การเปลี่ยนแปลงคนทำงานในหน้าที่ตำแหน่งต่างๆ เป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นกับทุกองค์กร สิ่งที่บางองค์กรต้องพบเจออีกอย่างหนึ่งก็คือ เมื่อส่งต่องานไปยังผู้รับมอบหน้าที่คนใหม่แล้ว กลับได้ผลลัพธ์ของงานไม่เหมือนเดิม หรือกว่าจะเหมือนเดิมก็ใช้เวลานานพอดู การส่งต่องานทำได้ไหลลื่นและคุณภาพคงที่เป็นสิ่งที่หลายองค์กรใฝ่ฝัน วันนี้ Teachme Biz จะนำเคล็ดลับดีๆ เรื่องนี้มาบอกเล่ากัน!
4 ขั้นตอนการสร้างคู่มือ SOP เพื่อส่งต่องานอย่างมีประสิทธิภาพ
1. ระบุงานที่สำคัญ:
ลองมาดูกันก่อนว่า งานประเภทใดที่เป็นงานที่ยังไงก็ต้องทำแน่ๆ และงานจะมีปัญหาทันทีถ้าผู้รับผิดชอบนั้นไม่อยู่ คนที่เหลืออยู่ก็มักไม่รู้วิธีการทำงาน งานแบบนี้ควรเลือกมาทำคู่มือส่งต่องานก่อนเป็นลำดับแรกๆ จากนั้นระบุรายละเอียดของงาน ว่าต้องทำสิ่งใดบ้าง โดยระบุเป็นหัวข้อหลักๆก่อนก็ได้
2. พูดคุยกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง
การรวมรวมบุคคลที่เกี่ยวกับงานที่ต้องการเขียน SOP ทำให้สามารถกลั่นกรอง SOP ออกมาได้ดียิ่งขึ้น เพราะทีมอื่น(ทีมก่อนหน้า)ที่เป็นผู้ส่งอินพุทมาให้กับงานนี้ และ ทีมที่จะนำผลลัพธ์ของงานเราไปใช้ต่อ จะได้รีวิวผลลัพธ์ในขณะที่ยังคงไว้ซึ่งคุณภาพของงาน เหมือนๆกับมาตรฐานที่ผู้ทำงานมาก่อนอย่างยาวนานได้ทำเอาไว้
3. วางแผนการของการจัดสร้างคู่มือการส่งต่องานทั้งหมด
ข้อแนะนำสำหรับการวางแผนการจัดสร้างคู่มือการส่งต่องาน คือ
- ลองสร้างคู่มือการทำงานขึ้นมาสำหรับ 1 หรือ 2 งานก่อน (หากมีหลายงานที่ต้องจัดทำคู่มือ)
- นำคู่มือดังกล่าว มาร่วมรีวิวกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง ว่ามีกรอบของรายละเอียดเพียงพอแล้วหรือไม่ เช่น input, ผลลัพธ์, ฯลฯ
- หากมีส่วนที่ปรับปรุงได้ ให้ปรับปรุง และนำข้อปรับปรุงไปใช้กับคู่มือตัวอื่นๆต่อไป
- ระบุช่วงเวลาทั้งหมดของคู่มือที่ต้องการสร้าง ว่าจะมีกี่คู่มือ ในช่วงเวลาเท่าใด สร้างเมื่อใด
4. ลงมือเขียนคู่มือ และลองใช้ พร้อมกับปรับแก้ไขหลังจากได้ลองใช้จริง
บุคคลที่เขียนคู่มือ จะเป็นคนทำงานนั้นจริง หรือเป็นบุคคลอื่นที่ได้หารือร่วมกันแล้วก็ได้ เพราะหัวใจสำคัญคือคนที่อ่านคู่มือส่งต่องานนี้ และปฏิบัติงานได้จริงจะต้องเข้าใจ โดยมีสิ่งที่เป็นหัวใจหลักสำคัญ แต่ก็เริ่มทำได่ง่าย ๆ ดังนี้
- ออกแบบโครงสร้างของคู่มือที่เป็นลำดับขั้นตอน
- ใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายสำหรับผู้เริ่มต้น
- แนบตัวอย่างและภาพประกอบ
ส่งต่องานด้วย SOP ดีอย่างไร?
- เพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรในภาพรวม เพราะได้รับทรัพยากรใหม่ที่สามารถทำงานได้ผลลัพธ์เป็นมาตรฐานดังเดิม
- เพิ่มการร่วมมือกันขององค์กรในรูปแบบทีม การทำธุรกิจนั้น การทำงานเป็นทีมย่อมขับเคลื่อนองค์กรได้ดีกว่า เหมือนกับการพายเรือที่ทุกคนจ้วงไม้พายลงน้ำได้พร้อมๆกันย่อมขับเคลื่อนได้เร็วกว่า
- ลดความผิดพลาดในการทำงานของผู้รับมอบ เนื่องจากมีการสอนงานเป็นระบบ ผ่านคู่มือที่เป็นแบบแผนและกลั่นกรองมาแล้ว จึงทำให้ความผิดพลาดน้อยหรือแทบไม่มีเลย
ตัวอย่างคู่มือ “การส่งต่องาน” ที่มีประสิทธิภาพ
- ตัวอย่างคู่มือการส่งต่องานจริงจากตัวจริง เสียงจริง บริษัท MORITOMO (THAILAND) CO., LTD.
ถ้าคุณยังไม่รู้ว่ามีการส่งต่องานจริงแล้วดีอย่างไร หน้าตาประมาณไหน ลองดูตัวอย่างนี้ที่ถูกใช้จริงในองค์กรที่มีชื่อเสียง ที่ทำให้ทุกอย่างดูง่ายไปหมดเรียกได้ว่าใครเห็นก็อยากใช้และใช้ง่ายจริงๆ ดูตัวอย่างได้โดยคลิก ที่นี่
- ตัวอย่างคู่มือวิธีการสื่อสารสำหรับทีมซัพพอร์ทลูกค้า
ตัวอย่างอันทรงคุณค่าอีกอันหนึ่งที่เป็นหน้าเป็นตาให้องค์กร การส่งต่องานจึงควรอย่างยิ่งที่ต้องมีคู่มือ ซึ่งทำคู่มือเป็นตัวอย่างได้กระชับเข้าใจง่าย ดูตัวอย่างได้โดยคลิก ที่นี่
- ตัวอย่างคู่มือวิธีเปลี่ยนหมึกให้กับเครื่องพิมพ์ (Printer)
ตัวอย่างนี้เป็นภาพง่ายๆที่เห็นเป็นขั้นตอน ใช้ได้ดีเวลาที่ต้องพิมพ์งานและทีมซัพพอร์ทการเปลี่ยนหมึกไม่อยู่ เพียงอ่านคู่มือนี้ไม่กี่ขั้นตอนก็พิมพ์งานต่อได้เลย คลิกดูตัวอย่าง ที่นี่
โลกยุคดิจิทัล ไม่ใช่แค่เขียนคู่มือ แต่คือการส่งต่องานที่ไร้รอยต่อที่คุณก็เริ่มต้นได้วันนี้
หลังจากเราได้คู่มือแล้ว ที่เหลือคือการแชร์คู่มือให้คนในองค์กรได้รู้ ว่าเมื่อต้องส่งต่องานจริงๆ สามารถอ้างอิงคู่มือที่สร้างแล้วนี้ได้เลย ยิ่งองค์กรมีโครงสร้างที่ซับซ้อนอาจจะส่งต่องานตามตัวกันยาก แต่ในยุคดิจิทัลนี้ไม่ใช่ปัญหาอีกต่อไป เพราะ Teachme Biz แพลตฟอร์มสร้างคู่มือการทำงานออนไลน์ที่มาพร้อมกับ Task Function ที่ทำให้ส่งต่องานไร้รอยต่อดังนี้
- ตั้งค่ากำหนดเวลาส่งงาน พร้อมกับเลือกคู่มือที่ต้องใช้ให้ผู้ทำงานนั้นๆ
- ผู้รับ Task หรืองานนั้นๆจะได้รับคู่มือที่ถูกต้องแน่นอน หมดปัญหาเรื่องการ “ไม่ได้รับแจ้ง”
- ติดตามความคืบหน้าของการใช้งานคู่มือได้ เช็คสถานะคู่มือได้ แถมยังแสดงผลเป็นกราฟและตัวเลขได้ด้วย
คุณเองก็สร้างคู่มือส่งต่องานให้ไร้รอยต่อและคงไว้ซึ่งคุณภาพได้แล้ววันนี้
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
