ไม่ว่าจะกี่ยุคสมัย สิ่งที่ธุรกิจยังคงให้ความสำคัญเสมอก็คือ  “แบรนด์ขององค์กร”  แต่แบรนด์ที่แข็งแกร่งและยืนหยัดอยู่ในอุตสาหกรรมมาได้ยาวนาน ไม่ได้เกิดจากการทุ่มเงินโฆษณาเพียงอย่างเดียว แต่เกิดจากการรักษาคุณภาพของสินค้าและบริการอย่างต่อเนื่อง

วันนี้ Teachme Biz จะพาคุณไปรู้จักกับแนวคิดเรื่อง “คุณภาพ” ผ่านสองคำสำคัญที่องค์กรชั้นนำทั่วโลกใช้กัน นั่นคือ QA (Quality Assurance) และ QC (Quality Control) และมาดูกันว่าทั้งสองแนวคิดนี้จะช่วยยกระดับธุรกิจของคุณได้อย่างไร ในบทที่ว่า  “ยกระดับคุณภาพองค์กรง่ายๆจาก QA และ QC ด้วยเครื่องมือที่เรียกว่า SOP”

QA หรือ Quality Assurance คืออะไร

QA หรือ Quality Assurance คือ กระบวนการวางระบบเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด (หรือเรียกว่า Defects) ก่อนที่สินค้าหรือบริการจะถูกสร้างขึ้น โดยจุดมุ่งหมายของ QA คือ การออกแบบและควบคุมกระบวนการทำงาน ให้แน่ใจว่า การผลิตหรือการให้บริการเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด

QC หรือ Quality Control คืออะไร

QC หรือ Quality Control คือ กระบวนการตรวจสอบและแก้ไขข้อผิดพลาดของสินค้าหรือบริการ ที่ได้สร้างขึ้นแล้วเพื่อให้แน่ใจว่า ทุกอย่างเป็นไปตามมาตรฐานก่อนส่งถึงมือลูกค้า

เปรียบเทียบ QA และ QC ให้เข้าใจง่ายๆ ด้วยตารางด้านล่างนี้

SOP เครื่องมือใกล้ตัว หัวใจสำคัญของความราบรื่นใน QA และ QC

☆ SOP ช่วยอะไรในเรื่อง QA 

SOP หรือ Standard Operating Procedure เป็นเครื่องมือสำคัญของ QA (Quality Assurance) เพราะช่วยกำหนดมาตรฐานการทำงานให้ชัดเจน ทำให้ทุกคนปฏิบัติตามแนวทางเดียวกัน

แม้ QA จะเป็นกระบวนการที่มุ่งป้องกันข้อผิดพลาด แต่ในความเป็นจริง แต่ละคนอาจมีแนวคิดและวิธีการทำงานที่แตกต่างกัน ซึ่งอาจส่งผลต่อคุณภาพที่ไม่สม่ำเสมอ SOP จึงเป็นตัวช่วยกำหนดมาตรฐานการทำงานที่ชัดเจน ทำให้ทุกคนในองค์กรทำงานไปในทิศทางเดียวกัน ลดความคลาดเคลื่อน และช่วยให้การควบคุมคุณภาพเป็นระบบมากขึ้น

☆ SOP สามารถหยิบยกมาช่วยใน QC ได้อย่างไร

นอกจากใช้SOP ใน QA แล้ว เรายังสามารถนำ SOP มาใช้ใน QC (Quality Control) ได้ด้วย โดยใช้เป็นแนวทางในการตรวจสอบคุณภาพของสินค้าและบริการ

SOP จะช่วยกำหนด “วิธีการตรวจสอบ” ให้ชัดเจน ทำให้ไม่ว่าใครที่อ่าน SOP ก็สามารถดำเนินการ QC ได้ตามมาตรฐานเดียวกัน สิ่งนี้ช่วยให้กระบวนการตรวจสอบมีเกณฑ์ที่ชัดเจน ลดความผิดพลาด และยังช่วยให้พนักงานสามารถบันทึกรายงานข้อผิดพลาดรวมถึงแนวทางแก้ไขได้ง่ายขึ้นอีกด้วย  

☆ ความเชื่อมโยงของ SOP กับ QA และ QC อย่างเป็นระบบ

ตอนนี้เรารู้จัก QA, QC และ SOP กันแล้ว แต่ละอย่างมีหน้าที่ของตัวเอง และเมื่อใช้งานร่วมกันก็จะช่วยให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• เริ่มต้น: QA มุ่งเน้นไปที่การสร้างระบบเพื่อ ป้องกันข้อผิดพลาด ตั้งแต่ต้น ก่อนที่สินค้าหรือบริการจะถูกผลิตขึ้น  เราจึงนำSOPมาใช้เพื่อสร้างมาตรฐานของกระบวนการทำงาน  โดยทำหน้าที่กำหนดมาตรฐานของกระบวนการทำงานอย่างชัดเจน เพื่อให้พนักงานทุกคนมีแนวทางปฏิบัติที่ตรงกัน ทำให้การทำงานมีระบบ ลดข้อผิดพลาด และมั่นใจได้ว่าทุกขั้นตอนเป็นไปตามมาตรฐานที่องค์กรกำหนด
• ระหว่างกระบวนการผลิต สินค้าหรือบริการ:  เมื่อ SOP กำหนดวิธีการทำงานไว้อย่างชัดเจน พนักงานสามารถเข้าใจและปฏิบัติตามวิธีการทำงานได้ทันที โดยการแชร์เนื้อหาSOPให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องตั้งแต่หัวหน้างานถึงลูกทีม พนักงานอ่านSOPและเริ่มต้นลงมือปฏิบัติงานอย่างถูกต้องได้ “ทุกขั้นตอน” หากมีคำแนะนำเพิ่มเติมหรือสามารถปรับแก้ได้ดีขึ้น สามารถแนะนำไปยังหัวหน้าทีมเพื่อพิจารณาปรับSOPให้ดีขึ้น เป็นการลดจำนวนสินค้าที่เป็นปัญหาได้ต่อไป หรือที่เรียกว่าไคเซ็น (Kaizen) นั่นเอง
• หลังการผลิตหรือก่อนส่งมอบ: QCคือกระบวนการที่ใช้ตรวจสอบสินค้าหรือบริการที่ได้สร้างขึ้นแล้ว เราสามารถใช้SOPมาเป็นตัวกำหนดวิธีการตรวจสอบ, ทดสอบได้อย่างตรงไปตรงมาพนักงานสามารถตรวจสอบสินค้าและบริการได้โดยตรง  ตามขั้นตอนที่องค์กรกำหนดไว้ผ่านSOPเพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าจะได้สินค้าที่มีคุณภาพตามมาตรฐาน

จากที่กล่าวมาข้างต้น  จะเห็นได้ว่า SOP มีบทบาทสำคัญตลอดทั้งกระบวนการทำงาน ตั้งแต่ก่อนการผลิต ขณะผลิต และหลังการผลิต จนถึงมือลูกค้า  SOP ทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมให้ทุกขั้นตอนดำเนินไปตามมาตรฐานคุณภาพที่องค์กรกำหนดและสามารถนำไปปรับใช้ได้กับทุกแผนกในองค์กร เมื่อทุกฝ่ายทำงานสอดคล้องกัน ลูกค้าก็จะได้รับสินค้าและบริการที่มีคุณภาพสูงสุด ตามที่องค์กรคาดหวังไว้

3 ขั้นตอนง่ายๆ นำ SOP และ WI มาใช้ในระบบ QA และ QC

1. สร้างและกำหนดมาตรฐานผ่าน SOP และ WI

SOP (Standard Operating Procedure) คือ เอกสารที่กำหนดขั้นตอนหลักของการทำงาน

– WI (Work Instruction) จะเป็นคู่มือการปฏิบัติงานที่ลงรายละเอียดเป็นขั้นเป็นตอน เราสามารถกำหนดโครงสร้าง QA และ QC ได้โดยมีเนื้อหาตามแต่ละงาน  SOP คืออะไร ทำไมทุกองค์กรต้องมี) 

ขั้นตอนการสร้างSOP และ WI ดังนี้

• กำหนดวัตถุประสงค์ เช่น เพื่อสร้างระบบที่ป้องกันความผิดพลาด (QA), เพื่อกำหนดวิธีตรวจสอบสินค้า (QC)
• เขียนขั้นตอนการทำงาน โดยให้ผู้ชำนาญของแต่ละฝ่าย QA, QC เป็นที่ปรึกษาหรือเป็นผู้จัดทำ
• กำหนดอุปกรณ์ที่ต้องใช้และผู้รับผิดชอบ
• ฝึกอบรมพนักงาน เพื่อให้เข้าใจและนำ SOP และ WI ไปใช้ได้อย่างถูกต้อง

2. ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับ SOP และ WI เพื่อนำไปปฏิบัติ

QA และ QC มีจุดประสงค์ต่างกัน ดังนั้นก่อนใช้งาน ต้องอธิบายให้พนักงานเข้าใจว่าทั้งสองระบบทำงานอย่างไร และมีความเชื่อมโยงกับ SOP และ WI อย่างไร เมื่อพนักงานเข้าใจภาพรวมแล้ว ให้ทดลองอ่าน SOP และปฏิบัติตาม WI ภายใต้การดูแลของหัวหน้างาน

3. ตรวจสอบและปรับปรุง SOP และ WI อย่างต่อเนื่อง

• หัวหน้างานของแต่ละแผนก ตรวจสอบว่าการทำงานของพนักงานเป็นไปตาม SOP และ WI หรือไม่
• ในระหว่างการใช้งาน ควรสังเกตว่า มีปัญหาหรืออุปสรรคใดที่ทำให้การทำงานยากขึ้น จากนั้นนำมาปรับปรุง SOP และ WI ให้เหมาะสมกับการทำงานจริง
• การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องนี้จะช่วยให้ กระบวนการเป็นไปตามมาตรฐานขององค์กร และยังเพิ่มความสะดวกให้กับพนักงานอีกด้วย

แม้จะมีการเข้าใจและกำหนด QA และ QC อย่างชัดเจน แต่ถ้าพนักงานไม่ได้นำไปใช้จริง ก็ไม่มีประโยชน์ ไม่ว่าจะเป็นเพราะ ใช้งานยาก, อ่านไม่เข้าใจ, หรืออ่านได้แต่ยากที่จะทำตาม ทุกเหตุผลเหล่านี้สามารถทำให้คุณภาพของสินค้าหรือบริการลดลงได้

Teachme Biz เป็นเครื่องมือที่ช่วยสร้างคู่มือออนไลน์ SOP หรือ WI ที่ใช้งานง่ายที่สุดในยุคนี้ เพราะถูกออกแบบมาให้สามารถสร้าง แก้ไข และแชร์คู่มือการทำงานได้สะดวก โดยสามารถถ่ายภาพจากหน้างานและแทรกภาพ พร้อมทั้งอัดเสียงหรือพิมพ์ข้อความอธิบายลงในคู่มือได้

หลังจากจัดทำคู่มือเสร็จแล้ว สามารถแชร์ผ่านระบบอินเทอร์เน็ตได้ทันที

เริ่มใช้ Teachme Biz วันนี้ เพื่อสร้างความมั่นใจในคุณภาพและยกระดับ QA และ QC ในองค์กรของคุณ

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !