การเปลี่ยนหมุนเวียนพนักงานในองค์กรเป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ เพราะองค์กรหรือแบรนด์มักดำเนินกิจการมายาวนาน การรับพนักงานใหม่เข้ามาจึงเป็นเรื่องธรรมดา ซึ่งตรงจุดนี้เองที่สร้างความท้าทายใหม่ๆ ในการทำให้พนักงานใหม่เข้ากันได้กับองค์กรและเป็นส่วนสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรต่อไป
ความท้าทายที่พบกันบ่อยในการฝึกอบรมพนักงานคือ การสร้างความมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employee Engagement) และทำให้พนักงานทุกคนปฏิบัติตามมาตรฐานเดียวกัน
การมีคู่มือการทำงาน SOP ที่ชัดเจน จะช่วยตอบโจทย์ความท้าทายเหล่านี้ได้! ดังนั้นมาดูวิธีการสร้างคู่มือกันเลย
5 ขั้นตอน เริ่มต้นเขียน SOP คู่มือสอนงานพนักงาน
1. รวบรวมข้อมูล
หัวหน้างานหรือผู้ปฏิบัติงานจริงควรทำการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ อย่างละเอียด เพื่อให้ได้ภาพรวมที่ชัดเจนก่อนเริ่มจัดทำ SOP
2. เลือกรูปแบบของ SOP ที่เหมาะสม
กรณีสอนพนักงานใหม่ซึ่งอาจยังไม่คุ้นเคยกับระบบต่างๆ ในองค์กร และเป็นการสอนงานเป็นพื้นฐานทั่วไป ควรเลือก SOP ที่ใช้งานง่าย เนื้อหาที่เข้าใจง่ายเพื่อประหยัดเวลาทั้งพนักงานใหม่และพนักงานผู้สร้างคู่มือ
3. กำหนดภาพรวมของ SOP
กำหนดภาพรวมของงานและแบ่งย่อยเป็นขั้นตอนต่างๆ โดยพิจารณาจากความซับซ้อนของงานและความจำเป็นในการควบคุมคุณภาพ การกำหนดโครงสร้างที่ชัดเจนจะช่วยให้การจัดทำ SOP เป็นไปอย่างมีระบบและง่ายขึ้น
4. กำหนดกลุ่มเป้าหมายของผู้ใช้คู่มือ SOP
ถามตัวเราเองก่อนว่า ผู้ใช้งานคู่มือสอนพนักงานนี้ คือใคร, มีทักษะความรู้พื้นฐานในสายงานใด เช่น กลุ่มพนักงานหน้าร้าน, กลุ่มพนักงานทำความสะอาด, กลุ่มพนักงานประจำออฟฟิศ ฯลฯ การเข้าใจระดับความรู้และประสบการณ์ของกลุ่มเป้าหมายจะช่วยให้เราปรับเนื้อหาและภาษาที่ใช้ให้เหมาะสม
5. สร้าง รีวิว ตรวจสอบ และปรับแก้ SOP ให้สมบูรณ์
เมื่อกำหนดกลุ่มเป้าหมายแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเริ่มต้นเขียน SOP โดยนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่เข้าใจง่าย เช่น ข้อความ รูปภาพ หรือวิดีโอ นอกจากนี้ การขอให้เพื่อนร่วมงานตรวจสอบและให้ข้อเสนอแนะ จะช่วยให้ได้ SOP ที่ครบถ้วนและถูกต้องมากยิ่งขึ้น
4 Tips!: เขียนคู่มือ SOP ให้พนักงานเข้าใจได้ง่ายๆ
- ออกแบบโครงสร้างแบบ Step by Step: แบ่งเรื่องราวออกเป็นข้อๆ ตามลำดับขั้นตอน จะช่วยให้ผู้อ่านหรือพนักงานที่ใช้คู่มือเข้าใจเนื้อหาได้ง่ายขึ้น
- สร้างขั้นตอนการทำงานจากหน้างานจริง: การเห็นวิธีการทำงาน จากงานจริงจะทำให้เข้าใจได้อย่างเป็นธรรมชาติเมื่อลงมือทำงาน ดังนั้นหากให้ผู้เคยทำงานจริงมาเขียนคู่มือก็จะสามารถถ่ายทอดขั้นตอนการทำงานได้ดียิ่งขึ้น
- ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย: หลีกเลี่ยงคำศัพท์เฉพาะทาง หรือคำที่ปกติคนนอกองค์กรหรือคนทั่วไปไม่ได้ใช้กัน
- มีภาพหรือแผนภูมิประกอบ: การใช้ภาพประกอบหรือวิดีโอประกอบขั้นตอนต่างๆ จะช่วยให้พนักงานเข้าใจได้ง่ายขึ้นและทำงานได้อย่างรวดเร็วขึ้น
หรือสำหรับงานที่ซับซ้อนที่มีเงื่อนไขแตกต่างกันหลายกรณี สามารถใช้แผนภูมิ Flowchart ร่วมในการเขียนคู่มือได้
ตัวอย่างคู่มือการสอนงาน “พนักงานใหม่”
ตัวอย่างนี้เป็นตัวอย่างที่สั้นเข้าใจง่าย และโครงสร้างที่เขียนขึ้นก็สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการลงเวลาเข้าออกงานในแพลตฟอร์มอื่นๆไม่ว่าจะเป็นพีซีหรือสมาร์ทโฟนก็ตาม สามารถดูตัวอย่างได้โดยคลิก ที่นี่
ตัวอย่างนี้เป็นตัวอย่างที่ต้องเข้าถึงหน้าซอฟต์แวร์แต่ก็ทำออกมาให้เหลือเพียง 8 ขั้นตอนหลักเท่านั้น แถมยังมีรูปภาพเพียงรูปเดียวในแต่ละขั้นตอนที่เห็นแล้วก็เข้าใจวิธีทำได้ทันที เป็นอีกตัวอย่างที่น่าสนใจมาก สามารถดูตัวอย่างได้โดยคลิก ที่นี่
สำหรับตัวอย่างนี้จะเป็นตัวอย่างที่มีขนาดยาวขึ้นอีกหน่อย และเป็นเรื่องเกี่ยวกับการตั้งค่าคอมพิวเตอร์ แต่เมื่อลองดูเนื้อหาขั้นตอนต่างๆแล้ว แม้คนที่ไม่ค่อยได้ใช้คอมพิวเตอร์ก็สามารถทำตามได้ง่ายตั้งแต่ข้อแรกถึงข้อสุดท้าย ทำอย่างไร ลองดูตัวอย่างได้โดยคลิก ที่นี่
Teachme Biz เครื่องมือคู่ใจการสร้างคู่มือในยุคดิจิทัล
เราเข้าใจภาพรวมของการสร้างคู่มือสอนพนักงานกันไปแล้ว พร้อมด้วยเทคนิคดีๆที่จะทำให้คุณสามารถสร้างคู่มือเพื่อสอนพนักงานให้มีมาตรฐานเดียวกัน วันนี้การใช้คู่มือไม่ได้เป็นเพียงแค่กระดาษหรือการเข้าถึงเว็บไซต์ทั่วไป แต่ถูกทำให้เป็นแพลตฟอร์มการสร้างและจัดการคู่มือการทำงานออนไลน์ที่ชื่อว่า Teachme Biz ซึ่งออกแบบมาให้ใช้งานง่าย ไม่ว่าจะใส่รูปภาพ วิดีโอ ข้อความ และแก้ไขในอนาคต ก็สามารถทำได้ง่าย แถมเมื่อทำเสร็จแล้วก็แชร์ส่งต่อให้บุคคลที่เกี่ยวข้องได้ทันที ไม่ว่าจะนำไปรีวิวก่อน หรือพร้อมใช้งาน คุณเองก็ทุ่นเวลาสร้างคู่มือสอนพนักงานได้เองแล้ววันนี้
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
