【User Interview】ANDOH PARACHEMIE (THAILAND) CO., LTD.

ที่มาของการเริ่มจัดทำคู่มือมาตรฐานปฏิบัติงาน เนื่องจากโครงสร้างทีมขนาดเล็ก

— ภาพรวมธุรกิจของบริษัท

Mr. Yoshioka: เราเป็นบริษัทการค้าเฉพาะทางที่จัดการเกี่ยวกับวัตถุดิบทางเคมี เราเริ่มต้นจากร้านค้าเอกชนที่จำหน่ายน้ำตาลและน้ำมันในโอวาริ นาโกย่า ในช่วงสมัยบุนเซ (ค.ศ. 1818-1831) และได้จดทะเบียนเป็นบริษัทหลังสงครามโลกครั้งที่ 2

เราขยายกิจการมาที่ประเทศไทยในปี 2018 โดยเรามีคลังสินค้าและจำหน่ายผลิตภัณฑ์ที่นำเข้าจากประเทศต่างๆ เช่น จีน และยังทำหน้าที่เป็นตัวแทนจำหน่ายให้กับผู้ผลิตบางรายในประเทศไทย โดยซื้อและขายผลิตภัณฑ์ของพวกเขาครับ

— ที่มาของการนำ Teachme Biz มาใช้ ทั้งๆ ที่มีทีมขนาดเล็กเพียงแค่ 3 คน เป็นมาอย่างไรบ้าง

Mr. Yoshioka: เพราะเราเป็นทีมเล็กนี่แหละ เราถึงจำเป็นต้องมีคู่มือ ตอนเริ่มต้น เราเริ่มด้วยจำนวนพนักงานขั้นต่ำ – คือตัวผมและพนักงานชาวไทยอีก 2 คน – ซึ่งสร้างความท้าทายเฉพาะตัวมาก

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเรามีพนักงานชาวไทย 4-5 คน เมื่อมีคนลาออก เราสามารถขอให้พนักงานคนอื่นรับช่วงงานต่อได้ แต่เนื่องจากเรามีพนักงานน้อยที่สุด จึงไม่สามารถทำแบบนั้นได้

นอกจากนี้ แม้ก่อนที่จะตั้งบริษัทในประเทศไทย เราก็ทราบว่าอัตราการลาออกของพนักงานในประเทศไทยค่อนข้างสูง แม้จะมีการแจ้งลาออกล่วงหน้าหนึ่งเดือน เมื่อคำนึงถึงเวลาที่ต้องใช้ในการหาและจ้างพนักงานใหม่ คุณอาจมีเวลาเพียงไม่กี่วันสำหรับการส่งมอบงานจริง – ซึ่งเป็นเรื่องปกติทั่วไป อีกทั้งความสามารถภาษาอังกฤษที่จำกัดของผมเองก็เป็นอีกเหตุผลหนึ่งในการนำระบบมาใช้ แม้การอธิบายด้วยวาจาอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย แต่การมีคู่มือช่วยให้ผมสามารถสื่อสารขั้นตอนการทำงานได้แม้จะใช้ภาษาอังกฤษขั้นพื้นฐาน เมื่อผมมาถึงครั้งแรก ผมค่อนข้างกังวล ซึ่งนำไปสู่การตัดสินใจนำ Teachme Biz มาใช้เป็นทางออกครับ

การปรับปรุงขั้นตอนการจัดทำเอกสารที่ซับซ้อนให้ง่ายขึ้นผ่านคู่มือ

— การลดต้นทุนในการส่งมอบงานเป็นปัจจัยสำคัญในการตัดสินใจสินะคะ แล้วการนำไปใช้จริงและประสิทธิผลเป็นอย่างไรบ้างคะ?

Mr. Yoshioka: การรองรับหลายภาษาช่วยสร้างความมั่นใจได้มาก เนื่องจากผมไม่ได้เชี่ยวชาญทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษเป็นพิเศษ การมีคู่มือที่เตรียมไว้ล่วงหน้าหมายความว่าเมื่อมีการส่งมอบงาน ผมเพียงแค่พูดว่า “คุณสามารถเข้าใจวิธีการทำงานได้โดยการทำตามนี้” ซึ่งทำให้การสอนขั้นตอนการทำงานง่ายขึ้นมาก

ส่วนที่เป็นภาพประกอบก็มีประโยชน์มาก บริษัทของเราดำเนินธุรกิจเกี่ยวกับสารเคมี ดังนั้นเราจึงต้องส่งรายงานให้กับหน่วยงานราชการเป็นประจำ ความสามารถของ Teachme Biz ในการรวมรูปภาพและไฟล์ PDF ทำให้การจัดการขั้นตอนการทำเอกสารสะดวกมาก – เราสามารถแนบแบบฟอร์มที่จำเป็นและแสดงให้เห็นชัดเจนว่า “เมื่อได้รับเอกสารนี้ ให้ทำอย่างไร

การค่อยๆ เพิ่มเติมเนื้อหาพร้อมกับการจัดการแรงจูงใจของพนักงาน

— หลังจากนำระบบมาใช้ ใช้เวลานานเท่าไหร่ในการพัฒนาคู่มือส่งมอบงานให้ครบถ้วน?

Mr. Yoshioka: ใช้เวลาประมาณหนึ่งปี งานบางอย่างเกิดขึ้นเพียงไม่กี่ครั้งต่อปี หรือแม้แต่ครั้งเดียวในหลายปี ในองค์กรที่มีอัตราการลาออกของพนักงานสูง การบันทึกงานที่ทำไม่บ่อยเหล่านี้จึงมีความสำคัญเป็นพิเศษ มีหลายครั้งที่เรารู้สึกขอบคุณที่ได้สร้างคู่มือเหล่านี้ไว้

— คุณกระตุ้นให้พนักงานท้องถิ่นยอมรับการสร้างคู่มืออย่างไร?

Mr. Yoshioka: เมื่อตระหนักว่าการสั่งให้สร้างคู่มือโดยตรงคงเป็นเรื่องยาก ผมจึงเริ่มสร้างคู่มือหลายๆ อันด้วยตัวเองก่อนและขอให้พวกเขา “สร้างคู่มือแบบเดียวกันสำหรับงานอื่นๆ” นอกจากนี้ เมื่อมีงานใหม่เกิดขึ้น ผมจะเตือนให้พวกเขา “บันทึกสิ่งนี้ลงในคู่มือภายหลัง” ค่อยๆ สร้างเนื้อหาขึ้นมา

เมื่อพนักงานสร้างคู่มือที่มีประโยชน์ด้วยความคิดริเริ่มของตนเอง ผมจะชมเชยด้วยคำพูดเช่น “เยี่ยมมาก” หรือ “ทำได้ดีมาก” และเลี้ยงเครื่องดื่มหรือขนมเป็นรางวัล.

— คุณนำโดยการทำเป็นตัวอย่างพร้อมกับจัดการแรงจูงใจสินะคะ แล้วคุณคิดว่าคู่มือที่ดีควรเป็นอย่างไร?

Mr. Yoshioka: มากกว่าการที่จะเป็นแค่คู่มือที่จัดระเบียบได้ดี สิ่งสำคัญคือการเติมเต็มช่องว่างในเอกสารของเรา โดยเฉพาะสำหรับงานที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวในรอบหลายปี ซึ่งเรารู้ว่าการมีเอกสารบันทึกไว้จะเป็นประโยชน์ในภายหลัง

ตั้งแต่ปีที่สองของการนำระบบมาใช้ เราได้นำปริมาณการสร้างคู่มือมาเป็นส่วนหนึ่งในการประเมินโบนัส เมื่อพนักงานสร้างคู่มือจำนวนมาก ผมจะเพิ่มโบนัสให้อย่างชัดเจน โดยอธิบายว่า “นี่เป็นเพราะคุณสร้างคู่มือไว้มากมาย” ซึ่งช่วยสร้างแรงจูงใจให้กับพนักงานคนอื่นๆ ด้วย

ตัวอย่างการสร้างคู่มือบน Teachme Biz จาก บริษัท ANDOH PARACHEMIE (THAILAND) CO., LTD.

ความสบายใจที่ได้จาก Teachme Biz

— คุณสังเกตเห็นผลลัพธ์อะไรบ้างหลังจากนำระบบมาใช้?

Mr. Yoshioka: อันดับแรก การส่งมอบงานราบรื่นขึ้นมาก แม้ว่าประเทศไทยจะมีอัตราการลาออกสูง แต่การมีคู่มือทำให้การฝึกอบรมพนักงานใหม่ง่ายขึ้นอย่างมาก

ประโยชน์ที่ไม่คาดคิดคือการพัฒนาสภาพจิตใจของตัวผมเอง แม้ว่าการลาออกของพนักงานอาจสร้างความเครียดได้ แต่การมีคู่มือทำให้ผมมั่นใจว่า “เราสามารถจัดการได้” ความรู้สึกปลอดภัยนี้มีความสำคัญอย่างมากในปีที่สองและสาม

นอกจากนี้ ผ่านการสร้างคู่มือ ผมสามารถจัดระเบียบขั้นตอนการทำงานของเราได้ดีขึ้นด้วยตัวเอง เมื่อถึงปีที่สาม ผมสามารถแนะนำพนักงานใหม่ทีละขั้นตอนโดยอ้างอิงจากคู่มือได้

— น่าประทับใจมากค่ะ ดูเหมือนคุณได้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมด้วยวิธีการนำไปใช้ที่เป็นเอกลักษณ์สำหรับองค์กรขนาดเล็ก สุดท้ายนี้ คุณมีคำแนะนำอะไรสำหรับบริษัทที่กำลังพิจารณาจะนำ Teachme Biz มาใช้ไหมคะ?

Mr. Yoshioka: แม้ว่าเครื่องมือการทำคู่มืออาจถูกมองว่าเป็นสิ่งสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ แต่ผมเชื่อว่ามันสามารถมีประสิทธิภาพมากกว่าในทีมขนาดเล็ก นอกเหนือจากการปรับปรุงประสิทธิภาพการส่งมอบงานแล้ว มันยังทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการสื่อสารที่ข้ามพ้นอุปสรรคด้านภาษา แม้ว่าการสร้างคู่มือจะเป็นงานที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง แต่มันมีความสำคัญอย่างยิ่งในมุมมองระยะยาว มันมีคุณค่าเป็นพิเศษในช่วงเวลาที่ไม่มั่นคง เช่น เมื่อกำลังตั้งการดำเนินงานในต่างประเทศ ผมขอสนับสนุนให้บริษัทต่างๆ หาวิธีใช้ระบบที่เหมาะสมที่สุดกับสถานการณ์เฉพาะของตนเอง

ตัวอย่างผู้ใช้งานอื่นๆ