โรงงานผลิต, บริษัทการค้า, ธุรกิจก่อสร้าง, ธุรกิจอาหารและเครื่องดื่ม และภาคส่วนอื่น ๆ
วันนี้เราได้มีโอกาสสัมภาษณ์และพูดคุยกับ Mr. Shuhei Takahashi, Managing Director และ คุณปิยะธิดา กาละบุตร, ผู้จัดการฝ่ายบัญชี จากบริษัทโตเกียวคอนซัลติ้งเฟิร์ม ถึงเรื่องราวการใช้งานแพลตฟอร์ม Teachme Biz ผลลัพธ์เกิดขึ้นเมื่อเปรียบเทียบระหว่างก่อนและหลังใช้งาน รวมถึงวิสัยทัศน์ในการใช้งานในอนาคต

วางแผนล่วงหน้า ว่าต้องสร้างคู่มือใดบ้างและแชร์ฟีดแบคกันอย่างสม่ำเสมอ

ความเป็นมาของการนำ Teachme Biz มาใช้

คุณทาคาฮาชิ: เราเคยได้นำ Teachme Biz เข้ามาใช้ในบริษัทในปี 2016 โดยวัตถุประสงค์คือการสร้างมาตรฐานให้กับองค์กร และสร้างองค์กรที่ไม่ต้องพึ่งพาทักษะที่ขึ้นอยู่กับบุคคลใดบุคคลหนึ่งเนื่องจากธุรกิจในต่างประเทศของเรากำลังเติบโต 

อย่างไรก็ตาม แม้จะมีการสร้างคู่มือมาแล้วแต่กลับไม่เกิดการใช้งาน เนื่องจากไม่ได้มีการใส่ใจในการจัดการดูแลคู่มือ อย่างไรก็ตามถึงแม้ในอดีตจะไม่ได้ประสบความสำเร็จนัก แต่เราก็ได้กลับมาใช้ Teachme Biz อีกครั้งในปี 2022 เนื่องจากธุรกิจในต่างประเทศของเรายังคงขยายตัวอย่างต่อเนื่อง เราจึงได้ใช้งานตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา

Mr. Shuhei Takahashi, Managing Director

ปัญหาที่เคยพบก่อนที่จะใช้ Teachme Biz

คุณทาคาฮาชิ: ประเทศไทยมีอัตราการลาออกที่สูง มีพนักงานลาออกอยู่เสมอ จึงนำไปสู่ความจำเป็นในการส่งต่องาน แต่การแบ่งปันข้อมูลกันทำได้ยาก บ่อยครั้งที่คนใหม่ที่รับช่วงต่อต้องถามลูกค้าว่า “ก่อนหน้านี้ได้รับการจัดการอย่างไร?” ทำให้เกิดความไม่ไว้วางใจจากลูกค้าและนำไปสู่การทำงานที่ผิดพลาดและการร้องเรียนจากลูกค้า

เมื่อนำ Teachme Biz มาใช้อีกครั้งเพื่อกำจัดปัญหาเหล่านี้ ทางบริษัทมีความกังวลว่าจะคู่มือจะไม่ถูกใช้งานอีกไหม?

คุณทาคาฮาชิ: จริงๆ ก็ยังคงมีความกังวลเรื่องนั้นอยู่ นั่นเป็นเหตุผลที่เรามุ่งเน้นไปที่การวางแผนสร้างคู่มือไว้ล่วงหน้าเลย ว่าใครจะสร้างคู่มือประเภทใดบ้าง ต้องอัปเดตคู่มือเมื่อไหร่ รวมถึงได้มีการสร้างแผนภูมิเพื่อติดตามความคืบหน้าด้วย ผมและหัวหน้าทีมแต่ละคนได้มีส่วนร่วมในการออกแบบนี้ เราตรวจสอบแผนภูมิความคืบหน้าทุกเช้าเพื่อเลี่ยงความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น สิ่งที่เราเน้นคือการให้ผู้นำรู้สึกว่า “มีการตรวจสอบความคืบหน้าอยู่ตลอดเวลา” ดังนั้นเราจึงมีการแชร์ข้อมูลฟีดแบคกันอย่างสม่ำเสมอ

ด้วยการสร้างแผนภูมิและการให้เหตุผลการใช้งานกับพนักงานอย่างชัดเจนว่า “ทำไมเราถึงต้องใช้ Teachme Biz” ทำให้เราสามารถใช้งานคู่มือได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อเปรียบเทียบกับเมื่อก่อน

ช่วยเล่ารายละเอียดเพิ่มเติมได้ไหม?

คุณทาคาฮาชิ: ในตอนนั้นเรามีลูกค้าเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง แต่ถ้าเราต้องจ้างพนักงานเพิ่ม เพียงเพื่อรับมือกับจำนวนงานที่มากขึ้น ค่าใช้จ่ายก็จะเพิ่มขึ้นตามไปด้วย ดังนั้นเพื่อลดต้นทุน เราจึงเน้นไปที่การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานแต่ละคนแทน และเราก็ได้ตัดสินใจที่จะรับนักศึกษาฝึกงานด้วย

ระหว่างที่นักศึกษาฝึกงานของเราได้มีโอกาสลงมือทำงานจริง เราก็คาดหวังในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน โดยให้พวกเขามีส่วนร่วมในฐานะส่วนหนึ่งของทีม และการที่จะบรรลุเป้าหมายนี้ พวกเขาจำเป็นที่จะต้องเรียนรู้งานได้อย่างรวดเร็วและดำเนินงานได้อย่างน่าเชื่อถือ โดยเราได้กำหนดให้มีการใช้ Teachme Biz เพื่อเป็นส่วนหนึ่งในการบรรลุเป้าหมายนี้ 

ตัวอย่างคู่มือ SOP บน Mobile App จากทางบริษัท โตเกียว คอนซัลติ้ง เฟิร์ม จำกัด

ลดภาระงานและปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงาน

ปัจจุบันมีการสร้างคู่มือประเภทใดบ้าง?

คุณปิยะธิดา: เราสร้างคู่มือโดยแยกส่วนสำหรับลูกค้าแต่ละราย และสำหรับการดำเนินงานแต่ละประเภท เรามีคู่มือที่ครอบคลุมงานเกือบทุกประเภท เช่น การทำบัญชีและการยื่นขอต่อวีซ่า

นอกจากนี้ยังใช้สำหรับการฝึกอบรมนักศึกษาฝึกงาน โดยที่นักศึกษาฝึกงานจะได้รับความรู้พื้นฐานจากแผนกทรัพยากรบุคคลเมื่อเข้ามาเริ่มงาน จากนั้นพวกเขาจะคุ้นเคยกับงานผ่านการฝึกอบรมภาคปฏิบัติ (OJT) พร้อมๆ กับการดูคู่มืออ้างอิงไปด้วย

ผลลัพธ์จากการใช้งาน Teachme Biz

คุณปิยะธิดา: ผลลลัพธ์หลักๆ แบ่งออกเป็น 2 ประเด็นค่ะ
โดยอย่างแรกคือการลดภาระงานในการส่งมอบหน้าที่ต่างๆ ให้กับบุคคลใหม่ที่เข้ามารับมอบหมาย ให้พนักงานใหม่สามารถเข้าใจว่าต้องทำงานอะไรบ้าง ทราบว่าขั้นตอนการทำงาน ต้องทำอย่างไร โดยการอ้างอิงจากคู่มือ เพื่อป้องกันการละเลยงาน ผลลัพธ์ที่ได้คือ การร้องเรียนที่เคยเกิดขึ้นจากปัญหาการส่งต่องาน จากกว่า 80% ลดลงเหลือไม่ถึง 10%

ประเด็นที่สอง คือการลดชั่วโมงการทำงานล่วงเวลา ผลลัพธ์งานมีที่มาตรฐานมากขึ้น และสามารถตรวจสอบรายละเอียดได้ทุกเมื่อ ทำงานได้อย่างราบรื่นขึ้น
ก่อนที่จะใช้งาน Teachme Biz บางช่วงที่มีงานยุ่ง ๆ พนักงานบางคนต้องทำงานล่วงเวลาบ้าง แต่ตอนนี้พวกเขาเลิกงานอย่างช้าภายก็ในเวลา 19:00 น. ซึ่งการที่สภาพแวดล้อมการทำงานมการพัฒนาขึ้น ก็นำไปสู่การลดจำนวนการลาออกด้วย

คุณ ปิยะธิดา กาละบุตร, ผู้จัดการฝ่ายบัญชี

ฟังก์ชันที่ชอบ และความคิดเห็นจากพนักงานที่ใช้งาน Teachme Biz

คุณปิยะธิดา: ความเห็นจากพนักงานของเราหลายๆ คนชอบที่คู่มือสามารถลิงก์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องได้ ด้วยลักษณะของงานของเรา มักจะมีกรณีที่จำเป็นต้องมีความรู้เฉพาะทาง หรือต้องตรวจสอบข้อมูลจากเว็บไซต์อื่นๆ การที่คู่มือมีลิงก์แนบด้วย ทำให้ผู้ใช้สามารถเปิดดูข้อมูลที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย ทำให้การใช้งานยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้น

พัฒนาระบบการเรียนรู้เพื่อดึงดูดนักศึกษาฝึกงานที่มีศักยภาพ

แผนการใช้ Teachme Biz ในอนาคต

คุณทาคาฮาชิ: อยากจะเพิ่มโอกาสให้นักศึกษาฝึกงานได้ใช้ Teachme Biz โดยการติดต่อแจ้งไปยังมหาวิทยาลัยว่า “บริษัทของเรามีการใช้คู่มือออนไลน์แบบนี้อยู่ด้วย เราสามารถเปิดพื้นที่ให้นักศึกษาสามารถมีส่วนร่วมในการทำงานได้อย่างรวดเร็ว” เพื่อให้รักษาบุคลากรที่มีความสามารถได้มากขึ้น

นอกจากนั้น เรายังให้นักศึกษาฝึกงานได้ช่วยปรับปรุงคุณภาพคู่มือการทำงาน ปัจจุบันเรามีนักศึกษาฝึกงาน 5 คนที่คอยตรวจสอบคู่มือและช่วยดูในเนื้อหาบางส่วนอาจจะยังที่ไม่ชัดเจน และด้วยการอัพเดทคู่มืออย่างสม่ำเสมอนี้ ทำให้เราพัฒนาปรับปรุงคุณภาพของคู่มือได้ดียิ่งขึ้นและยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของระบบการเรียนรู้อีกด้วย

เรามีการพูดคุยกับลูกค้าเราแผนกบัญชีและธุรการอยู่บ่อยๆ ซึ่งมักจะพบว่าไม่ค่อยมีการสร้างคู่มือขึ้น นอกจากนี้ ไม่ใช่เรื่องแปลกสำหรับชาวญี่ปุ่นในสายงานขายหรือการผลิตที่จะปล่อยให้งานบริหารทั้งหมดเป็นหน้าที่ของพนักงานท้องถิ่น จนอาจนำไปสู่สถานการณ์ที่ไม่โปร่งใส เราจึงต้องการทำให้กระบวนการนี้โปร่งใสและแนะนำให้ลูกค้าของเราใช้ Teachme Biz เพื่อช่วยให้มองเห็นด้านเหล่านี้

ตัวอย่างผู้ใช้งานอื่นๆ