สร้างมาตรฐาน กำจัดงานที่พนักงานรู้อยู่คนเดียว เพื่อซัพพอร์ตลูกค้ากว่าแสนราย

กล่องพลาสติกลูกฟูกได้รับความสนใจเป็นอย่างมาก ไม่ใช่เพียงเพราะมีความทนทานและคุณสมบัติในการเข้ากระบวนการผลิตสูงเมื่อเทียบกับกล่องกระดาษลูกฟูกเท่านั้น แต่ในมุมมองของ SDGs แล้วยังสามารถรีไซเคิลและรียูสได้ด้วย บริษัท  Yamakoh ภาคภูมิใจในการเป็นบริษัทเดียวที่ผลิตและจำหน่ายสินค้าโดยตรงให้กับลูกค้าในตลาดนี้โดยมีผลงานเป็นลูกค้ากว่า 1 แสนราย นอกจากนั้น บริษัทยังสร้างช่องทางการขายผ่านทางออนไลน์ที่ให้ลูกค้าสามารถสั่งซื้อในจำนวนน้อยตามความต้องการได้ บริษัทยังเป็นผู้บุกเบิกในการสร้าง EC Site Channel ที่เป็นช่องทางหลักในวงการลังพลาสติกลูกฟูกในปัจจุบัน และได้รับรางวัลองค์กรยอดเยี่ยม “Kansai IT Top 100”ในปี 2015 และในปี 2017 ได้รับเลือกโดยกระทรวงเศรษฐกิจการค้าและอุตสาหกรรมให้เป็น “Top 100 SMEs ผู้เป็นเลิศในการบริหารจัดการด้าน IT”

ในอีกด้านหนึ่ง การรับมือกับการสั่งซื้อจำนวนน้อยตามความต้องการของลูกค้า ทำให้การปฏิบัติงานของฝ่ายการผลิตและฝ่ายขายเกิดความซับซ้อนยุ่งยากขึ้น การยกระดับประสิทธิภาพการทำงานดังกล่าวและการกำจัดงานที่ต้องพึ่งพึงพนักงานคนใดคนหนึ่งจึงเป็นโจทย์ที่บริษัทต้องแก้มาอย่างยาวนาน ซึ่งในตอนนั้นเองที่บริษัท  Yamakoh ได้นำ Teachme Biz เข้ามาใช้ในช่วงฤดูใบไม้ผลิปี 2020 นำโดยฝ่ายขายและฝ่ายผลิต ตามด้วยฝ่ายธุรการ ฝ่ายควบคุมการผลิต ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายรับประกันคุณภาพ ฝ่ายออกแบบ รวมทั้งหมด 7 ฝ่ายที่ได้นำ Teachme Biz มาช่วยแก้ปัญหาจนเห็นผลลัพธ์ที่ดีออกมา

ในครั้งนี้ เราได้มีโอกาสพูดคุยกับคุณ Yoshihiro Yamazaki ประธานบริษัท  Yamakoh Co.,Ltd., คุณ Yukiko Kotake ผู้จัดการแผนกฝ่ายขาย, คุณ Tetsuro Ishihara หัวหน้างานฝ่ายการผลิตและหัวหน้าโปรเจ็ค Teachme Biz, คุณ Masahiro Hasegawa ฝ่ายจัดซื้อสำนักงานรับประกันคุณภาพ และรองหัวหน้าโปรเจ็ค Teachme Biz เพื่อสอบถามแต่ละแผนกเกี่ยวกับตัวอย่างการนำ Teachme Biz ไปใช้งาน และผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น

งานที่ทำได้อยู่คนเดียวกลายเป็นปัญหาเมื่อธุรกิจ​เติบโตขึ้น

―――เริ่มทำธุรกิจเกี่ยวกับสินค้ากล่องพลาสติกลูกฟูกได้อย่างไรครับ

ท่านประธานยามาซากิ แต่เดิมแล้วบริษัทของเราเป็นผู้ขายส่งวัสดุบรรจุภัณฑ์ และในบรรดาสินค้าทั้งหมดสินค้าตัวหลักของเราคือลังกระดาษลูกฟูก แต่ในวงการลังกระดาษที่กล่าวขานกันว่าเป็นวงการ “Red Ocean” ที่มีการแข่งขันด้านราคากันดุเดือดอย่างต่อเนื่องแล้ว เราอยู่ในสถานการณ์ที่การเพิ่มประสิทธิภาพการขายเป็นสิ่งที่ยากมาก ซึ่งในตอนนั้นเองเป็นช่วงที่เราได้รู้จักกับลังพลาสติกลูกฟูกในช่วงปี 1995 ถ้าเป็นลังพลาสติกเราก็สามารถนำ Know how เรื่องลังกระดาษมาใช้ได้ ทั้งยังสามารถใช้ซ้ำได้หลายครั้ง​ ไม่ต้องใช้แล้วทิ้งเลย นอกจากนี้ช่วงนั้นเป็นช่วงหลังแผ่นดินไหวใหญ่ฮันชิน-อาวาจิ เป็นช่วงที่ว่ากันว่าเป็น 10 ปีที่สูญเสียไปหลังเศรษฐกิจฟองสบู่แตกพอดี ฝ่ายบริหารสัมผัสได้ว่ากล่องพลาสติกลูกฟูกที่มีคุณสมบัติสามารถส่งคืนได้ และนำมาใช้ใหม่ได้น่าจะเหมาะกับช่วงยุคสมัยนี้

―――ได้ยินว่าบริษัทเริ่มขายบนช่องทางออนไลน์ก่อนใครด้วย

ท่านประธานยามาซากิ พูดตามตรงช่วงแรกๆ ที่เริ่มทำลังพลาสติกลูกฟูกธุรกิจไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้ซะที ตอนนั้นคือจนตรอกแล้วเลยหันไปเริ่มขายสินค้าออนไลน์ดู​ ซึ่งจริงๆ​ แล้วเป็นหนทางที่ไม่เคยนึกถึงมาก่อนเลย แต่หลังจากนั้นกลับกลายเป็นว่ายอดสั่งซื้อทางออนไลน์สูงขึ้นจากกระแสโลกในตอนนั้น จากจุดนั้น เราเติบโตจนมาซื้อที่ดินขนาดประมาณ 27,100 ตร.ม.ในนิคมอุตสาหกรรม Ujitawara ทางใต้ของเมืองโตเกียว และสร้างโรงงานของเราเองสำหรับผลิตลังพลาสติกลูกฟูกโดยเฉพาะขึ้นมาในปี 2007 ตอนนี้ยอดขายลังพลาสติกลูกฟูกอยู่ที่ 95% ของภาพรวมทั้งหมด ซึ่งในอัตราส่วนนั้น ยอดซื้อทางออนไลน์อยู่ที่มากกว่า 90% 

ทว่า พอกิจการเติบโตขึ้นเราก็ประสบกับปัญหาใหม่ หนึ่งในนั้นคือปัญหางานที่มีพนักงานที่สามารถทำได้อยู่เพียงคนเดียว ซึ่งในตอนนั้นเราได้มารู้จักกับบริการของ Teachme Biz ที่ช่วยแก้ปัญหานั้นได้ เราจึงได้เริ่มพิจาณาเอา Teachme Biz เข้ามาใช้งาน

คุณ Kotake ฝ่ายขายเองก็เริ่มทำคู่มือจากงานที่ “มีแค่คนเดียวเท่านั้นที่ทำได้”ก่อนเช่นกัน เช่น วิธีออกใบเรียกเก็บเงินหรือบิลต่างๆ ของลูกค้าแต่ละรายมีรายละเอียดยิบย่อยต่างกัน ที่ผ่านมาจะมีแค่เจ้าหน้าที่ที่เป็นคนดูแลลูกค้าเจ้านั้นเท่านั้นที่ทำเป็น แต่พอเราสร้างคู่มือการทำงานขึ้นมา พอมีพนักงานคนไหนมีเวลาก็สามารถมาทำได้ไม่ว่าจะเป็นใคร ทำให้เราแก้ปัญหาความผันผวนของปริมาณงานได้

นอกจากนี้ แต่ก่อนเรามีพนักงานที่ดูแลด้านการรับคำสั่งซื้อจาก EC Site อย่าง Amazon ฯลฯ อยู่เพียงคนเดียว เวลาพนักงานลาก็จะไม่มีใครทำงานนี้ได้ ซึ่งเราก็ได้นำ Teachme Biz มาใช้สร้างคู่มือวิธีการรับคำสั่งซื้อ ตอนนี้ใครก็สามารถเข้ามาทำแทนได้แล้ว

อันที่จริงเมื่อวันก่อนคนที่ดูแล EC และคนที่เป็นตัวแทนลาพร้อมกันทั้งสองคน ดิฉันเลยมีโอกาสได้ทำงานแทนโดยดูวิธีจากคู่มือ ตอนนั้นอยู่ในสถานการณ์ที่ไม่รู้เหนือรู้ใต้เลย สิ่งเดียวที่พึ่งได้มีแต่คู่มือเท่านั้น แต่ถึงอย่างนั้นก็สามาถทำงานได้โดยไม่มีปัญหา สัมผัสได้กับตัวเองเลยว่าคู่มือทำขึ้นมาได้เข้าใจง่ายมาก

Ishihara คู่มือที่ไม่เกี่ยวกับการทำงานที่มีคนใช้งานเยอะอย่างคาดไม่ถึงคือคู่มือวิธีการล็อคประตู​ บางครั้ง​เราเป็นคนสุดท้ายที่ออกจาก​ออฟฟิศ​แล้วไม่รู้ว่าประตูล็อคอย่างไร​ จะโทรถามใครก็รู้สึกเกรงใจ​ ได้ยิน​ว่า​เวลาแบบนี้แหละที่ได้คู่มือช่วยไว้กัน

ทำแล้วเพลินให้ความรู้สึกราวกับเป็น​ YouTube​r

―――ได้ลองทำคู่มือดูแล้วรู้สึกอย่างไรบ้าง

Hasegawa ปกติแทบจะไม่เคยถ่ายวิดีโอตัวเองด้วยตัวเองเลยครับ ​แต่พอต้องเอามือถือมาเซตกับขาตั้งกล้อง​เพื่อถ่ายคลิปขั้นตอนการทำงาน​ ถ่ายลักษณะการทำงานของตัวเอง​ มันให้ความรู้สึกเหมือนเป็น​ YouTube​r เลยครับ​ (ฮา) พอเวลามีคนเดินผ่านระหว่างกำลังถ่ายอยู่ก็เขินเหมือนกันนะครับแต่ก็สนุกดีครับ

Koike ที่ผ่านมาทำคู่มือใน​ Word​ บ้าง​ Excel​ บ้าง​ ส่วนตัวแล้วเมื่อก่อนเคยรับผิดชอบด้านการออกแบบเลยมีใช้​ CAD บ้าง​ พอมาใช้​ Teachme Biz เราสามารถเอา​ Screen Shot มาแปะได้ง่ายด้วย​ รูปแบบก็ไม่เละเทะ​ ใช้ง่ายแบบเยี่ยมยอดมาก​ จะเพิ่มคำบรรยายในรูป​ หรือทำจุดสำคัญให้เด่นขึ้นมาก็ทำได้ง่าย​ แถมตอนนี้เอามาใช้แทนโปรแกรมตัดแต่งภาพไปแล้วด้วย

สามารถทำในคอมพิวเตอร์​ได้ด้วย​เช่น​กัน​ในพริบตาเดียว

มีประสิทธิภาพในการสอนงานพนักงานที่มีความบกพร่องต่างๆ ด้วย

―――ทราบว่ามาทางบริษัทกำลังพยายามที่จะจ้างงานผู้ที่มีความพิการ

ท่านประธาน​ Yamazaki ใช่​ครับ ​ตราบใดที่​คนในพื้นที่ยังทำงานให้เราอยู่​ ผมคิดว่าเรามีหน้าที่ต้องรับพวกเขาเข้าทำงานอย่างเท่าเทียมกันครับ​ เมื่อปี​ 2019​ บริษัทได้รับรางวัลระดับประเทศให้เป็นสถานประกอบการ​ดีเด่นในการรับผู้พิการเข้าทำงาน​ (JEED)​ตอนนี้​เรามีพนักงานที่มีความบกพร่องทางร่างกาย​ 1 คน​พนักงาน​ที่มีความบกพร่องจากจิตใจ​ 3 คน​ พนักงานที่มีความ​บกพร่อง​ทาง​สติปัญญา​ 4 คน​ทำงานอยู่กับเรา​ ผมเชื่อว่าถ้าเราช่วยกันคิดเราจะสามารถ​สร้าง​สภาพแวดล้อม​ที่แม้คนที่มีความต้องการพิเศษ​ก็สามารถ​ทำงาน​ได้​ เราตั้งใจจะพัฒนาคนที่จะช่วยเราสร้างผลกำไรและพยายามไปด้วยกันกับเราในฐานะสมาชิก​ที่มีบทบาทสำคัญคนหนึ่ง

―――พนักงานที่มีความพิการใช้​ Teachme Biz อย่าง​ไรบ้าง

Ishihara ตอนนี้มีการใช้เพื่อเช็คขั้นตอนการทำงานบ้าง​ เช็คหัวข้อควรระวังบ้าง​ หรือเช็คคำอธิบายวิธีการใช้งาน​เครื่องจักรบ้าง ท้ายที่สุดแล้วตั้งใจจะใส่ QR​ Code​ ไว้ในที่ต่างๆ​ เช่น​ใน​ Drawing ​เพื่อเปิดดูคู่มือการทำงานได้ง่าย​ ซึ่งทำให้สามารถเช็ค​หัวข้อควรระวัง​ที่สำคัญในการผลิตเมื่อไหร่ก็ได้ เราอยาก​สร้างสภาพ​แวดล้อมที่พนักงานสามารถเช็คคู่มือ​เมื่อไหร่​ก็ได้เมื่อต้องการโดยไม่ต้องถามคน​รอบข้าง​ ในขณะที่ก็ยังรักษาการปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันเอาไว้ให้ได้ในระดับหนึ่งอยู่

ในหน้างานการผลิตมีทั้งคนที่ประจำงานนั้นๆ โดยเฉพาะและคนที่ได้รับมอบให้ดูแลงาน​นั้นๆ ซึ่งคนเหล่านี้คือผู้ที่เชี่ยวชาญในงานนั้นมากกว่าใคร​ เพราะฉะนั้นหลังจากนี้ตามอุดมคติที่คิดไว้ก็อยากมอบหมายให้พวกเขาทำคู่มือปฏิบัติงานขึ้นมาด้วย​ ตอนนี้จึงได้เริ่มค่อยๆ​ ให้ลองทำขึ้นมาแล้วครับ หนึ่งในเหตุผล​ที่เลือก​ Teachme​ Biz​ เพราะใครก็สามารถ​ใช้​งาน​ได้โดยง่าย​ ไม่เกี่ยวว่ามีความพิการหรือไม่​แต่เรา​อยาก​ให้​พนักงานที่อยากทำ​ ทำคู่มือออกมาเรื่อยๆ​

―――สุดท้ายนี้​เล่าวิสัยทัศน์​ของกิจการในอนาคตให้ฟังหน่อยครับ

President Yamazaki เราได้ประกาศให้​ SDGs​ เป็นแกนหลักในการบริหารของบริษัทเมื่อเดือนม​ เม.ย.2020 การที่เราเปลี่ยนลังพลาสติกลูกฟูกที่ไม่สลักสำคัญในตอนนี้ให้กลายเป็นสิ่งสำคัญได้​ถือเป็นการช่วยแก้ปัญหาอย่างเช่นเรื่องโลกร้อนอย่างหนึ่ง ผมตั้งใจจะพัฒนาบริษัทจนวันนึงผู้คนจะพูดถึงเราว่า​ “ถ้าเป็นลังพลาสติกลูกฟูก​ ต้องเป็น​ Yamakoh” นอกจากนั้น​ ความฝันของผมคือการสร้าง​แฟรนไชส์​ ​เพิ่มมิตรสหายไปทั่วประเทศ​เพื่อเผยแพร่ลังพลาสติกลูกฟูก​ให้กว้างขวางยิ่งขึ้น

เพื่อที่จะทำให้ความฝันนั้นเป็นจริงได้​ คนที่มีความเกี่ยวข้องกับกิจการต้องรู้สึกถึงการเติบโตของตนเองผ่านการทำงาน​ ผมอยากสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ทำให้พนักงานสามารถค้นพบศักยภาพสูงสุดของตนได้​ ผมคิดว่า​ในการที่จะทำสิ่งเหล่านี้ให้เป็นจริงได้ Teachme​ Biz​ เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานดังกล่าวให้สมบูรณ์​