Toyota Tsusho Forklift (Thailand) Co., Ltd.

－ ช่วยเล่าเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจของบริษัทให้ฟังหน่อยค่ะ

คุณอิงาราชิ: บริษัทของเราเป็นบริษัทในเครือของ Toyota Tsusho Corporation ซึ่งดำเนินธุรกิจในฐานะตัวแทนจำหน่ายรถโฟล์คลิฟท์โตโยต้าในประเทศไทยมากว่า 60 ปี ตั้งแต่ปี 1957 นอกเหนือจากการขายรถโฟล์คลิฟท์แล้ว เรายังครอบคลุมถึงบริการให้เช่า การจัดหาอะไหล่ และให้บริการฝึกอบรมด้านความปลอดภัยด้วย

และเมื่อไม่นานมานี้ เราได้ขยายขอบเขตธุรกิจให้ครอบคลุมถึงโซลูชันเกี่ยวกับ Carbon Neutrality และ Automation เพื่อเสริมสร้างการนำเสนอโซลูชันแบบครบวงจรให้กับลูกค้าของเรา

ผู้ให้สัมภาษณ์

Mr. Yuji Igarashi- Business Solution Division – Deputy General Manager

การผลักดัน DX ตอบโจทย์การเข้าถึงข้อมูลได้ทันทีสำหรับเจ้าหน้าที่หน้างาน

－ อะไรที่ทำให้คุณตัดสินใจใช้ Teachme Biz?

คุณอิงาราชิ: ในช่วงที่องค์กรของเรากำลังผลักดันการ DX (Digital Transformation) อย่างจริงจัง สิ่งแรกที่เราต้องจัดการคือ การเปลี่ยนข้อมูลที่ใช้ในงานประจำวันให้เป็นระบบดิจิทัล พร้อมสร้างสภาพแวดล้อมที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ ยังมีความต้องการเพิ่มขึ้นในการลดการใช้กระดาษเพื่อลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมด้วย

ก่อนหน้านี้ เอกสารต่าง ๆ เช่น คู่มือขั้นตอนการทำงาน ถูกจัดเก็บในรูปแบบกระดาษและกระจายอยู่ตามแผนกต่าง ๆ ซึ่งทำให้เสียเวลามากในการค้นหาเอกสารที่ต้องการ พนักงานหลายคนจึงเรียกร้องให้มีระบบจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

จนกระทั่งเราได้รู้จักกับ Teachme Biz และมั่นใจว่าการนำระบบนี้มาใช้จะช่วยปรับปรุงการเข้าถึงข้อมูลในองค์กร และเป็นก้าวแรกสู่การลดการใช้กระดาษได้อย่างแท้จริง

สร้างระบบการเรียนรู้เพื่อให้ช่างเทคนิคแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นหน้างานได้ทันที ด้วย Teachme Biz

－ ใช้งาน Teachme Biz กับส่วนงานไหนบ้าง ?

คุณรัตนาภรณ์: ตัวอย่างการใช้งานในแผนกรถเช่า เราใช้ Teachme Biz เพื่อสร้างคู่มือสำหรับช่างเทคนิคของเรา เช่น วิธีการเปิดจ๊อบ หรือวิธีการเบิกอะไหล่ โดยคู่มือเหล่านี้สามารถเข้าถึงได้ง่ายผ่านคิวอาร์โค้ด เมื่อช่างเทคนิคพบปัญหาในพื้นที่ปฏิบัติงาน พวกเขาเพียงแค่สแกนคิวอาร์โค้ดเพื่อดูวิธีแก้ไขปัญหาได้ทันที

ก่อนหน้านี้ ช่างเทคนิคต้องโทรศัพท์ไปขอคำแนะนำจากหัวหน้างาน ซึ่งเสียเวลาและอาจทำให้งานล่าช้า แต่ปัจจุบัน พวกเขาสามารถแก้ไขปัญหาด้วยตนเองได้ในหลายกรณี ช่วยเพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการทำงาน

นอกจากนี้ เราได้นำระบบนี้มาใช้ในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ด้วย การสร้างและแชร์สื่อวิดีโอผ่าน Teachme Biz ทำให้โปรแกรมการฝึกอบรมมีประสิทธิภาพและเข้าใจง่ายมากขึ้น

คุณกัญญารัตน์: ในแผนกการจัดการความปลอดภัยเราใช้ Teachme Biz เป็นเครื่องมือสำคัญในการสื่อสารทั้งกับบุคลากรภายในและภายนอกองค์กร

สำหรับบุคคลภายนอก โดยเฉพาะผู้รับเหมาที่เข้ามาติดตั้งอุปกรณ์หรือปฏิบัติงานในบริษัท เดิมทีเราจำเป็นต้องจัดการฝึกอบรมแบบพบหน้า ซึ่งใช้เวลาและทรัพยากรมาก อย่างไรก็ตาม หลังจากนำ Teachme Biz มาใช้ เราสามารถส่งคู่มือการฝึกอบรมผ่านลิงก์หรือคิวอาร์โค้ดได้ ผู้รับเหมาสามารถศึกษาเนื้อหาด้วยตนเองก่อนเริ่มงาน วิธีการนี้ช่วยลดเวลาและต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สำหรับพนักงานภายใน เรามุ่งเน้นการสร้างความตระหนักด้านความปลอดภัยผ่านกิจกรรมประจำเดือนที่ออกแบบให้สอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบัน โดยใช้ฟังก์ชัน Training ของ Teachme Biz ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลความปลอดภัยได้ง่ายและสะดวก

นอกจากนี้ เราเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานด้วยกิจกรรมต่าง ๆ เช่น การตอบคำถามและแสดงความคิดเห็น พร้อมทั้งมอบของรางวัลเล็ก ๆ น้อย ๆ เพื่อสร้างแรงจูงใจ วิธีนี้ไม่เพียงช่วยให้พนักงานเรียนรู้เรื่องความปลอดภัยได้อย่างสนุกสนาน แต่ยังช่วยเสริมสร้างความเข้าใจและการมีส่วนร่วมในองค์กรผ่าน Teachme Biz อีกด้วย

(ซ้าย) Ms. Rattanaporn Pengpit, Digital Transformation Team
(ขวา) Ms. Kanyarat Hnanta, Safety & Kaizen – Supervisor

－ พบเจอปัญหาระหว่างการใช้งานบ้างไหม?

คุณรัตนาภรณ์: ในตอนแรก มีการต่อต้านกับการใช้ระบบใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งจาพนักงานปฏิบัตหน้างานเพราะเคยชินกับคู่มือกระดาษ พนักงานค่อนข้างกังวลเกี่ยวกับการเปลี่ยนมาใช้ระบบดิจิทัล แต่ผ่านไปสักระยะก็เริ่มการติดตามและให้คำแนะนำการใช้งานอย่างสม่ำเสมอ ก็ค่อยๆได้รับการยอมรับในวงกว้างมากขึ้น

คุณกัญญารัตน์: สำหรับแผนกของเราไม่ได้มีแรงต้านมากนัก ในทางกลับกัน พนักงานส่วนใหญ่กลับรู้สึกยินดีที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น ความท้าทายหลักที่เราพบคือการสร้างคู่มือ เนื่องจาก Teachme Biz มีจุดเด่นที่การสื่อสารข้อมูลอย่างกระชับและเข้าใจง่าย เราจึงต้องให้ความสำคัญกับการสรุปเนื้อหาให้ตรงประเด็นและชัดเจนที่สุด

ลดเวลาในการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวได้ถึง 12 ชั่วโมงต่อเดือน เมื่อเปลี่ยนเป็นการอบรมแบบดิจิทัล

－ ผลลัพธ์จากการนำระบบมาใช้อย่างไรบ้าง?

คุณอิงาราชิ: ตั้งแต่เราเริ่มใช้งาน Teachme Biz เราได้เห็นประโยชน์หลัก 3 ประการ
อย่างแรกคือ การเข้าถึงข้อมูลผ่าน QR Code ที่สะดวกมากขึ้น การติด QR Code ของ Teachme Biz ในจุดต่าง ๆ บนพื้นที่ทำงานทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ช่วยลดเวลาค้นหาข้อมูลลงได้อย่างมาก

อย่างที่สองคือ การสื่อสารระหว่างพนักงานและผู้บริหารมีความคล่องตัวมากขึ้น สิ่งที่เคยเป็นการสื่อสารแบบทางเดียวก็ได้พัฒนาเป็นการสื่อสารแบบสองทาง
สุดท้าย เราสามารถติดตามการเข้าถึงข้อมูลได้อย่างแม่นยำ โดยการให้บัญชีผู้ใช้งานแก่พนักงานทุกคน เราสามารถตรวจสอบได้ว่าผู้ใดเข้าถึงข้อมูลอะไรบ้าง

การปรับปรุงเหล่านี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างมาก และเรารู้สึกพึงพอใจเป็นอย่างยิ่ง

คุณกัญญารัตน์: ก่อนที่เราจะเริ่มใช้งาน Teachme Biz แผนกความปลอดภัยใช้เวลา 12 ชั่วโมงต่อเดือนในการจัดการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัว ทั้งกับผู้รับเหมาหรือบุคคลภายนอก โดยแบ่งเป็นสัปดาห์ละ 4 ครั้ง ครั้งละ 3 ชั่วโมง การนำ Teachme Biz มาใช้ได้ลดกระบวนการที่ใช้เวลานี้ออกไป
การสื่อสารภายในก็ได้รับการปรับปรุงอย่างมาก พนักงานของเราสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เราสร้างไว้ได้อย่างง่ายและรวดเร็ว และสามารถมีการสื่อสารแบบสองทางโดยการแสดงความคิดเห็นหรือถามคำถามได้เช่นเดียวกัน จากมุมมองการจัดการความปลอดภัย การมีเครื่องมือที่ทุกคนสามารถแชร์ข้อมูลที่จำเป็นได้เป็นข้อได้เปรียบที่สำคัญมาก

คุณรัตนาภรณ์: การเปลี่ยนแปลงที่น่าประทับใจที่สุดคือการพัฒนาความสามารถในการแก้ปัญหาของพนักงานปฏิบัติหน้างาน ก่อนหน้านี้พนักงานปฏิบัติหน้างานจะติดต่อหัวหน้างานทันทีเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น แต่ตอนนี้ พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้ทันทีโดยผ่าน QR Code ที่หน้างาน สามารถแก้ปัญหาด้วยตัวเองและแก้ไขปัญหาได้เร็วขึ้น

พนักงานปฏิบัติงานหน้างานสามารถเข้าถึงคู่มือได้ทันทีผ่านแท็บเล็ต

ก้าวสู่การนำไปใช้ทั่วทั้งบริษัทด้วยการใช้งานที่เพิ่มขึ้น

－ สุดท้ายนี้ ช่วยแชร์การใช้งาน Teachme Biz ในอนาคตได้ไหมคะ?

คุณอิงาราชิ: การนำ Teachme Biz มาใช้ทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นระบบดิจิทัลในองค์กรของเราเดินหน้าอย่างมาก เราได้เห็นผลลัพธ์ที่ดีในหลายด้าน เช่น การแบ่งปันข้อมูลที่รวดเร็วขึ้น การลดการใช้กระดาษ และการกระตุ้นการสื่อสารที่มีชีวิตชีวา แต่ในขณะนี้ เราได้มอบบัญชีการใช้งาน Teachme Biz ให้กับพนักงานทุกคนแล้ว แต่การใช้งานยังคงมีความแตกต่างกันไปในแต่ละแผนก

ในอนาคต เราจะมุ่งเน้นการทำความเข้าใจฟังก์ชันต่าง ๆ ของ Teachme Biz ให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น และค้นหาวิธีการใช้งานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เราจะยังคงผลักดันการเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัลอย่างต่อเนื่อง เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้มากยิ่งขึ้น