คู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์ เพิ่ม Employee Engagement ได้อย่างไร
หลายคนอาจไม่รู้ว่าก่อนว่า คู่มือการทำงาน SOP WI ที่ใช้กันอยู่ทุกวันนี้ สามารถเพิ่ม Employee Engagement ของบริษัทได้ด้วย หากพลิกแพลง ปรับรูปแบบให้ทันสมัยสักหน่อย โดยการ Digitalize ให้มันเป็นออนไลน์ (คู่มือการทำงาน SOP WI ออนไลน์คืออะไร) หากบริษัทใดใช้คู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์กันเป็นล่ำเป็นสันแล้ว ก็นับว่ากำลังมาในทางที่ถูกต้องบนสงครามธุรกิจในยุคดิจิทัล หากองค์กรใดยังใช้คู่มือการทำงาน SOP WI แบบกระดาษอยู่ วันนี้ก็ยังไม่สายเช่นกัน ในขณะเดียวกันบางองค์กรก็แทบไม่ได้ให้ความสำคัญกับ Employee Engagement เลยด้วยซ้ำไป วันนี้ Teachme Biz จะพามาดูเรื่องราวง่าย ๆ ของ “คู่มือการทำงาน SOP WI ออนไลน์ เพิ่ม Employee Engagement ได้อย่างไร”
1. ประโยชน์แบบตรงจุด 3 ข้อของคู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์
หลายคนคงพอเข้าใจแล้วว่า คู่มือการทำงานแบบออนไลน์นั้นมีประโยชน์แน่ ๆ ในยุคดิจิทัลนี้ หากจะให้พูดกันตรงประเด็นว่าประโยชน์จริง ๆ ของคู่มือการทำงานแบบออนไลน์ที่มีคุณค่าต่อองค์กร ต่อธุรกิจคืออะไร คงหนีไม่พ้น 3 ข้อเหล่านี้ คือ
1.1 ลดค่าใช้จ่ายองค์กร :
ไม่ใช่ทุกคนในองค์กรที่จะทำทุกหน้าที่หรือทุกกระบวนการขององค์กรได้ทั้งหมด โดยเฉพาะพนักงานใหม่ จึงจำเป็นต้องมีการจัดอบรมพนักงาน ซึ่งเป็นต้นทุนตั้งต้นขององค์กรที่เลี่ยงได้ยาก ตั้งแต่สอนงานพนักงานจนกระทั่งถึงวันที่พนักงานสร้างคุณค่าให้กับองค์กรได้ เกิดทั้งต้นทุนแรงงานการอบรม ต้นทุนด้านค่าใช้จ่ายอุปกรณ์ ต้นทุนการเสียโอกาสต่างๆ ทั้งหมดนี้หากสามารถนำเนื้อหาทั้งหมดรวมอยู่ในคู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์ได้ จะสามารถลดค่าใช้จ่ายด้านการอบรมพนักงานได้อย่างมีนัยสำคัญ และพนักงานเริ่มงานได้เร็วขึ้นด้วย
อย่างไรก็ตามแม้จะมีคู่มือการทำงาน SOP WI แล้ว แต่อยู่ในรูปแบบกระดาษ สมุดเป็นเล่ม หรือไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน ก็ย่อมต้องมีค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและบำรุงรักษาเมื่อชำรุดอีกด้วย ทั้งยังยากต่อการจัดการให้เป็นหมวดหมู่ การนำเอกสารทั้งหมดเข้าสู่ระบบคู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์ ทำให้การจัดการเอกสารทั้งหมดขององค์กรในเรื่องคู่มือและการอบรมเป็นไปได้ง่ายขึ้นและมีต้นทุนค่าใช้จ่ายที่ต่ำลง
1.2 เพิ่มศักยภาพของบุคคลากร:
เมื่อองค์ความรู้หรือ Know-How ขององค์กรถูกทำให้อยู่เป็นระบบและถูกแชร์อย่างเข้าใจง่ายบนออนไลน์แพลตฟอร์ม รวมถึงการผลักดันจากทุกฝ่ายให้เกิดการใช้งานคู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์จนกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กร จะทำให้พนักงานมีศักยภาพมากขึ้นจากการเรียนรู้ขั้นตอนการทำงานของงานอื่นๆที่ไม่ใช่เฉพาะของตนเอง เรียกว่าสามารถทดแทนแรงงานกันได้หมดทั่วทั้งองค์กร นี่เองคือการยกระดับศักยภาพของบุคคลากรอย่างแท้จริง
คู่มือการใช้งานเครื่องจักรอุตสาหกรรม
ตัวอย่างคู่มือออนไลน์ที่ดี มีภาพประกอบชัดเจน เข้าใจง่าย เข้าถึงง่ายได้ทุกที่
1.3 เพิ่มประสิทธิภาพของการทำงาน:
หลังจากที่ Know-How ขององค์กรทั้งหมดถูกแชร์ได้ง่ายแล้ว ก็ทำให้โอกาสในการเกิดความผิดพลาดของการทำงานลดลง (เพราะทุกคนรู้วิธีการทำงาน) ไม่ใช่เพียงแค่การเข้าถึงคู่มือการทำงานได้ง่ายเท่านั้น การแก้ไขงาน, Reworkงานที่อาจเกิดขึ้นเพราะการสื่อสารที่ผิดพลาดก็จะน้อยลงด้วย เพราะ Know-How ทั้งหมดขององค์กรถูกรวมอยู่ที่ศูนย์กลาง
ทั้ง 3 ข้อนี้เรียกได้ว่าเป็นประโยชน์หลักที่สุดชนิดที่ปฏิเสธไม่ได้ของคู่มือออนไลน์ที่เริ่มแสดงบทบาทสำคัญมากขึ้นเรื่อย ๆ ในปัจจุบัน
2. Employee Engagement สำคัญกับบริษัทจริง ๆ หรือ
หากจะเปรียบเทียบความสำคัญของทรัพยากรต่าง ๆ ของบริษัท ทรัพยากรที่สำคัญที่สุดคุณคิดว่าคืออะไร… ไม่ใช่เงินลงทุน ไม่ใช่ข้อมูล แต่เป็น “ทรัพยากรบุคคล” ด้วยเหตุผลที่ว่า หากมีทรัพยากรบุคคลที่มีคุณภาพเพียงพอ รายได้ก็จะไหลเข้าบริษัทต่อยอดเป็นเงินลงทุนใหม่ ๆ ได้ต่อไป ข้อมูลที่ยังไม่มีก็จะถูกสร้างขึ้นมาได้อีกเรื่อย ๆ ดังนี้เอง Employee Engagement หรือ ความผูกพันที่พนักงานมีต่อองค์กร จึงเป็นตัวชี้วัดหนึ่งที่สำคัญต่อ “ทรัพยากรบุคคล”
ถ้าองค์กรมี Employee Engagement ที่ดี พนักงานก็มีแรงผลักดันต่องานและธุรกิจ
ในขณะเดียวกัน ทรัพยากรบุคคล หรือ พนักงาน ล้วนมีความเชื่อมโยงโดยตรงต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจ เช่น ประสิทธิภาพในการทำกำไรของบริษัท, ความพึงพอใจที่ลูกค้าได้รับ, ความทุ่มเทให้กับหน้าที่ของพนักงานแต่ละคนแต่ละแผนก, ความจูงใจในการสร้างสรรสิ่งใหม่ ๆ , ปรับปรุงหรือ “ไคเซ็น” ทุกกระบวนการอยู่เสมอ และจะดียิ่งขึ้นหากพนักงานทำด้วยความเต็มใจราวกับว่าองค์กรก็คือบ้านอีกหลังหนึ่งของตนเช่นกัน หากมีพนักงานเหล่านี้มากขึ้นในองค์กร สิ่งแวดล้อม, ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานด้วยกันจะเป็นไปในทางที่ดี จนอาจจะเรียกได้ว่า พนักงานที่ทำงานอยู่ทุกคนเป็น “พรีเซนเตอร์” ให้กับบริษัทด้วยตัวเองเลยก็ว่าได้ ชื่อเสียงขององค์กรที่ออกสู่สาธารณะชน ก็ย่อมดีและนำมาซึ่งการใช้บริการซื้อสินค้าที่แปรเปลี่ยนเป็นยอดขายของบริษัทต่อไป แต่หากพนักงานทั้งหมดไม่คิดดังที่กล่าวมาแล้ว ก็แทบไม่อยากจะนึกภาพเลยว่าผู้บริหารจะนำพาองค์กรสู่ความสำเร็จได้อย่างไร
3. คู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์ที่ว่าดี ช่วยเพิ่ม Employee Engagement ได้อย่างไร
หากมองเผิน ๆ คู่มือออนไลน์ก็เพียงแค่เปลี่ยนจากกระดาษมาลงคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน เพียงเท่านี้จะเชื่อมโยงถึง Employee Engagement ได้อย่างไร
3.1 เพิ่มความโปร่งใสในการสื่อสาร:
คู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์ที่ดีจะถูกทำให้เป็นศูนย์กลางของทั้งองค์กรหรือเรียกได้ว่าเป็นคัมภีร์ขององค์กร หากมีการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน เปลี่ยนแปลงแบบฟอร์มที่ใช้ เปลี่ยนลำดับขั้นตอน ฯลฯ แต่พนักงานไม่ได้อ้างอิงหรือบอกกล่าวถึงการเปลี่ยนแปลงอะไรจะเกิดขึ้น พนักงานหลาย ๆ คนจะคิดว่าสิ่งที่ตนทำอยู่นั้นถูกต้องแล้วเพราะปฏิบัติแบบนี้มาช้านาน เกิดการโต้เถียงจนต้องหาผู้ที่มีอำนาจมาตัดสินว่าใครถูกหรือผิด แต่คู่มือออนไลน์ที่เป็นระบบศูนย์กลาง จะลดความขัดแย้งเหล่านี้โดยให้พนักงานทุกคนอ้างอิงจากคู่มือออนไลน์แบบเรียลไทม์เสมอ หากมีการเปลี่ยนแปลงยังมีแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติอีกด้วย ถึงจุดนี้การโต้เถียงที่กล่าวมาจะหายไปทันที
3.2 ลดต้นทุนการสรรหาบุคคลากร:
คุณคงเคยได้ยินกรณีเสียงบ่นจากผู้บริหารทีมที่ว่า “พนักงานไม่พอ”, “พนักงานลาออก” ทางฝ่ายทรัพยากรบุคคลกำลังรับสมัครพนักงานใหม่อยู่ ผู้บริหารทีมเข้าใจว่า การรับสมัคร, สัมภาษณ์ผู้ที่จะมาเป็นพนักงานใหม่ต้องใช้เวลา แต่2-3เดือนผ่านไปก็แล้ว ยังไร้วี่แววพนักงานใหม่ หากองค์กรสามารถหมุนเวียนพนักงานจากทีมหรือแผนกอื่นที่ไม่มีโหลดการทำงานมากนักมาช่วยงานในทีมที่พนักงานไม่พอ ก็คงจะดีไม่น้อย
การหมุนเวียนพนักงานและสอนงานให้ปฏิบัติตามคู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์ โดยที่พื้นฐานความเข้าใจในธุรกิจของบริษัทมีอยู่แล้ว ก็ย่อมทำให้พนักงานเห็นคุณค่าของคู่มือการทำงานออนไลน์ได้ เห็นคุณค่าของตนเองว่า เขาเป็นส่วนสำคัญของบริษัทและมีทักษะพื้นฐานมากพอที่สามารถทำงานด้านอื่นของทีมอื่นได้ขอแค่มีคู่มือที่มีประสิทธิภาพเพียงพอ รูปแบบคู่มือระหว่างทีม ระหว่างแผนก ไม่ได้แตกต่างอย่างมีนัยสำคัญจนทำให้เข้าใจยาก พนักงานผู้ได้ทำงานใหม่ ๆ ก็ได้ประโยชน์จากประสบการณ์ที่เพิ่มขึ้น ผู้บริหารทีมก็ได้ทรัพยากรมาช่วยบรรเทาโหลดของทีม องค์กรก็ได้ผลลัพธ์ของงาน สร้าง Employee Engagement ได้โดยปริยาย เรียกว่า Win-Win-Win กันทั้ง3ฝ่าย
Employee Engagementดีก็ลดต้นทุนองค์กรในการสรรหาพนักงานใหม่ได้
3.3 พนักงานทุกคนคือเฟืองเล็ก ๆ ที่สำคัญในการขับเคลื่อนบริษัทจากคู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์ :
คู่มือการออนไลน์ที่ดี เช่น มีแพลตฟอร์มการใช้งานที่ดีมีเสถียรภาพ, ออกแบบหน้าตาและทำให้ปรับแก้ได้อย่างดีจากผู้ใช้ เป็นอีกตัวแปรสำคัญอันหนึ่งที่ทำให้ พนักงาน “ทุก ๆ คน” ที่ปฏิบัติงานเห็นบทบาทความสำคัญของตน คือ “พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมและปรับปรุงกระบวนการและขั้นตอนของบริษัท”
ใครจะเข้าใจกระบวนการทำงานได้ดีเท่ากับผู้ที่อยู่หน้างานและลงมือปฎิบัติจริง สิ่งสำคัญคือจะสร้างช่องทางที่ง่ายและให้เขา Feedback กลับมายังหัวหน้าทีมได้อย่างไร เพราะหากกระบวนการ Feedback และปรับเนื้อหาคู่มือ ทำได้ยาก, ใช้เวลานาน, Feedback แล้วไม่เห็นผล ใคร ๆ ก็คงไม่อยากเสียแรงทำ แต่คู่มือออนไลน์ สามารถรับเสียง Feedback จากพนักงานได้จากแพลตฟอร์มออนไลน์ของคู่มือนั้น ๆ ได้ทันที หากหัวหน้าทีมเห็นและรีวิวเสร็จสิ้นเห็นต้องตรงกัน ก็สามารถอัปเดตและแชร์ต่อให้ทุกคนเป็นเวอร์ชันใหม่ได้ทันที เมื่อพนักงานหน้างานเห็นผล Feedback จากตัวเขาเอง คุณค่า, ความภูมิใจย่อมเกิดขึ้น
จากทั้ง 3 ข้อที่กล่าวมาข้างต้น ทำให้ Employee Engagement เพิ่มขึ้นได้ ง่าย ๆ เพียงแค่เปลี่ยนแปลงจากคู่มือกระดาษ สมุด ธรรมดาเป็นคู่มือออนไลน์ อย่างไรก็ตามแม้จะออนไลน์แล้วต้องเป็นระบบคู่มือออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพด้วย มิเช่นนั้นอาจได้ผลตรงกันข้าม
4. ไม่ใช่แค่คู่มือการทำงานออนไลน์ แต่คือ แพลตฟอร์มสมบูรณ์แบบของการจัดการคู่มือการทำงาน SOP WI แบบออนไลน์
Teachme Biz นับได้ว่าเป็นบันไดขั้นแรกของการเปลี่ยนผ่านสู่คู่มือออนไลน์เลยก็ว่าได้ ด้วยการออกแบบที่ทำให้ง่ายต่อพนักงานทุกฝ่าย ไม่ว่าจะเป็นผู้สร้างคู่มือ ผู้ใช้คู่มือ ผู้ส่งต่อคู่มือ ทุกอย่างสามารถเชื่อมต่อถึงกันทั้งหมดแบบเรียลไทม์ ทั้งยังเป็นแพลตฟอร์มแบบ Visual SOP Management คือ เน้นการสร้างและใช้งานผ่านการทำให้เห็นได้ (MIERUKA) เช่น รูปภาพ วิดีโอ เสียง ที่ใครเห็นก็เข้าใจได้ในเวลาไม่กี่วินาที หากมีการแก้ไขก็สามารถแก้ไขเฉพาะจุดได้อย่างง่ายได้
จากที่กล่าวมาบางองค์กรถึงกับยกให้Teachme Bizเป็นคัมภีร์ของบริษัทเลยก็ว่าได้ ลดการโต้แย้งของพนักงานบนวิธีการทำงานต่าง ๆ และพร้อมแก้ไขจาก Feedback ได้ทุกเวลา Teachme Biz จึงไม่ใช่แค่แพลตฟอร์มการสร้างคู่มือออนไลน์เท่านั้น แต่เป็นเครื่องมือหนึ่งที่สร้าง Employee Engagement ให้กับองค์กรได้เช่นกัน มาเริ่มบันไดขั้นแรกของคู่มือออนไลน์ได้แล้ววันนี้กับ Teachme Biz
Moritomo Thailand เลือกใช้งาน Teachme Biz เพื่อพัฒนาทักษะบุคลากร Win-Win ทั้งพนักงานและบริษัท
