สอบถามเพิ่มเติม โทร 080-058-4464 studist@studist.co.th

วัตถุประสงค์

สร้างมาตรฐานการบริการของทุกสาขาให้เท่าเทียม และจัดระเบียบ SOP ขององค์กร

ปัญหา

พนักงานไม่ปฏิบัติตามสแตนดาร์ดที่กำหนดไว้

ผล

สร้างและรักษามาตรฐานการบริการของทุกสาขาให้อยู่บนมาตรฐานเดียวกันด้วยต้นทุนที่จับต้องได้

 

ชื่อบริษัท

บริษัท Kokotel (Thailand) Co.,Ltd.

เว็บไซต์

https://www.kokotel.com/

ที่อยู่

140/22  ITF Tower 12th Fl., Silom Rd., Suriyawong, Bangrak, Bangkok

จำนวนพนักงาน

209 คน

ประเภทธุรกิจ

โรงแรม

รายละเอียดทางธุรกิจ

โรงแรมสำหรับครอบครัวที่เปิดบริการกว่า 10 สาขาในประเทศไทย

การใช้งาน

คู่มือฝึกอบรมพนักงาน

คู่มือสำหรับลูกค้า

คู่มือการใช้งานระบบ/อุปกรณ์​

―――ช่วยเล่าภาพรวมของธุรกิจให้ฟังหน่อยค่ะ

Mr. Rei Matsuda : Kokotel (Thailand) Co.,Ltd. เป็นบริษัทบริหารจัดการโรงแรมที่บินตรงมาจากประเทศญี่ปุ่นมาบริหารจัดการโรงแรมขนาดเล็กประมาณ 50 – 100 ห้องในประเทศไทย ปัจจุบันเปิดบริการแล้ว 10 สาขาและมีแผนการเตรียมที่จะเปิดใหม่ทั้งในกรุงเทพฯ และต่างจังหวัดอีก 8 สาขา โดยมีจุดเด่นที่เน้นความเป็น Bed & Cafe คือนอกจากให้บริการห้องพักแล้วยังเน้นการให้บริการอาหารคุณภาพดี เพื่อให้ผู้มาเยือนสะดวกสบายที่สุด

―――ที่มาของชื่อ Kokotel คืออะไรคะ

Mr. Rei Matsuda : Kokotel นั้นมาจากคำศัพท์ภาษาญี่ปุ่นคำว่า “kokoro” แปลว่า “หัวใจ” ซึ่งพวกเราตั้งใจจะให้การบริการของ Kokotel ทำให้ผู้เข้าพักรู้สึกถึงความอบอุ่นด้วยบริการแบบไทยที่ผสมผสานกับคุณภาพระดับเดียวกับที่ญี่ปุ่นตามคอนเซปต์ของเราที่ว่า We Are Friends & Family Serving Friends & Family

K.Ekachai Panngam : CEO ของเรา (Mr.Rei Matsuda) เล่าว่าเขาทำงานหนักมาโดยตลอด ไม่มีเวลาของครอบครัวร่วมกันเท่าไหร่นัก พอมาจับธุรกิจโรงแรมและที่พัก จึงมองเห็นโอกาสว่าน่าจะมีคนที่มีประสบการณ์แบบเขาเยอะ โจทย์จึงเป็นการคิดว่าจะทำอย่างไรให้ทุกคนในครอบครัวสามารถใช้เวลาร่วมกันอย่างมีความสุขได้ในพื้นที่เดียวกัน Kokotel จึงออกแบบมาให้เหมาะกับทุกเพศ ทุกวัย และทุกวัตถุประสงค์ของการมาเยือน

―――รู้จัก Teachme Biz ครั้งแรกรู้สึกอย่างไรบ้างคะ

Mr. Rei Matsuda : เห็นว่ามีผู้ใช้งานที่ญี่ปุ่นเยอะมาก ในบรรดาผู้ใช้งานเหล่านั้นยังมีบริษัทที่ทำธุรกิจเดียวกับผมด้วยเลยคิดว่าต้องใช้งานได้ดีแน่ๆ แล้วบริษัทเราก็เดินทางมาถึงช่วงเวลาที่ต้องใช้โซลูชั่นแบบนี้แล้วล่ะครับ พอเอาไปแชร์ให้คนในบริษัทฟังทุกคนก็เห็นเป็นเสียงเดียวกันว่าน่าจะนำไปใช้กับการบริหารสาขาได้ ซึ่งตรงกับความตั้งใจของผมพอดี

K.Ekachai Panngam : คู่มือการทำงานของโรงแรมที่ผมเคยผ่านมาแทบทั้งหมดจะบรรจุในรูปแบบของกระดาษทั้งนั้นเลย วันๆหนึ่งจึงต้องใช้กระดาษในการคุยงานกันเยอะมาก แต่พอมาเจอ Teachme Biz ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มออนไลน์ ทำให้สามารถเปิดดูคู่มือการทำงานจากที่ไหนก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นที่บ้าน หรือที่สำนักงานใหญ่ ไม่จำเป็นต้องเดินทางไปที่ใดที่หนึ่งโดยเฉพาะ ก่อนมาเจอ Teachme Biz เราเคยประสบปัญหาที่ว่าพนักงานไม่ปฏิบัติงานตามมาตรฐานที่บริษัทวางเอาไว้ ทำให้มาตรฐานของแต่ละสาขาไม่เหมือนกัน แต่ปัจจุบันเราสามารถทำให้ทุกคนอยู่บนเส้นมาตรฐานเดียวกันได้แล้ว

―――ช่วยเล่าเรื่องการใช้งาน Teachme Biz ให้ฟังหน่อยได้มั้ยคะ

Mr. Rei Matsuda : ตอนนี้เราบริหารอยู่ 10 สาขา และมีแผนที่จะเปิดสาขาใหม่อีกเรื่อยๆ ทำให้ต้องรับพนักงานใหม่ และฝึกอบรมอยู่เรื่อยๆ จึงจำเป็นจะต้องมีคู่มือที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน เพื่อให้การอบรมพนักงานเป็นไปได้ง่ายมากขึ้น ตอนแรกผมวางแผนไว้ว่าจะใช้ Teachme Biz กับ Branch Operation ที่ประกอบด้วย Front Office งานครัว และ House Keeping ซึ่งก็ทำได้ตามแผน แถมช่วงนี้มีการใช้กับงาน Back Office ด้วย และนอกจากนี้ยังมีทางสำนักงานใหญ่ที่ไม่ได้อยู่ในแผนการใช้งานของผม แต่ช่วงหลังก็ทำคู่มือการทำงานออกมามากมายทั้งของแผนกเซลล์ HR หรือแม้แต่บัญชีที่ใช้ Teachme Biz เป็นเครื่องมือสื่อสารกับพนักงาน เช่น วิธีการเบิกเบี้ยเลี้ยงของแผนกบัญชี หรือวิธีการขอเปลี่ยนกะของแผนก HR เป็นต้น

K.Ekachai Panngam : ช่วงนี้เรากำลังเตรียมที่จะเปิดสาขาใหม่ที่ทองหล่อ ซึ่งหนึ่งในกระบวนการเตรียมก็คือการฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่จะต้องจ้างเพิ่มเติมเข้ามา และให้เรียนรู้งานให้ทัน Pre-openining ที่ใกล้จะถึงนี้ ซึ่งการใช้ Teachme Biz ทำให้พนักงานสามารถจำขั้นตอนการทำงานเป็นภาพหรือวิดีโอได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาอ่านตัวหนังสือมากนัก จึงทำให้การฝึกอบรมเป็นไปได้ง่ายและรวดเร็วมากขึ้น และสำหรับการใช้งานในชีวิตประจำวันนั้น ถ้าพนักงานจำขั้นตอนการทำงานไม่ได้ หรือติดขัดเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ก็สามารถเปิดดูคู่มือการทำงานได้เลย ณ ตอนนั้น หรือสามารถเช็คสิ่งที่ต้องเตรียมประจำวัน หรือสิ่งที่อยากเรียนรู้เพิ่มเติมจากมือถือก่อนเข้าทำงานได้เลย

โจทย์หินของธุรกิจโรงแรมคือการรักษามาตรฐานการบริการ และการอบรมบุคคลากรต่างสาขา

―――เคล็ดลับการรักษามาตรฐานการให้บริการของ kokotel คืออะไรคะ 

K.Ekachai Panngam : สิ่งที่ค่อนข้างยากและเป็นโจทย์ของคนทำธุรกิจโรงแรมที่มีหลายสาขาคือการรักษามาตรฐานการบริการให้เป็นมาตรฐานเดียวกันและการอบรมบุคคลากรอย่างทั่วถึง เพราะอุปสรรคด้านการสื่อสารและการเดินทาง แต่พอมี Teachme Biz นอกจากการอบรมพนักงานตอนเข้าทำงานใหม่แล้ว (Initial Training) โรงแรมเรายังจัดให้พนักงานต้องทำการทดสอบปีละ 2 ครั้ง โดยผมจะเป็นผู้ทำแบบทดสอบผ่าน Google Doc แล้วส่งออนไลน์ไปให้ทุกสาขา รวมถึงสาขาต่างจังหวัดทำ หลังจากนั้นเมื่อคะแนนสอบออกก็จะมาตรวจดูว่าสาขาไหน หรือจังหวัดไหนที่ได้คะแนนน้อยที่สุด หลังจากนั้นก็จะส่งคู่มือการทำงานที่อยู่บน Teachme Biz กลับไปให้สาขาที่ได้น้อยที่สุดอ่านอีกครั้งหนึ่ง เพื่อทำการอบรมซ้ำอีกครั้งหนึ่ง (Recap Training) ซึ่งการทำสิ่งเหล่านี้เป็นประจำนั่นเองที่ทำให้เราสามารถรักษาระดับมาตรฐานการบริการและการอบรมบุคคลากรให้อยู่ในมาตรฐานที่กำหนดไว้ได้เสมอ

ใช้ Teachme Biz ร่วมกับแพลตฟอร์มอื่นเพื่อครอบคลุมการใช้งานให้กว้างขึ้น การสร้างมาตรฐานไม่ได้จบแค่สร้างคู่มือการทำงาน แต่คือการใช้งาน และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

K.Ekachai Panngam : ถึงแม้ Teachme Biz จะใช้งาน เข้าถึง และเข้าใจได้ง่าย แต่ตอนแรกๆ เมื่อลองใช้ฟังก์ชัน View Report ใน Teachme Biz ตรวจสอบว่าใครอ่านคู่มือการทำงานแล้วบ้างนั้นก็พบว่า พนักงานบางคนที่ไม่เปิดดูก็มี จึงได้มีการคิดหาวิธีการที่จะกระตุ้นการใช้งานคู่มือการทำงาน จึงเกิดเป็นโปรเจ็คที่ชื่อว่า SOP of the Day ซึ่งคือการที่เรานำ Teachme Biz ไปใช้ประโยชน์ร่วมกันกับแพลตฟอร์มอื่นที่เราใช้อยู่แล้ว นั่นก็คือ Line Bot โดยเราจะตั้งให้ Line Bot ส่ง URL ของคู่มือการทำงานที่อยู่บน Teachme Biz ให้พนักงานในโรงแรมของเราทุกวันในตอนเช้า เพื่อกระตุ้นการใช้งาน ให้พวกเขาสามารถเพิ่มพูนความรู้ และนำผลการใช้งานเหล่านั้นกลับมาปรับปรุงการดำเนินการให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง

โปรเจ็คใหม่ของ kokotel ที่มี Teachme Biz ร่วมด้วย

K.Ekachai Panngam : ตอนนี้เรามีโปรเจ็คที่ชื่อว่า Koko Love Eco เป็นโปรเจ็คที่ต้องการเพิ่มความตระหนักรู้ด้านสิ่งแวดล้อมให้กับทั้งพนักงานและลูกค้าของเรา โดยทางโรงแรมได้เปลี่ยนรูปแบบการให้บริการให้เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมมากขึ้น เช่น การนำขวดแก้ววางไว้ในห้องพักแทนขวดน้ำพลาสติก เพื่อให้แขกสามารถนำขวดแก้วนั้นมาเติมน้ำที่จุดบริการได้ทุกเมื่อ เป็นการลดปริมาณการใช้พลาสติกและอำนวยความสะดวกให้แขกสามารถใช้บริการทรัพยากรที่ทางโรงแรมเตรียมไว้ให้ได้มากขึ้น นอกจากนี้ยังเปลี่ยน Room Directory ที่เคยเป็นกระดาษเป็นแบบออนไลน์ เพราะสามารถแก้ไขได้ง่าย ลดการใช้กระดาษและทำให้แขกสามารถเข้าถึงข้อมูลของโรงแรมได้ง่ายขึ้น โดยทำ Room Directory ไว้บน Teachme Biz แล้วให้แขกเข้าถึงข้อมูลโดยการสแกน QR Code ที่ติดไว้ที่ห้องพักได้เลย เป็นการพัฒนาการบริการที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม อำนวยความสะดวกให้ลูกค้า และลดค่าใช้จ่ายด้าน Operation ของทางโรงแรมได้ด้วย

―――เสียงตอบรับจากการใช้งาน Teachme Biz ของพนักงานเป็นอย่างไรบ้าง

Mr. Rei Matsuda: ทุกคนเห็นเป็นเสียงเดียวกันว่า Teachme Biz ใช้งานง่าย ไม่เหมือนกับเครื่องมือทำคู่มือการทำงานอื่นๆ เพราะแค่ถ่ายรูปหรือวิดีโอก็สามารถอัพขึ้นบนออนไลน์ได้เลย ไม่เหมือนกับวิธีการทำคู่มือแบบเก่าที่ต้องปวดหัว ใช้เวลาทำนานๆ โดยเฉพาะแผนกครัว เพราะ Teachme Biz สามารถอัปโหลดภาพถ่ายและวิดีโอได้อย่างง่ายดายแล้วก็ทำให้เข้าใจง่ายขึ้นกว่าสูตรอาหารแบบเดิมๆ ที่เป็นกระดาษมาก หลีกเลี่ยงการทำอะไรตามสูตรตัวเองของแต่ละคนได้ดีมากครับ

K.Ekachai Panngam : ยกตัวอย่างง่ายๆ อย่างเมื่อก่อนเวลาพนักงานต้องการเอกสารอะไร เขาจะต้องโทรมาถามที่สำนักงานใหญ่ว่าเอกสารนั้นอยู่ไหน หรือโทรมาขอให้ส่งไปให้ แต่ Teachme Biz ทำให้การจัดเก็บเอกสารออนไลน์เป็นระเบียบ พนักงานทุกคนสามารถเสิร์ชหาจากแพลตฟอร์มได้เลย ไม่ต้องโทรสอบถามให้เสียเวลา ก็ทำให้เขามีเวลาในการบริการลูกค้ามากขึ้น 

การใช้งานในอนาคต

Mr. Rei Matsuda: นอกจากการใช้งานภายในองค์กรแล้วผมตั้งใจว่าจะใช้ Teachme Biz เป็นตัวกลางในการสื่อสารระหว่างองค์กรกับลูกค้าให้มากขึ้นเรื่อยๆ ครับ

K.Ekachai Panngam : ตอนนี้เราย้ายคู่มือทั้งหมดมาอยู่บน Teachme Biz และเพิ่มรูปภาพเพื่อให้น่าสนใจ (Visual based) จนเสร็จเรียบร้อยหมดแล้ว อนาคตจึงอยากใช้งาน Teachme Biz กับโปรเจ็ค Koko Love Eco เพื่อพัฒนาบริการที่มีมาตรฐานกับลูกค้า และในขณะเดียวกันก็เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมต่อไปให้มากขึ้นด้วย 

Pin It on Pinterest