คู่มือการเริ่ม Work From Home ตามแบบฉบับชาว Teachme Biz

ผมชื่อ Yusuke Mameda จาก Studist (Thailand) Co.,Ltd. ผู้ให้บริการ “Teachme Biz” SaaS สำหรับธุรกิจ B2B ที่พัฒนาโดยบริษัท Studist Corporation ครับ

พนักงานทั้งหมดที่บริษัท Studist (Thailand) ของเรา เริ่มทำงานแบบ Work From Home (WFH) จนวันนี้ (2020/04/23) ก็มาถึงสัปดาห์ที่ 6 แล้ว ถึงแม้จะพบว่ามีงานบางส่วนที่ไม่สามารถติดตามได้ทั้งหมด แต่ผมรู้สึกว่าการทำงานโดยทั่วไปราบรื่นดีครับ

ตั้งแต่ช่วงต้นเดือนมีนาคม ที่เริ่มมีการระบาดของ Coronavirus ในไทย ผมได้รับการปรึกษาจากพนักงานว่า “อยากทำงานที่บ้าน” ผมเช็คสถานการณ์ของลูกค้าและบริษัทอื่นแล้วแต่ยังไม่อนุมัติแต่เมื่อวันจันทร์ที่ 16 มีนาคม พนักงานมาปรึกษาอีกครั้ง ผมจึงตัดสินใจอนุมัติให้ดำเนินการ โดยผมได้ให้เงื่อนไข 3 ข้อ กับคุณ S. ดังนี้

– ต้องทำงานจากที่บ้านเท่านั้น

– ออนไลน์ตลอดเวลา

– พร้อมที่จะรับสายโทรศัพท์ตลอดเวลา

จากนั้นผมแจ้งให้ทุกคนภายในบริษัททราบว่า “วันพรุ่งนี้เป็นต้นไป เราจะเริ่ม WFH โดยคุณ S จะอธิบายรายละเอียดให้ทุกคนทราบครับ”

หนึ่งชั่วโมงต่อมา คุณ S. ได้แชร์คู่มือวิธีการทำงานที่บ้านให้กับทีม ผมชื่นชมที่เธอทำออกมาได้ดีและรวดเร็วมากครับ

ผมได้คัดลอกคู่มือภายในของเราอีกฉบับ เพื่อเผยแพร่เป็นตัวอย่างให้กับทุกคน (บางภาพและลิงค์ภายในแต่ละขั้นตอนจะถูกลบและซ่อน)

Work From Home Guidelines(https://teachme.jp/8/manuals/8159405)

ต่อมาคู่มือนั้นถูกแก้ไขหลายครั้งให้ดีขึ้น เวลาเกิดเหตุฉุกเฉินเร่งด่วน กฎต่างๆสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นแทนที่จะแชร์กฏตายตัวผ่านเครื่องมือสื่อสารทีละครั้ง เราแชร์เป็นพื้นที่ที่เก็บข้อมูลไปก่อน และเมื่อเริ่มดำเนินการแล้วจำเป็นต้องแก้ไขหรือเพิ่มเติมเนื้อหาก็ค่อยๆเข้ามาเพิ่มเติมหรือแก้ไข ให้พนักงานทุกคนก็สามารถตรวจสอบข้อมูลล่าสุดได้อยู่เสมอ ก็จะสะดวกมากๆ ครับ

จากนี้ผมจะอธิบายคู่มือของเราอย่างละเอียด หวังว่านี่จะเป็นประโยชน์กับผู้ที่เริ่มนโยบาย หรือ กำลังปรับปรุงแนวทางการWFH ครับ

1. Working hours

ตามปกติบริษัทของเราจะกำหนด Core time ในช่วง 11:00 น. ถึง 16:00 น. เพื่อยืดหยุ่นเรื่องการเดินทางให้พนักงานเรามีความเครียดจากสภาพอากาศและการจราจรที่ติดขัดน้อยลง เนื่องจาก WFH ทำให้เรื่องการเดินทางหายไป เราจึงตั้งเวลาเริ่มงานไว้ที่ 9.00 น. สำหรับพนักงานทุกคน เพื่อลดปัญหาเวลาพักไม่ตรงกัน และจะได้ประชุมออนไลน์สรุปของแต่ละวันตอน 17:30 น. ได้

2. การแชร์ภารกิจที่ทำอยู่แบบเรียลไทม์

ทุกครั้งที่ผมอธิบายเรื่องนี้จะรู้สึกลำบากใจมาก เพราะทุกคนจะถามว่า “พนักงานโอเคหรอ” แต่คนที่เสนอเรื่องนี้คือพนักงานเอง “อยากรู้ว่าแต่ละคนทำอะไรอยู่ จะได้สามารถถามคำถามและติดตามงานได้ทันเวลา” ตอนที่ได้ยินแบบนั้นผมก็ยังคิดว่า “จะเอาจริงเหรอ ?”

จนถึงทุกวันนี้ (04/23) เราก็ยังทำแบบนั้นอยู่ ซึ่งบางคนก็บอกด้วยว่าหลังจาก WFH จบลงแล้วก็จะทำต่อเพราะจะได้ทบทวนงานที่ทำไปได้ง่ายขึ้น จะใช้ SaaS อย่างเช่น Asana ก็ได้ แต่นี่มันไม่ถึงกับเป็นการบริหารจัดการโปรเจค ผมเลยคิดว่าจะยังคงใช้ Spreadsheet ต่อไป

3. Always online

ผมต้องการให้ทุกคนออนไลน์อยู่เสมอ ซึ่งปกติบริษัทเราใช้ Slack เป็นเครื่องมือสื่อสารภายในองค์กรอยู่แล้ว จึงไม่มีปัญหาอะไร นอกจากนี้ยังให้ทุกคนโพสต์ “To-do-list” ก่อนเริ่มงาน และ “Daily Report” หลังจากจบงานเหมือนเดิมที่เราทำกันมาตั้งแต่ก่อนเกิดวิกฤตโคโรนา

4. Always answer the call

เราได้ให้โทรศัพท์มือถือหรือซิมของบริษัทแก่พนักงานทุกคนอยู่แล้ว ดังนั้นทุกคนต้องพร้อมที่จะรับสายอยู่เสมอ เรื่องที่ไม่รีบให้เขียนเอาไว้ใน Slack แต่ถ้าหากเป็นเรื่องด่วนให้แท็กบุคคลนั้นๆ กรณีที่ต้องการคุยทันทีให้โทรหาหรือใช้ Zoom Online Meeting (อธิบายไว้ในขั้นตอนสุดท้าย)

5. Home Only

เรา WFH เพื่อหลีกเลี่ยงการติดเชื้อ ดังนั้นจึงไม่อนุญาตให้ทำงานจากร้านกาแฟหรือสถานที่ภายนอก พนักงานต้องทำงานอยู่ที่บ้านเท่านั้น แต่หลังจากที่ขยายเวลา WFH พนักงานบางคนก็กลับไปที่บ้านเกิดต่างจังหวัด ผมคิดว่าการอยู่คนเดียวอาจจะเครียด จึงเห็นด้วยที่เขาจะย้ายกลับไปที่บ้านเกิด

6. If necessary, please go to the office

หากพนักงานต้องการมาทำงานที่ออฟฟิศก็ไม่ได้ห้าม เพราะมีบางงานที่จำเป็นและอาจทำได้เฉพาะในออฟฟิศ แต่ผมได้เข้าใจว่าแม้แต่แผนกแอดมินเอง ถ้ามีแค่งาน Routine อย่างเดียวจะเข้ามาทำที่ออฟฟิศเพียงเดือนละครั้งก็ยังได้ ซึ่งผมจะหาโอกาสอธิบายเรื่องนี้ภายหลัง

7. Ask Teachme Biz first

สำหรับเรื่องขั้นตอนการทำงานแน่นอนว่าให้เปิด Teachme Biz ดู เฉพาะสาขาที่ไทยเรามีคู่มือประมาณ 130 คู่มือและปัจจุบันเราก็อบรมพนักงานใหม่โดยเริ่มให้พนักงานฝึกปรับปรุงและแก้ไขคู่มือเหล่านี้

8. Keep contacting

เพื่อให้ทุกคนสามารถปรึกษากันได้ตลอดเวลา เรามีการแชร์ Zoom personal ID (ในคู่มือภายในไม่ได้ใส่**เอาไว้) ผมบันทึกคำว่า “mooz” แทนคำว่า “zoom” (เพราะคำว่า zoom ถูกใช้บ่อย) ลงใน Slack เพื่อให้สามารถใช้ zoom ในการปรึกษาแบบเห็นหน้า หรือแชร์หน้าจอตนเองได้ ใน 3 นาที

ทั้งหมดนี้คือวิธีการ WFH ของพวกเรา ในครั้งต่อไปผมขอแนะนำวิธีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ในช่วง Work From Home ครับ

อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง

ตอนที่ 2 ผลตอบแทนมหาศาลจากการลงทุนแค่ 15 นาที/วัน

ตอนที่ 3 ส่องแผนก HR เทรนนิ่งและถ่ายโอนงานให้พนักงานใหม่ในช่วง Work From Home (ภาคจบ)

Teachme Biz – Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !

• ติดตาม
• ติดตาม
• ติดตาม