ลดค่าใช้จ่ายการอบรมลงไปได้มากด้วยคู่มือแบบไร้กระดาษ

―――เริ่มเอา Teachme Biz เข้ามาใช้ได้อย่างไรครับ

Sushi Kings เป็นร้านอาหารที่ให้บริการอาหารญี่ปุ่น เช่น ซูชิสายพาน ในประเทศมาเลเซีย นับตั้งแต่ก่อตั้งขึ้นเมื่อปี 1995 ร้านค่อยๆ ขยายกิจการใหญ่ขึ้นอย่างต่อเนื่องจนกลายเป็นร้านซูชิสายพานแบบ Chain Restaurant ที่ใหญ่ที่สุดในประเทศ และเมื่อไม่นานมานี้ได้รับการรับรองเป็นร้านอาหารฮาลาล ลูกค้าชาวมาเลเซียที่มีวัฒนธรรมการรับประทานอาหารแบบดั้งเดิมจึงมาใช้บริการที่ร้านกันมากขึ้น

สมัยที่ใช้คู่มือแบบเล่มกระดาษ เรามีปัญหาใหญ่ๆ อยู่ 3 อย่าง อย่างแรกคือปัญหาด้านการสร้างมาตรฐาน บริษัทเรามีพนักงานต่างชาติค่อนข้างเยอะ เวลาสอนงานเราจะเจอกับกำแพงภาษาจึงต้องสอนโดยทำให้ดูและให้ทำตาม เพราะฉะนั้นผู้สอนเลยต้องมาสอนที่ร้านหลายต่อหลายครั้ง จึงทำให้ทักษะและคุณภาพการให้บริการของพนักงานใหม่แต่ละคนแตกต่างกันไป

ปัญหาที่สองคือเราเสียเวลาไปกับการอบรมมาก อัตราลาออกของพนักงานในวงการร้านอาหารค่อนข้างสูง เราจึงมีพนักงานใหม่อยู่ในร้านเสมอ พอสอนงานเสร็จก็ลาออกแล้วก็ต้องสอนงานใหม่ เป็นแบบนี้วนซ้ำไปซ้ำมา ไม่ว่ายังไงก็เสียเวลากับการสอนงานอยู่ตลอด

ปัญหาที่สามคือระยะเวลาที่ใช้ส่งคู่มือ อาจเป็นปัญหาเฉพาะตัวของประเทศเกิดใหม่ที่การขนส่งยังเจริญไม่เท่ากับที่ญี่ปุ่น มิหนำซ้ำบางร้านยังตั้งอยู่ในพื้นที่ที่เข้าถึงด้วยเส้นทางทางบกไม่ได้ ทำให้เกิดปัญหาคู่มือหายระหว่างขนส่งขึ้น ทุกครั้งที่มีการแก้ไขคู่มือต้องใช้เวลาถึง 7 – 10 วัน

―――อะไรทำให้เอา Teachme Biz เข้ามาใช้

เหตุผลหลักที่ทำให้ตัดสินใจใช้คือเราสามารถคาดหวัง ROI (ผลตอบแทนจากการลงทุน) ได้ แค่ค่าพิมพ์คู่มืออย่างเดียวก็สามารถตัดต้นทุนได้ถึง 85% หรือประมาณ 2 ล้าน 5 แสนเยนถึง 3 แสนเยนแล้ว ค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ค่าเดินทางไปสอนงานที่ร้าน ค่าขนส่งคู่มือ ฯลฯ สามารถลดลงไปได้ถึงปีละ 3 ล้านเยน เราได้คำนวณแล้วว่าถึงจะซื้อแท็บเล็ตใหม่สำหรับใช้ Teachme Biz ก็สามารถคืนทุนได้ ถ้าเทียบกับบริการของบริษัทอื่นที่สเปคสูงเกินไป Teachme Biz เป็นแพ็คเกจที่สร้างขึ้นมาโดยมีฟังก์ชั่นแค่ที่จำเป็นต้องใช้จริงและราคาก็ย่อมเยา หาเหตุผลที่จะไม่ใช้ไม่ได้เลยครับ

ใช้ฟังก์ชั่นคอมเม้นท์และให้คะแนนคู่มือ ทำให้เป็นคู่มือที่มีศักยภาพสำหรับหน้างาน!

―――ตอนนี้ใช้ Teachme Biz อย่างไรบ้าง

เนื้อหาหลักๆ ในคู่มือคือเมนูและสูตรทำอาหาร เราเอาคู่มือที่มีอยู่แล้วมาทำเป็นสไลด์ ส่วนไหนที่เป็นเนื้อหาสำคัญเราจะดึงมาทำเป็นวิดีโอ แต่ถ้าทำออกมาแล้วได้แต่เก็บไว้ก็น่าเสียดาย เราจึงทำ “วิดีโออบรมพนักงานใหม่ DAY1・2・3” ขึ้นมา และกำชับให้พนักงานใหม่ต้องได้ดู นอกจากจะควบคุมการเข้าอบรมแล้วเรายังจัดสอบย่อยเพื่อ cross check อีกครั้งด้วย

ตัวอย่างคู่มือที่ใช้งานจริง

ตัดขาดกับการนั่งจ้องคู่มือ! เพิ่มสกิลในสัมผัสเดียว

―――ผลลัพธ์หลังเริ่มใช้เป็นอย่างไรบ้าง

มันคือนวัตกรรมที่นำสิ่งที่ยืดยาว ซับซ้อน และอธิบายด้วยตัวหนังสือยากๆ มาเปลี่ยนเป็นวิดีโอ และรูปภาพ แถมยังสามารถส่งคู่มือที่เพิ่งทำเสร็จออกไปให้ใช้ได้ทันที สามารถย่นเวลา 7 – 10 วันที่เคยใช้ขนส่งคู่มือไปได้ ถือเป็นรางวัลล้ำค่ามากครับ

ในการเพิ่มทักษะการทำงานให้สูงขึ้นนั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดสิ่งแรกเลยคือการให้ดูคู่มือ ซึ้งที่ผ่านมาไม่ต่างจากการเล่นเกมส์นั่งจ้องตากับคู่มือ แต่ตอนนี้แค่แตะแท็บเล็ตครั้งเดียว มองแว๊บเดียวก็รู้แล้วว่าควรต้องทำอะไรบ้าง พนักงานหน้างานเองก็เห็นว่าใช้งานง่ายเข้าใจง่าย ทั้งฝั่งคนทำและคนใช้คู่มือต่างก็สนุกสนานกับการใช้งาน

นอกจากนั้นยังช่วยยกระดับให้ระบบการสร้างคู่มือที่ส่งมาจากฝั่งสำนักงานใหญ่/ผู้จัดการ และสร้างระบบที่สามารถดึงความเห็นจากหน้างานขึ้นมาได้ พนักงานหน้างานจึงรู้สึกถึงการมีส่วนร่วม และอย่างนึงที่ดีมากคือเราสร้างวัฒนธรรมของการสื่อสารสองทางขึ้นมาด้วย

คู่มือที่พิชิตปัญหากำแพงภาษา ตัวช่วยขยายธุรกิจ

―――หลังจากนี้วางแผนจะใช้ Teachme Biz อย่างไรต่อไป

ตอนนี้เราเอา Teachme Biz มาใช้เป็นเครื่องมือแชร์คู่มือซะเป็นส่วนใหญ่ แต่หลังจากนี้อยากเอามาใช้เป็น “ใบสั่งยา” ว่าร้านสาขานี้เกิดปัญหาเช่นนี้ แล้วแก้ปัญหาด้วยวิธีนี้ทำให้ได้ผลดีขึ้น เพื่อเป็นการขยายผลสู่สาขาอื่นๆ ว่า “เมื่อเกิดปัญหาแบบนี้แล้วจะต้องทำอย่างไรต่อ” และเชื่อมโยงสู่การสร้างมาตรฐานเดียวกันทั่วทั้งบริษัท

นอกจากนี้เนื่องจาก Teachme Biz ทำคู่มือในรูปแบบวิดีโอได้ เราจึงก้าวข้ามกำแพงด้านภาษาได้ ซึ่งเป็นข้อดีที่ใหญ่มากสำหรับขยายกิจการไปประเทศอื่นๆ ตอนนี้เราวางแผนจะนำคู่มือที่ทำขึ้นในมาเลเซียไปใช้ในเวียดนามและอินโดนีเซียด้วยเช่นกัน

ยิ่งไปกว่านั้น ผมคิดว่าถ้าในองค์กรเริ่มหารือกันอย่างกระตือรือร้นเรื่องคู่มือโดยไม่ได้ทำเพราะการประเมินใดๆ ก็น่าจะเกิดวัฒนธรรมองค์กรในการทำคู่มืออย่างสนุกสนานขึ้นได้ และถ้าให้แผนกอบรมพนักงานของบประมาณจัดแข่งขันทำคู่มือโดยให้พนักงานในร้านมีส่วนร่วมด้วยก็เป็นไอเดียที่ดีไม่น้อย