สิ่งที่ควรรู้ก่อนในการอบรมพนักงานโดยใช้ VDO

ปัจจุบันการระบาดของ COVID ทำให้การทำงานแบบ WFH มาเป็นกระแสหลัก เราจึงเห็นการอบรมพนักงานที่เปลี่ยนจากการอบรมแบบรวมศูนย์มาเป็นการอบรมผ่านออนไลน์โดยใช้ VDO กันมากขึ้น และอีกเหตุผลหนึ่งคือวัฒนาธรรมการไม่ชอบอ่านหนังสือของคนไทยทำให้บริษัทต้องคิดหาวิธีการสื่อสารอื่นที่จะทำให้พนักงานเข้าใจกฎระเบียบและขั้นตอนการทำงานอย่างครบถ้วน ซึ่งสิ่งที่หลายบริษัทคิดว่าน่าจะทดแทนกันได้คือการถ่ายทอดด้วย VDO แต่เมื่อเริ่มจะทำ VDO ขึ้นมาจริงๆ แล้วก็จะพบว่า“ถ่าย VDO ยาก” “ไม่รู้จะทำ VDO แบบไหนดี” “อยากอบรมออนไลน์ด้วย VDO นะแต่ไม่รู้ว่าจะได้ผลแค่ไหน”

บทความนี้จึงจะพาผู้อ่านไปพบกับวิธีการอบรมพนักงานด้วยออนไลน์ VDO อย่างได้ผลโดยใช้ข้อดีของ VDO

วัตถุประสงค์ที่แท้จริงของการอบรมพนักงาน

เป้าหมายของการอบรมพนักงานคือการที่พนักงานสามารถจดจำและนำสิ่งที่ได้เรียนรู้จากการอบรมนั้นๆ มาใช้ในการทำงานในสนามการทำงานจริงให้ได้การนำสิ่งที่ได้จากการอบรมมาใช้ในสนามการทำงานให้ได้จริงนั้นคือการที่พนักงานสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานที่เป็นมาตรฐานได้อย่างถูกต้อง และสามารถปฏิบัติงานในสนามการทำงานจริงได้อย่างครบถ้วนโดยไม่ลังเลหรือผิดพลาดจึงจะสามารถเรียกได้ว่าเป็นระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงได้ ถ้าสามารถสร้างระบบการทำงานแบบนั้นได้ ก็คงจะเรียกได้ว่าเป็นผลลัพธ์ที่เกิดจากการอบรมพนักงาน

ปัญหาในการอบรมพนักงาน

ปัญหาที่มักเกิดขึ้นในการอบรมพนักงานมีดังนี้

1. ต้องใช้เวลา ต้นทุน และทรัพยากรสำหรับการอบรมมาก
2. เป็นหน้าที่รับผิดชอบที่หนักสำหรับผู้สอนงาน
3. เมื่อจบการอบรมแล้วจำเนื้อหาไม่ได้
4. อบรมเสร็จแล้วก็ต้องให้แผนกต้นทางสอนงานใหม่อีกอยู่ดี

มีหลายองค์กรที่เลือกใช้การ “อบรมด้วย VDO” เพื่อแก้ไขปัญหาในการอบรมเหล่านี้ แต่ในความเป็นจริงก็ต้องใช้เวลา ต้นทุน และทรัพยากรในการถ่ายทำวิดีโอเยอะอยู่ดี หรือแต่ละแผนกต้นทางไม่มีเวลาตรวจสอบเนื้อหา VDO หรืออาจจะไม่มีที่จัดเก็บไฟล์ VDO ที่เข้าถึงง่าย หรือแม้กระทั่งพนักงานไม่ยอมดู VDO อีกอยู่ดี

ข้อควรระวังในการอบรมด้วย VDO

1. ต้นทุน เวลา และทรัพยากรที่ใช้ในการถ่ายทำ VDO สูง
กรณีที่จัดทำ VDO กันเอง พนักงานก็ต้องมีสกิลในการถ่ายทำ ตัดต่อ เพื่อให้ได้เอาท์พุทที่ดีหรือกรณีจ้างเอาท์ซอร์สเพื่อถ่ายทำก็พบว่าค่าใช้จ่ายในการถ่ายทำสูงมาก
2. ภาระของพนักงานที่จะต้องดู VDO
เมื่อทำ VDO มาแล้วแน่นอนว่าพนักงานจะต้องดูเพื่ออบรม และหาก VDO มีความยาวมากๆ ก็ต้องใช้สมาธิเพื่อทำความเข้าใจ จึงอาจทำให้ตกหล่นประเด็นไปได้ง่ายๆ
3. อัปเดต เปลี่ยนแปลงเนื้อหาได้ยาก
กรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาในการอบรม หรือกรณีที่มีเนื้อหาที่ผิดพลาดแค่นิดเดียว แล้วต้องการแก้ไขจะไม่สามารถแก้ไขหรืออัปเดตได้ในทันที ต้องใช้เวลา ทักษะ หรืออาจจะต้องจ้างเอาท์ซอร์สเพื่อทำการแก้ไข

วิธีใช้ VDO ให้เป็นประโยชน์สูงสุด

การจะใช้ VDO ในการอบรมให้ประสบความสำเร็จนั้นก็มีข้อควรระวังที่จะต้องให้ความสำคัญ แต่อย่างไรก็แล้วแต่ประโยชน์ของ VDO ในเรื่องของ “แค่ดูก็เข้าใจ” ก็เป็นประโยชน์ที่ใหญ่และน่านำมาประยุกต์ใช้เป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับงานที่อธิบายด้วยภาพถ่ายหรือตัวอักษรได้ยาก แต่การจะนำ VDO ไปใช้กับการอบรมพนักงานก็ไม่ใช่แค่ถ่ายขั้นตอนการทำงานออกมาเป็น VDO เฉยๆ แต่มีข้อควรระวังอยู่ดังนี้

• ใช้ VDO แค่เฉพาะเนื้อหาที่เหมาะกับ VDO

เนื้อหาของคู่มือการทำงานที่ใช้อบรมพนักงานบางประเภทก็ไม่จำเป็นต้องใช้เป็นภาพเคลื่อนไหว หากใช้ VDO อาจจะกลายเป็นว่าทำให้เข้าใจได้ยากกว่า ตัวอย่างเช่น คลิกเพื่อดูตัวอย่าง

หากแบ่งประเภทของเนื้อหาที่เหมาะ/ไม่เหมาะกับ VDO ได้ก็จะเป็นการใช้ VDO ที่ทำให้เกิดการอบรมอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ตัวอย่างการใช้ VDO เพื่ออบรมพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ

Teachme Biz – Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !

• ติดตาม
• ติดตาม
• ติดตาม