สอบถามเพิ่มเติม โทร 062-295−6588 studist@studist.co.th

วัตถุประสงค์

เพื่ออบรม / ส่งต่องาน GA / เพิ่มประสิทธิภาพการสอนพนักงานใหม่

ปัญหา

ต้องอบรมพนักงานที่เพิ่งเข้าใหม่ในช่วงการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรน่าที่บริษัทมีนโยบาย Work from Home

ผล

ลดเวลาการอมรมพนักงานใหม่ /พนักงานใหม่สามารถทำงานได้ด้วยตนเองและผ่านช่วงทดลองงานก่อนกำหนด

ทำงานที่บ้านอย่างปลอดภัย แม้ห่างไกลก็สอนงานได้ ด้วยระบบจัดการคู่มือออนไลน์

คาดไม่ถึงว่าหลังจากที่พวกเรา บริษัท Studist (Thailand) ผู้ให้บริการระบบจัดการคู่มือออนไลน์ “Teachme Biz” ได้จ้างพนักงานใหม่เข้ามาในช่วงเดือนกุมภาพันธ์ที่ผ่านมา จะเกิดวิกฤตการณ์ไวรัสโคโรน่าที่ส่งผลให้ทุกคนต้องทำงานภายใต้นโยบาย Work From Home ตั้งแต่เดือนมีนาคม ถึง สิงหาคม ในช่วงแรกเราจึงกังวลกันมากว่าการให้พนักงานที่เพิ่งเข้าใหม่ทำงานที่บ้านนั้น พนักงานจะได้เรียนรู้และถ่ายโอนงานตามกำหนดการหรือเปล่า การอธิบายขั้นตอนการทำงานจะทำได้อย่างราบรื่นไหม บริษัทจึงเลือกที่จะนำ Teachme Biz ระบบจัดการคู่มือการทำงานของเราเองมาประยุกต์ใช้ในการสื่อสารภายในองค์กรโดยจัดให้เทรนนิ่งพนักงานใหม่แบบออนไลน์ (Online Training) จึงทำให้การอบรมพนักงานใหม่ดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ขาดตอน แถมยังเสร็จเรียบร้อยก่อนกำหนดการเสียด้วย

 ในบทความนี้เราขอเล่าเนื้อหาการเทรนนิ่งออนไลน์สำหรับพนักงานใหม่ของแผนก Admin หรือที่เรียกสั้นๆ ว่า GA ซึ่งเป็นบทสัมภาษณ์ที่แสดงให้เห็นถึงมุมมองของทั้งผู้ฝึกอบรม คุณ จุฑาทิพย์ ฤาเดช (เกม) และพนักงานใหม่ คุณ วรรธนะ สวัสดิ์มณี (ฮัท) เรามาดูกันว่าการเทรนนิ่งออนไลน์มีขั้นตอนอะไรบ้าง แตกต่างและดีกว่าการเทรนนิ่งแบบธรรมดาอย่างไร

ส่องวิธีอบรมทางไกลด้วยการสื่อสารผ่านภาพและวิดีโอที่เข้าใจง่าย

―――ช่วยเล่าขั้นตอนของ Online Training ให้ฟังหน่อยค่ะ

คุณเกม (ผู้ฝึกอบรม)  : ขอเล่าขั้นตอนการอบรมแบบออนไลน์โดยแบ่งเป็น 3 ลำดับขั้นดังนี้ค่ะ

1. การเตรียมตัว

การที่เราเปลี่ยนการฝึกอบรมจากออฟไลน์มาเป็นออนไลน์ เริ่มแรกคือ “การสร้างคู่มือ” บน Teachme Biz เอาไว้ล่วงหน้า โดยเกมจะรวบรวมเนื้อหาการทำงานของแผนก Admin ทั้งหมด แบ่งเป็นหมวดหมู่ ใช้รูปภาพและวิดีโอในการสร้างแทนการเขียนตัวหนังสือเยอะๆ เพื่อให้ผู้อ่านเห็นภาพตรงกันและเข้าใจว่าต้องทำอะไรบ้าง หลังจากนั้นก็จะลิสต์รายการงานของ GA ทั้งหมดบน Google Sheet เพื่อแจกแจงหน้าที่ของตำแหน่งนี้ให้ครบถ้วน หลังจากนั้นจะนำ URL ของคู่มือที่สร้างด้วย Teachme Biz มาแนบเอาไว้ที่รายชื่องานแต่ละงาน เพื่อให้รู้ได้อย่างชัดเจนว่างานชนิดนี้ต้องดูคู่มืออันไหนประกอบ ซึ่งในลิสต์รายการงานนี้จะระบุช่วงเวลาที่ต้องทำงานนั้นๆ เอาไว้ด้วยว่าต้องทำช่วงไหน เป็นงานรูทีนหรือไม่ และสามารถทำที่บ้านได้หรือไม่ 

ภาพลิสต์รายการงานของ GA ทั้งหมดบน Google Sheet

2. เทรนนิ่งผ่านออนไลน์

เมื่อเตรียมคู่มือการทำงาน และลิสต์รายการงานแล้วก็ถึงเวลาที่ต้องเริ่มอบรมพนักงานใหม่จริงในช่วง Work from Home ซึ่งเราจะเริ่มจากให้พนักงานใหม่อ่านคู่มือการทำงานล่วงหน้า เพื่อให้ทำความเข้าใจคร่าวๆ ที่จะต้องลงมือทำงานจริง โดยการสื่อสารให้อ่านคู่มือก็จะทำผ่านออนไลน์เช่นกัน

ภาพตัวอย่างการสั่งให้อ่านคู่มือผ่านแชท

หลังจากอ่านขั้นตอนการทำงานคร่าวๆ แล้ว หากพนักงานใหม่มีคำถาม หรือข้อสงสัย ก็จะทำการ Q&A กันผ่านออนไลน์มีทติ้ง

ภาพตัวอย่างการสั่งงานผ่าน “Task function” และ Q&A ผ่านออนไลน์มีทติ้ง

หลังจากนั้น เมื่อถึงช่วงเวลาที่ต้องปฏิบัติงานนั้นๆ เกมจะสั่งงานพนักงานใหม่ด้วย ”Task Function” ของ Teachme Biz ซึ่งเป็นฟังก์ชันที่ทำให้เราสามารถสั่งงานโดยแนบคู่มือปฏิบัติงานนั้นๆ ไปแทนคำอธิบาย จึงทำให้พนักงานใหม่สามารถปฏิบัติงานไปพร้อมๆ กับการเปิดดูคู่มือประกอบได้เลย และฟังก์ชันนี้ก็สามารถมอนิเตอร์ความคืบหน้าของการทำงานของพนักงานได้ ทำให้เราสามารถบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ และลดโอกาสในการขาดตกบกพร่องได้ดีมากขึ้น

3. เช็คความเข้าใจด้วยการอัปเดตคู่มือ

และขั้นตอนสุดท้าย เกมจะให้พนักงานใหม่อัปเดตคู่มือการทำงานนั้นๆ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงาน เป็นการทำให้ข้อมูลในคู่มือการทำงานใหม่ และใช้งานได้อยู่เสมอ แถมยังช่วยเช็คและวัดผลความเข้าใจในเนื้องานของพนักงานใหม่ได้อีกด้วย 

―――รู้สึกอย่างไรกับขั้นตอน Online Training ที่ต้องปฏิบัติตาม

คุณฮัท (ผู้อบรม)  :  แม้ว่าเราจะเข้ามารับผิดชอบงาน Admin เป็นครั้งแรก แต่ส่วนตัวรู้สึกว่ามีความสะดวกในเรื่องของบริหารเวลาในการทำงานและพัฒนาศักยภาพของตนเองมากขึ้นค่ะ เนื่องจากพี่เกมจะส่งคู่มือมาให้เราอ่านล่วงหน้า มันเหมือนกับการอ่านหนังสือก่อนที่จะไปทำงาน หรือไปสอบจริง ให้เราสามารถเตรียมความพร้อมได้ด้วยตนเอง เพราะเราจะได้รู้ว่าต้องทำอะไรในขั้นตอนต่อๆ ไป 

อีกทั้งในระหว่างการทำงานเราสามารถเปิดคู่มือบน Teachme Biz เพื่อดูเนื้อหาและลิงก์ที่เป็นประโยชน์ไปพร้อมๆ กับการปฏิบัติงานได้ด้วย ทำให้การทำงานเกิดความผิดพลาดน้อยลงมากค่ะ 

จากไม่มีประสบการณ์ด้าน Admin สู่พนักงานที่สามารถจัดการงานเอกสาร ติดต่อราชการ งานบัญชีได้อย่างมืออาชีพ

―――เคล็ดลับการสื่อสารงาน Admin ที่มีรายละเอียดและรูปแบบเอกสารมากมายให้พนักงานใหม่ คืออะไรคะ

คุณเกม (ผู้ฝึกอบรม)  : งาน Admin เป็นงานที่ละเอียด คนมักจะมองว่าเป็นงานที่ยากที่จะอธิบายให้คนอื่นเข้าใจได้โดยเฉพาะหากต้องอธิบายในรูปแบบอื่น ที่ไม่ใช่การมาเจอหน้ากัน แต่การที่เราใช้ Teachme Biz มาทำคู่มือการทำงานให้พนักงานใหม่สามารถอ่านขั้นตอนการทำงานได้ก่อนที่จะทำงานจริง เป็นการปูพื้นความเข้าใจให้พนักงานใหม่ได้ล่วงหน้า ให้เขาสามารถทำความเข้าใจและวางแผนการทำงานของเขาได้เอง และการให้เขาเข้าถึงคู่มือการทำงานได้อย่างง่ายดายก็ทำให้เขามีความมั่นใจที่จะทำงาน และลดการผิดพลาดได้ด้วย ส่วน GA Working list ซึ่งเป็นรายการงานของแผนก GA นั้นทำให้ผู้ฝึกและผู้อบรมเห็นการอัปเดตแบบเรียลไทม์ว่ารายการงานที่ต้องทำมีอะไรบ้าง เช็คสถานะของงานได้ ซึ่งการใช้ทั้งสองเครื่องมือข้างต้นประกอบกันช่วยให้การสื่อสารของทั้งสองฝ่ายมีคุณภาพ ประหยัดเวลาการตอบคำถามเดิมๆ และเพิ่มเวลาในการเรียนรู้งานส่วนอื่นได้ไม่น้อย

―――ช่วยยกตัวอย่างคู่มือที่น่าสนใจบน Teachme Biz หน่อยค่ะ

คุณฮัท (ผู้อบรม)  : มีหลายเนื้องานของแผนก GA ที่เราไม่เคยทำมาก่อน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเอกสารราชการ เอกสารการซื้อขาย การโอนเงินทั้งภายในและภายนอกประเทศ แต่โชคดีว่าเรามีคู่มือที่อธิบายขั้นตอนการทำงานทั้งหมดอยู่ใน Teachme Biz จึงทำให้ทุกงานเป็นเรื่องที่ไม่ยากมากสำหรับเรา

หนึ่งในคู่มือที่เราคิดว่ามีประโยชน์มาก คือ คู่มือการยื่นหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ภาษาอังกฤษ (Non-resident Withholding Tax Certificate) โดยคู่มือนี้จะอธิบายอย่างละเอียดทั้งเรื่องวิธีการกรอกเอกสาร ลิงก์ที่สามารถดาวน์โหลดเอกสารแล้วปริ้นท์ออกมาได้เลย รวมไปถึงเบอร์โทรศัพท์ และตำแหน่งของสถานที่ติดต่อ เรียกได้ว่าข้อมูลที่จำเป็นทุกอย่างได้ถูกรวบรวมเอาไว้แล้วในที่เดียว ซึ่งแม้จะไม่เคยทำงานนี้มาก่อน เพียงแค่ทำตามทุกขั้นตอนก็สามารถสำเร็จได้โดยไม่ต้องให้รุ่นพี่มานั่งสอน

ภาพตัวอย่างคู่มือการยื่นหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (Non-resident Withholding Tax Certificate)

ดึงศักยภาพพนักงาน พร้อมประหยัดค่าใช้จ่ายด้วยการสื่อสารแบบ Paperless  ผลพลอยได้จากวิกฤตโคโรน่า

―――ผลลัพธ์ที่เห็นได้ชัดจาก Online Training คืออะไรบ้าง

คุณเกม (ผู้ฝึกอบรม)  : จากการอบรมทางไกลเกือบ 3 เดือน น้องฮัทสามารถทำงานของแผนก GA ตาม GA Working list ได้ด้วยตนเองกว่า 80% บริษัทจึงให้ผ่านทดลองงานก่อนกำหนด พร้อมที่จะเป็นผู้รับผิดชอบหลักของแผนก GA ค่ะ

ส่วนเกมเองที่เดิมรับผิดชอบในตำแหน่ง GA มาเป็นระยะเวลาหนึ่งปี ก็สามารถที่จะย้ายไปทำแผนก Customer Success ได้เต็มตัวตามแผนที่นายญี่ปุ่นของเราวางเอาไว้ค่ะ 

―――อยากฝากบอกอะไรกับคนที่ยังต้อง Training แบบเดิม

คุณเกม (ผู้ฝึกอบรม)  : เราไม่มองว่าหลังจบวิกฤตCOVID-19 แล้ว การฝึกอบรมแบบออฟไลน์จะหายไปเลย 100% แน่นอนว่าการมาเจอหน้าและพูดคุยกันก็ยังคงเป็นสิ่งที่จำเป็นอยู่สำหรับบางงาน แต่การที่เราใช้วิธีการใหม่ๆ เช่น การ Go Paperless เปลี่ยนกระดาษให้เป็นดิจิทัล (Digitalization) หรือใช้โซลูชันใหม่ๆ เข้ามาช่วย เราอาจจะเจอสิ่งที่ตอบโจทย์กับสถานการณ์ ณ ตอนนั้นๆ เช่น การสื่อสารระหว่างผู้สอนและผู้เรียน การต้องการลดค่าใช้จ่ายในการอบรม การพัฒนาบุคคลกร เป็นต้น ซึ่งก็จะทำให้บริษัทสามารถปรับตัว และดำเนินกิจการต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเท่าทันสถานการณ์โลกด้วย

ตัวอย่างผู้ใช้งานอื่นๆ

Ichinoyu group

Ichinoyu group

เปลี่ยนสู่ Teachme Biz แก้ไข SOP ได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว วัตถุประสงค์ เลิกใช้ SOP หรือคู่มือการทำงานแบบกระดาษ ปัญหา ความรวดเร็วและการจัดหาทรัพยากรที่ต้องใช้ทำ SOP หรือคู่มือการทำงานแบบกระดาษ ผล อัปเดต SOP หรือคู่มือการทำงานได้เร็วขึ้น...

Nakagawa Cooking Art College

Nakagawa Cooking Art College

ใช้ฟังก์ชัน VDO เพื่อเน้นให้เห็นขั้นตอนการปรุงอาหาร ตั้งเป้าใช้ Teachme Biz เพื่อทบทวนและฝึกทำอาหารอย่างถูกต้อง วัตถุประสงค์ ใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการสร้างมาตรฐานให้กับการฝึกภาคปฏิบัติของการทำอาหาร ปัญหา การเรียนเทคนิคการปรุงอาหารและการบริการอย่างถูกต้อง ผล...

Kokotel (Thailand) Co.,Ltd.

Kokotel (Thailand) Co.,Ltd.

วัตถุประสงค์ สร้างมาตรฐานการบริการของทุกสาขาให้เท่าเทียม และจัดระเบียบ SOP ขององค์กร ปัญหา พนักงานไม่ปฏิบัติตามสแตนดาร์ดที่กำหนดไว้ ผล สร้างและรักษามาตรฐานการบริการของทุกสาขาให้อยู่บนมาตรฐานเดียวกันด้วยต้นทุนที่จับต้องได้   ชื่อบริษัท บริษัท Kokotel (Thailand)...

Pin It on Pinterest