คุณมั่นใจในความถูกต้องและคุณภาพของขั้นตอนบนคู่มือหรือไม่ ?
ปัญหาที่ 1
งานผิดพลาด
เพราะคู่มือการทำงานไม่ถูกต้อง
หากเนื้อหาในคู่มือการทำงานไม่ถูกต้องหรือสื่อความผิด พนักงานก็จะไม่สามารถปฏิบัติงานอย่างถูกต้องได้ จนอาจทำให้เกิดความผิดพลาดหรือการร้องเรียนที่ร้ายแรงต่อบริษัทได้
ปัญหาที่ 2
ไม่มีหลักฐานบันทึกว่า
คู่มือการทำงานนี้ถูกต้อง
เมื่อมีการทำงานผิดพลาดจากการดูคู่มือการทำงานที่ผิดนั้น หากไม่มีบันทึกประวัติการแก้ไข ผู้แก้ไข ผู้อนุมัติ เราจะไม่สามารถตรวจเช็คได้ว่าเกิดความผิดพลาดที่ขั้นตอนไหน
แก้ปัญหาได้ในพริบตาด้วย Teachme Biz Approval Workflow !
การอนุมัติเนื้อหาคู่มือการทำงาน
ควบคุมทั้งการขออนุมัติและตรวจสอบเนื้อหาคู่มือการทำงานที่สร้างขึ้นได้ภายในแพลตฟอร์มเดียว
บันทึกประวัติการแก้ไข
คู่มือการทำงานมีความน่าเชื่อถือ ใช้อ้างอิงเวลาเกิดปัญหาได้เพรามีการบันทึกรายละเอียดและประวัติการแก้ไขเอาไว้
ผลลัพธ์ 1
ลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดในการทำงาน
การใช้งาน Approval Workflow ทั้งตอนสร้างและแก้ไขคู่มือการทำงานจะสามารถแก้ปัญหาคู่มือการทำงานไม่ถูกต้องได้ ทำให้ไม่เกิดการทำงานที่ผิดพลาดเพราะคู่มือการทำงานที่ไม่ถูกต้อง
ผลลัพธ์ 2
สร้างความน่าเชื่อถือให้คู่มือการทำงาน
การบันทึกประวัติของรายละเอียดการแก้ไข วันที่ขออนุมัติ ผู้อนุมัติคู่มือการทำงานเอาไว้นั้นเป็นการสร้างความน่าเชื่อถือและทำให้คู่มือการทำงานมีความถูกต้องมากขึ้น และการให้บุคคลที่สามเป็นคนอนุมัติจะทำให้เนื้อหาที่ “เข้าใจยาก” ลดลงไปได้ ทำให้สามารถสื่อสารขั้นตอนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
⚠ ฟังก์ชัน Approval Workflow สามารถใช้ได้กับ Basic Plan ขึ้นไปเท่านั้น
รายละเอียดของฟังก์ชัน
การขออนุมัติ
สร้างและแก้ไขคู่มือการทำงานและ “ขออนุมัติ” โดยกดปุ่มที่อยู่ด้านขวาของจอได้เลย
บันทึก “รายละเอียดของการแก้ไข”
บันทึกรายละเอียดของการแก้ไขตอนจะขออนุมัติเพื่อส่งไปยังผู้อนุมัติ
การอนุมัติ
สร้าง/แก้ไขคู่มือการทำงานแล้ว “ขออนุมัติ”
ผู้ขออนุมัติกดปุ่ม “Approval Request” เพื่อขออนุมัติ จากนั้นสถานะของคู่มือจะแสดงว่า “Pending approval“
ตรวจสอบเพื่อตัดสินว่าจะอนุมัติ “เนื้อหาที่แก้ไข” หรือไม่
เมื่อเปิดคู่มือ ผู้อนุมัติจะเห็นเนื้อหาที่แก้ไข และตัดสินใจว่าจะอนุมัติคู่มือหรือไม่ หากไม่อนุมัติสามาถส่งกลับให้แก้ไขได้โดยกดปุ่ม “Reject”
การเผยแพร่
ผู้ขออนุมัติจะเป็นผู้เผยแพร่คู่มือที่ได้รับอนุมัติแล้ว
เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว บนแท็บ Approval Workflow จะแสดงสถานะของคู่มือนั้นเป็น “Approved” จากนั้นผู้ขออนุมัติจะสามารถเผยแพร่ได้ทันที
ผู้อ่านคู่มือก็สามารถเช็ค “ประวัติการแก้ไข” ได้
รายละเอียดการแก้ไขของคู่มือที่อนุมัติแล้วจะถูกบันทึกเป็น “ประวัติการแก้ไข” เพื่อให้ผู้ดูสามารถตรวจสอบได้
