062-295−6588 contact-th@studist.co.th

ลดเวลาในการถ่ายทอดข้อมูลและสอนงานพนักงาน​ เตรียมการเปิดร้านใหม่ก็ราบรื่น

manso case study
manso_logo

Manso Co., Ltd.

วัตถุประสงค์

เพื่อทำคู่มือที่ชัดเจนและกระชับ

ปัญหา

ภาระในการทำ SOP ความสามารถในการค้นหา

ผล

ลดเวลาการถ่ายทอดข้อมูลให้พนักงาน เตรียมเปิดร้านใหม่ก็ทำได้ราบรื่น

บริษัท Manso Co., Ltd. ขยายกิจการซูเปอร์มาร์เก็ตโดยเน้นที่เมืองฮิโรชิม่า หลังก่อตั้งในปี 1960 เป็นต้นมา บริษัทตั้งมั่นในปรัชญา “สินค้าที่ดีขึ้น ในราคาที่ถูกลง” เสมอมา เช่น การรวบงานแปรรูปสินค้าสดใหม่ ฯลฯ ไว้ที่ Process Centre เพื่อลดค่าแรงในแต่ละร้านค้าลงไปก็เป็นสิ่งที่บริษัทได้นำปรัชญามาปฏิบัติ

Manso เริ่มต้นด้วยการใช้ Teachme Biz ที่ร้านต่างๆ อย่าง Discount Supermarket Alzo แล้วได้ขยายการใช้งานไปสู่สำนักงานใหญ่และบริษัทในเครืออย่าง Clearvalue ที่มีบทบาทหน้าที่เป็น Process Centre

ครั้งนี้เราได้มีโอกาสพูดคุยกับคุณ Tomohiko Nakamura ผู้จัดการทั่วไปฝ่ายบริหารจัดการร้านค้า และคุณ Manami Miura ฝ่ายระบบการทำงาน เกี่ยวกับวิธีใช้งาน Teachme Biz ในร้านค้า การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นเมื่อเปรียบเทียบระหว่างก่อนและหลังใช้งาน รวมถึงวิสัยทัศน์ในการใช้งานในอนาคตด้วย

manso_store

Teachme Biz เครื่องมือในอุดมคติสำหรับอบรมพนักงานใหม่

――ที่มาที่ไปก่อนเริ่มใช้ Teachme Biz เป็นอย่างไรบ้างคะ ?

ก่อนเริ่มใช้ Teachme Biz ที่ร้านค้าของเราไม่มีแม้กระทั่งคู่มือการทำงาน วิธีและขั้นตอนการทำงานก็แตกต่างกันไปแล้วแต่ตัวบุคคล ในสภาพแบบนั้นเราไม่สามารถแม้กระทั่งจะสร้างมาตรฐาน ปรับงานให้เรียบง่ายขึ้น หรือสร้างความแตกต่างได้ ในตอนนั้นเราไม่รู้ว่าจะสามารถลงแรง เวลา และค่าใช้จ่ายไปกับการทำคู่มือได้มากน้อยแค่ได้ หรือถ้าทำจะราบรื่นหรือไม่ ตอนนั้นเราเลยตัดสินใจเริ่มจากทำคู่มือการทำงานแบบเป็นเล่มกระดาษก่อน
เราลองใช้ซอฟต์แวร์พวก Office มาลองทำดู แต่พอขั้นตอนทำงานเยอะการทำคู่มือก็เริ่มซับซ้อนขึ้น ไม่ว่าจะทำอย่างไรจำนวนตัวอักษรก็เยอะขึ้นด้วย ตอนนั้นพยายามคิดว่ามีวิธีอะไรที่จะทำให้คู่มือเข้าใจง่ายกว่านี้ได้บ้าง แล้วก็มีคนแนะนำให้รู้จักกับ Teachme Biz ครับ

―――อะไรทำให้ตัดสินใจเลือก Teachme Biz

คุณ Nakamura มีฟีดแบคมาว่าพอตัวอักษรเยอะขึ้นก็อ่านคู่มือลำบากขึ้น เราเลยพยายามลดตัวอักษรลง แล้วใส่โฟลว์ชาร์ตหรือรูปภาพลงไปแทน แต่วิธีนี้กลายเป็นเพิ่มภาระงานให้กับคนทำคู่มือ แต่ถ้าเป็น Teachme biz เราสามารถทำคู่มือที่ผู้ใช้นึกภาพตามได้ง่ายมากขึ้นเพราะสามารถอธิบายผ่านวิดีโอได้ พอได้ลองใช้ดูมันใช้งานได้ง่าย และมีจุดดีมากๆ ตรงที่ลดเวลาได้ด้วย

นอกจากนั้นยังมีฟังก์ชั่นค้นหาด้วยคีย์เวิร์ด ตอนนั้นสัมผัสได้ว่าฟังก์ชั่นนี้ทำให้ใช้งานได้อย่างราบรื่น ซึ่งทำให้ Teachme Biz เป็นเครื่องมือในอุดมคติสำหรับสอนงานพนักงานใหม่ที่ตามหามานาน

 

manso nakamura and miura san

(ซ้าย)คุณ Tomohiko Nakamura ผู้จัดการทั่วไปฝ่ายบริหารจัดการร้านค้า | (ขวา)คุณ Manami Miura แผนกระบบการทำงาน

แจ้งข่าวสารที่อัปเดตอยู่ตลอดเวลาอย่างทั่วถึงด้วยความรวดเร็ว

――ทางบริษัทเอาไปใช้งานอย่างไรบ้าง ยกตัวอย่างให้ฟังหน่อยค่ะ

เราเคยใช้พนักงาน 2 คนในการทำ SOP ซึ่ง ณ ตอนนี้ปรับเป็น 1 คน (ณ มกราคม 2022) SOP ของร้านค้ามี 535 ฉบับ ส่วนผักผลไม้ เนื้อ ปลาสด เครื่องเคียง การควบคุมกระบวนการมีอยู่ 469 ฉบับซึ่งรวมไปถึงคู่มือของ Clearvalue ซึ่งเป็นบริษัทในเครือด้วย รวมแล้วอยู่ที่ 1555 ฉบับ

เรามีตั้งแต่ SOP ที่เกี่ยวข้องกับทุกคนอย่างคู่มือวิธีใช้มีดคัตเตอร์ วิธีการแต่งกายและวิธีตอกบัตร ไปจนถึง SOP ที่แยกไปแต่ละแผนกอย่างเช่น วิธีการใช้เครื่องคิดเงิน การรับการ์ด Manso การเรียงสินค้า การทำความสะอาด การห่อผลิตภัณฑ์ วิธีแปรรูปเนื้อสัตว์ เป็นต้น ซึ่งใช้ตอนเปิดร้านใหม่หรือรับพนักงานเข้ามาใหม่ เรายังทำแยกเป็นเวอร์ชั่นสำหรับผู้บริหารจัดการและสำหรับผู้ทำงานพาร์ทไทม์ด้วยเนื่องจากจุดที่ต้องตรวจสอบจะต่างกันออกไปแม้จะเป็นงานเดียวกัน

Teachme Biz มีประโยชน์มากในสถานการณ์ต่างๆ เช่น ตอนซื้อเครื่องจักรเข้ามาใหม่ ตอนมีฟังก์ชั่นใหม่เพิ่มขึ้นมาในสมาร์ทโฟนของร้าน หรือตอนมีปัญหาเกิดขึ้นกับอุปกรณ์หรือวัสดุที่ใช้อยู่ วิธีใช้งานเครื่องคิดเงินที่เปลี่ยนไปเมื่อการอัพเดตเวอร์ชั่นให้เป็นแบบจ่ายเงินโดยไม่ใช้เงินสดเอยหรือวิธีการจัดการเมื่อเกิดปัญหาเอย ข้อมูลต่างๆ ที่มีการอัปเดตบ่อยอย่างเครื่องคิดเงิน ก็สามารถแจ้งข้อมูลให้รู้ทั่วกันได้อย่างรวดเร็ว

เราสร้างรูปแบบการเรียนรู้งานที่มีการเคลื่อนไหวซับซ้อนไว้โดยให้พนักงานดูวิดีโอเพื่อเห็นภาพลำดับขั้นตอนของงานก่อน แล้วค่อยลงไปทำความเข้าใจจุดสำคัญของแต่ละการเคลื่อนไหวหลังจากนั้น

manso teachme biz

ตัวอย่างคู่มือการใช้งาน Manso ที่ทำด้วย Teachme Biz (คลิกเพื่อขยาย)

――แจ้งข้อมูลล่าสุดให้ทราบถั่วถึงกันอย่างไร

กฎพื้นฐานของเราคือเมื่อมีการอัปเดตข้อมูล เราจะส่งลิงค์คู่มือให้ผู้จัดการร้านทุกร้านผ่านอีเมลภายในของบริษัท แล้วผู้จัดการร้านก็จะแจ้งให้พนักงานที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ ทราบ เราส่งคู่มือของงานที่ทำปีละครั้งให้ซ้ำในช่วงเวลาที่เหมาะสมด้วย เนื่องจากเป็นงานที่มักถูกลืมได้ง่าย เช่นคู่มือวิธีการจัดการสินค้าตามฤดูกาลซึ่งเปลี่ยนไปตามฤดู

เรามีกฎว่าผู้จัดการร้านค้าต้องเช็คอีเมลวันละ 5 ครั้ง การแจ้งข่าวสารให้รู้ทั่วกันจึงราบรื่น เราได้จัดแล็บท็อป 1 เครื่อง คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ 1 เครื่อง ไว้ในร้านค้าแต่ละสาขา และมีแท็บเล็ต 1 เครื่องไว้ในห้องพักเบรคแต่ละร้านเพื่อให้พนักงานเข้าถึง Teachme Biz ได้ด้วย

――ทำอย่างไรให้ Teachme Biz กลายเป็นส่วนหนึ่งในบริษัท

เรามีเอกสารงานที่ไม่เหมือนที่อื่นอยู่ด้วย ซึ่งการจะค้นหาเอกสารแต่ละอย่างค่อนข้างลำบาก เราเลยทำหน้า Index เฉพาะขึ้นมา (ตามรูปภาพด้านล่าง) แล้วรวบรวมสิ่งที่เกี่ยวข้องกันมาไว้ด้วยกัน คู่มือที่ใช้ Teachme Biz สร้างขึ้นมาจะมีลิงค์แยกมาให้ เมื่อเราใส่ลิงค์จากหน้า Index ไว้ Teachme Biz จะสามารถแสดงคู่มือแยกแต่ละแผนกหรือหน้าค้นหาขึ้นมาได้ทันที ถือว่าเป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่ายมาก ซึ่งช่วยกระตุ้นให้ Teachme Biz ซึมซับเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรได้ยิ่งขึ้น

manso_teachme biz

รวมคู่มือมากมายไว้บนแฟลตฟอร์มเดียว

ส่งข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพได้เร็วขึ้น 85% เทียบกับเมื่อก่อน เวลาอบรมพนักงานสาขาใหม่ลดลง 70% 

――รู้สึกถึงประสิทธิภาพของ Teachme Biz อย่างไรบ้าง

พอมีการเปลี่ยนลำดับขั้นหรือวิธีการทำงาน แน่นอนว่าเราก็ต้องแก้คู่มือด้วย ก่อนจะเริ่มใช้ Teachme Biz เราใช้วิธีปริ้นท์หน้าที่จะสับเปลี่ยนออกมา แล้วส่งไปให้แต่ละร้าน แล้วให้ร้านส่งอันเก่ากลับมาให้ ซึ่งวิธีการนี้ต้องใช้เวลาถึง 4 วันกว่าจะเปลี่ยนคู่มือเป็นเวอร์ชั่นล่าสุดได้ แต่หลังใช้ Teachme Biz ตอนนี้ใช้เวลาเพียงวันเดียว การสอนงานพนักงานในร้านใหม่ก็เช่นกัน ประหยัดเวลาไปได้ 70% จากเมื่อก่อน การตั้งร้านใหม่ราบรื่นกว่าเดิมขึ้นมาก

ช่วงแรกที่เริ่มเอา Teachme Biz เข้ามาใช้ ได้มีส่วนร่วมในการทำคู่มือด้วย​พอได้มาเป็นผู้รับผิดชอบฝ่ายบริหารร้านค้าก็ยังคงได้สัมผัสว่า Teachme​ ​Biz​ ทำให้สามารถทำงานได้ง่าย หลังจากนี้คาดหวังว่าจะได้เห็นผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้นกว่านี้อีก

คุณ Miura ได้ให้ข้อมูลเพิ่มเติมว่า บริษัทเรามีพนักงานต่างชาติโดยเฉพาะพนักงานชาวเวียดนามอยู่มาก แต่มีคนที่พูดเวียดนามได้ในบริษัทแค่ไม่กี่คน เพราะฉะนั้นตอนสอนงานแล้วไม่เข้าใจเนื้อหาก็จะรู้สึกร้อนใจอยู่บ้าง

ถ้าไม่ใช่เพราะ Teachme Biz คงทำไม่ทำสำเร็จ ตอนนี้เราสามารถทำคู่มือที่สื่อความหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น วิดีโอที่มีภาษาเวียดนามขึ้นเป็นคำอธิบาย หรือรายการคำศัพท์ที่มีรูปภาพกำกับ คู่มือป้องกันภัยพิบัติ เป็นต้น

――หลังจากนี้วางแผนจะใช้งานอย่างไรบ้าง

เราเอา Teachme Biz มาใช้ในงานบางส่วนที่สำนักงานใหญ่แล้ว มีหลายงานที่เราย้ายจากคู่มือกระดาษมาเป็น Teachme Biz เรียบร้อยแล้ว ที่บริษัทเรามีบางแผนกที่เคยชินกับการสอนแบบปากเปล่าอยู่ เลยคิดว่าจะให้ทำคู่มือในรูปแบบกระดาษก่อน แล้วค่อยใช้ Teachme Biz มาช่วยขยายความให้ดีขึ้นน่าจะดีค่ะ

และคุณ Nakamura เสริมว่าตอนนี้ยังไม่ได้ใช้ Teachme Biz กันทุกแผนก จากนี้จะแนะนำให้แผนกที่น่าจะนำไปใช้ประโยชน์ได้ลองใช้งานดู ในขณะเดียวกัน เราอยากจะใช้ Teachme Biz ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดเพื่อเป็นการนำปรัชญาองค์กรมาปฏิบัติจริงอย่างเป็นรูปธรรมด้วย

ข้อมูลบริษัท

manso_logo

ชื่อบริษัท

Manso Co., Ltd.

เว็บไซต์

ที่อยู่

 1-31 Akebonomachi, Kaita, Aki District, Hiroshima 736-0031, Japan.

รายละเอียดทางธุรกิจ

ธุรกิจค้าปลีก, ซูเปอร์มาร์เก็ต

ตัวอย่างผู้ใช้งานอื่นๆ

[ตัวอย่างการใช้งาน] NEO THAI ASIA CO., LTD.

[ตัวอย่างการใช้งาน] NEO THAI ASIA CO., LTD.

NEO THAI ASIA CO., LTD.บริการหลังการขายอย่างเข้าใจลูกค้า ลดคำถามลงกว่าครึ่ง ลดเวลาในการอบรม 40%!การเข้ามาเปิดตลาดในอาเซียนของ desknet’s NEO หนึ่งใน Groupware ยักษ์ใหญ่ของญี่ปุ่น -ช่วยพูดถึงที่มาที่ไปที่มาเปิดธุรกิจที่ไทยหน่อยครับ Mr. Watanabe: บริษัทเรานำ desknet’s...

[ตัวอย่างการใช้งาน] BEING BEYOND BORDERS CO., LTD.

[ตัวอย่างการใช้งาน] BEING BEYOND BORDERS CO., LTD.

BEING BEYOND BORDERS CO., LTD.เลือก Teachme Biz เพื่อถ่ายทอดความสวยงามของต้นตำรับ ปรับพื้นฐานพนักงานด้วยฟังก์ชันเทรนนิ่งวันนี้ Teachme Biz ได้มีโอกาสพูดคุยกับคุณ Suzuki - Chief Operating Officer และ คุณแม็กซ์ - Head Chef จากบริษัท BEING BEYOND BORDERS CO., LTD....

[ตัวอย่างการใช้งาน] YAMAKOH CO., LTD.

[ตัวอย่างการใช้งาน] YAMAKOH CO., LTD.

สร้างมาตรฐาน กำจัดงานที่พนักงานรู้อยู่คนเดียว เพื่อซัพพอร์ตลูกค้ากว่าแสนรายYamakoh Co.,Ltd. วัตถุประสงค์ วัตถุประสงค์กำจัดงานที่ทำได้อยู่เพียงคนเดียว ปัญหา ปัญหาปริมาณงานและความรู้ไม่สมดุลกันในฝ่ายขายและฝ่ายผลิต ผล ผลคู่มือการทำงานมีรูปแบบเดียวกัน...

Pin It on Pinterest