เจาะลึกข้อสรุปร้านดัง Tsuruha Drug Store “สร้างงานบริการแบบญี่ปุ่นละเอียด ใส่ใจ ได้มาตรฐานทุกสาขา”

มาต่อกับอีก 1 ธุรกิจชื่อดังที่เลือกใช้บริการ Teachme biz และเข้าร่วมงานสัมมนา Teachme Biz 1st Thai User Meeting ซึ่งจัดขึ้นเพื่อเป็นพื้นที่พูดคุยและแลกเปลี่ยนประสบการณ์การใช้งาน Teachme Biz  ทั้งหมด 6 บริษัทจาก 4 สายธุรกิจในไทย วันนี้เรามาเจาะลึกประสบการณ์ใช้งานของบริษัท ซูรูฮะ (ประเทศไทย) จำกัด กัน โดย Teachme Biz ได้รับเกียรติจาก ภญ.ชัชฎาภรณ์ ภัทรนุกุลกิจ Pharmacist & Senior Training Leader มาแชร์ประสบการณ์ให้เราฟังกันค่ะ จะเป็นอย่างไรนั้น ติดตามไปพร้อมกันเลย

“ซูรูฮะ” เป็นบริษัทดรักสโตร์สัญชาติญี่ปุ่น ที่มีมากกว่า 2,000 สาขาทั่วประเทศญี่ปุ่น และมุ่งมั่นที่จะเป็น ดรักสโตร์อันดับ 1 ตลอด 90 ปี ที่ผ่านมา มีความโดดเด่นในด้านบริการอย่างใกล้ชิดและให้ความสำคัญกับลูกค้าที่มาใช้บริการเสมอ ซึ่งซูรูฮะได้เปิดบริการที่ประเทศไทย สาขาแรกที่ Gateway Ekamai ในปี 2554 โดยร่วมทุนกับเครือสหพัฒน์ ด้วยความตั้งใจที่จะเป็นดรักสโตร์ในคอนเซ็ปต์ “One Stop Shopping” ที่มีสินค้าทุกอย่างที่จำเป็นในชีวิตประจำวันตั้งแต่ยารักษาโรค ของใช้ในชีวิตประจำวัน เครื่องสำอาง เครื่องดื่มและขนมขบเคี้ยว เรียกว่ามีความหลากหลายแบบครบถ้วน รวมถึงการบริการแบบญี่ปุ่นด้วย

และด้วยความตั้งใจที่จะยกระดับงานบริการให้มีความละเอียดและใส่ใจให้ใกล้เคียงกับสาขาในญี่ปุ่นที่สุดนี้เองจึงเป็นจุดเริ่มต้นที่ ซูรูฮะ (ประเทศไทย) เลือกใช้บริการของ Teachme Biz เพื่อนำเข้ามาพัฒนาศักยภาพการทำงานของพนักงานตั้งแต่งานบริการหน้าร้านไปจนถึงระบบการจัดการภายในร้าน โดยได้แบ่งปันประสบการณ์การใช้งานเอาไว้ดังนี้

• ด้านการปรับปรุงประสิทธิภาพระบบการทำคู่มือการทำงาน

ปัญหา: เมื่อก่อนซูรูฮะ (ประเทศไทย) ใช้ระบบคู่มือแบบรูปเล่มกระดาษ ซึ่งแน่นอนว่าจะต้องใช้เวลาและงบประมาณในการจัดทำ การพิมพ์ และการแจกจ่ายให้กับแต่ละสาขา อีกทั้งเมื่อมีการอัปเดตคู่มือการทำงานเมื่อไหร่ ก็ต้องกลับมาแก้ไข จัดพิมพ์ และแจกจ่ายใหม่ ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายขึ้น นอกจากนี้เมื่อแจกจ่ายคู่มือไปยังแต่ละสาขาแล้ว บางครั้งยังเกิดปัญหาเนื่องจากคู่มือสูญหาย ต้องจัดพิมพ์ใหม่ หรือคู่มือไม่ถูกใช้งานซึ่งทำให้ส่งผลกระทบต่อการทำงาน

การแก้ไข: ใช้ Teachme Biz ในการจัดการคู่มือการทำงานไว้บนออนไลน์ ซึ่งสามารถจัดทำและแก้ไขคู่มือได้อย่างง่ายดาย เพียงแค่ถ่ายภาพหรือวิดีโอ และเผยแพร่คู่มือไว้บนคลาวด์ ทำให้พนักงานแต่ละสาขาสามารถเข้าถึงคู่มือได้เพียงแค่ใช้สมาร์ทโฟนและอินเตอร์เน็ต จึงทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดทำคู่มือ การแก้ไขอัปเดตที่ Real-time อีกทั้งยังหมดปัญหาเรื่องคู่มือแบบเล่มสูญหายอีกด้วย

• ด้านการเทรนนิ่ง

ปัญหา: การสอนงานแบบให้ปฏิบัติเลยที่หน้างานจริง (On The Job Training) เป็นการสอนแบบปากต่อปากที่ก่อให้เกิดความผิดพลาดทางการสื่อสารได้ง่าย มาตรฐานก็แปรผันง่ายตามความเข้าใจของผู้สอนแต่ละคน ทำให้การถ่ายทอดงานไม่เป็นไปในทิศทางเดียวกันถึงแม้ว่าจะมีเล่มคู่มือประกอบไปให้แล้วก็ตาม

การแก้ไข: Teachme Biz สามารถทำคู่มือการทำงานได้โดยถ่ายทำวิธีการปฏิบัติงานเป็นภาพหรือวิดีโอ และสามารถใส่คำอธิบายในวิดีโอได้ ทำให้พนักงานเข้าใจง่าย พร้อมทั้งเห็นภาพจริง ซึ่งการที่พนักงานสามารถเข้าดูคู่มือการทำงานได้ง่ายๆ ผ่านสมาร์ทโฟนของตัวเองก็ทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงคู่มือการทำงานต้นแบบที่เป็นออริจินอลได้ตลอดเวลา ทำให้ไม่ต้องกังวลว่ามาตรฐานการทำงานจะเปลี่ยนไปเรื่อยๆ จากการถ่ายทอดของแต่ละคนหรือแต่ละสาขา นอกจากนี้ เมื่อก่อนเราใช้วิดีโอต้นแบบจากญี่ปุ่นมาใช้ในการเทรนพนักงานไทยเพื่อถ่ายทอดวิธีการทำงาน แต่กลับไม่ได้ประสิทธิภาพอย่างที่ตั้งใจเอาไว้เพราะวีดีโอยาวเกินไปและยังเป็นภาษาญี่ปุ่นอีกด้วย จึงจัดทำวิดีโอใหม่ด้วย Teachme Biz โดยนำเอาวิดีโอที่มีอยู่แล้วมาตัดเป็นส่วนๆ เน้นช่วงที่ต้องการ ประกอบกับการใช้ข้อความภาษาไทยอธิบายใน PowerPoint เพิ่มเติม ซึ่งช่วยให้พนักงานเข้าใจและจดจำเนื้อหาได้ดีขึ้น

• ด้านการตรวจสอบคุณภาพสาขา (Audit)

ปัญหา: การตรวจสอบคุณภาพการบริการของแต่ละสาขาเป็นไปอย่างล่าช้า และแล้วเสร็จไม่ทันตามกำหนด เนื่องจากหลังตรวจสอบคุณภาพสาขาแล้ว ผู้ตรวจสอบ (Auditor) ต้องทำรายงานเบื้องต้นส่งกลับไปยังแต่ละสาขา แล้วให้แต่ละสาขาแก้ไขให้ถูกต้องก่อนส่งรายงานกลับมา กรณีที่สาขาแก้ไขยังไม่ถูกต้อง รายงานนั้นก็ต้องถูกส่งไปยังสาขาอีกรอบ จึงทำให้กว่าจะจัดทำรายงานการตรวจสอบขั้นสุดท้าย (Final Audit Report) แล้วเสร็จต้องใช้เวลานานและไม่ทันตามกำหนดการดังกล่าว

การแก้ไข: ใช้ Teachme Biz ช่วยร่นระยะเวลาในการจัดทำ Final Audit Report และสามารถส่งข้อมูลการตรวจสอบคุณภาพการบริการของแต่ละสาขาไปให้บริษัทแม่ที่ญี่ปุ่นได้ตามกำหนด โดยหลังจากตรวจสอบคุณภาพการให้บริการ Auditor จะส่งรูปภาพ/วิดีโอที่สาขาปฎิบัติผิดไปจากคู่มือการทำงาน ผ่านทาง Teachme Biz และทางสาขาก็เข้าไปศึกษาแล้วจัดทำการแก้ไขวิธีปฎิบัติงานให้ถูกต้อง จากนั้นถ่ายรูปหรือวิดีโอส่งกลับมาให้ Auditor ได้อย่างรวดเร็วและ Real-time

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !