สอบถามเพิ่มเติม โทร 080-058-4464 studist@studist.co.th

วัตถุประสงค์

เพื่ออบรม / ส่งต่องาน GA / เพิ่มประสิทธิภาพการสอนพนักงานใหม่

ปัญหา

ต้องอบรมพนักงานที่เพิ่งเข้าใหม่ในช่วงการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรน่าที่บริษัทมีนโยบาย Work from Home

ผล

ลดเวลาการอมรมพนักงานใหม่ /พนักงานใหม่สามารถทำงานได้ด้วยตนเองและผ่านช่วงทดลองงานก่อนกำหนด

ทำงานที่บ้านอย่างปลอดภัย แม้ห่างไกลก็สอนงานได้ ด้วยระบบจัดการคู่มือออนไลน์

คาดไม่ถึงว่าหลังจากที่พวกเรา บริษัท Studist (Thailand) ผู้ให้บริการระบบจัดการคู่มือออนไลน์ “Teachme Biz” ได้จ้างพนักงานใหม่เข้ามาในช่วงเดือนกุมภาพันธ์ที่ผ่านมา จะเกิดวิกฤตการณ์ไวรัสโคโรน่าที่ส่งผลให้ทุกคนต้องทำงานภายใต้นโยบาย Work From Home ตั้งแต่เดือนมีนาคม ถึง สิงหาคม ในช่วงแรกเราจึงกังวลกันมากว่าการให้พนักงานที่เพิ่งเข้าใหม่ทำงานที่บ้านนั้น พนักงานจะได้เรียนรู้และถ่ายโอนงานตามกำหนดการหรือเปล่า การอธิบายขั้นตอนการทำงานจะทำได้อย่างราบรื่นไหม บริษัทจึงเลือกที่จะนำ Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือการทำงานของเราเองมาประยุกต์ใช้ในการสื่อสารภายในองค์กรโดยจัดให้เทรนนิ่งพนักงานใหม่แบบออนไลน์ (Online Training) จึงทำให้การอบรมพนักงานใหม่ดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ขาดตอน แถมยังเสร็จเรียบร้อยก่อนกำหนดการเสียด้วย

 ในบทความนี้เราขอเล่าเนื้อหาการเทรนนิ่งออนไลน์สำหรับพนักงานใหม่ของแผนก Admin หรือที่เรียกสั้นๆ ว่า GA ซึ่งเป็นบทสัมภาษณ์ที่แสดงให้เห็นถึงมุมมองของทั้งผู้ฝึกอบรม คุณ จุฑาทิพย์ ฤาเดช (เกม) และพนักงานใหม่ คุณ วรรธนะ สวัสดิ์มณี (ฮัท) เรามาดูกันว่าการเทรนนิ่งออนไลน์มีขั้นตอนอะไรบ้าง แตกต่างและดีกว่าการเทรนนิ่งแบบธรรมดาอย่างไร

ส่องวิธีอบรมทางไกลด้วยการสื่อสารผ่านภาพและวิดีโอที่เข้าใจง่าย

―――ช่วยเล่าขั้นตอนของ Online Training ให้ฟังหน่อยค่ะ

คุณเกม (ผู้ฝึกอบรม)  : ขอเล่าขั้นตอนการอบรมแบบออนไลน์โดยแบ่งเป็น 3 ลำดับขั้นดังนี้ค่ะ

1. การเตรียมตัว

การที่เราเปลี่ยนการฝึกอบรมจากออฟไลน์มาเป็นออนไลน์ เริ่มแรกคือ “การสร้างคู่มือ” บน Teachme Biz เอาไว้ล่วงหน้า โดยเกมจะรวบรวมเนื้อหาการทำงานของแผนก Admin ทั้งหมด แบ่งเป็นหมวดหมู่ ใช้รูปภาพและวิดีโอในการสร้างแทนการเขียนตัวหนังสือเยอะๆ เพื่อให้ผู้อ่านเห็นภาพตรงกันและเข้าใจว่าต้องทำอะไรบ้าง หลังจากนั้นก็จะลิสต์รายการงานของ GA ทั้งหมดบน Google Sheet เพื่อแจกแจงหน้าที่ของตำแหน่งนี้ให้ครบถ้วน หลังจากนั้นจะนำ URL ของคู่มือที่สร้างด้วย Teachme Biz มาแนบเอาไว้ที่รายชื่องานแต่ละงาน เพื่อให้รู้ได้อย่างชัดเจนว่างานชนิดนี้ต้องดูคู่มืออันไหนประกอบ ซึ่งในลิสต์รายการงานนี้จะระบุช่วงเวลาที่ต้องทำงานนั้นๆ เอาไว้ด้วยว่าต้องทำช่วงไหน เป็นงานรูทีนหรือไม่ และสามารถทำที่บ้านได้หรือไม่ 

ภาพลิสต์รายการงานของ GA ทั้งหมดบน Google Sheet

2. เทรนนิ่งผ่านออนไลน์

เมื่อเตรียมคู่มือการทำงาน และลิสต์รายการงานแล้วก็ถึงเวลาที่ต้องเริ่มอบรมพนักงานใหม่จริงในช่วง Work from Home ซึ่งเราจะเริ่มจากให้พนักงานใหม่อ่านคู่มือการทำงานล่วงหน้า เพื่อให้ทำความเข้าใจคร่าวๆ ที่จะต้องลงมือทำงานจริง โดยการสื่อสารให้อ่านคู่มือก็จะทำผ่านออนไลน์เช่นกัน

ภาพตัวอย่างการสั่งให้อ่านคู่มือผ่านแชท

หลังจากอ่านขั้นตอนการทำงานคร่าวๆ แล้ว หากพนักงานใหม่มีคำถาม หรือข้อสงสัย ก็จะทำการ Q&A กันผ่านออนไลน์มีทติ้ง

ภาพตัวอย่างการสั่งงานผ่าน “Task function” และ Q&A ผ่านออนไลน์มีทติ้ง

หลังจากนั้น เมื่อถึงช่วงเวลาที่ต้องปฏิบัติงานนั้นๆ เกมจะสั่งงานพนักงานใหม่ด้วย ”Task Function” ของ Teachme Biz ซึ่งเป็นฟังก์ชันที่ทำให้เราสามารถสั่งงานโดยแนบคู่มือปฏิบัติงานนั้นๆ ไปแทนคำอธิบาย จึงทำให้พนักงานใหม่สามารถปฏิบัติงานไปพร้อมๆ กับการเปิดดูคู่มือประกอบได้เลย และฟังก์ชันนี้ก็สามารถมอนิเตอร์ความคืบหน้าของการทำงานของพนักงานได้ ทำให้เราสามารถบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ และลดโอกาสในการขาดตกบกพร่องได้ดีมากขึ้น

3. เช็คความเข้าใจด้วยการอัปเดตคู่มือ

และขั้นตอนสุดท้าย เกมจะให้พนักงานใหม่อัปเดตคู่มือการทำงานนั้นๆ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงาน เป็นการทำให้ข้อมูลในคู่มือการทำงานใหม่ และใช้งานได้อยู่เสมอ แถมยังช่วยเช็คและวัดผลความเข้าใจในเนื้องานของพนักงานใหม่ได้อีกด้วย 

―――รู้สึกอย่างไรกับขั้นตอน Online Training ที่ต้องปฏิบัติตาม

คุณฮัท (ผู้อบรม)  :  แม้ว่าเราจะเข้ามารับผิดชอบงาน Admin เป็นครั้งแรก แต่ส่วนตัวรู้สึกว่ามีความสะดวกในเรื่องของบริหารเวลาในการทำงานและพัฒนาศักยภาพของตนเองมากขึ้นค่ะ เนื่องจากพี่เกมจะส่งคู่มือมาให้เราอ่านล่วงหน้า มันเหมือนกับการอ่านหนังสือก่อนที่จะไปทำงาน หรือไปสอบจริง ให้เราสามารถเตรียมความพร้อมได้ด้วยตนเอง เพราะเราจะได้รู้ว่าต้องทำอะไรในขั้นตอนต่อๆ ไป 

อีกทั้งในระหว่างการทำงานเราสามารถเปิดคู่มือบน Teachme Biz เพื่อดูเนื้อหาและลิงก์ที่เป็นประโยชน์ไปพร้อมๆ กับการปฏิบัติงานได้ด้วย ทำให้การทำงานเกิดความผิดพลาดน้อยลงมากค่ะ 

จากไม่มีประสบการณ์ด้าน Admin สู่พนักงานที่สามารถจัดการงานเอกสาร ติดต่อราชการ งานบัญชีได้อย่างมืออาชีพ

―――เคล็ดลับการสื่อสารงาน Admin ที่มีรายละเอียดและรูปแบบเอกสารมากมายให้พนักงานใหม่ คืออะไรคะ

คุณเกม (ผู้ฝึกอบรม)  : งาน Admin เป็นงานที่ละเอียด คนมักจะมองว่าเป็นงานที่ยากที่จะอธิบายให้คนอื่นเข้าใจได้โดยเฉพาะหากต้องอธิบายในรูปแบบอื่น ที่ไม่ใช่การมาเจอหน้ากัน แต่การที่เราใช้ Teachme Biz มาทำคู่มือการทำงานให้พนักงานใหม่สามารถอ่านขั้นตอนการทำงานได้ก่อนที่จะทำงานจริง เป็นการปูพื้นความเข้าใจให้พนักงานใหม่ได้ล่วงหน้า ให้เขาสามารถทำความเข้าใจและวางแผนการทำงานของเขาได้เอง และการให้เขาเข้าถึงคู่มือการทำงานได้อย่างง่ายดายก็ทำให้เขามีความมั่นใจที่จะทำงาน และลดการผิดพลาดได้ด้วย ส่วน GA Working list ซึ่งเป็นรายการงานของแผนก GA นั้นทำให้ผู้ฝึกและผู้อบรมเห็นการอัปเดตแบบเรียลไทม์ว่ารายการงานที่ต้องทำมีอะไรบ้าง เช็คสถานะของงานได้ ซึ่งการใช้ทั้งสองเครื่องมือข้างต้นประกอบกันช่วยให้การสื่อสารของทั้งสองฝ่ายมีคุณภาพ ประหยัดเวลาการตอบคำถามเดิมๆ และเพิ่มเวลาในการเรียนรู้งานส่วนอื่นได้ไม่น้อย

―――ช่วยยกตัวอย่างคู่มือที่น่าสนใจบน Teachme Biz หน่อยค่ะ

คุณฮัท (ผู้อบรม)  : มีหลายเนื้องานของแผนก GA ที่เราไม่เคยทำมาก่อน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเอกสารราชการ เอกสารการซื้อขาย การโอนเงินทั้งภายในและภายนอกประเทศ แต่โชคดีว่าเรามีคู่มือที่อธิบายขั้นตอนการทำงานทั้งหมดอยู่ใน Teachme Biz จึงทำให้ทุกงานเป็นเรื่องที่ไม่ยากมากสำหรับเรา

หนึ่งในคู่มือที่เราคิดว่ามีประโยชน์มาก คือ คู่มือการยื่นหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ภาษาอังกฤษ (Non-resident Withholding Tax Certificate) โดยคู่มือนี้จะอธิบายอย่างละเอียดทั้งเรื่องวิธีการกรอกเอกสาร ลิงก์ที่สามารถดาวน์โหลดเอกสารแล้วปริ้นท์ออกมาได้เลย รวมไปถึงเบอร์โทรศัพท์ และตำแหน่งของสถานที่ติดต่อ เรียกได้ว่าข้อมูลที่จำเป็นทุกอย่างได้ถูกรวบรวมเอาไว้แล้วในที่เดียว ซึ่งแม้จะไม่เคยทำงานนี้มาก่อน เพียงแค่ทำตามทุกขั้นตอนก็สามารถสำเร็จได้โดยไม่ต้องให้รุ่นพี่มานั่งสอน

ภาพตัวอย่างคู่มือการยื่นหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (Non-resident Withholding Tax Certificate)

ดึงศักยภาพพนักงาน พร้อมประหยัดค่าใช้จ่ายด้วยการสื่อสารแบบ Paperless  ผลพลอยได้จากวิกฤตโคโรน่า

―――ผลลัพธ์ที่เห็นได้ชัดจาก Online Training คืออะไรบ้าง

คุณเกม (ผู้ฝึกอบรม)  : จากการอบรมทางไกลเกือบ 3 เดือน น้องฮัทสามารถทำงานของแผนก GA ตาม GA Working list ได้ด้วยตนเองกว่า 80% บริษัทจึงให้ผ่านทดลองงานก่อนกำหนด พร้อมที่จะเป็นผู้รับผิดชอบหลักของแผนก GA ค่ะ

ส่วนเกมเองที่เดิมรับผิดชอบในตำแหน่ง GA มาเป็นระยะเวลาหนึ่งปี ก็สามารถที่จะย้ายไปทำแผนก Customer Success ได้เต็มตัวตามแผนที่นายญี่ปุ่นของเราวางเอาไว้ค่ะ 

―――อยากฝากบอกอะไรกับคนที่ยังต้อง Training แบบเดิม

คุณเกม (ผู้ฝึกอบรม)  : เราไม่มองว่าหลังจบวิกฤตCOVID-19 แล้ว การฝึกอบรมแบบออฟไลน์จะหายไปเลย 100% แน่นอนว่าการมาเจอหน้าและพูดคุยกันก็ยังคงเป็นสิ่งที่จำเป็นอยู่สำหรับบางงาน แต่การที่เราใช้วิธีการใหม่ๆ เช่น การ Go Paperless เปลี่ยนกระดาษให้เป็นดิจิทัล (Digitalization) หรือใช้โซลูชันใหม่ๆ เข้ามาช่วย เราอาจจะเจอสิ่งที่ตอบโจทย์กับสถานการณ์ ณ ตอนนั้นๆ เช่น การสื่อสารระหว่างผู้สอนและผู้เรียน การต้องการลดค่าใช้จ่ายในการอบรม การพัฒนาบุคคลกร เป็นต้น ซึ่งก็จะทำให้บริษัทสามารถปรับตัว และดำเนินกิจการต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเท่าทันสถานการณ์โลกด้วย

Pin It on Pinterest