เปลี่ยนผ่านสู่ยุค IoT กับคู่มือปฏิบัติงาน Work Instructions แบบดิจิตัล

บริษัท โคราช มัตสึชิตะ จำกัด (KMC) ผู้รับผลิตอะไหล่อิเล็กทรอนิกส์และชิ้นส่วนสำหรับเครื่องใช้ไฟฟ้าและอะไหล่รถยนต์ พร้อมรองรับความต้องการในการผลิตของลูกค้าได้อย่างหลากหลายด้วยเครื่องจักรเทคโนโลยีชั้นสูงกว่า 100 เครื่อง เปิดดำเนินการมาแล้วกว่า 27 ปีในประเทศไทย ทาง KMC ได้มีการตัดสินใจเริ่มใช้ WI แบบดิจิตัล โดยเลือกแพลตฟอร์ม Teachme Biz เข้ามาเป็นเครื่องมือในการใช้งาน วันนี้เราจึงได้มาสัมภาษณ์ตัวแทนผู้ใช้งานจริง ถึงประสบการณ์และผลลัพธ์ได้จากการใช้ Teachme Biz 

เปลี่ยนจากคู่มือ WI กระดาษ เป็นคู่มือแบบดิจิตัล

－ที่มาที่ไปของการเลือกใช้ Teachme Biz  

Mr. Maruyama: จุดเริ่มต้นเกิดจากพนักงานของเราประสบปัญหาเรื่องของการใช้งานคู่มือ WI ที่เป็นแบบกระดาษ ซึ่งยากต่อการใช้งานหน้างานจริง จึงต้องการเปลี่ยนมาใช้ WI แบบที่สามารถดูออนไลน์ได้ จึงได้หาเครื่องมือต่างๆ ในการจัดการคู่มือ จนได้มาเจอกับ Teachme Biz จึงได้แนะนำไปให้ทางทีมไอทีนำมาทดลองใช้งานครับ

Mr. Apichart Suwanlamai – IT and GA Manager

－ปัญหาที่เคยพบก่อนใช้ Teachme Biz

Mr. Maruyama: เราต้องการควบคุมปัญหาเรื่องการอัปเดตเวอร์ชันของเอกสาร WI เนื่องจากกรณีที่ผู้รับผิดชอบในการแก้ไข WI หากมีการอัปเดตเอกสารให้เป็นเวอร์ชันใหม่ไปแล้ว แต่พนักงานที่หน้างานยังคงใช้กระดาษเอกสารเวอร์ชั่นเดิมอยู่ ก็อาจส่งผลให้ทำงานผิดพลาด ผลิตงานออกมาไม่ตรงกับเอกสารเวอร์ชันปัจจุบันที่ถูกแก้ไขหรืออัปเดตแล้ว ก็เลยมีการหา Solution ที่จะนำมาช่วยได้ 

－ความรู้สึกหลังจากที่ได้เริ่มใช้งาน Teachme Biz

K. Apichart: ช่วงที่เราเริ่มนำ Teachme Biz เข้ามาใช้ เป็นช่วงของเรื่อง IoT (Internet of Things) และเรื่อง Real Time Update ดังนั้นเอกสารที่ใช้ในการทำงาน ถ้าหากมีการแก้ไขหรืออัปเดต ทุกคนก็ต้องสามารถใช้งานดูเอกสารใหม่ได้เลยแบบทันที
และเมื่อเรามาดู Teachme Biz ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มสำหรับจัดการ WI แบบออนไลน์ ที่หากฝั่งผู้รับผิดชอบเรื่องคู่มือ ได้ทำการแก้ไขเอกสาร เพียงแค่ทำการเซฟและอัปโหลดขึ้นระบบ ทางฝั่งผู้ใช้งานหน้างาน ก็สามารถสแกน QR Code แล้วก็สามารถดูเอกสารใหม่ได้ทันที ค่อนข้างตอบโจทย์กับสิ่งที่ KMC ต้องการครับ

－มีความกังวลในการใช้ระบบ WI แบบออนไลน์บ้างไหม

K. Apichart: ต้องบอกว่าตอนแรกค่อนข้างกังวล เพราะว่า WI ของเราจะเป็นข้อมูลของลูกค้า และขั้นตอนรายละเอียดของชิ้นงาน แต่พอเมื่อได้พูดคุยกับทีมงาน Teachme Biz ผมก็ได้รับคำตอบมาค่อนข้างดี ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการตั้งค่า Username และ Password ในการล็อกอินเข้าสู่ระบบ เรื่องการให้สิทธิ์ต่างๆ ที่เราสามารถกำหนดได้เอง ว่าต้องการให้แต่ละ User มีสิทธิ์เข้าถึงส่วนใดบ้าง ผู้ที่ไม่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าใช้งาน ก็จะไม่สามารถดูคู่มือได้ ดั้งนั้นก็ค่อนข้างมั่นใจ และเลือกใช้ Teachme Biz

ตัวอย่างการใช้งาน Teachme Biz – คู่มือ WI แบบดิจิตัล

สร้าง ตรวจสอบ อนุมัติและนำคู่มือไปใช้ได้อย่างรวดเร็วขึ้น

－Teachme Biz เข้ามาช่วยในการทำงานอย่างไรบ้าง

K. Pawit: สำหรับผมที่เป็นผู้รับผิดชอบในการทำ WI เราประหยัดเวลาและลดขั้นตอนในการเผยแพร่คู่มือ ทำงานได้รวดเร็วขึ้นครับ ไม่ต้องรอให้ทุกคนต้องตรวจสอบและเซ็นกระดาษ ก่อนหน้านี้อาจมีที่ต้องรอให้หัวหน้างานเซ็นหรือตรวจสอบเพิ่มเติม แล้วก็ต้องมาอธิบายให้กับพนักงานได้รับทราบรายละเอียด
แต่เมื่อเปลี่ยนมาใช้ Teachme Biz เมื่อเราสร้างคู่มือเสร็จแล้ว จะมีการทำ QR Code ของคู่มือนั้นๆ ออกมา และส่งเข้ากลุ่ม LINE ให้หัวหน้างานเข้าไปตรวจสอบได้ออนไลน์ เมื่อหัวหน้างานรับทราบและอนุมัติคู่มือแล้วก็สามารถกดเผยแพร่ได้ทันทีเลยครับ ฝั่งหน้างานก็ใช้คู่มือใหม่ได้แบบทันที

ลดเวลาในการซัพพอร์ตช่วยเหลือพนักงาน

－แชร์ตัวอย่างการใช้งานจากแผนก IT

K. Savitee: แผนกไอทีเรามีการใช้ Teachme Biz เพื่อช่วยซัพพอร์ตพนักงานเวลาเจอปัญหาทางเทคนิคต่างๆ ค่ะ โดยทีมของเรามีการแคปหน้าจอวิธีการแก้ไขปัญหาของแต่ละเคสไว้ และอัปโหลดไปยัง Teachme Biz ค่ะ ดังนั้นเจ้าหน้าที่ไอทีท่านอื่นๆ จะสามารถติดตามได้ว่า ปัญหาเคสนี้เคยเกิดขึ้นแล้ว สามารถแก้ไขได้อย่างไร
รวมถึงเรายังมีการทำคู่มือเกี่ยวกับข้อมูลทั่วไปที่พนักงานควรทราบ เช่น เรื่องการอัปเดต Windows ว่าหากมีการแจ้งเตือนให้อัปเดต Windows จะต้องดำเนินการอย่างไร กดปุ่มไหน ถ้าพนักงานสามารถแก้ไขปัญหาด้วยตัวเองได้ ก็จะช่วยลดเวลาในการเข้าไปซัพพอร์ตให้กับแผนกไอทีค่ะ

Ms. Savitee Suwan – IT and GA S. Account

ลดปัญหาการร้องเรียนในอนาคต

－หลังจากเริ่มใช้งานมีความเปลี่ยนแปลงอย่างไรบ้าง

Mr. Maruyama: ผลลัพธ์แบ่งเป็น 2 ประเด็นครับ อย่างแรก ฝั่งผู้สร้าง WI สามารถสร้างคู่มือได้รวดเร็วขึ้น และสามารถระบุรายละเอียดของตัวชิ้นงานหรือผลิตภัณฑ์ได้อย่างชัดเจนมากขึ้นด้วย ส่วนฝั่งของพนักงานผู้ใช้งาน WI สามารถดูเอกสารคู่มือได้เลยทันที หลังจากที่คู่มือเผยแพร่ออกมา และยังสามารถดูและเข้าใจคู่มือได้ง่ายๆ ตรงตามสิ่งที่ผู้สร้างต้องการจะสื่อสาร ดังนั้นจึงสามารถผลิตชิ้นงานออกมาได้ตรงตามสเปคที่เรากำหนดไว้ ลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากดู WI ที่ไม่ชัดเจน

K. Pawit: เราใช้คู่มือสำหรับพนักงานใหม่ที่ต้องได้รับการอบรม รวมไปจนถึงการบันทึกประวัติชิ้นงานที่เคยเกิดปัญหาหรือที่ลูกค้าเคยแจ้งคอมเพลน เพื่อให้พนักงานรู้ว่าชิ้นงานแต่ละตัว เคยเกิดปัญหาอะไรมาบ้าง เพื่อพนักงานจะได้ระวังไม่ให้เกิดปัญเดิมขึ้นอีกและลดการร้องเรียนในอนาคต 

ผลักดันองค์กรเข้าสู่ยุค Digital

－ทำอย่างไร ให้พนักงานยอมเปลี่ยนจากการใช้คู่มือกระดาษมาเป็น Digital

K. Apichart: สำหรับการเปลี่ยนแปลงการทำงาน บางทีอาจะต้องเจอพนักงานไม่ยอมรับบ้างอยู่แล้ว เพราะเราก็เข้าใจได้ว่าหากคนเราคุ้นชิน หรือใช้สิ่งเดิมมานาน ค่อนข้างถนัดแล้ว ก็จะไม่ค่อยอยากเปลี่ยนวิธีการทำงาน แต่ทั้งนี้การเปลี่ยนไปใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ มันย่อมมีผลดีเสมอเราก็อธิบายให้ทางพนักงานฟังถึงข้อดี ว่าจะช่วยให้พวกเขาทำงานได้เร็วขึ้น สะดวกขึ้นได้อย่างไรและหลังจากได้อธิบายพร้อมกับให้ทดลองใช้งานแล้ว ก็ได้รับความร่วมมือเป็นอย่างดีในการเปลี่ยนมาใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีใหม่ในการทำงานครับ

－มีการกระตุ้นการใช้งานอย่างไรบ้าง

K. Apichart: ทีมไอทีเรามีการจัดเทรนนิ่งรวมถึงลองหาอุปกรณ์ให้พนักงานลองใช้งาน และทางทีมงานของ Teachme Biz ก็มีการดูแลเราเป็นอย่างดี ทั้งติดตาม ช่วยเหลือ รับฟังปัญหา รวมถึงให้คำแนะนำการใช้งาน ยกตัวอย่างเช่น ทางหน้างานปัจจุบันเรามีใบขั้นตอนที่ถูกออกมาโดยระบบ ERP ใช้สำหรับประกอบการทำงาน และทางพนักงานต้องการนำ Teachme Biz เข้ามาใช้ร่วมด้วย เราจึงได้ปรึกษากับทีมและทำการสร้าง QR Code ของคู่มือเพื่อแนบไปกับเอกสารใบขั้นตอนที่พูดถึงไปข้างต้น จากนั้นผู้ใช้งานหน้างานก็สามารถสแกนและดูข้อมูลทั้งหมดได้จากเอกสารใบเดียวเลย

แผนการใช้งานในอนาคต

K. Apichart: ปัจจุบันเราใช้ Teachme Biz กับแค่บางส่วนของโรงงานครับ แต่ผมว่ามันเป็นเครื่องมือที่สามารถนำไปปรับใช้ได้ครอบคุมทั้งโรงงาน และจากที่ใช้งานมาก็ค่อนข้างเห็นผลดี เริ่มมีหัวหน้าจากแผนกอื่นๆ เข้ามาสอบถามบ้าง ดังนั้นในอนาคตหากมีการขยายการใช้งานไปยังแผนกอื่น ๆ ทางไอทีเราก็จะทำหน้าที่เพื่อซัพพอร์ต เทรนนิ่งการใช้งานในหน่วยต่างๆ ครับ