ยกระดับคุณภาพองค์กรง่ายๆจาก QA และ QC ด้วยเครื่องมือที่เรียกว่า SOP
ไม่ว่าจะกี่ยุคสมัยสิ่งที่ธุรกิจยังคงให้ความสำคัญเสมอก็คือ“แบรนด์ขององค์กร”แต่แบรนด์ที่แข็งแกร่งและยืนหยัดอยู่ในอุตสาหกรรมมาได้ยาวนาน ไม่ได้เกิดจากการทุ่มเงินโฆษณาเพียงอย่างเดียวแต่เกิดจากการรักษาคุณภาพของสินค้าและบริการอย่างต่อเนื่อง
วันนี้Teachme Biz จะพาคุณไปรู้จักกับแนวคิดเรื่อง“คุณภาพ”ผ่านสองคำสำคัญที่องค์กรชั้นนำทั่วโลกใช้กัน นั่นคือQA (Quality Assurance) และ QC (Quality Control)และมาดูกันว่าทั้งสองแนวคิดนี้จะช่วยยกระดับธุรกิจของคุณได้อย่างไร ในบทที่ว่า “ยกระดับคุณภาพองค์กรง่ายๆจาก QA และ QC ด้วยเครื่องมือที่เรียกว่า SOP”
QA หรือ Quality Assurance คืออะไร
QA หรือ Quality Assurance คือ กระบวนการวางระบบเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด (หรือเรียกว่า Defects)ก่อนที่สินค้าหรือบริการจะถูกสร้างขึ้นโดยจุดมุ่งหมายของ QA คือการออกแบบและควบคุมกระบวนการทำงานให้แน่ใจว่า การผลิตหรือการให้บริการเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด
QC หรือ Quality Control คืออะไร
QC หรือ Quality Control คือกระบวนการตรวจสอบและแก้ไขข้อผิดพลาดของสินค้าหรือบริการ ที่ได้สร้างขึ้นแล้วเพื่อให้แน่ใจว่า ทุกอย่างเป็นไปตามมาตรฐานก่อนส่งถึงมือลูกค้า
เปรียบเทียบ QA และ QC ให้เข้าใจง่ายๆ ด้วยตารางด้านล่างนี้
เปรียบเทียบ
QA: Quality Assurance
QC: Quality Control
ความหมายโดยรวม
การวางระบบเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดตั้งแต่ต้น
การตรวจสอบแก้ไขข้อผิดพลาดของสินค้าหรือบริการที่ได้สร้างขึ้นมาแล้ว
ลักษณะ
เน้นที่กระบวนการทำงานเพื่อให้ได้สินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพ
เน้นที่ตัวสินค้า หรือบริการเพื่อตรวจสอบว่ามีข้อผิดพลาดหรือไม่
ช่วงเวลา
ดำเนินการก่อนการผลิตเพื่อป้องกันปัญหาล่วงหน้า
ดำเนินการหลังการผลิตเพื่อตรวจสอบคุณภาพขั้นสุดท้าย
ตัวอย่าง
การจัดทำ SOP,
กำหนดมาตรฐานการทำงาน
การทดสอบสินค้า, การตรวจสอบคุณภาพก่อนส่งมอบ
SOP เครื่องมือใกล้ตัว หัวใจสำคัญของความราบรื่นใน QA และ QC
☆SOP ช่วยอะไรในเรื่อง QA
SOP หรือStandard Operating Procedureเป็นเครื่องมือสำคัญของQA (Quality Assurance)เพราะช่วยกำหนดมาตรฐานการทำงานให้ชัดเจน ทำให้ทุกคนปฏิบัติตามแนวทางเดียวกัน
แม้ QA จะเป็นกระบวนการที่มุ่งป้องกันข้อผิดพลาด แต่ในความเป็นจริงแต่ละคนอาจมีแนวคิดและวิธีการทำงานที่แตกต่างกันซึ่งอาจส่งผลต่อคุณภาพที่ไม่สม่ำเสมอSOP จึงเป็นตัวช่วยกำหนดมาตรฐานการทำงานที่ชัดเจนทำให้ทุกคนในองค์กรทำงานไปในทิศทางเดียวกัน ลดความคลาดเคลื่อน และช่วยให้การควบคุมคุณภาพเป็นระบบมากขึ้น
☆SOP สามารถหยิบยกมาช่วยใน QC ได้อย่างไร
นอกจากใช้SOPในQAแล้ว เรายังสามารถนำSOPมาใช้ในQC (Quality Control)ได้ด้วย โดยใช้เป็นแนวทางในการตรวจสอบคุณภาพของสินค้าและบริการ
SOP จะช่วยกำหนด“วิธีการตรวจสอบ”ให้ชัดเจน ทำให้ไม่ว่าใครที่อ่าน SOP ก็สามารถดำเนินการQCได้ตามมาตรฐานเดียวกัน สิ่งนี้ช่วยให้กระบวนการตรวจสอบมีเกณฑ์ที่ชัดเจน ลดความผิดพลาด และยังช่วยให้พนักงานสามารถบันทึกรายงานข้อผิดพลาดรวมถึงแนวทางแก้ไขได้ง่ายขึ้นอีกด้วย
☆ความเชื่อมโยงของ SOP กับ QA และ QC อย่างเป็นระบบ
ตอนนี้เรารู้จักQA, QC และ SOPกันแล้ว แต่ละอย่างมีหน้าที่ของตัวเอง และเมื่อใช้งานร่วมกันก็จะช่วยให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- เริ่มต้น:QA มุ่งเน้นไปที่การสร้างระบบเพื่อ ป้องกันข้อผิดพลาด ตั้งแต่ต้น ก่อนที่สินค้าหรือบริการจะถูกผลิตขึ้น เราจึงนำSOPมาใช้เพื่อสร้างมาตรฐานของกระบวนการทำงาน โดยทำหน้าที่กำหนดมาตรฐานของกระบวนการทำงานอย่างชัดเจน เพื่อให้พนักงานทุกคนมีแนวทางปฏิบัติที่ตรงกัน ทำให้การทำงานมีระบบ ลดข้อผิดพลาด และมั่นใจได้ว่าทุกขั้นตอนเป็นไปตามมาตรฐานที่องค์กรกำหนด
- ระหว่างกระบวนการผลิต สินค้าหรือบริการ: เมื่อ SOP กำหนดวิธีการทำงานไว้อย่างชัดเจน พนักงานสามารถเข้าใจและปฏิบัติตามวิธีการทำงานได้ทันที โดยการแชร์เนื้อหาSOPให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องตั้งแต่หัวหน้างานถึงลูกทีม พนักงานอ่านSOPและเริ่มต้นลงมือปฏิบัติงานอย่างถูกต้องได้ “ทุกขั้นตอน” หากมีคำแนะนำเพิ่มเติมหรือสามารถปรับแก้ได้ดีขึ้น สามารถแนะนำไปยังหัวหน้าทีมเพื่อพิจารณาปรับSOPให้ดีขึ้น เป็นการลดจำนวนสินค้าที่เป็นปัญหาได้ต่อไป หรือที่เรียกว่าไคเซ็น (Kaizen) นั่นเอง
- หลังการผลิตหรือก่อนส่งมอบ: QCคือกระบวนการที่ใช้ตรวจสอบสินค้าหรือบริการที่ได้สร้างขึ้นแล้ว เราสามารถใช้SOPมาเป็นตัวกำหนดวิธีการตรวจสอบ, ทดสอบได้อย่างตรงไปตรงมาพนักงานสามารถตรวจสอบสินค้าและบริการได้โดยตรง ตามขั้นตอนที่องค์กรกำหนดไว้ผ่านSOPเพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าจะได้สินค้าที่มีคุณภาพตามมาตรฐาน
จากที่กล่าวมาข้างต้น จะเห็นได้ว่า SOP มีบทบาทสำคัญตลอดทั้งกระบวนการทำงาน ตั้งแต่ก่อนการผลิต ขณะผลิต และหลังการผลิต จนถึงมือลูกค้า SOP ทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมให้ทุกขั้นตอนดำเนินไปตามมาตรฐานคุณภาพที่องค์กรกำหนดและสามารถนำไปปรับใช้ได้กับทุกแผนกในองค์กร เมื่อทุกฝ่ายทำงานสอดคล้องกัน ลูกค้าก็จะได้รับสินค้าและบริการที่มีคุณภาพสูงสุด ตามที่องค์กรคาดหวังไว้
3 ขั้นตอนง่ายๆ นำ SOP และ WI มาใช้ในระบบ QA และ QC
1. สร้างและกำหนดมาตรฐานผ่าน SOP และWI
SOP (Standard Operating Procedure)คือ เอกสารที่กำหนดขั้นตอนหลักของการทำงาน
–WI (Work Instruction)จะเป็นคู่มือการปฏิบัติงานที่ลงรายละเอียดเป็นขั้นเป็นตอน เราสามารถกำหนดโครงสร้าง QA และ QC ได้โดยมีเนื้อหาตามแต่ละงานSOP คืออะไร ทำไมทุกองค์กรต้องมี)
ขั้นตอนการสร้างSOP และ WIดังนี้
- กำหนดวัตถุประสงค์ เช่น เพื่อสร้างระบบที่ป้องกันความผิดพลาด (QA), เพื่อกำหนดวิธีตรวจสอบสินค้า (QC)
- เขียนขั้นตอนการทำงาน โดยให้ผู้ชำนาญของแต่ละฝ่าย QA, QC เป็นที่ปรึกษาหรือเป็นผู้จัดทำ
- กำหนดอุปกรณ์ที่ต้องใช้และผู้รับผิดชอบ
- ฝึกอบรมพนักงานเพื่อให้เข้าใจและนำ SOP และ WI ไปใช้ได้อย่างถูกต้อง
2. ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับ SOP และ WI เพื่อนำไปปฏิบัติ
QA และ QC มีจุดประสงค์ต่างกัน ดังนั้นก่อนใช้งานต้องอธิบายให้พนักงานเข้าใจว่าทั้งสองระบบทำงานอย่างไรและมีความเชื่อมโยงกับ SOP และ WI อย่างไร เมื่อพนักงานเข้าใจภาพรวมแล้วให้ทดลองอ่าน SOP และปฏิบัติตาม WI ภายใต้การดูแลของหัวหน้างาน
3. ตรวจสอบและปรับปรุง SOP และ WI อย่างต่อเนื่อง
- หัวหน้างานของแต่ละแผนกตรวจสอบว่าการทำงานของพนักงานเป็นไปตาม SOP และ WI หรือไม่
- ในระหว่างการใช้งาน ควรสังเกตว่ามีปัญหาหรืออุปสรรคใดที่ทำให้การทำงานยากขึ้นจากนั้นนำมาปรับปรุง SOP และ WI ให้เหมาะสมกับการทำงานจริง
- การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องนี้จะช่วยให้กระบวนการเป็นไปตามมาตรฐานขององค์กร และยังเพิ่มความสะดวกให้กับพนักงานอีกด้วย
แม้จะมีการเข้าใจและกำหนด QA และ QC อย่างชัดเจน แต่ถ้าพนักงานไม่ได้นำไปใช้จริง ก็ไม่มีประโยชน์ ไม่ว่าจะเป็นเพราะ ใช้งานยาก, อ่านไม่เข้าใจ, หรืออ่านได้แต่ยากที่จะทำตาม ทุกเหตุผลเหล่านี้สามารถทำให้คุณภาพของสินค้าหรือบริการลดลงได้ Teachme Biz เป็นเครื่องมือที่ช่วยสร้างคู่มือออนไลน์ SOP หรือ WI ที่ใช้งานง่ายที่สุดในยุคนี้ เพราะถูกออกแบบมาให้สามารถสร้าง แก้ไข และแชร์คู่มือการทำงานได้สะดวก โดยสามารถถ่ายภาพจากหน้างานและแทรกภาพ พร้อมทั้งอัดเสียงหรือพิมพ์ข้อความอธิบายลงในคู่มือได้ หลังจากจัดทำคู่มือเสร็จแล้ว สามารถแชร์ผ่านระบบอินเทอร์เน็ตได้ทันที เริ่มใช้ Teachme Biz วันนี้ เพื่อสร้างความมั่นใจในคุณภาพและยกระดับ QA และ QC ในองค์กรของคุณ
