IHI Asia Pacific (Thailand) • Chonburi

หน้าไซต์งานไม่มีขั้นตอนการทำงานที่ได้มาตรฐาน

Mr. Yamaguchi: ฝั่งโรงงานที่ชลบุรีของเรามีการให้บริการบำรุงรักษาเครื่องจักรต่างๆ เป็นหลัก เช่น เครื่องผลิตพลาสติกและยาง รวมถึงเครื่องรีดยาง
เรามีพนักงานเป็นชาวญี่ปุ่นและชาวไทยประมาณ 15 คนทำงานที่นี่ แต่ก็รู้สึกว่าเราประสบปัญหาเกี่ยวกับเรื่องการแชร์ข้อมูล หรือความบกพร่องในเรื่องของการทำงานตามขั้นตอนมาโดยตลอด ซึ่งขณะที่เราพยายามหาวิธีการแก้ปัญหานี้ ก็ได้บังเอิญมาเจอกับ “Teachme Biz” และคิดว่าน่าจะเป็นแพลตฟอร์มในการพัฒนากระบวนการทำงานและใช้สำหรับแชร์ความรู้ได้ครับ

Mr. Takahiro Yamaguchi , General Manager

Teachme Biz คู่มือการทำงานที่เข้าใจได้ง่ายๆ ด้วยภาพถ่ายและวิดีโอ

Mr. Yamaguchi: ก่อนที่จะรู้จัก Teachme Biz เรายังมีคู่มืออีกจำนวนมากที่ยังไม่เข้าที่เข้าทางเท่าไหร่ แต่ถึงต่อให้มีบางคู่มือแล้ว ส่วนใหญ่ก็จะเป็นคู่มือภาษาญี่ปุ่นที่นำเข้ามาแปลเป็นภาษาอังกฤษและไทย จึงทำให้ไม่ได้เกิดการใช้งานจริง และการฝึกอบรมส่วนใหญ่เป็นแบบปากเปล่า ส่งผลให้ขั้นตอนการทำงานและกระบวนการในโรงงานเกิดปัญหาในแต่ละวัน
แต่หลังจากได้ใช้งาน “Teachme Biz” แล้ว เราสามารถดูขั้นตอนการทำงานได้แบบทั้งภาพถ่ายและวิดีโอ สามารถถ่ายทอดรายละเอียดงานได้มากขึ้น

จัดประชุมเพื่อส่งเสริมการใช้งานอยู่สม่ำเสมอ

Mr. Yamaguchi: ในตอนแรก พนักงานคนไทยผู้ใช้งาน ดูค่อนข้างกังวลเล็กน้อยกับแพลตฟอร์มใหม่นี้ แต่ไม่นานพวกเขาก็เริ่มคุ้นเคยมากขึ้น เพราะมันใช้งานง่ายมาก
ปัจจุบัน เราจัดการประชุม “Teachme Biz” ประจำเดือนละครั้ง จะจัดขึ้นโดยพนักงานคนไทยเป็นหลัก โดยเราจะหารือกันในส่วนของวิธีการต่างๆในการสร้างคู่มือ และกระจายคู่มือเหล่านี้ในที่ทำงานได้อย่างไร และเราจะนำคู่มือเหล่านี้ไปใช้อย่างไรในอนาคต จนกระทั่งการพูดคุยเรื่องการใช้งาน “Teachme Biz” กันอยู่เสมอนี้ก็ได้กลายเป็นวัฒนธรรมภายในบริษัทไปแล้ว

พัฒนาทักษะของพนักงานด้วยการสร้างคู่มือ

Mr. Yamaguchi: ในปีแรกของการเริ่มนำ Teachme Biz มาใช้ เราโฟกัสเรื่องการสร้างคู่มือก่อน โดยมีการตั้งเป้าหมายและประเมินทักษะของพนักงานแต่ละคน และให้แต่ละคนสร้างคู่มืออย่างน้อย 10 คู่มือ ดังนั้น ตอนนี้ทั้งองค์กรเราจึงมีคู่มือมากกว่า 300 คู่มือแล้ว

เราใช้ “Teachme Biz” เป็นหลักเพื่อรวมขั้นตอนเกี่ยวกับเทคนิคการซ่อมบำรุงที่ไม่เคยมีมาก่อน เลยเป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีความเข้าใจในเนื้อหาและองค์ความรู้ในการทำงานนั้นๆ เสียก่อนจึงจะสามารถสร้างคู่มือเหล่านี้ได้ ดังนั้น เราเชื่อว่าการสร้างคู่มือด้วยตนเองจะนำไปสู่การปรับปรุงความเข้าใจและความสามารถการทำงานของแต่ละบุคคล

เปลี่ยนทักษะของพนักงานให้เป็นความรู้ขององค์กร โดยการสร้างขั้นตอนการทำงานผ่าน Teachme Biz

ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน โดยอ้างอิงจากข้อมูลบน Teachme Biz

K. Bird: เราเริ่มต้นการสอนงานโดยการ OJT ก่อน และหลังจากนั้นเวลาที่พนักงานต้องทำงานด้วยตัวเอง หากไม่มั่นใจในขั้นตอนการทำงานจุดใด ก็สามารถอ้างอิงจากคู่มือบน Teachme Biz ได้ เพื่อตรวจสอบความเข้าใจของตัวเองว่าได้ทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้หรือไม่ ดังนั้นไม่ว่าพนักงานระดับใด ก็สามารถทำงานได้เป็นมาตรฐานเดียวกัน หมดปัญหาลืมขั้นตอนการทำงานและลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นที่หน้างาน

K. Kong: เคยเจอปัญหาทั้งในเรื่องของการสอนงานให้เพื่อนร่วมงาน และสับสันเรื่องขั้นตอนการทำงานบ้าง แต่พอได้เปลี่ยนมาเริ่มใช้ Teachme Biz เมื่อต้องไปทำงานหน้าไซต์งานก็ทำให้การดูคู่มือเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นเพราะสามารถเปิดดูแบบออนไลน์ได้เลย รวมถึงวิธีการสร้างคู่มือ จากประสบการณ์ส่วนตัวที่เคยต้องสร้างคู่มือโดยใช้ MS Excel แล้วได้มาเปลี่ยนมาใช้ Teachme Biz แทน ก็รู้สึกว่าเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นและช่วยให้สร้างคู่มือได้เร็วขึ้น ประหยัดเวลาไปกว่าครึ่งหนึ่งครับ

(ซ้าย) K. Songklod Jittangtrong (Bird), Supervisor
(ขวา) K. Nakarin Thiangpa (Kong), Supervisor

ใช้ “Teachme Biz” ในการกำหนดมาตรฐานการทำงานของสาขาในประเทศไทย

Mr. Yamaguchi: เรายังมีอีกหลายอย่างที่เราวางแผนที่จะทำ เช่น การกำหนดขั้นตอนการทำงาน และคู่มือที่จำเป็นสำหรับกระบวนการภายในและภายนอกองค์กร ดังนั้นในอนาคตเราจะยังคงมีการสร้างคู่มือใหม่ต่อไป 

ส่วนแผนที่จะทำในตอนนี้คือเราอยากจะทบทวนคู่มือที่เราสร้างขึ้นเป็นระยะๆ และรีวิวพร้อมแก้ไขพวกคู่มือเหล่านี้อยู่เสมอ เพื่อให้มั่นใจว่าพวกคู่มือต่างๆ ได้มีการอัปเดตให้เป็นปัจจุบันและมีเนื้อหาข้อมูลที่ถูกต้อง

นอกจากนี้เรายังมีผู้ช่วยทางเทคนิคจากประเทศญี่ปุ่นที่มาประเทศไทยเพื่อฝึกอบรมภาคปฏิบัติอีกด้วย เราต้องการให้แน่ใจว่าโอกาสอันมีค่าเหล่านี้จะไม่สิ้นสุดเพียงแค่นั้น และความรู้ความชำนาญที่ได้รับจากการฝึกอบรมเหล่านี้จะถูกเก็บในรูปแบบของ “Teachme Biz” และกลายเป็นสินทรัพย์ของบริษัทต่อไป